Wachbuch

Einträge pro Objekt und Schicht

Jedes Ereignis, jede Beobachtung, jedes besondere Vorkommnis – festgehalten und fälschungssicher protokolliert. Läuft gerade eine Schicht, steht ihr Objekt schon im Formular; Wachpersonen erfassen dafür auch ohne eigene Berechtigung.

Eintrags-Vorlagen

Vorlagen legen je Objekt oder für die ganze Organisation fest, was beim Erfassen abgefragt wird – etwa der Schweregrad. Felder lassen sich an Bedingungen knüpfen, Pflichtangaben nicht überspringen: So entstehen auswertbare Daten.

Fotos & Unterschriften

Bilder und Unterschriften gehören zum Eintrag und laufen durch dieselbe Nachweiskette wie der Text. Standortdaten im Foto entfernt der Server vor dem Speichern.

Offline erfassen

Ohne Netz erfasste Einträge und Fotos liegen auf dem Gerät und gehen automatisch raus, sobald wieder Verbindung besteht – sichtbar in einer eigenen Liste.

Schichtübergabe mit Quittung

Offene Punkte, Notizen und Unterschrift des Übergebenden; der Nachfolger quittiert die Übernahme. Offene Punkte der Vorschicht übernehmen Sie mit einem Tipp, eine unquittierte Übergabe meldet sich nach einer einstellbaren Frist.

Verknüpft mit der Wächterkontrolle

Ein Eintrag lässt sich mit einem Vorfall oder Kontrollgang am selben Objekt verbinden – der Querverweis steht auf beiden Seiten. Gehört zu Wachbuch Pro.

Lückenlose Nachweiskette

Jeder Eintrag trägt den Fingerabdruck seines Vorgängers. Wird nachträglich etwas verändert, bricht die Kette an genau dieser Stelle sichtbar auf.

Korrekturen bleiben sichtbar

Ein Eintrag wird nie überschrieben. Korrekturen entstehen als neue Fassung, die alte bleibt lesbar – die forensische Sicht zeigt beides.

Ketten prüfen

Auf Knopfdruck wird nachgerechnet, ob das Wachbuch seit der Erfassung unverändert ist – über drei getrennte Nachweisketten für Einträge, Tagesberichte und Übergaben.

Auffälligkeiten selbst festlegen

Ab wann ein Eintrag als nachgetragen gilt, ab welcher Lücke am Objekt es auffällt und wie weit die Geräte-Uhr vorgehen darf. Keine dieser Schwellen blockiert eine Erfassung – wer im Dienst etwas beobachtet, muss es festhalten können.

Prüf-Link für Dritte

Gericht, Versicherung oder Auftraggeber prüfen die Unversehrtheit der Nachweiskette selbst – über einen befristeten, widerrufbaren Link, ohne Securo-Konto und ohne Einblick in Inhalte.

Tagesberichte

Alle Einträge eines Tages am Objekt als ein Bericht – mit eigener Zusammenfassung und eigener Nachweiskette. Der Tag folgt der Zeitzone Ihrer Organisation, ein Nachtdienst landet im richtigen Bericht.

Wachbuch als Ausfertigung

Das Buch eines Objekts mit Deckblatt und jedem Diensttag, dazu Protokoll, Tagesbericht und Übergabe-Protokoll als PDF, CSV oder Excel – auch auf Englisch. Archivierte Berichte bleiben herunterladbar. Gehört zu Wachbuch Pro.

Zuschnitt für den Empfänger

Wachpersonen anonymisieren, Fotos weglassen oder von korrigierten Einträgen nur die letzte Fassung drucken – jede Kürzung nennt das Buch auf seiner Hinweisseite, damit man ihm ansieht, was fehlt.

Prüfseite je Bericht

Der QR-Code auf dem letzten Blatt führt ohne Anmeldung zur Prüfseite: Sie prüft, ob jeder Eintrag des Berichts unverändert ist, und gleicht die PDF im Browser mit dem Original ab. Auffälligkeiten zeigt sie nur nach Ihrer Freigabe.

Einträge im Kundenportal

Ereignisse, Kontrollnotizen und besondere Vorkommnisse erscheinen beim Auftraggeber sofort im Kundenportal – nur für seine Objekte und nur die Arten, die Sie freigeben. Die Freigabe zeigt, wie viele Einträge dort ankommen.

Wachbuch im Standortbericht

Im Standortbericht aus Workforce bringt ein eigener Abschnitt die Einträge des Objekts aufs Blatt – voreingestellt Ereignisse und besondere Vorkommnisse, von korrigierten Einträgen nur die letzte Fassung.

Auskunft & Löschung

Auskunft nach Art. 15 bündelt alle Einträge, Fotos und Vorgänge einer Person als herausgabefähige Datei; Löschanträge laufen im selben Ablauf.

Krypto-Shredding

Löschen, ohne die Beweiskette zu brechen: Statt die Datei zu überschreiben, wird ihr Schlüssel vernichtet. Der Inhalt ist weg, die Kette bleibt intakt.

Beweis-Sicherung

Bei laufender Klage, Versicherungsfall oder BG-Prüfung legt eine Sperre gegen Löschung fest, dass der automatische Löschlauf die Inhalte stehen lässt – für die ganze Organisation, ein Objekt oder eine Person.

Aufbewahrungsfristen

Wie lange Medien, Einträge und Nachweisspur bleiben, ob Übergaben quittiert werden müssen und ab welchen Werten ein Eintrag auffällt – je Organisation gesetzt.

Jeder sieht seine Objekte

Auf Wunsch liest eine Wachperson nur die Wachbücher der Objekte, an denen sie gearbeitet hat – eingeteilt oder selbst erfasst –, mit einstellbarem Rückblick. Wichtig, sobald Sie für mehrere Auftraggeber arbeiten.