Rechnungen

Rechnungen schreiben

Ausgangsrechnungen als Entwurf anlegen, prüfen und festschreiben – ab dann ist der Beleg unveränderlich. Rechnungsdatum und Leistungszeitraum sind vorbelegt, „Vormonat“ setzt den Abrechnungsmonat mit einem Klick; „Kopieren“ macht aus der Oktober- die November-Rechnung.

Positionen & Steuer

Positionen mit Titel, Beschreibung, Menge, Rabatt und Steuer je Beleg. Die Steuerbehandlung – Inland, Reverse-Charge, Ausfuhr oder Kleinunternehmer – ermittelt das System aus Land und USt-IdNr. des Kunden, statt sie zu erfragen.

Leistungskatalog mit Schnellerfassung

Was Sie regelmäßig abrechnen, einmal mit Preis, Einheit und Steuersatz hinterlegen. Beim Schreiben genügt der Name – der Eintrag füllt die Position aus; „Objektschutz 40 x 45,00“ legt Menge und Preis in einem Zug an.

Abschlags- und Schlussrechnung

Abschläge vor der Leistung stellen und in der Schlussrechnung per Haken verrechnen. Der Beleg weist „Abzüglich Abschläge“ und den Zahlbetrag aus; eine voll gedeckte Schlussrechnung wird nie überfällig.

Texte je Beleg mit Vorschau

Betreff, Einleitung, Schlusstext und Zahlungshinweis je Rechnung oder Angebot: „Standard“ aus dem Belegdesign, „Eigener Text“ oder „Keiner“. Der Reiter „Vorschau“ zeigt das PDF direkt im Hub.

Angebote

Angebote anlegen und festschreiben: Das Angebot bekommt seine Nummer, das PDF liegt im Archiv – verschickt wird nichts, Sie senden es selbst. „Überarbeiten“ öffnet es erneut mit derselben Nummer, „Zurückziehen“ nimmt es zurück.

Vom Angebot zur Rechnung

Die Annahme festhalten und das Angebot in einen Rechnungs-Entwurf wandeln – auf Wunsch automatisch bei Annahme. Der Verlauf bewahrt jede festgeschriebene Fassung samt PDF.

Optionale Positionen

Zusatzleistungen als „Optional“ kennzeichnen: Sie stehen auf dem Angebot, werden aber separat ausgewiesen und nicht in den Gesamtbetrag gerechnet. Beim Wandeln in die Rechnung entscheiden Sie, ob sie mitkommen.

Wachschicht-Kalkulator

„Vorschlag berechnen“ ermittelt die Soll-Stunden je Standort und Rolle aus dem Schichtplan und füllt fertige Angebotspositionen samt Kunden-Verkaufsrate ein – Zuschläge für Nacht oder Feiertag als eigene Zeilen. Mit Securo Invoice Pro.

Angebots-Vorgaben

Gültigkeitsdauer, Nummern-Präfix, automatische Umwandlung in eine Rechnung und Ablauf-Verhalten für alle neuen Angebote.

Versand per E-Mail

Rechnung als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD an den Kunden senden – vorgewählt ist sein E-Rechnungs-Format. Fehlen Pflichtangaben für die E-Rechnung, sagt der Hub das vorher; „Nur PDF senden“ hilft im Notfall.

Gesammelt festschreiben & senden

Bis zu 200 Entwürfe per Haken auswählen und mit „Festschreiben & senden“ abrechnen. Das läuft im Hintergrund weiter; Fehlgeschlagene stehen mit Grund da, und keine Rechnung geht doppelt hinaus.

Zahlungen erfassen

Eingänge mit Betrag, Datum, Zahlungsart und Referenz buchen – auch in Teilen. Der Status wechselt selbst auf „Teilweise bezahlt“ oder „Bezahlt“; eine Fehlbuchung korrigiert „Gegenbuchen“, ohne die Spur zu löschen.

Online-Zahlung über Stripe

Mit verbundenem Stripe-Konto zahlen Kunden offene Rechnungen per Karte oder SEPA-Lastschrift – im Hub oder über einen Zahlungslink ohne Login. Zahlungseingänge werden dem Beleg automatisch zugeordnet.

Skonto & GiroCode

Skonto mit Prozentsatz und Frist je Rechnung oder als Vorgabe für alle; der Beleg weist Datum und Abzug aus. Mit gültiger IBAN trägt die Rechnung einen GiroCode für die Überweisung.

Mahnwesen

Nach dem Zahlungsziel drei Mahnstufen als PDF – mit Gebühr, Verzugszinsen und eigenen Texten je Stufe – und per E-Mail an den Kunden. Gemahnt wird nur, was wirklich offen ist. Mit Securo Invoice Pro.

Storno & Gutschrift

Festgeschriebene Rechnungen werden storniert oder per Gutschrift korrigiert – beide verweisen auf das Original. Eine Teil-Gutschrift mindert den offenen Betrag, der Rest bleibt fällig.

Abrechnung aus dem Schichtplan

Freigegebene Schichten werden Kunde für Kunde zu Rechnungs-Entwürfen je Standort – jede Schicht zur Verkaufsrate ihres Tages. Auf Wunsch hängt eine Einsatzliste ohne Mitarbeiternamen an. Mit Securo Invoice Pro.

Ist, Soll oder Garantie je Standort

Abgerechnet werden wahlweise die gestempelten Stunden, die geplanten – oder das Maximum aus beiden. Bei der Garantie erscheint die Differenz automatisch als eigene Position; Soll und Garantie brauchen eine Verkaufsrate.

Zuschläge in der Abrechnung

Führt die Verkaufsrate Zuschläge für Nacht, Samstag, Sonntag oder Feiertag, entsteht je Standort und Art eine eigene Zeile – etwa „Nachtzuschlag 25 %“ mit den Zuschlagsstunden aus dem Schichtplan.

Sonderpreise & Pauschalen

Sondertarife, Rabatte und Pauschalen je Kunde oder Standort – Anfahrt, Sondereinsätze, Material.

Wiederkehrende Rechnungen

Monatlich, quartalsweise, jährlich oder nach eigenem Rhythmus entsteht die Rechnung von selbst – mit „Nur als Entwurf anlegen“ zur Prüfung, sonst gleich festgeschrieben. Mit Securo Invoice Pro.

ZUGFeRD & XRechnung

Rechnungen im E-Rechnungsformat nach EN 16931 – maschinenlesbar für den Empfänger, lesbar für den Menschen. „e-Rechnung prüfen“ listet jeden Fehler einzeln auf, bevor der Beleg hinausgeht.

Auswertung für den Steuerberater

USt-Auswertung je Steuersatz und DATEV-Buchungsstapel für SKR03 oder SKR04 – das, was Ihre Buchhaltung tatsächlich anfordert.

Nummernkreise & Steuersätze

Je Belegart ein eigener, fortlaufender Nummernkreis – lückenlos, wie ihn die Betriebsprüfung erwartet. Die Nummer entsteht erst beim Festschreiben.

Offene Posten auf einen Blick

Die Startseite zeigt offene und überfällige Rechnungen samt offenem Betrag sowie die Entwürfe – ein Klick öffnet die passend gefilterte Liste.

Belegdesign

Acht Layouts, zwölf Schriften, Farben, Logo und Feinheiten wie Farbband oder Wasserzeichen auf Entwürfen – ein Design für Rechnung, Angebot, Gutschrift, Storno und Mahnung, mit Vorschau vor dem Speichern.

Eigene Fußzeile

Bis zu vier Spalten mit Platzhaltern für Bankverbindung, Steuer- und Registerangaben – auf jeder Seite an derselben Stelle, auf Wunsch mit „Seite 1 von 2“.

Mehrere Auftritte

Tochterfirmen oder Marken unter einem rechtlichen Dach – je Design ein eigenes Logo und eigene Farben, gewählt am einzelnen Beleg. Neue Designs starten als Kopie des Standard-Designs.

Aussteller & Standardwerte

Ihre Firma als Rechnungs-Aussteller mit geprüfter IBAN, dazu Zahlungsziel, Rechnungssprache, E-Rechnungs-Format und Kleinunternehmer-Regel als Vorbelegung für neue Belege – einmal hinterlegt.