Fuhrpark

Fahrzeugliste

Alle Fahrzeuge mit der Zahl, mit der beim geldwerten Vorteil gerechnet wird – und einer Spalte, die zeigt, wo ein Nachweis fehlt.

Fahrzeugakte

Stammdaten, wer fahren und wer privat nutzen darf, plus die Dokumente – an einer Stelle statt in drei Ordnern.

Fahrzeug-Pools

Fahrzeuge und die Menschen, die sie fahren dürfen, zu Gruppen bündeln – etwa „Einsatzfahrzeuge Nord“.

Fristen im Blick

Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Inspektion, Reifenwechsel, Leasingende, Versicherung – immer die nächste Fälligkeit. Eine Frist, die das Fahrzeug stilllegt, sperrt es im Belegungsplan.

Schäden & Versicherung

Was passiert ist, wo das Fahrzeug steht und wie weit die Versicherung ist – ein laufender Vorgang, kein einmaliger Eintrag.

Übergabeprotokolle

Ausgabe und Rücknahme mit Kilometerstand, Tankfüllung, Zustand und Fotos – beide Seiten bestätigen getrennt, danach ist das Protokoll nicht mehr änderbar.

Fahrt starten und beenden

Große Knöpfe statt Formular: unterwegs mit einem Tippen erfasst, die „Rückfahrt“ mit einem weiteren. Reiseziele werden aus der Umgebung oder aus Ihren häufigsten Zielen vorgeschlagen.

Auch ohne Empfang

Im Funkloch begonnene Fahrten laufen auf dem Gerät weiter und gehen unter „Noch nicht gesendet“ hinaus, sobald wieder Empfang da ist – eine Fahrt, die schon ankam, entsteht kein zweites Mal.

Tanken mit Belegfoto

„Tanken erfassen“ öffnet am Handy direkt die Kamera für den Beleg; dazu Betrag, Liter und Kilometerstand – der ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt.

Schaden unterwegs melden

Art als Kachel wählen, Hergang beschreiben, Ort über die aktuelle Position übernehmen und bis zu vier Fotos aufnehmen – die Meldung hängt am Fahrzeug der laufenden oder letzten Fahrt.

Fahrtenbuch

Die Fahrten der Woche – unterwegs erfasst oder am Schreibtisch nachgetragen. Beide Wege erzeugen denselben Eintrag.

Sieben-Tage-Frist mit Countdown

Eine Fahrt ohne Fahrtart zeigt ihre Restzeit, vorher kommt eine Erinnerung aufs Handy. Nach sieben Kalendertagen wird sie als Privatfahrt gewertet – die Vorgabe für ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch.

Zentrale Ziele

Firmensitz, Werkstatt oder Haustankstelle einmal anlegen, auf Wunsch mit Position auf der Karte – sie werden jedem Fahrer beim Beenden einer Fahrt vorgeschlagen.

Monatsabschluss

Was noch offen ist, wo Kilometer fehlen und wie lange dafür Zeit bleibt. Danach ist der Monat schreibgeschützt; ein Abschluss lässt sich mit Grund zurücknehmen, Korrekturen bleiben sichtbar gezählt.

Geldwerter Vorteil mit Rechenweg

Was die Überlassung je Mitarbeiter und Monat wert ist – vollständig nachgerechnet, damit die Zahl im Lohnlauf belastbar ist.

Pendeltage bestätigen

0,002 % je tatsächlicher Fahrt statt 0,03 %-Pauschale: Fahrer bestätigen ihre Pendeltage einmal im Monat, der Jahreszähler läuft bis zur Grenze von 180 Fahrten.

Nutzungsverbot & Bewertungsmethode

Für Einsatzfahrzeuge ein Nutzungsverbot mit Beleg hinterlegen – und je Kalenderjahr festlegen und festschreiben, ob nach 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch bewertet wird.

Erstattung für Privatfahrzeuge

Dienstliche Fahrten mit dem eigenen Auto werden erstattet statt versteuert – sauber getrennt vom geldwerten Vorteil.

Kosten & Tankkarten

Tankbelege, Ladestrom, Leasingraten, Versicherung und Werkstatt – mit Tankkarten, damit jeder Beleg beim richtigen Fahrzeug landet.

Belegungsplan

Buchung, Schicht, Werkstatt oder Dauerüberlassung als Zeitachse mit einer Spur je Fahrzeug. Zwei sich überschneidende Buchungen lassen sich technisch gar nicht speichern.

Vormerken & bestätigen

Fahrer merken sich ein Fahrzeug selbst vor – die Vormerkung hält den Zeitraum bereits, die Disposition bestätigt. Eine gesperrte Fahrerlaubnis blockiert die Buchung.

Fahrzeug zur Schicht

Eine Buchung hängt an der Schicht aus der Einsatzplanung; „Fahrt eintragen“ füllt Ziel, Zweck und Zeiten aus der Buchung vor – zu bestätigen bleiben die Kilometerstände.

Brauchen wir das Fahrzeug noch?

Zwei Auswertungen: Fahrzeuge dauerhaft unter Ihrer Nutzungsschwelle – und Tage, an denen alles ausgebucht war.

Kennzahlen & Export

Kilometer je Ziel-Standort, Heimat-Standort und Kostenstelle, Kosten je Kilometer und Verbrauch – Fahrten und Kosten als CSV, die Excel direkt richtig öffnet.