Personalwesen

Mitarbeiterverzeichnis

Alle Personen Ihrer Organisation in einer Liste – mit Schnellfiltern wie „Ohne Securo-Konto“ oder „Vertrag läuft aus“. Ihre Filter bleiben stehen, auch wenn Sie zwischendurch ein Profil öffnen.

Export als Excel oder CSV

Genau die gefilterte Liste als Excel-Arbeitsmappe oder CSV, die Spalten samt eigener Zusatzfelder per Ziehen zusammengestellt. Jede Ausfuhr steht im Änderungsprotokoll; Bankverbindung, Steuer-ID und SV-Nummer stehen gar nicht erst zur Auswahl.

Sammelaktionen

Securo-Konten anlegen, Passwörter zurücksetzen, Abteilung oder Kostenstelle setzen, ruhend stellen oder die Beschäftigung beenden – für viele auf einmal. Vorher sehen Sie, wie viele wirklich bearbeitet werden; danach läuft es mit Fortschritt.

Digitale Personalakte

Übersicht, Stammdaten, Beschäftigung, Securo-Konto, Dokumente, Qualifikationen, Arbeitszeit und Änderungsprotokoll einer Person – in Reitern statt in Ordnern. Ihre eigenen Zusatzfelder stehen im Reiter „Benutzerdefiniert“.

Ruhend, beendet, wieder eingestellt

„Inaktiv setzen“ etwa für die Elternzeit, „Beenden“ zum Austrittsdatum, „Wieder einstellen“ mit neuem Eintrittsdatum – die frühere Beschäftigung bleibt im Änderungsprotokoll. „Anonymisieren“ löscht die Personendaten unwiderruflich, samt Securo-Konto.

Securo-Konto aus der Personalakte

Die Liste zeigt Beschäftigung und Hub-Zugang nebeneinander – etwa „Aktiv / Deaktiviert“ für jemanden, der wieder arbeitet, aber nicht mehr hereinkommt. Den Zugang geben Sie direkt in der Akte zurück.

Mitarbeiter-Paket im Blick

Gezählt werden nur aktive Mitarbeiter – Inaktive und Ausgeschiedene nicht. Wird das Paket knapp, steht ein Hinweis über der Liste, zwei Plätze Puffer bleiben, und „Mitarbeiter-Paket erhöhen“ führt direkt zum Abo.

Stammdaten-Anträge

Mitarbeiter beantragen Änderungen an Adresse, Telefon, Name und Bankverbindung selbst. Sie sehen den Vergleich Aktuell → Beantragt und geben frei.

Organigramm

Die Struktur Ihrer Organisation auf einen Blick: Abteilungen mit Leitung, Kostenstelle und Mitarbeiterzahl.

Org-Struktur, Feiertage & eigene Felder

Abteilungen bis zu zehn Ebenen tief, Kostenstellen und Feiertage an einer Stelle – Land und Bundesland bestimmen die gesetzlichen Feiertage. Eigene Felder wie Text, Datum oder Auswahl erscheinen in jeder Personalakte.

Urlaub, Krankmeldung & Sonderurlaub

Alle Abwesenheiten Ihres Teams in Kalender, Liste und Freigaben: beantragen, filtern, bearbeiten. Tragen Sie mit Freigaberecht für jemand anderen ein, setzt „Gleich genehmigen“ den Antrag sofort auf genehmigt.

Abwesenheitskalender

Monat, Quartal oder Jahr als Balkenplan, der Resturlaub steht neben dem Namen. Tage, an denen jemand ohnehin nicht arbeitet, sind schraffiert; die Zeile darunter zählt, wie viele gleichzeitig fehlen, und färbt sich an Ihrer Grenze.

Antrag mit Live-Vorschau

Schon beim Ausfüllen zeigt der Antrag die Arbeitstage samt Begründung (Wochenende, Feiertage mit Namen), das Urlaubskonto danach und wer aus der Abteilung sonst weg ist. Halbe Tage gehen über „Ab mittags“ und „Bis mittags“.

Kapazität & Sperrzeiten

Legen Sie fest, wie viele gleichzeitig frei haben dürfen – für die ganze Organisation oder je Abteilung, als Warnung oder als Sperre. In Sperrzeiten ist kein Urlaub möglich; Krankmeldungen sind von beidem nie betroffen.

Teilzeit-Muster & Wochenstunden

Je Wochentag ein Anteil – 1, 0,5 oder 0. Bei Mo/Mi/Fr kostet eine freie Woche drei Tage statt fünf, und aus 30 Tagen Vollzeit-Anspruch werden 18. Die Wochenstunden laut Vertrag liefern das Soll fürs Stundenkonto.

Urlaubskonten

Pro Mitarbeiter Anspruch, Übertrag, Reserviertes und Verbrauchtes – samt Korrektur mit Pflicht-Begründung. „Jahr vorbereiten“ legt die Konten fürs neue Jahr an, und wer im genehmigten Urlaub krank wird, bekommt die Tage zurück.

Freigaben in einer Liste

Abwesenheits- und Stammdaten-Anträge landen in einer Inbox. Führungskräfte entscheiden, ohne durch drei Seiten zu klicken.

Selbstbedienung für Mitarbeiter

Urlaub beantragen, Saldo sehen, Anträge verfolgen – am Handy, ohne Zettel und ohne Rückfrage im Büro. Verlangt eine Krankmeldung einen Nachweis, wird die Bescheinigung direkt im Antrag fotografiert.

Abwesenheiten im eigenen Kalender

Per Kalender-Abo in Outlook, Apple oder Google – oder über die Microsoft-365-Verbindung direkt als eigener Kalender „Securo – Abwesenheiten“ in Outlook. Eingetragen wird die Art, nie der Grund.

Qualifikations-Katalog

Vorbereitete Typen wie Erste Hilfe oder Führerschein plus eigene, je mit Pflichtangaben, Standard-Gültigkeit und Kontrollzyklus. Die Kategorien „Sicherheit & Bewachung“ und „Behördliche Freigaben“ kommen mit der Lizenz „Branche · Sicherheitsdienst (Deutschland)“.

Qualifikationen je Mitarbeiter

Mehrere Qualifikationen auf einmal anhaken und mit „Für alle übernehmen“ dasselbe Ausstellungsdatum eintragen – das Ablaufdatum rechnet jede aus ihrer eigenen Gültigkeit. Der Status zeigt „Gültig“, „Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“.

Fällige Kontrollen

Nachweise, die regelmäßig neu vorgelegt werden müssen – etwa der Führerschein –, erscheinen mit Termin, nie Kontrolliertes steht rot oben. Eine fällige Kontrolle hält niemanden auf; sperren ist eine bewusste Entscheidung mit Grund.

Nachweise anfordern

Führerschein oder Aufenthaltstitel bei einer oder vielen Personen anfordern – sie bekommen eine Nachricht aufs Handy. Sie geben frei oder lehnen mit Grund ab; das Fach „Nicht zustellbar“ zeigt, wen der Hub nicht erreichen konnte.

Meine Nachweise am Handy

Mitarbeiter fotografieren den angeforderten Nachweis direkt mit der Kamera und tragen Nummer und Ablaufdatum ein. Erst Ihre Freigabe schreibt die Angaben in die Personalakte.

Dienstausweise nach § 18 BewachV

Ausweise im Scheckkartenformat gestalten, ausgeben, sperren und neu ausstellen – die Vorschau entspricht exakt dem Druck. Zusatzmodul „Dienstausweise“, setzt Securo HR voraus.

Dienstausweis am Handy

Der eigene Ausweis im Vollbild, mit QR-Code für die Kontrolle. Wer scannt, landet auf einer Prüfseite von Securo – nicht auf dem Gerät des Mitarbeiters – und sieht Gültigkeit, Aussteller und Bewacherregister-Nummer.

Stellenanzeigen

Entwürfe, veröffentlichte Stellen und Archiv, die Beschreibung in Markdown gepflegt. Beim Speichern weist der Hub auf AGG-Stolpersteine hin, etwa einen fehlenden (m/w/d)-Zusatz im Titel.

Bewerbungen mit Pipeline

Jede Bewerbung trägt eine eindeutige Referenz und läuft durch Eingang → Sichtung → Interview → Angebot → Einstellung oder Absage. Eine Absage verlangt einen Grund.

Eigenes Bewerberportal

Eine öffentliche Karriereseite in Ihren Farben, mit Ihrer Eingangsbestätigung, Ihrem Datenschutzhinweis und Ihrer Aufbewahrungsfrist von 1 bis 24 Monaten. Die Stellenliste lässt sich per Widget in Ihre eigene Website einbetten.

Recruiting-Kennzahlen

Aktive Stellen, neue Bewerbungen der letzten sieben Tage, laufende Verfahren und die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung.

Personalbogen per Link

Neue Mitarbeiter tragen ihre Stammdaten selbst ein und laden Dokumente hoch – über einen persönlichen Link, 1 bis 90 Tage gültig, ohne eigenes Konto. „Angaben prüfen und anlegen“ übernimmt alles vorbefüllt in die Personalakte.

Vorlagen, SMS-Versand & Archiv

Je Vorlage legen Sie fest, welche Felder Pflicht, optional oder verborgen sind und welche Unterlagen verlangt werden. Verschickt wird per E-Mail oder SMS; „Deaktivieren und archivieren“ macht einen falsch adressierten Link sofort ungültig.

Lohnabrechnungen digital verteilen

Die fertigen Abrechnungen vom Lohnbüro als ZIP oder viele PDFs auf einmal hochladen. Securo ordnet sie über den Dateinamen zu und markiert jeden Vorschlag als „Sicher“, „Prüfen“ oder „Mehrdeutig“ – Sie bestätigen vor dem Hochladen.

Meine Lohnabrechnungen

Jeder Mitarbeiter sieht seine Abrechnungen chronologisch und lädt sie selbst herunter – auch Monate später.

Sofortmeldung & eAU

Sozialversicherungs-Meldungen direkt aus dem Hub: Sofortmeldung vor Beschäftigungsbeginn und eAU-Anforderung, vorbefüllt aus den Stammdaten und mit Rückmeldung der Krankenkasse. Bei der Auswahl steht, wie viele Meldungen Ihr Kontingent noch hergibt.

Betriebsnummern & Mandate

Arbeitgeber-Betriebsnummer einmal hinterlegen und das Mandat mit dem Aktivierungscode aus dem Brief bestätigen – danach laufen die Meldungen.

Subunternehmer als Personalressource

Sub-Firmen mit Verträgen und Dokumenten führen – getrennt von Kunden, weil sie Personal liefern und nicht Leistung kaufen. Nachweise wie die Betriebshaftpflicht tragen ein „Gültig bis“.

Externe Mitarbeiter

Personen der Sub-Firmen mit Qualifikationen und Dokumenten – planbar in Schichten, aber ohne eigenes Beschäftigungsverhältnis bei Ihnen. Gezählt werden nur aktive, gegen ein Kontingent, das mit Ihrem Mitarbeiter-Paket wächst.

Partner-Abgleich mit Subunternehmern

Nutzt Ihr Subunternehmer selbst Securo, gibt er seine Leute aus der eigenen Personalakte an Sie weiter – je Person und Angabe, bis zu Qualifikationen und Nachweis-Dateien. Bei Ihnen tragen diese Felder „Gepflegt von …“ und sind gesperrt.

Mein Team

Die Führungskräfte-Sicht auf die direkt zugeordneten Mitarbeiter, mit Kennzahlen und anstehenden Ereignissen.

HR-Berichte

Team-Health-Kennzahlen, anstehende Geburtstage und auslaufende Verträge – gefiltert und als CSV exportierbar.

Protokoll-Export mit Prüfsumme

Das HR-Änderungsprotokoll als CSV oder JSON-Lines, gefiltert nach Zeitraum, Bereich oder Mitarbeiter – für Datenschutz-Audits und externe Prüfer. Jede Datei trägt eine Prüfsumme (SHA-256), mit der sich belegen lässt, dass sie unverändert ist.

Meine Dokumente

Verträge, Bescheinigungen und Schreiben, die die Personalabteilung freigegeben hat – jederzeit einsehbar und herunterladbar.