# Securo — vollständiger Seiteninhalt > Volltext aller indexierbaren Seiten von https://securo-net.com, Deutsch und Englisch. > Erzeugt aus derselben Quelle wie die Website. Stand: 2026-10-25. > Wegweiser mit Kurzfassung: https://securo-net.com/llms.txt # Deutsch (/de) ## Unternehmenssoftware für Personal, Einsatz & Abrechnung | Securo Net URL: https://securo-net.com/de Securo Hub: Personal, Dienstplan, Zeiterfassung, CRM, Lohn und Rechnung in einem System – für Betriebe jeder Branche, mit Schwerpunkt Sicherheitsdienste. Aus Paderborn, gehostet in der EU. ### Einmal erfasst. Bis zur Rechnung. Unternehmenssoftware für Betriebe jeder Branche: Personal, Dienstplan, Zeiterfassung, CRM, Lohn und Rechnung auf denselben Daten – was einmal erfasst ist, läuft ohne Abtippen bis zur Abrechnung. Schwerpunktbranche sind Sicherheitsdienste, mit Wachbuch, Wächterkontrolle und Bewacherregister. - Einmal erfasst. - Bis zur Rechnung. Animation: Securo Hub als Systemkarte. In der Mitte der Hub, ringsum alle Module. Nacheinander laufen sechs Vorgänge von Modul zu Modul: vom Dienstplan bis zur Rechnung, von der Anfrage zum Auftrag, eine neue Mitarbeiterin, eine Kundenanfrage bis zur erledigten Aufgabe, für die Schwerpunktbranche Sicherheitsdienst vom Alarm zur Verbesserung, und der KI-Assistent, der eine Krankmeldung einträgt und Ersatz einteilt. Ein Login · gemeinsame Daten - Ein Login - gemeinsame Daten Vorgang auswählen - Vom Dienstplan bis zur Rechnung - Von der Anfrage zum Auftrag - Eine neue Mitarbeiterin fängt an - Von der Kundenanfrage zur Aufgabe - Schwerpunkt Sicherheitsdienst: vom Alarm zur Verbesserung - Die KI erledigt den Papierkram - Schicht geplant - Einsatz per Push zugesagt - Gestempelte Stunden mit Zuschlägen im Lohnlauf - Abrechnungslauf: Rechnung an den Kunden - Anfrage über das Formular auf Ihrer Website - Deal angelegt, Kunde zugeordnet - Angebot mit Positionen aus dem Katalog - Vertrag elektronisch unterschrieben - Einsatz geplant - Personalbogen online ausgefüllt, Akte angelegt - Arbeitsvertrag elektronisch unterschrieben - Erste Schichten geplant - Automatisch in der Team-Gruppe - Anfrage über das Widget auf Ihrer Website - Dem Kunden im CRM zugeordnet - Als Aufgabe angelegt und zugewiesen - Zuständige Person per Push informiert - Totmann-Alarm beim Rundgang - Leitstelle sieht die Position auf der Lagekarte - Vorfall im Wachbuch verkettet - Als QM-Vorfall übernommen, Maßnahme angelegt - „Frank ist bis Freitag krank.“ - Krankmeldung eingetragen – nach Bestätigung - Offene Schichten neu besetzt - Ersatzkraft per Push informiert ### Was Ihren Betrieb wirklich entlastet Vier Stellen, an denen heute die meiste Zeit verloren geht – und wie sie im Hub aussehen. Echte Bildschirme, Beispieldaten einer Musterfirma. - **Planen, ohne hinterher nachzutragen**: Schichten im Plan anlegen, Einsätze per Push anfragen, Ruhezeiten und fehlende Qualifikationen sofort sehen. Was geplant ist, wird per App gestempelt und landet ohne Umweg in der Stundenauswertung. - **Nachweise, die Sie jederzeit vorlegen können**: Kontrollgänge mit NFC und GPS, Totmann und Panik-Knopf in der App. Jeder Wachbuch-Eintrag wird mit dem vorigen verkettet – über einen Prüf-Link rechnet Ihr Auftraggeber selbst nach. - **Vom Stempel zum Brutto und zur Rechnung**: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge rechnet der Hub aus den freigegebenen Zeiten. Der Abrechnungslauf macht daraus Rechnungen – mit dem Satz, der am Tag der Schicht galt. - **Sagen, was zu tun ist – der Assistent trägt ein**: Eine Krankmeldung, neue Mitarbeiter aus einer Excel-Liste, ein Angebot: Securo AI bereitet es vor, Sie bestätigen mit einem Klick. Festschreiben und Versenden bleiben bei Ihnen. ### Die App für das Team draußen Wer am Objekt steht, braucht keinen Schreibtisch: Schichten, Stempeln, Kontrollgang, Wachbuch und Dienstausweis liegen in der Securo-Hub-App – mit derselben Anmeldung wie im Browser. - Stempeln mit Standort am Objekt – auch ohne Netz - Kontrollgang mit NFC, Totmann und Panik-Knopf - Digitaler Dienstausweis mit Echtheitsprüfung per QR-Code - Einsatzanfragen und Benachrichtigungen per Push - Entwickelt in Paderborn - Hosting in der EU - DSGVO-konform - Inhabergeführt seit 2025 ### Ein System statt fünf Insellösungen Personalakte, Dienstplan, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Rechnung, Bewacherregister und Wachbuch liegen im Securo Hub hinter einem Login und auf denselben Stammdaten. Wer eine Schicht im Plan verschiebt, trägt sie nicht noch einmal in der Zeiterfassung nach. Die deutschen Vorgaben stecken im Produkt, nicht im Handbuch: Ruhezeiten und Pflicht-Qualifikationen prüft der Hub schon beim Einteilen, Pausen und Höchstarbeitszeit nach ArbZG in der Freigabe – nicht erst beim Abrechnen. Module lassen sich einzeln buchen – manche einmal je Organisation, andere als Platz je Nutzer. Wer mehrere braucht, nimmt ein Paket mit einem Preis je Mitarbeiter. ### Was Kunden sagen Zwei von ihnen kamen von anderen Planungsprogrammen. ### Häufige Fragen **Was ist Securo Hub?** Eine modulare Unternehmenssoftware aus Paderborn: Personalverwaltung, Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung, Rechnung und e-Rechnung, Bewacherregister und digitales Wachbuch – ein Login, gemeinsame Stammdaten. **Für welche Betriebe lohnt sich das?** Für jeden Betrieb, der Personal, Kunden und Abrechnung in einem System führen will – ob Dienstleister, Handwerk, Agentur, Pflege, Hotellerie oder produzierender Mittelstand. Die Module sind branchenneutral. Schwerpunktbranche sind Sicherheitsdienste: Für sie gibt es eigene Module wie Wachbuch, Wächterkontrolle und Bewacherregister. **Wo liegen die Daten?** Die Daten des Hubs liegen auf Servern in der EU; Entwicklung, Betrieb und Support laufen aus Deutschland. Zwei Ausnahmen nennen wir offen: KI-Funktionen laufen über einen externen KI-Dienst, und die Sprachübertragung im Funk läuft über den Server des Funk-Anbieters. **Sie machen auch Microsoft?** Ja. Als CSP-Partner verkaufen wir Microsoft-365-Lizenzen und betreuen die Umgebung dahinter – Entra, Intune, Defender und Azure. **Was ist Securo ID?** Unsere Identitäts- und Zugriffsverwaltung mit Single Sign-On, MFA und rollenbasierten Rechten. Als DSGVO-native Alternative zu Microsoft Entra – oder parallel dazu. **Kann ich einzelne Module buchen?** Ja. Einzelne Module werden je Organisation oder als Platz je Nutzer abgerechnet. Wer mehrere Module braucht, nimmt ein Paket mit einem Preis je Mitarbeiter – gezählt werden die aktiven Mitarbeiter in der Personalverwaltung, nicht die Konten, und ein Kontingent für externe Mitarbeiter von Subunternehmern ist enthalten. Module lassen sich jederzeit dazunehmen; ob eine Mindestlaufzeit gilt, steht vor der Bestellung in der Übersicht. **Gibt es eine App?** Ja. Die Securo-Hub-App gibt es im App Store für iPhone und iPad und bei Google Play für Android – unterwegs mit Schichten, Stempeln, Kontrollgang und Wachbuch. Am Schreibtisch läuft der Hub im Browser. **Was kostet Securo Hub?** Das hängt an den Modulen und daran, wie viele Menschen damit arbeiten: einzeln je Organisation oder Platz, im Paket je Mitarbeiter. Ein Betrieb mit Dienstplan und Zeiterfassung zahlt weniger als einer, der zusätzlich abrechnet und signiert. Im Erstgespräch stellen wir den Preis der Rechnung gegenüber, die weiter oben auf dieser Seite steht. **Wie läuft die Umstellung ab?** In drei Schritten: Gespräch, Einrichtung, Übergabe. Wir übernehmen Ihre Stammdaten – Mitarbeitende, Objekte, Kunden – und bilden Ihre Zuschlagsregeln ab, bevor Ihr Team geschult wird. Wie lange das dauert, hängt an der Zahl der Module und daran, wie sauber Ihre heutigen Daten vorliegen; das schätzen wir im Erstgespräch ehrlich ein. Der Wechsel zu einem Monatsersten hat sich bewährt, weil Lohn und Abrechnung dann sauber schneiden. **Wir haben schon eine Planungssoftware. Lohnt der Wechsel?** Meistens ja – aber nicht wegen der Planung allein. Der Unterschied entsteht dort, wo eine reine Planungssoftware aufhört: Lohnvorbereitung, Rechnung, Wachbuch, Bewacherregister und Nachweis laufen bei uns auf denselben Daten. Zwei unserer Kunden sind genau deshalb gewechselt. ### Reden wir über Ihren Betrieb Bringen Sie Ihren aktuellen Dienstplan mit. In einer halben Stunde sehen Sie ihn im Hub – und wissen, was der Umstieg für Ihren Betrieb bedeutet. Sie sprechen direkt mit uns, nicht mit einem Vertriebsteam. ## Securo Hub – Dienstplan, Personal, Rechnung in einem System URL: https://securo-net.com/de/platform Eine Plattform, 23 Module: Personal, Dienstplan, Lohn, Wachbuch, Rechnung, E-Signatur und mehr. Ein Login, EU-Hosting, deutsche Compliance eingebaut. ### Ein Login, so viele Module wie Sie brauchen Die modulare Unternehmenssoftware für Personal, Einsatz, Abrechnung und Nachweis. Ein Login, gemeinsame Stammdaten, Lizenz pro Modul oder als Paket – und weiter unten die offene Rechnung, was der Umstieg im Monat spart. ### Mit einem Modul anfangen, später erweitern Securo Hub bündelt alle Funktionen unter einer Oberfläche. Starten Sie mit einem Modul – etwa Personalwesen oder Dienstplanung – und schalten Sie weitere frei, wann immer Sie möchten. Jedes Modul funktioniert eigenständig und greift doch nahtlos auf dieselben Daten zu. Securo Hub ersetzt unsere bisherigen Einzel-Apps durch eine moderne, einheitliche Plattform. ### Securo Hub × Microsoft Securo Hub arbeitet mit Microsoft 365 zusammen: Ihre IT richtet die Verbindung einmal ein, Ihre Organisation legt fest, wofür sie genutzt werden darf – und jede Person verbindet danach ihr eigenes Konto. - **Anmelden mit Microsoft**: Jede Person kann ihr Microsoft-Konto für die Anmeldung bei Securo verknüpfen. Das ist ein eigener Schritt, unabhängig von der Microsoft-365-Verbindung – Passwort und zweiter Anmeldeschritt bleiben erhalten. - **Microsoft 365 & Outlook**: Einmal bei Microsoft zustimmen, den Mandanten erkennt der Hub selbst. Danach landen eigene Schichten, Abwesenheiten (ohne Grund) und Aufgaben im eigenen Outlook-Kalender – eine dort verschobene Aufgabe ändert die Fälligkeit im Hub. Outlook-Termine erscheinen im Aufgaben-Kalender, die Terminbuchung bietet belegte Zeiten nicht an. - **E-Mail im CRM & Teams-Telefonie**: E-Mails an Kunden schreiben Sie direkt im CRM – aus dem eigenen oder einem freigegebenen Postfach, Antworten erscheinen beim Kunden. Die Teams-Telefonie schalten Sie per Klick bei Microsoft frei. ### Alle Module im Überblick Alle Module sind nutzbar. Die mit „Beta“ gekennzeichneten bauen wir gerade besonders aktiv aus – Ihre Rückmeldung fließt direkt ein. #### Personal & Einsatz Von der Personalakte über den Dienstplan bis zum Brutto — ohne Medienbruch. #### Sicherheit & Nachweis Für Sicherheitsdienste: lückenlos dokumentiert, fälschungssicher protokolliert, an den deutschen Vorgaben ausgerichtet. #### Vertrieb & Abrechnung Vom Kontakt über das Angebot bis zur bezahlten Rechnung. #### Dokumente & Korrespondenz Unterschreiben und schreiben — mit der passenden Signaturstufe und im eigenen Auftritt. #### Steuerung & Qualität Was den Betrieb zusammenhält: Norm, Fuhrpark, Aufgaben, Kundenanfragen. #### Plattform & Automatisierung Funktionen, die über allen Modulen liegen und sie miteinander verbinden. ### Was in jedem Modul steckt - **Ein Login (SSO)**: Angemeldet über Securo ID – ein Zugang für alle Module. - **Einzeln oder als Paket**: Module einzeln je Organisation oder als Platz je Nutzer – oder als Paket mit einem Preis je Mitarbeiter. - **Hell- & Dunkelmodus**: Folgt der System-Einstellung, angenehm bei jedem Licht. - **Im Browser und als App**: Am Schreibtisch im Browser, unterwegs in der Securo-Hub-App für iPhone, iPad und Android. - **Befehlspalette**: Alles per Tastatur erreichbar (Strg/Cmd + K). - **DSGVO-native & EU-Hosting**: Datenschutz von Grund auf, die Daten des Hubs liegen in der EU. KI-Funktionen und die Sprachübertragung im Funk laufen über externe Dienstleister. - **Deutsche Vorgaben eingebaut**: ArbZG-Prüfung im Dienstplan, Bewacherregister, e-Rechnung und DATEV-Übergabe – im Produkt verankert. - Im App Store laden - Bei Google Play laden ### Zahlen Sie für das, was Sie nutzen Module lassen sich einzeln buchen – manche einmal je Organisation, andere als Platz je Nutzer. Wer mehrere Module braucht, nimmt ein Paket mit einem Preis je Mitarbeiter. Welcher Weg sich rechnet, gehen wir im Gespräch mit Ihren Zahlen durch. ##### Mit einem Modul anfangen Dienstplan zuerst, Abrechnung später – oder umgekehrt. Jedes Modul läuft eigenständig und greift doch auf dieselben Stammdaten zu. ##### Einzeln oder als Paket Einzelne Module werden je Organisation oder als Platz je Nutzer abgerechnet. Im Paket zählen die aktiven Mitarbeiter in der Personalverwaltung, nicht die Konten – und ein Kontingent für externe Mitarbeiter von Subunternehmern ist enthalten. ##### Laufzeit vorher klar Module lassen sich jederzeit dazunehmen. Ob eine Mindestlaufzeit gilt, steht vor der Bestellung in der Übersicht – wir binden Sie lieber über das Produkt als über den Vertrag. Was dafür wegfällt Jede Zeile ist heute ein eigener Vertrag, ein eigener Login oder ein Stapel Papier. - Dienstplan in Excel – samt der Kopie, die immer irgendwo veraltet ist - Separates Zeiterfassungstool ohne Verbindung zum Plan - Papier-Wachbuch, Kopierer und zehn Jahre Archivordner - Extra-Abo für elektronische Unterschriften - Insellösung für Rechnung und e-Rechnung - Fristenlisten für Fuhrpark, Qualifikationen und Bewacherregister - Die WhatsApp-Gruppe, die den Dienstplan ersetzen muss Personalakte, Abwesenheiten, Qualifikationen, Recruiting, Lohnunterlagen und SV-Meldungen. - Personalwesen - Personalarbeit ohne Excel-Chaos: Stammdaten, Verträge, Nachweise und Dokumente an einem Ort – mit Änderungsprotokoll, Anonymisierung nach DSGVO und für Prüfer nachvollziehbar. - Eingebaut: DSGVO (Anonymisieren, Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen), AGG-Hinweise bei Stellenanzeigen, Sofortmeldung (§ 28a SGB IV) und eAU (§ 109 SGB IV), Dienstausweise nach § 18 BewachV als Zusatzmodul. Dienstplanung, Schichtbörse, Zeiterfassung und Stundenkonten bis zum Stundennachweis für den Auftraggeber – mit eingebauter Arbeitszeitprüfung nach ArbZG. - Workforce - Vom Dienstplan bis zur freigegebenen Stunde in einem System: Wer wann wo arbeitet, wird einmal geplant, einmal gestempelt und danach nur noch weiterverwendet. - Eingebaut: ArbZG-Prüfung (Pflichtpausen, 10-Stunden-Grenze, 11 Stunden Ruhezeit, 24-Wochen-Durchschnitt nach § 3), § 17 Abs. 2 BewachV (Dienstanweisung mit Empfangsbestätigung), Leistungsarten nach DIN 77200-1 im Sicherheitsprofil. - Workforce – Nachfolger von Securo-Planer · Securo Hub - Securo Hub ist der Nachfolger von Securo-Planer. Dienstplanung, Zeiterfassung und Stundennachweise aus dem Securo Planer finden Sie hier – weiterentwickelt und mit allen anderen Modulen verbunden. Stammdaten wie Kunden, Standorte und Mitarbeiter lassen sich aus dem Planer übernehmen. Brutto-Lohnberechnung mit Tarifen, Zuschlägen und Objekt-Sätzen – bis zur Übergabe ans Lohnbüro. - Lohn & Entgelt - Zuschläge, Objekt-Sätze und Rufbereitschaft von Hand zu rechnen kostet jeden Monat Tage und erzeugt Rückfragen. Hier entsteht das Brutto aus den bereits freigegebenen Zeiten – mit sichtbarem Rechenweg. - Übergabe an DATEV Lohn & Gehalt über Berater- und Mandantennummer; für jedes andere Lohnprogramm ein programmunabhängiger CSV-Stundennachweis und eigene Excel- oder CSV-Vorlagen. Gerechnet wird Brutto – die Netto-Abrechnung bleibt beim Lohnbüro. GPS- und NFC-Kontrollgänge, Alleinarbeiterschutz und lückenloser Nachweis. - Wächterkontrolle - Der Auftraggeber will wissen, dass wirklich kontrolliert wurde – und der Alleinarbeiter will wissen, dass jemand merkt, wenn ihm etwas passiert. Beides leistet dieses Modul, überprüfbar statt behauptet. - Manipulationssicher verknüpfte Scans und Statuswechsel mit Integritätsprüfung auf Knopfdruck, Erkennung verdächtiger Rundgänge, einstellbare Aufbewahrung für GPS-Spur und Fotos. Digitales Dienstbuch: Vorkommnisse fälschungssicher protokollieren, prüfbar bis Jahre später. - Wachbuch - Ein Papier-Wachbuch überzeugt nur so weit, wie man ihm glaubt. Hier ist jeder Eintrag mit seinem Vorgänger verkettet – nachträgliche Änderungen fallen sofort auf, und wer einen Bericht bekommt, prüft ihn selbst. - Verkettete Nachweisketten mit Prüfseite je Bericht, Krypto-Shredding für DSGVO Art. 17, Auskunft nach Art. 15, Beweis-Sicherung gegen Löschung, Aufbewahrungsfristen je Organisation. Push-to-Talk über Mobilfunk, Leitstelle im Browser, Lagekarte, aufgezeichneter Funkverkehr mit KI-Transkript und SOS. - Funk & Leitstelle - Funk, Ortung und Notruf laufen sonst über drei Systeme, die nichts voneinander wissen. Hier sieht die Leitstelle Sprechgruppen, Positionen, Standorte und Notrufe in einem Fenster – und greift direkt ein. - SOS-Auslösungen werden mit Zeitpunkt, Sender, Gruppe und Position geführt, jeder Bearbeitungsvermerk mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Aufnahmen löscht Securo nach der von Ihnen gewählten Frist. Wachpersonen und Unternehmensdaten direkt aus dem Bewacherregister einsehen – und fremde Bewacher-IDs prüfen. - Bewacherregister - Wer nach § 34a GewO bewacht, muss registriert und zuverlässig sein. Statt sich im Register anzumelden und nachzuschlagen, sehen Sie Status, Qualifikation und Zuverlässigkeit Ihrer Wachpersonen direkt im Hub. - Live-Abruf aus dem Bewacherregister statt einer zweiten Akte; Zugangsdaten liegen verschlüsselt. Jede Register-Abfrage wird protokolliert. Kunden, Kontakte, Verträge, Deals und Pipeline – mit E-Mail aus Ihrem Microsoft-365-Postfach und Konzern-Strukturen. - CRM - Wer den Kunden kennt, verkauft besser: Kontakte, Verträge, Aktivitäten, E-Mails und offene Deals liegen an einer Stelle statt in Postfächern und Tabellen. - Eigene Felder, geteilte Ansichten und protokollierte Massen-Operationen – nachvollziehbar auch bei vielen Bearbeitern. E-Mails gehen aus Ihrem eigenen Postfach, Serien- und Massenmails sind bewusst nicht möglich. Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung und automatische Abrechnung aus dem Schichtplan. - Rechnungen - Stunden aus dem Schichtplan von Hand in die Rechnung zu übertragen ist die teuerste Stelle im Monat. Hier werden freigegebene Schichten zu Rechnungs-Entwürfen je Standort – samt Zuschlägen. - ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, lückenlose Nummernkreise je Belegart, USt-Auswertung und DATEV-Buchungsstapel. Kein Ersatz für Buchhaltung und gesetzliches Archiv. Zusatzmodul zum CRM: öffentliche Terminbuchung mit Outlook-Abgleich und Website-Formulare – Beratung, Begehung, Rückruf. Im Hub unter „Termine“ im CRM-Menü. - Termine - Terminfindung per E-Mail kostet drei Nachrichten und endet doch in einer Doppelbuchung. Interessenten wählen selbst aus Ihren freien Zeiten – und landen danach direkt im CRM. - Aus Outlook liest Securo nur Frei/Belegt-Zeiten, keine Inhalte Ihrer anderen Termine. Formular-Anfragen speichern den Wortlaut der Einwilligung mit. Elektronisch unterschreiben mit einfacher und fortgeschrittener Signatur – mit Identitätsprüfung und Prüf-Link. - E-Signatur - Ein Vertrag, der zur Unterschrift durch die Post geht, kostet Tage. Hier unterschreibt der Empfänger im Browser – auf der Stufe, die das jeweilige Dokument rechtlich verlangt. - eIDAS-Stufen SES und AES; die qualifizierte Signatur (QES) ist in Vorbereitung. Der Dokumenttyp erzwingt die nötige Rechtsform und Mindeststufe. Versiegelte Vorgänge sind über einen Link unabhängig prüfbar. DIN-5008-Geschäftsbriefe und Serienbriefe – vom Entwurf bis zum Postversand. - Briefe - Word-Vorlagen driften auseinander, bis jeder Brief anders aussieht. Hier ist das DIN-Blatt selbst der Editor, der Briefkopf kommt aus einem gepflegten Profil. - DIN 5008 mit gesetzlicher Pflichtfußzeile. Bewusst kein revisionssicheres Archiv – dafür sind die Nachweis-Module da. ISO 9001 von der Gap-Analyse über Audits bis zum Zertifikat – inkl. DIN 77200. - Qualität - Ein QM-System scheitert selten an der Norm, sondern daran, dass Nachweise verstreut liegen. Hier hängt jeder Nachweis an der Anforderung, die er erfüllt – und die Zertifizierungsreife ist eine Zahl. - ISO 9001:2015 vollständig abgebildet (Kapitel 4–10), Branchenprofil DIN 77200-1 für Sicherheitsdienstleister mit Securo QM Pro. Fahrzeuge, Fahrtenbuch, geldwerter Vorteil, Disposition, Kosten und Fristen. - Fuhrpark - Der geldwerte Vorteil wird geschätzt, das Fahrtenbuch nachträglich gebaut, die HU vergessen. Hier entsteht beides im Alltag – mit einem Rechenweg, den ein Prüfer nachvollziehen kann. - Bemessungsgrundlage wird beim Speichern berechnet und mitgeführt; Fristen wie HU und UVV laufen mit. Im Fahrtenbuch wird nichts gelöscht – Stornos und Korrekturen tragen einen Grund. Vom schnellen Notizblock bis zu Projekten mit Board, Sprints und Zeitleiste – mit Kalender und Outlook-Abgleich. - Aufgaben - Was zwischen Tür und Angel besprochen wird, geht verloren. Hier landet es in zwei Sekunden im Eingang – getippt oder diktiert – und ist abends noch da. - Eine Aufgabe ist entweder privat oder für das Team sichtbar; private Aufgaben anderer erscheinen nie im Team-Board – auch nicht als Zahl. Helpdesk für E-Mail, Widget, Live-Chat und Rückruf – mit Makros, Fristen nach Geschäftszeiten, Wissensdatenbank und Reporting. - Support - Kundenanfragen im geteilten Postfach heißt: doppelte Antworten, verlorene Fälle, keine Zahlen. Hier wird jede E-Mail zum Ticket mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist. - Antwortentwürfe der KI stützen sich ausschließlich auf Ihr eigenes Material und markieren Lücken, statt sie zu erfinden. Die KI sendet nie selbst an Ihre Kunden. Wiederkehrende Abläufe als Workflows – ausgelöst durch Modul-Ereignisse, einen Zeitplan, einen Knopfdruck oder von außen. - Automatisierungen - Immer dieselben Handgriffe nach jedem neuen Mitarbeiter, jedem Vorfall, jedem Kunden. Hier laufen sie von selbst – ausgelöst durch das, was im Hub ohnehin passiert. - Erlaubte Aktionen, Ausführungslimits und Aufbewahrung sind je Organisation begrenzbar; Läufe werden pseudonymisiert und über eine Nachweiskette abgesichert. Fragen zum Hub beantworten – und mit Securo AI Schichten, Stammdaten, Angebote und Rechnungen vorschlagen, die Sie mit einem Klick bestätigen. - KI-Assistent - Software wird nicht genutzt, weil niemand weiß, wo etwas steht – und Bestellungen aus Excel werden von Hand abgetippt. Der Assistent beantwortet die Frage dort, wo sie entsteht, und macht aus der Tabelle Vorschläge, die Sie nur noch prüfen. - Darf nur, was die angemeldete Person darf; eingetragen wird erst nach ihrem Klick, und jede Änderung steht mit Namen im Protokoll. Die KI-Kosten trägt Securo – ein Kontingent je Person statt einer offenen Rechnung. Externe Dienste anbinden – Stripe, Microsoft 365 und die Datenübernahme aus dem Planer. - Integrationen - Jede Anbindung ist sonst ein Projekt. Hier ist sie eine Kachel mit Verbindungs-Status, die ein Administrator selbst einrichtet – bei Microsoft 365 verbindet danach jede Person ihr eigenes Konto. - Zugangsdaten liegen verschlüsselt und werden nie angezeigt; welche Microsoft-365-Verwendungen erlaubt sind, entscheidet die Organisation. Ohne Zusatzlizenz. Microsoft Teams im Hub: Anrufer erkennen, Anrufliste führen – und mit Securo Telefonie · Pro direkt im Browser telefonieren. - Telefonie - Wer anruft, weiß man erst nach dem Abnehmen – und worum es geht, erst nach dem Nachschlagen. Mit Anbindung an Ihren bestehenden Teams-Anschluss stehen Name und laufende Schicht da, bevor Sie drangehen. - Anzeige und Anrufliste sind freiwillig und je Person abschaltbar; gespeichert werden nur Eckdaten, keine Gesprächsinhalte, mit der Aufbewahrung, die Sie festlegen. Bewerberinnen und Bewerber werden nie abgeglichen. Interne Direktnachrichten und Gruppen mit Dateianhängen – ohne eigene Lizenz. - Nachrichten - Dienstliches läuft sonst über private Messenger. Hier bleibt es in der Organisation, getrennt von E-Mail und von Benachrichtigungen. - In jeder Organisation enthalten, ohne Zusatzlizenz. Empfänger nur aus der eigenen Organisation; Anhänge liegen im Dateispeicher Ihrer Organisation und sind nur für Teilnehmer der Unterhaltung abrufbar. Schicht-Erinnerungen, Freigaben und Alarme – per Push, In-App und E-Mail, je Benachrichtigung einstellbar. - Benachrichtigungen - Wichtiges geht unter, Unwichtiges nervt. Jeder Nutzer entscheidet für jede einzelne Benachrichtigung, ob und wo sie ankommt – und 200 gleiche Meldungen sind mit einem Klick gelesen. - In jeder Organisation enthalten, ohne Zusatzlizenz. Notfall-Meldungen wie SOS-Alarme lassen sich nicht abschalten. Branchenweiter Austausch zwischen Firmen – mit Marktplatz für Personal, Aufträge, Subunternehmer und Ausrüstung. - Forum - Fragen zu Sachkunde oder Tarif klärt man sonst in privaten Gruppen, Personal und Subunternehmer sucht man per Telefonkette. Hier tauschen sich Firmen direkt im Hub aus – auf Wunsch ohne Firmennamen. - Kostenlos, ohne eigene Lizenz. Wer mitlesen und schreiben darf, entscheidet Ihre Firma über Rollen; moderiert wird vom Securo-Team nach veröffentlichten Forenregeln. ### Securo Hub in einer Demo ansehen Wir gehen die Module durch, die für Ihren Betrieb infrage kommen — und zeigen sie im echten Zustand. ## Personalwesen URL: https://securo-net.com/de/platform/hr Personalarbeit ohne Excel-Chaos: Stammdaten, Verträge, Nachweise und Dokumente an einem Ort – mit Änderungsprotokoll, Anonymisierung nach DSGVO und für Prüfer nachvollziehbar. Personalakte, Abwesenheiten, Qualifikationen, Recruiting, Lohnunterlagen und SV-Meldungen. Eingebaut: DSGVO (Anonymisieren, Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen), AGG-Hinweise bei Stellenanzeigen, Sofortmeldung (§ 28a SGB IV) und eAU (§ 109 SGB IV), Dienstausweise nach § 18 BewachV als Zusatzmodul. ### Personalakte & Stammdaten - **Mitarbeiterverzeichnis**: Alle Personen Ihrer Organisation in einer Liste – mit Schnellfiltern wie „Ohne Securo-Konto“ oder „Vertrag läuft aus“. Ihre Filter bleiben stehen, auch wenn Sie zwischendurch ein Profil öffnen. - **Export als Excel oder CSV**: Genau die gefilterte Liste als Excel-Arbeitsmappe oder CSV, die Spalten samt eigener Zusatzfelder per Ziehen zusammengestellt. Jede Ausfuhr steht im Änderungsprotokoll; Bankverbindung, Steuer-ID und SV-Nummer stehen gar nicht erst zur Auswahl. - **Sammelaktionen**: Securo-Konten anlegen, Passwörter zurücksetzen, Abteilung oder Kostenstelle setzen, ruhend stellen oder die Beschäftigung beenden – für viele auf einmal. Vorher sehen Sie, wie viele wirklich bearbeitet werden; danach läuft es mit Fortschritt. - **Digitale Personalakte**: Übersicht, Stammdaten, Beschäftigung, Securo-Konto, Dokumente, Qualifikationen, Arbeitszeit und Änderungsprotokoll einer Person – in Reitern statt in Ordnern. Ihre eigenen Zusatzfelder stehen im Reiter „Benutzerdefiniert“. - **Ruhend, beendet, wieder eingestellt**: „Inaktiv setzen“ etwa für die Elternzeit, „Beenden“ zum Austrittsdatum, „Wieder einstellen“ mit neuem Eintrittsdatum – die frühere Beschäftigung bleibt im Änderungsprotokoll. „Anonymisieren“ löscht die Personendaten unwiderruflich, samt Securo-Konto. - **Securo-Konto aus der Personalakte**: Die Liste zeigt Beschäftigung und Hub-Zugang nebeneinander – etwa „Aktiv / Deaktiviert“ für jemanden, der wieder arbeitet, aber nicht mehr hereinkommt. Den Zugang geben Sie direkt in der Akte zurück. - **Mitarbeiter-Paket im Blick**: Gezählt werden nur aktive Mitarbeiter – Inaktive und Ausgeschiedene nicht. Wird das Paket knapp, steht ein Hinweis über der Liste, zwei Plätze Puffer bleiben, und „Mitarbeiter-Paket erhöhen“ führt direkt zum Abo. - **Stammdaten-Anträge**: Mitarbeiter beantragen Änderungen an Adresse, Telefon, Name und Bankverbindung selbst. Sie sehen den Vergleich Aktuell → Beantragt und geben frei. - **Organigramm**: Die Struktur Ihrer Organisation auf einen Blick: Abteilungen mit Leitung, Kostenstelle und Mitarbeiterzahl. - **Org-Struktur, Feiertage & eigene Felder**: Abteilungen bis zu zehn Ebenen tief, Kostenstellen und Feiertage an einer Stelle – Land und Bundesland bestimmen die gesetzlichen Feiertage. Eigene Felder wie Text, Datum oder Auswahl erscheinen in jeder Personalakte. ### Abwesenheit & Urlaub - **Urlaub, Krankmeldung & Sonderurlaub**: Alle Abwesenheiten Ihres Teams in Kalender, Liste und Freigaben: beantragen, filtern, bearbeiten. Tragen Sie mit Freigaberecht für jemand anderen ein, setzt „Gleich genehmigen“ den Antrag sofort auf genehmigt. - **Abwesenheitskalender**: Monat, Quartal oder Jahr als Balkenplan, der Resturlaub steht neben dem Namen. Tage, an denen jemand ohnehin nicht arbeitet, sind schraffiert; die Zeile darunter zählt, wie viele gleichzeitig fehlen, und färbt sich an Ihrer Grenze. - **Antrag mit Live-Vorschau**: Schon beim Ausfüllen zeigt der Antrag die Arbeitstage samt Begründung (Wochenende, Feiertage mit Namen), das Urlaubskonto danach und wer aus der Abteilung sonst weg ist. Halbe Tage gehen über „Ab mittags“ und „Bis mittags“. - **Kapazität & Sperrzeiten**: Legen Sie fest, wie viele gleichzeitig frei haben dürfen – für die ganze Organisation oder je Abteilung, als Warnung oder als Sperre. In Sperrzeiten ist kein Urlaub möglich; Krankmeldungen sind von beidem nie betroffen. - **Teilzeit-Muster & Wochenstunden**: Je Wochentag ein Anteil – 1, 0,5 oder 0. Bei Mo/Mi/Fr kostet eine freie Woche drei Tage statt fünf, und aus 30 Tagen Vollzeit-Anspruch werden 18. Die Wochenstunden laut Vertrag liefern das Soll fürs Stundenkonto. - **Urlaubskonten**: Pro Mitarbeiter Anspruch, Übertrag, Reserviertes und Verbrauchtes – samt Korrektur mit Pflicht-Begründung. „Jahr vorbereiten“ legt die Konten fürs neue Jahr an, und wer im genehmigten Urlaub krank wird, bekommt die Tage zurück. - **Freigaben in einer Liste**: Abwesenheits- und Stammdaten-Anträge landen in einer Inbox. Führungskräfte entscheiden, ohne durch drei Seiten zu klicken. - **Selbstbedienung für Mitarbeiter**: Urlaub beantragen, Saldo sehen, Anträge verfolgen – am Handy, ohne Zettel und ohne Rückfrage im Büro. Verlangt eine Krankmeldung einen Nachweis, wird die Bescheinigung direkt im Antrag fotografiert. - **Abwesenheiten im eigenen Kalender**: Per Kalender-Abo in Outlook, Apple oder Google – oder über die Microsoft-365-Verbindung direkt als eigener Kalender „Securo – Abwesenheiten“ in Outlook. Eingetragen wird die Art, nie der Grund. ### Qualifikationen & Nachweise - **Qualifikations-Katalog**: Vorbereitete Typen wie Erste Hilfe oder Führerschein plus eigene, je mit Pflichtangaben, Standard-Gültigkeit und Kontrollzyklus. Die Kategorien „Sicherheit & Bewachung“ und „Behördliche Freigaben“ kommen mit der Lizenz „Branche · Sicherheitsdienst (Deutschland)“. - **Qualifikationen je Mitarbeiter**: Mehrere Qualifikationen auf einmal anhaken und mit „Für alle übernehmen“ dasselbe Ausstellungsdatum eintragen – das Ablaufdatum rechnet jede aus ihrer eigenen Gültigkeit. Der Status zeigt „Gültig“, „Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“. - **Fällige Kontrollen**: Nachweise, die regelmäßig neu vorgelegt werden müssen – etwa der Führerschein –, erscheinen mit Termin, nie Kontrolliertes steht rot oben. Eine fällige Kontrolle hält niemanden auf; sperren ist eine bewusste Entscheidung mit Grund. - **Nachweise anfordern**: Führerschein oder Aufenthaltstitel bei einer oder vielen Personen anfordern – sie bekommen eine Nachricht aufs Handy. Sie geben frei oder lehnen mit Grund ab; das Fach „Nicht zustellbar“ zeigt, wen der Hub nicht erreichen konnte. - **Meine Nachweise am Handy**: Mitarbeiter fotografieren den angeforderten Nachweis direkt mit der Kamera und tragen Nummer und Ablaufdatum ein. Erst Ihre Freigabe schreibt die Angaben in die Personalakte. - **Dienstausweise nach § 18 BewachV**: Ausweise im Scheckkartenformat gestalten, ausgeben, sperren und neu ausstellen – die Vorschau entspricht exakt dem Druck. Zusatzmodul „Dienstausweise“, setzt Securo HR voraus. - **Dienstausweis am Handy**: Der eigene Ausweis im Vollbild, mit QR-Code für die Kontrolle. Wer scannt, landet auf einer Prüfseite von Securo – nicht auf dem Gerät des Mitarbeiters – und sieht Gültigkeit, Aussteller und Bewacherregister-Nummer. ### Recruiting & Onboarding - **Stellenanzeigen**: Entwürfe, veröffentlichte Stellen und Archiv, die Beschreibung in Markdown gepflegt. Beim Speichern weist der Hub auf AGG-Stolpersteine hin, etwa einen fehlenden (m/w/d)-Zusatz im Titel. - **Bewerbungen mit Pipeline**: Jede Bewerbung trägt eine eindeutige Referenz und läuft durch Eingang → Sichtung → Interview → Angebot → Einstellung oder Absage. Eine Absage verlangt einen Grund. - **Eigenes Bewerberportal**: Eine öffentliche Karriereseite in Ihren Farben, mit Ihrer Eingangsbestätigung, Ihrem Datenschutzhinweis und Ihrer Aufbewahrungsfrist von 1 bis 24 Monaten. Die Stellenliste lässt sich per Widget in Ihre eigene Website einbetten. - **Recruiting-Kennzahlen**: Aktive Stellen, neue Bewerbungen der letzten sieben Tage, laufende Verfahren und die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung. - **Personalbogen per Link**: Neue Mitarbeiter tragen ihre Stammdaten selbst ein und laden Dokumente hoch – über einen persönlichen Link, 1 bis 90 Tage gültig, ohne eigenes Konto. „Angaben prüfen und anlegen“ übernimmt alles vorbefüllt in die Personalakte. - **Vorlagen, SMS-Versand & Archiv**: Je Vorlage legen Sie fest, welche Felder Pflicht, optional oder verborgen sind und welche Unterlagen verlangt werden. Verschickt wird per E-Mail oder SMS; „Deaktivieren und archivieren“ macht einen falsch adressierten Link sofort ungültig. ### Lohnunterlagen & Sozialversicherung - **Lohnabrechnungen digital verteilen**: Die fertigen Abrechnungen vom Lohnbüro als ZIP oder viele PDFs auf einmal hochladen. Securo ordnet sie über den Dateinamen zu und markiert jeden Vorschlag als „Sicher“, „Prüfen“ oder „Mehrdeutig“ – Sie bestätigen vor dem Hochladen. - **Meine Lohnabrechnungen**: Jeder Mitarbeiter sieht seine Abrechnungen chronologisch und lädt sie selbst herunter – auch Monate später. - **Sofortmeldung & eAU**: Sozialversicherungs-Meldungen direkt aus dem Hub: Sofortmeldung vor Beschäftigungsbeginn und eAU-Anforderung, vorbefüllt aus den Stammdaten und mit Rückmeldung der Krankenkasse. Bei der Auswahl steht, wie viele Meldungen Ihr Kontingent noch hergibt. - **Betriebsnummern & Mandate**: Arbeitgeber-Betriebsnummer einmal hinterlegen und das Mandat mit dem Aktivierungscode aus dem Brief bestätigen – danach laufen die Meldungen. ### Fremdpersonal - **Subunternehmer als Personalressource**: Sub-Firmen mit Verträgen und Dokumenten führen – getrennt von Kunden, weil sie Personal liefern und nicht Leistung kaufen. Nachweise wie die Betriebshaftpflicht tragen ein „Gültig bis“. - **Externe Mitarbeiter**: Personen der Sub-Firmen mit Qualifikationen und Dokumenten – planbar in Schichten, aber ohne eigenes Beschäftigungsverhältnis bei Ihnen. Gezählt werden nur aktive, gegen ein Kontingent, das mit Ihrem Mitarbeiter-Paket wächst. - **Partner-Abgleich mit Subunternehmern**: Nutzt Ihr Subunternehmer selbst Securo, gibt er seine Leute aus der eigenen Personalakte an Sie weiter – je Person und Angabe, bis zu Qualifikationen und Nachweis-Dateien. Bei Ihnen tragen diese Felder „Gepflegt von …“ und sind gesperrt. ### Auswertung & Selbstbedienung - **Mein Team**: Die Führungskräfte-Sicht auf die direkt zugeordneten Mitarbeiter, mit Kennzahlen und anstehenden Ereignissen. - **HR-Berichte**: Team-Health-Kennzahlen, anstehende Geburtstage und auslaufende Verträge – gefiltert und als CSV exportierbar. - **Protokoll-Export mit Prüfsumme**: Das HR-Änderungsprotokoll als CSV oder JSON-Lines, gefiltert nach Zeitraum, Bereich oder Mitarbeiter – für Datenschutz-Audits und externe Prüfer. Jede Datei trägt eine Prüfsumme (SHA-256), mit der sich belegen lässt, dass sie unverändert ist. - **Meine Dokumente**: Verträge, Bescheinigungen und Schreiben, die die Personalabteilung freigegeben hat – jederzeit einsehbar und herunterladbar. ## Workforce URL: https://securo-net.com/de/platform/workforce Vom Dienstplan bis zur freigegebenen Stunde in einem System: Wer wann wo arbeitet, wird einmal geplant, einmal gestempelt und danach nur noch weiterverwendet. Dienstplanung, Schichtbörse, Zeiterfassung und Stundenkonten bis zum Stundennachweis für den Auftraggeber – mit eingebauter Arbeitszeitprüfung nach ArbZG. Eingebaut: ArbZG-Prüfung (Pflichtpausen, 10-Stunden-Grenze, 11 Stunden Ruhezeit, 24-Wochen-Durchschnitt nach § 3), § 17 Abs. 2 BewachV (Dienstanweisung mit Empfangsbestätigung), Leistungsarten nach DIN 77200-1 im Sicherheitsprofil. ### Dienstplanung - **Schichtplan mit Drag & Drop**: Schichten anlegen, Mitarbeiter per Ziehen oder aus der Vorschlagsliste zuweisen – auch mehrere auf einmal –, Wochen kopieren und den Plan veröffentlichen. Fünf Ansichten von „Nach Mitarbeitern“ bis „Kalender“. - **Ein Plan, der sich lesen lässt**: Wochenenden und Feiertage nach Bundesland hinterlegt, die Zusage jedes Mitarbeiters als Marke auf der Karte, eigene Farben und eine Größe von 70 bis 200 % – Ihre Einstellungen gelten nur für Sie. - **Schicht im Detail**: Eckdaten, Bedarf, Zuordnungen, Briefing, Bewerbungen und Anfragen sowie die vollständige Änderungs-Historie. Gestempelte Zeiten korrigieren Sie gleich an der Zuordnung, ohne die Seite zu wechseln. - **Schicht-Vorlagen & Serien**: Wiederkehrende Muster einmal anlegen und daraus bis zu ein Jahr Schichten in einem Zug erzeugen – auf Wunsch ohne die Feiertage am Standort. Ein ganzer Lauf lässt sich später wieder zurücknehmen. - **Eigene Zeiten in einer Schicht**: Schichten tragen einen Namen wie „Frühschicht“, ein Bedarf kann eine eigene Zeit haben („2 Ordner, 18:00–22:00“) und jede Person eine abweichende. Diese Zeit gilt dann für Stundenkonto, Nachweise und Abrechnung. - **Schichtpläne drucken und verschicken**: Bis zu 150 Mitarbeiter auf einmal: als Sammel-PDF zum Aushängen, je Person per E-Mail mit Kalenderdatei oder zur Unterschrift über die E-Signatur – mit Live-Vorschau, als Hintergrundauftrag. - **KI-Planvorschlag**: Die KI schlägt für eine ganze Woche vor, wer welche Schicht übernimmt – mit einem Ziel wie „Faire Verteilung“ oder „Kosten sparen“. Eine feste Regelprüfung markiert Konflikte, Sie ändern und übernehmen. Mit Workforce Pro und einem Platz im KI-Assistenten. - **Rufbereitschaft im Plan**: Rufbereitschaft steht als eigener Balken im Plan, nicht als Schicht – weil sie keine Arbeitszeit ist. Ein Filter blendet alle Schichten aus und lässt nur die Bereitschaften stehen. - **Teams in der Schicht**: Große Einsätze werden gegliedert: „Tor A“, „Tor B“, darüber die Einsatzleitung. Das Team hängt am Bedarf, nicht an der Person – wer die Zeile füllt, gehört dazu. Ein Organigramm zeigt, wer unter wem steht, samt Rufnummern. - **Lagebild des Tages**: Eine Karte über alle Objekte: wer im Dienst ist, wo jemand fehlt, was offen ist und der Verlauf der letzten Stunde – mit Rückblick über sieben Tage. Für Bewachungsbetriebe; die Seite zeigt und führt dorthin, wo geändert wird. ### Besetzen & Selbstbedienung - **Schichtbörse**: Offene Schichten werden ausgeschrieben – für alle, nur für Geeignete oder einen eingeladenen Kreis. Mitarbeiter bewerben sich mit kurzer Begründung, Sie entscheiden mit der Eignungs-Marke vor Augen. - **Gezielt anfragen statt ausschreiben**: Sie fragen einzelne Personen mit Frist und Nachricht, Erinnerungen gehen von Hand oder automatisch raus. „Vielleicht“ und Absagegrund sind einstellbar – und statt direkt einzuplanen können Sie erst nur Zusagen einholen. - **Partner-Einsätze**: Arbeiten Sie als Subunternehmer für einen Auftraggeber, der ebenfalls Securo nutzt, übernehmen Sie seine Einteilungen Ihrer Leute mit einem Klick in den eigenen Plan, sehen Änderungen und holen die dort gestempelten Zeiten. - **Meine Schichten**: Am Handy sieht der Mitarbeiter, wann und wo er als Nächstes eingeteilt ist – samt Route zur richtigen Anschrift –, bestätigt neue Zuweisungen und beginnt oder beendet den Dienst. Mit Rückblick auf die letzten 30 Tage. - **Eigener Plan als PDF und in Outlook**: Mitarbeiter laden ihren Schichtplan selbst als Wochenliste oder Monatskalender herunter – ohne interne Notizen und ohne Krankheitsgrund. Mit Microsoft 365 stehen die Schichten zusätzlich im eigenen Outlook-Kalender. - **Verfügbarkeiten**: Mitarbeiter hinterlegen, wann sie arbeiten können, möchten oder nicht verfügbar sind. Die Disposition plant damit statt dagegen. ### Standorte & Stammdaten - **Standorte in Hierarchie**: Niederlassungen, Bewachungsobjekte, Veranstaltungsorte und interne Einheiten – verschachtelbar, damit große Aufträge sauber abbilden. - **Standortakte**: Kunde, Laufzeit, Abrechnungsmodus und Bundesland für Feiertage, Dokumente mit Ablauf-Ampel, Ansprechpartner samt Eskalationskette und der Verlauf aller Änderungen – in einer Akte, einmal gespeichert. - **Mehrere Anschriften, eigener Stempel-Zaun**: Haupteingang, Tor 3, Lager Süd – jede Anschrift mit eigenem Stempel-Zaun. Die Position auf der Karte ermittelt der Hub aus der Anschrift von selbst; ein Objekt ohne Anschrift bekommt einfach einen Punkt. - **Soll-Besetzung je Standort**: Was der Standort braucht, unabhängig vom Plan: je Rolle die Zahl der Kräfte, Zeitfenster und Wochentage – dazu verlangte Nachweise wie die Sachkundeprüfung und Anforderungen wie Sprache, jeweils als Pflicht oder Wunsch. - **Sicherheitsprofil für Bewachungsobjekte**: Leistungsarten nach DIN 77200-1, Risikoeinstufung, Reaktionszeit und Schutzziele – dazu, was das Objekt verlangt: Waffe, Diensthund, Ersthelfer, Brandsicherheitswache, Alarm- und Interventionsanweisung. - **Standortleitungen**: Wer für welchen Standort zuständig ist – als Standortleitung, Assistenz oder mit Einsicht, auf Wunsch befristet. Eine Niederlassung gilt für alle Standorte darunter; was jemand darf, kommt aus seiner Rolle. - **Dienstanweisungen mit Empfangsbestätigung**: Der Hub schreibt den ersten Entwurf aus den Objektdaten, eine zweite Person gibt frei, die Wachperson bestätigt den Empfang am Handy – wie § 17 Abs. 2 BewachV es verlangt. Mit der E-Signatur auch per Unterschrift. - **Schlüssel & Ausrüstung**: Schlüssel, Transponder, Zutrittskarten, Funkgeräte und Codes je Person und Standort – mit Rückgabefrist. Überfälliges meldet sich bei der Standortleitung, Mitarbeiter sehen unter „Meine Schlüssel“, was sie abgeben müssen. - **Rollen mit Farbe**: Objektschützer, Pfleger, Service – die Tätigkeiten Ihres Betriebs, farbig im Plan, damit Besetzungslücken auffallen. - **Posten-Vorlagen**: Wiederverwendbare Posten-Bezeichnungen wie „Zaun A“ oder „Empfang“ – standortübergreifend oder an ein Objekt gebunden, danach mit einem Klick zugeordnet. ### Zeiterfassung & Konten - **Stempeln am Handy**: Ein- und ausstempeln, Pausen erfassen – ein großer Knopf, gemacht für den Einsatz. Ohne Netz merkt sich die Seite den Stempel und bucht die Uhrzeit des Tippens, nicht die der Ankunft. - **Stempel-Korrektur & Rundung**: Zu frühe oder späte Stempel auf die Soll-Zeit setzen – auf Wunsch nur im Toleranzfenster – oder auf 5, 10 oder 15 Minuten runden. Die Regeln kürzen nur, rechnen nie Zeit dazu, und der echte Stempel bleibt sichtbar. - **Zeiterfassung verwalten**: Alle Zeiteinträge filtern, prüfen, korrigieren und freigeben – auch Zeiten, die nie eingereicht wurden, gesammelt in einem Zug. Jede Korrektur steht mit Begründung, altem und neuem Wert am Eintrag; Export als CSV. - **Vergessene Stempel nachholen**: Eingeteilte Schichten ohne Stempel stehen als „Nicht gestempelt“ in der Liste und lassen sich – auch mehrere auf einmal – als gearbeitet bestätigen. Für Leute, die gar nicht selbst stempeln, erfassen Sie die Zeit nach. - **Meine Zeiten**: Woche für Woche die erfassten Arbeitszeiten mit Plus/Minus der Woche. Je nach Einstellung geht die Zeit beim Ausstempeln automatisch zur Freigabe – oder der Mitarbeiter reicht seine Woche selbst ein. - **Stundenkonten**: Gleitzeit und Überstunden je Mitarbeiter mit Saldo und Verlauf – je Tag mit Soll, Ist und Angerechnetem, damit sich eine bestrittene Minusstunde selbst erklärt. Manuelle Anpassung mit Workforce Pro. - **Mein Stundenkonto**: Plus- und Minusstunden gegenüber dem Soll, getrennt nach Gleitzeit und Überstunden. Diskussionen am Monatsende entfallen. ### Arbeitszeitrecht & Freigaben - **Arbeitszeitprüfung in Echtzeit**: Pflichtpausen, die 10-Stunden-Grenze und 11 Stunden Ruhezeit werden schon beim Einteilen geprüft, der 24-Wochen-Durchschnitt nach § 3 ArbZG laufend. Der Verstoß fällt auf, bevor er passiert – ohne das Stempeln zu blockieren. - **Freigaben-Inbox**: Zeit-Korrekturen, Wochenfreigaben, Bewerbungen, Anfragen, die wieder bei Ihnen liegen, und Arbeitszeit-Hinweise in einer Ansicht – Hinweise auch gesammelt bestätigt. Eine Standortleitung sieht nur ihre Standorte. - **Betriebsstandards**: Pausenregeln, Wochenarbeitszeit, was nach dem Ausstempeln mit einer Zeit passiert, ob nur zu eingeteilten Schichten gestempelt wird, wie Anfragen beantwortet werden und eigene Felder – einmal gesetzt, überall gültig. ### Nachweise für den Auftraggeber - **Stundennachweis je Standort**: Jede Schicht, jede Zuweisung und jeder Mitarbeiter mit Plan-, Ist- und Zuschlagsstunden – als PDF, Excel oder CSV, für mehrere Standorte mit Zwischensumme. Namen voll, als Anfangsbuchstaben, Personalnummer oder ganz ohne. - **Standortbericht für den Auftraggeber**: Ein PDF wie ein Baukasten: Deckblatt mit Kennzahlen, Schichten mit Soll/Ist je Kraft, Zuschlagsstatistik, Wachbuch-Einträge, Dienstanweisung – Abschnitte frei wählbar, Namen auf Wunsch weggelassen. Festschreiben lässt sich wieder aufheben. - **Blätter aus dem Dienstplan**: Meldeliste, Leistungsnachweis, Anwesenheitsliste – aus dem Plan erzeugt statt abgetippt, als Excel, PDF oder CSV. Jedes herausgegebene Blatt bleibt im Archiv, bis die eingestellte Aufbewahrung abläuft. - **Das Formular des Auftraggebers nachbauen**: Spalten, Kopfblock und Druckbild nachbauen, ohne je eine Zellenangabe zu tippen. Qualifikationen erscheinen als Kreuz, Ja/Nein, Nummer, Ablaufdatum oder Kürzel wie „SKP“, der Posten kommt direkt aus der Planung. - **Die Excel-Datei des Auftraggebers füllen**: Schickt der Auftraggeber sein eigenes Formular, laden Sie es unter „Eigene Datei“ hoch und sagen nur, ab welcher Zeile die Namen stehen und welche Spalte was ist. Farben, Rahmen und Logo bleiben unverändert. - **Blätter verschicken und gegenzeichnen**: Ein fertiges Blatt geht per E-Mail an die Ansprechpartner des Objekts, zur Gegenzeichnung über die E-Signatur oder als Anlage an einen Brief. Unter dem Dialog steht, wohin es schon gegangen ist – auch gescheiterte Versuche. ### Abrechnung & Auswertung - **Stundenauswertung**: Je Mitarbeiter Soll, Ist und Angerechnetes, je Objekt Bedarf, Besetzt und Ist – getrennt nach Grund-, Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsstunden. Export für das Lohnbüro, als Excel oder PDF, auch ohne Lohn & Entgelt. - **Abschluss mit Gegenzeichnung**: Ein Abschluss friert die Zahlen eines Zeitraums mit Prüfsumme ein und zeigt später jede Zeile, die sich seither geändert hat. Ihr Kunde sieht ihn im Kundenportal und zeichnet für seine Objekte gegen. - **Kunden-Verkaufsraten mit Zuschlägen**: Stundensätze je Kunde, Standort und Rolle, dazu Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagszuschlag in Prozent oder als fester Betrag. „Preis ändern ab …“ setzt eine Erhöhung zum Stichtag, die Vorschau rechnet ein Beispiel. - **Lücken in der Preisliste sehen**: Der Reiter „Ohne Verkaufsrate“ und ein Abzeichen in Standortliste, Standortakte und CRM-Kundenakte zeigen, wo heute kein Satz greift. Abgerechnet wird jede Schicht mit dem Satz, der an ihrem Tag galt. - **Bezahlte Pause je Standort**: Je Standort wählen Sie „Unbezahlt – wird abgezogen“, „Bezahlt – Auftraggeber zahlt mit“ oder „Bezahlt – nur für den Mitarbeiter“. Lohn, Rechnung und Stundenauswertung rechnen danach; die Pflichtpause bleibt erfasst. - **Übergabe an Rechnung & Lohn**: Freigegebene Zeiten wandern ohne zweite Erfassung in den Abrechnungslauf und die Lohnberechnung – je Standort nach Ist-Stunden, pauschal nach Plan oder mit garantierter Mindestmenge. ## Lohn & Entgelt URL: https://securo-net.com/de/platform/payroll Zuschläge, Objekt-Sätze und Rufbereitschaft von Hand zu rechnen kostet jeden Monat Tage und erzeugt Rückfragen. Hier entsteht das Brutto aus den bereits freigegebenen Zeiten – mit sichtbarem Rechenweg. Brutto-Lohnberechnung mit Tarifen, Zuschlägen und Objekt-Sätzen – bis zur Übergabe ans Lohnbüro. Übergabe an DATEV Lohn & Gehalt über Berater- und Mandantennummer; für jedes andere Lohnprogramm ein programmunabhängiger CSV-Stundennachweis und eigene Excel- oder CSV-Vorlagen. Gerechnet wird Brutto – die Netto-Abrechnung bleibt beim Lohnbüro. ### Vergütungsmodell - **Festgehalt oder Stundenlohn**: Je Mitarbeiter festgelegt, wie er bezahlt wird. Diese eine Angabe ist die Grundlage jeder weiteren Berechnung. - **Lohngruppen**: Der Grundlohn je Stunde pro Stufe – Objektschutz, Werttransport, Flughafen. Sauber getrennt vom Zuschlags-Schema. - **Tarife für Zuschläge**: Nacht mit eigenem Nacht-Fenster, Sonntag, Samstag und Feiertag in einem Schema. Mehrere Lohngruppen teilen sich einen Tarif – eine Tarifrunde ändern Sie an genau einer Stelle. - **Zuschlags-Kombination**: Was gilt, wenn Nacht auf Sonntag oder Feiertag trifft – nur der Tagestyp, der höhere oder beides – und ob der Feiertag vor dem Sonntag geht. Dazu ein Samstag-Fenster und eine Ersatz-Feiertagsregion, auch für Österreich und die Schweiz. - **Objekt-Sätze**: Der Stundensatz hängt am Objekt und/oder an der Position, nicht an der Person – das übliche Modell im Objektschutz. Je Satz wählen Sie „Lohn für eigene Mitarbeiter“ oder „Kostensatz für Subunternehmer und externe Mitarbeiter“. - **Zuschlagsregeln ohne Code**: Eine Einsatzleiter-Zulage nur bei Veranstaltungen, ein höherer Nachtzuschlag auf einem bestimmten Objekt – geführt zusammengestellt. - **Rufbereitschafts-Sätze**: Rufbereitschaft ist keine Arbeitszeit und wird nicht gestempelt, sondern über einen eigenen Satz vergütet – als Pauschale oder je Stunde, mit eigenen Beträgen für Samstag, Sonntag und Feiertag. - **Mindestlohn-Warnschwelle**: Sie setzen den Stundensatz, unter dem der Lohnlauf einen Hinweis zeigt. Er warnt, er sperrt nicht – und es ist Ihr Wert, kein von uns gepflegter Gesetzeswert. ### Lohnlauf - **Lohnläufe je Periode**: Periode öffnen, Brutto je Mitarbeiter berechnen, prüfen, korrigieren und ans Lohnbüro übergeben. Ein Lauf ist nie gesperrt: „Offen“, „Berechnet“ oder „Exportiert“ – neu rechnen geht jederzeit, nach einem Export mit Rückfrage. - **Nachvollziehbarer Rechenweg**: Jede Schicht mit Datum, Standort, Pause, Stunden und Zuschlägen; aufgeklappt die Aufteilung nach Uhrzeit und die Herkunft jeder Zahl. Bezahlt ein Standort die Pause, steckt sie in den Stunden – samt Zuschlägen. - **Brutto-Entgeltnachweis als PDF**: Je Mitarbeiter ein Nachweis in der Stufe „Kompakt“, „Je Schicht“ oder „Je Zeitabschnitt“. „Alle Entgeltnachweise“ läuft im Hintergrund und liefert am Ende ein Sammel-PDF zum Drucken. - **Überstunden auszahlen**: Stunden und Minuten oder mit „Alles“ den ganzen Saldo des Überstundenkontos auszahlen – der Betrag steht im Brutto, im Entgeltnachweis und im Export, ein Storno bucht die Stunden zurück. Mit Securo Payroll Pro. - **Firmenwagen & Kilometergeld**: Den geldwerten Vorteil für den Firmenwagen und das Kilometergeld rechnet der Fuhrpark, der Lohnlauf übernimmt beides ins Brutto. Fehlt die Rechnung für den Monat noch, sagt der Lauf es. ### Übergabe ans Lohnbüro - **Lohnarten**: Die nummerierten Kategorien Ihres Lohnbüros – Grundlohn, Nacht, Sonntag. Der Export ordnet jeden Betrag der richtigen Lohnart zu. - **Übergabe an DATEV Lohn & Gehalt**: Berater- und Mandantennummer hinterlegt, Export erzeugt – Ihr Lohnbüro richtet das Format einmalig in DATEV ein und liest danach jede Datei direkt ein. Stunden-Lohnarten gehen als Stunden, Prämien und Fixum als Betrag. - **CSV-Stundennachweis**: Eine Zeile je Mitarbeiter und Lohnart mit Personalnummer, Name, Stunden, Betrag und Kostenstelle – programmunabhängig, für jedes Lohnbüro zum Einlesen oder Abtippen. - **Eigene Export-Vorlagen**: Für Lohnbüros ohne DATEV: Excel- oder CSV-Listen selbst zusammenstellen, etwa „Stunden je Satz“ zum Abtippen, mit eigenen Spaltenüberschriften. Die Gesamtzeile ergibt genau das Brutto des Laufs. - **Export-Archiv mit Abweichungs-Hinweis**: Jeder erzeugte Export bleibt als Kopie ladbar. Weicht der aktuelle Stand vom zuletzt erzeugten Export ab, zeigt ein Hinweis die Differenz – so sehen Sie, ob neu exportiert werden muss. - **Subunternehmer-Kosten**: Kostensätze je Objekt oder Position für externe Kräfte, daraus ein Kosten-Report – Einkaufskosten, kein Lohn und nicht im DATEV-Export. Der Report gehört zu Securo Payroll Pro. ## Wächterkontrolle URL: https://securo-net.com/de/platform/owks Der Auftraggeber will wissen, dass wirklich kontrolliert wurde – und der Alleinarbeiter will wissen, dass jemand merkt, wenn ihm etwas passiert. Beides leistet dieses Modul, überprüfbar statt behauptet. GPS- und NFC-Kontrollgänge, Alleinarbeiterschutz und lückenloser Nachweis. Manipulationssicher verknüpfte Scans und Statuswechsel mit Integritätsprüfung auf Knopfdruck, Erkennung verdächtiger Rundgänge, einstellbare Aufbewahrung für GPS-Spur und Fotos. ### Kontrollgänge - **Kontrollgang am Handy**: Zugewiesene und offene Gänge starten, Punkte per Tag scannen, im Notfall den Panik-Knopf zwei Sekunden halten. Ohne Netz werden Scans gespeichert und gehen von allein raus – weil im Keller kein Netz ist. - **Kontrollpunkte per NFC & GPS**: Stationen als NFC-Tag oder als GPS-Punkt je Objekt anlegen – die Position per Adresssuche oder Tipp auf die Karte, ohne Koordinaten. Der Nachweis entsteht dort, wo der Wächter tatsächlich steht. - **Tags am Objekt zuweisen**: Die Seite zeigt genau die Kontrollpunkte, denen noch ein Tag fehlt, und führt das Zuweisen vor Ort in einem Rutsch durch. Wo das Telefon sie liefert, wird die Seriennummer des Chips mitgespeichert – ein kopierter Tag fällt auf. - **Aufgaben am Kontrollpunkt**: Je Punkt eine Checkliste aus Bestätigen, Ja/Nein, Messwert, Foto oder Freitext, die beim Scannen abgearbeitet wird. Pflicht-Aufgaben lassen sich nicht überspringen – der Rundgang wird prüfbar statt beliebig. - **Kontrollgang-Vorlagen**: Eine Sammlung von Kontrollpunkten als wiederverwendbarer Gang, in fester oder beliebiger Reihenfolge. Punkte wählen Sie einzeln oder mit „Alle hinzufügen“ alle eines Objekts auf einmal. - **Unvorhersehbare Routen**: Die Reihenfolge wird bei jedem Start neu ausgelost, auf Wunsch nur ein Teil der Punkte abgefragt – Pflicht-Punkte sind immer dabei. So kann niemand den Rundgang vorhersagen. Die Teilmenge gehört zu Wächterkontrolle Pro. - **Touren im Blick**: Geplante, laufende und vergangene Durchläufe an einer Stelle – inklusive Ad-hoc-Tour, wenn es kurzfristig sein muss. - **Wiederholungspläne**: „Jede Woche Mo, Mi, Fr zwischen 22 und 4 Uhr“ – auch mehrmals im Fenster: stündlich von 18 bis 6 Uhr oder zwölf Gänge am Tag mit freiem Zeitpunkt. Zugewiesen an eine feste Person, einen offenen Pool oder die Schicht am Objekt. ### Alleinarbeiterschutz - **Totmann & Panik-Alarm**: Kommt kein Lebenszeichen mehr, erscheint erst beim Wächter ein Vor-Alarm mit „Ich bin OK“, danach geht der Hauptalarm raus. Kommt ein Panik-Alarm nicht durch, versucht es die App weiter und bietet den Notruf an. - **Ortung auch in der Tasche**: In der Securo-Hub-App läuft die Ortung während eines Kontrollgangs auch bei ausgeschaltetem Bildschirm – nur dann, nie davor oder danach. Auf Wunsch gilt „Kontrollgang nur mit Hintergrund-Ortung“. - **Alarme mit Eskalation**: Tour verpasst, Totmann, Panik, Verdacht auf einen vorgetäuschten Rundgang – mit Quittierung und Eskalationskette. Erreicht eine Stufe niemanden, geht der Alarm an Eigentümer und Administrator; der Wächter sieht, ob er angekommen ist. - **Eigene Alarmregeln**: Schwellen, Kanäle und Eskalationsstufen je Alarmtyp selbst festlegen – Empfänger als feste Person, Objektleitung oder Rolle. Alarme gehören zu Wächterkontrolle Pro. ### Leitstelle & Vorfälle - **Live-Übersicht der Leitstelle**: Alle aktiven Touren auf einer Karte, mit Wächterposition, Soll-Ist und offenen Alarmen – im 15-Sekunden-Takt aktualisiert. - **Vorfälle dokumentieren**: Kategorie, Schweregrad, Beschreibung, Position, Fotos und Unterschrift – an eine Tour gebunden oder eigenständig. - **Integrität prüfen**: Jeder Scan und jeder Statuswechsel ist mit dem vorigen verknüpft; „Jetzt prüfen“ rechnet alles nach. Verdachtsfälle vorgetäuschter Rundgänge – unmögliches Tempo, kopierter Tag, vermutlich gefälschter Standort – werden gemeldet. Wächterkontrolle Pro. ### Nachweis & Auswertung - **Revisionssichere Berichte**: Soll-Ist, Abweichungen, Vorfälle und Tätigkeitsbericht als PDF, Excel oder CSV – mit einem Namen Ihrer Wahl im Berichtskopf. Je Punkt steht, ob er per Tag, per GPS oder ohne Tag erfasst wurde. - **Auswertung**: Abgeschlossen, Verpasst, Kontrollpunkte erfüllt, Vorfälle und Abdeckung je Objekt, dazu der Personaleinsatz und Hinweise wie „Oft verpasst“ oder „Objekt ohne aktiven Kontrollgang“. Gehört zu Wächterkontrolle Pro. - **Vorgaben je Organisation**: Wann Vor- und Hauptalarm greifen, ob ein Gang nur mit Hintergrund-Ortung startet, ob NFC-Tags schreibgeschützt werden und wie lange GPS-Spur und Fotos bleiben. Touren, Scans und Vorfälle werden nie automatisch gelöscht. ## Wachbuch URL: https://securo-net.com/de/platform/wachbuch Ein Papier-Wachbuch überzeugt nur so weit, wie man ihm glaubt. Hier ist jeder Eintrag mit seinem Vorgänger verkettet – nachträgliche Änderungen fallen sofort auf, und wer einen Bericht bekommt, prüft ihn selbst. Digitales Dienstbuch: Vorkommnisse fälschungssicher protokollieren, prüfbar bis Jahre später. Verkettete Nachweisketten mit Prüfseite je Bericht, Krypto-Shredding für DSGVO Art. 17, Auskunft nach Art. 15, Beweis-Sicherung gegen Löschung, Aufbewahrungsfristen je Organisation. ### Erfassung im Dienst - **Einträge pro Objekt und Schicht**: Jedes Ereignis, jede Beobachtung, jedes besondere Vorkommnis – festgehalten und fälschungssicher protokolliert. Läuft gerade eine Schicht, steht ihr Objekt schon im Formular; Wachpersonen erfassen dafür auch ohne eigene Berechtigung. - **Eintrags-Vorlagen**: Vorlagen legen je Objekt oder für die ganze Organisation fest, was beim Erfassen abgefragt wird – etwa der Schweregrad. Felder lassen sich an Bedingungen knüpfen, Pflichtangaben nicht überspringen: So entstehen auswertbare Daten. - **Fotos & Unterschriften**: Bilder und Unterschriften gehören zum Eintrag und laufen durch dieselbe Nachweiskette wie der Text. Standortdaten im Foto entfernt der Server vor dem Speichern. - **Offline erfassen**: Ohne Netz erfasste Einträge und Fotos liegen auf dem Gerät und gehen automatisch raus, sobald wieder Verbindung besteht – sichtbar in einer eigenen Liste. - **Schichtübergabe mit Quittung**: Offene Punkte, Notizen und Unterschrift des Übergebenden; der Nachfolger quittiert die Übernahme. Offene Punkte der Vorschicht übernehmen Sie mit einem Tipp, eine unquittierte Übergabe meldet sich nach einer einstellbaren Frist. - **Verknüpft mit der Wächterkontrolle**: Ein Eintrag lässt sich mit einem Vorfall oder Kontrollgang am selben Objekt verbinden – der Querverweis steht auf beiden Seiten. Gehört zu Wachbuch Pro. ### Nachweis & Prüfung - **Lückenlose Nachweiskette**: Jeder Eintrag trägt den Fingerabdruck seines Vorgängers. Wird nachträglich etwas verändert, bricht die Kette an genau dieser Stelle sichtbar auf. - **Korrekturen bleiben sichtbar**: Ein Eintrag wird nie überschrieben. Korrekturen entstehen als neue Fassung, die alte bleibt lesbar – die forensische Sicht zeigt beides. - **Ketten prüfen**: Auf Knopfdruck wird nachgerechnet, ob das Wachbuch seit der Erfassung unverändert ist – über drei getrennte Nachweisketten für Einträge, Tagesberichte und Übergaben. - **Auffälligkeiten selbst festlegen**: Ab wann ein Eintrag als nachgetragen gilt, ab welcher Lücke am Objekt es auffällt und wie weit die Geräte-Uhr vorgehen darf. Keine dieser Schwellen blockiert eine Erfassung – wer im Dienst etwas beobachtet, muss es festhalten können. - **Prüf-Link für Dritte**: Gericht, Versicherung oder Auftraggeber prüfen die Unversehrtheit der Nachweiskette selbst – über einen befristeten, widerrufbaren Link, ohne Securo-Konto und ohne Einblick in Inhalte. ### Berichte für Dritte - **Tagesberichte**: Alle Einträge eines Tages am Objekt als ein Bericht – mit eigener Zusammenfassung und eigener Nachweiskette. Der Tag folgt der Zeitzone Ihrer Organisation, ein Nachtdienst landet im richtigen Bericht. - **Wachbuch als Ausfertigung**: Das Buch eines Objekts mit Deckblatt und jedem Diensttag, dazu Protokoll, Tagesbericht und Übergabe-Protokoll als PDF, CSV oder Excel – auch auf Englisch. Archivierte Berichte bleiben herunterladbar. Gehört zu Wachbuch Pro. - **Zuschnitt für den Empfänger**: Wachpersonen anonymisieren, Fotos weglassen oder von korrigierten Einträgen nur die letzte Fassung drucken – jede Kürzung nennt das Buch auf seiner Hinweisseite, damit man ihm ansieht, was fehlt. - **Prüfseite je Bericht**: Der QR-Code auf dem letzten Blatt führt ohne Anmeldung zur Prüfseite: Sie prüft, ob jeder Eintrag des Berichts unverändert ist, und gleicht die PDF im Browser mit dem Original ab. Auffälligkeiten zeigt sie nur nach Ihrer Freigabe. - **Einträge im Kundenportal**: Ereignisse, Kontrollnotizen und besondere Vorkommnisse erscheinen beim Auftraggeber sofort im Kundenportal – nur für seine Objekte und nur die Arten, die Sie freigeben. Die Freigabe zeigt, wie viele Einträge dort ankommen. - **Wachbuch im Standortbericht**: Im Standortbericht aus Workforce bringt ein eigener Abschnitt die Einträge des Objekts aufs Blatt – voreingestellt Ereignisse und besondere Vorkommnisse, von korrigierten Einträgen nur die letzte Fassung. ### Datenschutz & Aufbewahrung - **Auskunft & Löschung**: Auskunft nach Art. 15 bündelt alle Einträge, Fotos und Vorgänge einer Person als herausgabefähige Datei; Löschanträge laufen im selben Ablauf. - **Krypto-Shredding**: Löschen, ohne die Beweiskette zu brechen: Statt die Datei zu überschreiben, wird ihr Schlüssel vernichtet. Der Inhalt ist weg, die Kette bleibt intakt. - **Beweis-Sicherung**: Bei laufender Klage, Versicherungsfall oder BG-Prüfung legt eine Sperre gegen Löschung fest, dass der automatische Löschlauf die Inhalte stehen lässt – für die ganze Organisation, ein Objekt oder eine Person. - **Aufbewahrungsfristen**: Wie lange Medien, Einträge und Nachweisspur bleiben, ob Übergaben quittiert werden müssen und ab welchen Werten ein Eintrag auffällt – je Organisation gesetzt. - **Jeder sieht seine Objekte**: Auf Wunsch liest eine Wachperson nur die Wachbücher der Objekte, an denen sie gearbeitet hat – eingeteilt oder selbst erfasst –, mit einstellbarem Rückblick. Wichtig, sobald Sie für mehrere Auftraggeber arbeiten. ## Funk & Leitstelle URL: https://securo-net.com/de/platform/ptt Funk, Ortung und Notruf laufen sonst über drei Systeme, die nichts voneinander wissen. Hier sieht die Leitstelle Sprechgruppen, Positionen, Standorte und Notrufe in einem Fenster – und greift direkt ein. Push-to-Talk über Mobilfunk, Leitstelle im Browser, Lagekarte, aufgezeichneter Funkverkehr mit KI-Transkript und SOS. SOS-Auslösungen werden mit Zeitpunkt, Sender, Gruppe und Position geführt, jeder Bearbeitungsvermerk mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Aufnahmen löscht Securo nach der von Ihnen gewählten Frist. ### Leitstelle - **Leitstelle im Browser**: Mit einem Funk-Konto anmelden, sprechen, mithören und eingreifen – direkt im Browser, ohne Zusatzprogramm. Links der Gruppenbaum, in der Mitte die Lagekarte, rechts Notrufe und Rufe. Mit Securo PTT · Pro. - **Sprechen und mithören**: Eine Gruppe als Sprechgruppe wählen und weitere mithören; gesprochen wird per Taste, Dauertaste oder Leertaste. Neben der Taste steht, wer gerade spricht und wie lange. - **Einzelruf und Gruppenruf**: Ein Funkgerät direkt rufen – mit Gegensprechen wie am Telefon oder erst per „Anklingeln“. Der „Gruppenruf“ erreicht ausgewählte Funkgeräte oder alle einer Gruppe, die gerade online sind. - **Gruppenbaum mit Live-Zustand**: Alle Gruppen mit allen Funkgeräten, online und offline: wer spricht, wer in der Gruppe ist, wer stumm oder suspendiert ist. Funkgeräte ziehen Sie per Drag & Drop in eine andere Gruppe – sofort oder dauerhaft. - **Eingreifen am Funkgerät**: Sprechrecht entziehen, stummschalten, in eine Gruppe holen – auch ohne bisherigen Zugriff – oder den GPS-Takt auf 10, 30 oder 60 Sekunden setzen. Für ein Gerät, eine Auswahl oder alle, jeweils mit Rückfrage. - **Suche, Kürzel, eigenes Fenster**: Funkgeräte, Gruppen und Standorte mit / oder Strg+K finden, per Tastenkürzel zwischen Karte, Mitgliedern und Protokoll springen. „Eigenes Fenster“ holt die Leitstelle auf einen zweiten Bildschirm. ### Lage & Notruf - **Lagekarte mit Ebenen**: Funkgeräte, offene Notrufe, Standorte mit Soll-Ist-Ampel („Soll erfüllt“, „Unter Soll“, „Ausfall“), „Wachen live“ auf Rundgang und Alarme aus den Rundgängen – je nach gebuchten Modulen ein- und ausschaltbar. - **Live-Positionen**: Wo ist welches Funkgerät gerade – auf der Lagekarte, mit dem Alter der Position. „Verfolgen“ lässt die Karte einem Gerät folgen, damit die Disposition den Nächstgelegenen schickt. - **Notruf mit nächsten Funkgeräten**: Ein Notruf erscheint in der Leitstelle sofort mit Alarmton. Auf der Karte stehen die nächsten Funkgeräte mit Luftlinie, online zuerst – jedes rufen Sie direkt an oder holen es in die Sprechgruppe. - **SOS-Alarme**: Jede Notruf-Auslösung mit Zeitpunkt, Sender, Gruppe, Position und Status. Mit „Bearbeitung vermerken“ halten Sie fest, wer sich kümmert; ein rotes Band zeigt, wie viele Alarme noch offen sind. ### Funkverkehr - **Funkverkehr aufzeichnen**: Mit „Aufzeichnen“ speichert die Leitstelle Sprechgruppe, mitgehörte Gruppen und eigene Funksprüche – dazu Gruppenwechsel, Rufe, Notrufe und Eingriffe als Ereignisse. Mit Securo PTT · Pro. - **KI-Transkript inklusive**: Jeder gespeicherte Funkspruch wird wenige Sekunden später abgeschrieben. Funksprüche nachhören, nach Wörtern durchsuchen, fehlende Transkripte anfordern oder von Hand korrigieren. - **Funkverkehrsbericht als PDF**: Funksprüche, Notrufe, Eingriffe und eigene Einträge wie „Polizei verständigt“ in einem Verlauf – als PDF mit Kennzahlen und auf Wunsch einer deutlich gekennzeichneten KI-Zusammenfassung. - **Aufbewahrung selbst festlegen**: Wie lange Aufnahmen gespeichert bleiben, stellen Sie zwischen 1 und 365 Tagen ein (Vorgabe 30); danach löscht Securo sie samt Transkript. Das KI-Transkript für neue Funksprüche lässt sich abschalten. ### Gruppen & Geräte - **Funkgruppen**: Geräte zu Sprechkreisen bündeln: Wer in derselben Gruppe ist, hört und spricht miteinander. Gruppen anlegen, umbenennen und die Sprechzeit auf 30 bis 180 Sekunden begrenzen. - **Mitglieder verwalten**: Geräte per Häkchen zu einer Gruppe hinzufügen oder entfernen und alle Änderungen gebündelt speichern – Stammdaten und Mitgliederliste an einer Stelle. - **Funkgerät-Nutzer**: Alle Geräte Ihrer Organisation mit Anzeigename, IMEI, Funk-Status, GPS-Status und Gruppenzahl – in der Funkübersicht direkt neben den Funkgruppen, durchsuchbar. - **Gerät im Detail**: Anzeigename, Notiz und Funk-Account aktiv oder suspendiert. Bei Verlust oder Diebstahl schaltet „Stummgeschaltet“ das Gerät aus der Ferne ab – es kann dann weder senden noch empfangen. - **Mehrere Funknetze**: Betreibt Ihre Organisation mehrere Funk-Mandanten, schaltet die Leitstelle zwischen ihnen um – Geräte, Gruppen und Aufnahmen passen dann immer zum gewählten Netz. ## Bewacherregister URL: https://securo-net.com/de/platform/bwr Wer nach § 34a GewO bewacht, muss registriert und zuverlässig sein. Statt sich im Register anzumelden und nachzuschlagen, sehen Sie Status, Qualifikation und Zuverlässigkeit Ihrer Wachpersonen direkt im Hub. Wachpersonen und Unternehmensdaten direkt aus dem Bewacherregister einsehen – und fremde Bewacher-IDs prüfen. Live-Abruf aus dem Bewacherregister statt einer zweiten Akte; Zugangsdaten liegen verschlüsselt. Jede Register-Abfrage wird protokolliert. ### Registeranbindung - **BWR-Mandant verbinden**: Ihren Zugang zum Bewacherregister einmal hinterlegen – danach arbeiten Sie mit Registerdaten, ohne sich dort separat anzumelden. Das Passwort liegt verschlüsselt und wird nie wieder angezeigt. - **Verbindung wird geprüft**: Ein Mandant entsteht erst, wenn die Anmeldung beim Register klappt. Die Liste zeigt „Anmeldung erfolgreich“, „Anmeldung abgelehnt“ oder „Register nicht erreichbar“ und wann zuletzt geprüft wurde. ### Registerdaten - **Registrierte Wachpersonen**: Wer für Ihren Mandanten im Bewacherregister hinterlegt ist – mit Bewacher-ID, Status, Meldeanschrift und Betriebsstätte. Je Person fünf Reiter: Stammdaten, Ausweisdokument, Qualifikation, Zuverlässigkeit, Betrieb. - **Status und Statuswechsel**: Der Registerstatus steht farbig in der Liste – grün freigegeben, gelb in Prüfung, rot zurückgewiesen –, dazu der letzte Statuswechsel. Die Angaben kommen bei jedem Aufruf frisch aus dem Register. - **Unternehmens-Übersicht**: Was das Register über Ihr Unternehmen führt: Identifikationsnummer, Betriebsstätten und wie viele Vorgänge beim Gewerbebetrieb, bei der Behörde oder abgeschlossen sind – auch, ob etwas zurückgewiesen wurde und deshalb hängt. - **Externe Bewacher-Abfrage**: Eine fremde Wachperson live im Register prüfen – etwa die Kraft eines Subunternehmers vor dem Einsatz. Mit Bewacher-ID, Geburtsdatum und Ausweisnummer; ein Treffer zeigt auch die Einsatzarten. ## CRM URL: https://securo-net.com/de/platform/crm Wer den Kunden kennt, verkauft besser: Kontakte, Verträge, Aktivitäten, E-Mails und offene Deals liegen an einer Stelle statt in Postfächern und Tabellen. Kunden, Kontakte, Verträge, Deals und Pipeline – mit E-Mail aus Ihrem Microsoft-365-Postfach und Konzern-Strukturen. Eigene Felder, geteilte Ansichten und protokollierte Massen-Operationen – nachvollziehbar auch bei vielen Bearbeitern. E-Mails gehen aus Ihrem eigenen Postfach, Serien- und Massenmails sind bewusst nicht möglich. ### Kunden & Kontakte - **Kundenverzeichnis**: Alle Firmen und Accounts Ihrer Organisation in einer Liste – suchen, anlegen, öffnen. Der Einstieg in jede Vertriebsarbeit. - **Kundenakte**: Ein Kunde mit allem, was zu ihm gehört: Kontakte, Deals, Verträge, Aktivitäten, E-Mails, Anhänge und Verlauf – in Reitern statt in Dialogen. Die Übersicht zeigt die Kontaktwege und hält Anruf, Notiz oder Wiedervorlage unter „Erfassen“ direkt fest. - **Belege direkt aus der Akte**: Über „Weitere Aktionen“ schreiben Sie dem Kunden eine E-Mail oder legen einen Brief, eine Rechnung oder ein Angebot an – der Kunde ist dort schon eingetragen. Rechnung und Angebot setzen das Modul Rechnungen voraus. - **Verkaufsraten in der Kundenakte**: Der Reiter „Verkaufsraten“ zeigt je Standort des Kunden, ob heute eine Verkaufsrate greift, und darunter alle Sätze mit Zuschlägen und Gültigkeit. Wo keine greift, führt „Verkaufsrate hinterlegen“ direkt hin. Mit Workforce. - **Zahlungsmethoden des Kunden**: Ist Stripe verbunden, erscheint in der Kundenakte der Reiter „Zahlungsmethoden“: Karte oder SEPA-Mandat des Kunden hinterlegen und wieder entfernen – für spätere Einzüge offener Rechnungen. - **Kundenübergreifende Kontaktsuche**: Alle Ansprechpartner Ihrer Organisation durchsuchen, egal zu welchem Kunden sie gehören – wenn nur der Name bekannt ist. Je Kunde lässt sich ein Hauptansprechpartner markieren. - **Konzern-Strukturen**: Mutter-Tochter-Beziehungen als Baum, dazu zusammengefasste Kennzahlen über den ganzen Konzern: Kunden im Konzern, gewichteter Pipeline-Wert, offene Deals und aktive Verträge. - **Duplikate erkennen**: Ein nächtlicher Scan schlägt mögliche Dubletten vor; Sie wählen je Feld den richtigen Wert und führen zusammen oder verwerfen. Kontakte, Deals und Aktivitäten wandern mit. Gehört zu CRM Pro. ### Vertrieb & Verträge - **Deals mit Phasen**: Deals von der ersten Anfrage bis zum Abschluss – mit Wert, Phase und Abschlusswahrscheinlichkeit, von Lead bis Gewonnen oder Verloren. Gehört zu CRM Pro. - **Eigene Deals und Pool**: Vertriebler sehen ihre eigenen Deals und die noch niemandem zugewiesenen. Mit „Übernehmen“ holen sie sich eine neue Anfrage, mit „Zurück in den Pool“ geben sie sie frei; bei neuen Anfragen wird das Team benachrichtigt. Die Rollenvorlage „Vertrieb“ bringt das mit. - **Positionen am Deal**: Woraus sich ein Deal zusammensetzt: je Leistung eine Zeile mit Menge, Einzelpreis und Rabatt. Der Wert ergibt sich aus der Netto-Summe; als optional markierte Positionen zählen nicht mit. Gehört zu CRM Pro. - **Sales-Pipeline**: Ein Board, auf dem Deals per Maus oder Tastatur in die nächste Phase wandern – je Spalte mit Anzahl und Summe. Der Stand des Quartals auf einen Blick. Gehört zu CRM Pro. - **Verlust-Gründe festhalten**: Eine eigene Liste an Gründen, aus der beim Verlieren eines Deals gewählt werden muss – damit jeder verlorene Deal seinen Grund trägt. Ausgemusterte Gründe bleiben an alten Deals erhalten. - **Verträge zentral**: Abos, Wartung, Beratung und Sicherheitsleistungen mit Laufzeit, Wert, Abrechnungszyklus und Status – kundenübergreifend filterbar, mit Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung. ### Tägliche Vertriebsarbeit - **Abarbeiten**: Deals oder Kunden nach einem Filter einen nach dem anderen vorgelegt bekommen – anrufen oder schreiben, Ergebnis, Notiz oder Wiedervorlage mit einem Klick festhalten, weiter zum nächsten. Ideal für Anrufrunden und das Nachfassen. - **Aktivitäten-Zeitleiste**: Notizen, Anrufe, Termine, E-Mails und Aufgaben kundenübergreifend an einem Ort – die Vertriebshistorie ohne Suche im Postfach. - **Erwähnen und erinnern**: Mit @ holen Sie eine Kollegin in eine Aktivität – sie wird mit dem passenden Satz benachrichtigt. Aufgaben mit Fälligkeit und Bearbeiter melden sich am Morgen des Vortags von selbst. - **Meine Aufgaben**: Alle offenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind – über alle Kunden hinweg, nach Fälligkeit gruppiert. Am Handy steht die dringendste ganz oben, „Erledigt“ ist ein Tipp. - **Anrufen aus dem CRM**: Neben jeder Telefonnummer – bei Kontakten, in der Kundenakte und beim Abarbeiten – startet „Anrufen“ das Gespräch direkt im Hub. Mit dem Modul Telefonie; ohne öffnet ein Klick Ihr Telefon. ### E-Mail im CRM - **E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach**: Kunden direkt aus dem CRM anschreiben – gesendet wird aus Ihrem eigenen Microsoft-365-Postfach. Antworten des Kunden hängen sich von selbst an denselben Verlauf in der Kundenakte. - **Später senden und Rückgängig**: „Später senden …“ plant eine E-Mail bis zu 30 Tage im Voraus; nach dem Senden holt „Rückgängig“ sie je nach Einstellung bis zu 20 Sekunden lang zurück. Ob Outlook unter „Gesendete Elemente“ eine Kopie behält, entscheiden Sie selbst. - **Vorlagen, Signaturen, Platzhalter**: Eigene Vorlagen und Signaturen – auch direkt aus Outlook eingefügt. Platzhalter wie „Anrede mit Name“ oder „Logo der Organisation“ werden beim Senden ausgefüllt; eine Signatur-Vorlage kann für alle verbindlich sein. - **Freigegebene Postfächer**: Gemeinsame Adressen wie vertrieb@ mit Mitgliedern und Sendeart „Senden als“ oder „Senden im Auftrag“. „Zugriff prüfen“ zeigt je Mitglied per Ampel, ob die Rechte in Microsoft 365 passen. ### Organisation & Daten - **Eigene Felder je Datensatz-Art**: Zusätzliche Felder für Kunde, Kontakt, Vertrag, Aktivität und Deal – über die Standardfelder hinaus, ohne Entwicklung. Gehört zu CRM Pro. - **Geteilte Ansichten**: Gespeicherte Listen-Ansichten organisationsweit teilen – alle sehen dieselbe Auswahl, statt sich jeder eigene Filter zu bauen. Gehört zu CRM Pro. - **Massen-Operationen mit Historie**: Massen-Bearbeitung, Tags, Besitzerwechsel, Archivieren und Löschen – nachvollziehbar protokolliert. Gehört zu CRM Pro. - **CRM-Übersicht**: Die Startseite des Vertriebs: offene Deals, gewichteter Pipeline-Wert, offene Aufgaben – und ein Hinweis, sobald neue Deals ohne Zuständigen warten, mit „Abarbeiten“ gleich daneben. - **CRM in Automatisierungen**: Neuer Kunde, geänderter Kunde, gewonnener Deal oder angelegter Vertrag starten Abläufe; umgekehrt legen Abläufe Kunden, Aktivitäten und Vertragsentwürfe an. Mit dem Modul Automatisierungen. ## Rechnungen URL: https://securo-net.com/de/platform/invoice Stunden aus dem Schichtplan von Hand in die Rechnung zu übertragen ist die teuerste Stelle im Monat. Hier werden freigegebene Schichten zu Rechnungs-Entwürfen je Standort – samt Zuschlägen. Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, E-Rechnung und automatische Abrechnung aus dem Schichtplan. ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, lückenlose Nummernkreise je Belegart, USt-Auswertung und DATEV-Buchungsstapel. Kein Ersatz für Buchhaltung und gesetzliches Archiv. ### Rechnungen schreiben - **Rechnungen schreiben**: Ausgangsrechnungen als Entwurf anlegen, prüfen und festschreiben – ab dann ist der Beleg unveränderlich. Rechnungsdatum und Leistungszeitraum sind vorbelegt, „Vormonat“ setzt den Abrechnungsmonat mit einem Klick; „Kopieren“ macht aus der Oktober- die November-Rechnung. - **Positionen & Steuer**: Positionen mit Titel, Beschreibung, Menge, Rabatt und Steuer je Beleg. Die Steuerbehandlung – Inland, Reverse-Charge, Ausfuhr oder Kleinunternehmer – ermittelt das System aus Land und USt-IdNr. des Kunden, statt sie zu erfragen. - **Leistungskatalog mit Schnellerfassung**: Was Sie regelmäßig abrechnen, einmal mit Preis, Einheit und Steuersatz hinterlegen. Beim Schreiben genügt der Name – der Eintrag füllt die Position aus; „Objektschutz 40 x 45,00“ legt Menge und Preis in einem Zug an. - **Abschlags- und Schlussrechnung**: Abschläge vor der Leistung stellen und in der Schlussrechnung per Haken verrechnen. Der Beleg weist „Abzüglich Abschläge“ und den Zahlbetrag aus; eine voll gedeckte Schlussrechnung wird nie überfällig. - **Texte je Beleg mit Vorschau**: Betreff, Einleitung, Schlusstext und Zahlungshinweis je Rechnung oder Angebot: „Standard“ aus dem Belegdesign, „Eigener Text“ oder „Keiner“. Der Reiter „Vorschau“ zeigt das PDF direkt im Hub. ### Angebote - **Angebote**: Angebote anlegen und festschreiben: Das Angebot bekommt seine Nummer, das PDF liegt im Archiv – verschickt wird nichts, Sie senden es selbst. „Überarbeiten“ öffnet es erneut mit derselben Nummer, „Zurückziehen“ nimmt es zurück. - **Vom Angebot zur Rechnung**: Die Annahme festhalten und das Angebot in einen Rechnungs-Entwurf wandeln – auf Wunsch automatisch bei Annahme. Der Verlauf bewahrt jede festgeschriebene Fassung samt PDF. - **Optionale Positionen**: Zusatzleistungen als „Optional“ kennzeichnen: Sie stehen auf dem Angebot, werden aber separat ausgewiesen und nicht in den Gesamtbetrag gerechnet. Beim Wandeln in die Rechnung entscheiden Sie, ob sie mitkommen. - **Wachschicht-Kalkulator**: „Vorschlag berechnen“ ermittelt die Soll-Stunden je Standort und Rolle aus dem Schichtplan und füllt fertige Angebotspositionen samt Kunden-Verkaufsrate ein – Zuschläge für Nacht oder Feiertag als eigene Zeilen. Mit Securo Invoice Pro. - **Angebots-Vorgaben**: Gültigkeitsdauer, Nummern-Präfix, automatische Umwandlung in eine Rechnung und Ablauf-Verhalten für alle neuen Angebote. ### Versand, Zahlung & Mahnung - **Versand per E-Mail**: Rechnung als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD an den Kunden senden – vorgewählt ist sein E-Rechnungs-Format. Fehlen Pflichtangaben für die E-Rechnung, sagt der Hub das vorher; „Nur PDF senden“ hilft im Notfall. - **Gesammelt festschreiben & senden**: Bis zu 200 Entwürfe per Haken auswählen und mit „Festschreiben & senden“ abrechnen. Das läuft im Hintergrund weiter; Fehlgeschlagene stehen mit Grund da, und keine Rechnung geht doppelt hinaus. - **Zahlungen erfassen**: Eingänge mit Betrag, Datum, Zahlungsart und Referenz buchen – auch in Teilen. Der Status wechselt selbst auf „Teilweise bezahlt“ oder „Bezahlt“; eine Fehlbuchung korrigiert „Gegenbuchen“, ohne die Spur zu löschen. - **Online-Zahlung über Stripe**: Mit verbundenem Stripe-Konto zahlen Kunden offene Rechnungen per Karte oder SEPA-Lastschrift – im Hub oder über einen Zahlungslink ohne Login. Zahlungseingänge werden dem Beleg automatisch zugeordnet. - **Skonto & GiroCode**: Skonto mit Prozentsatz und Frist je Rechnung oder als Vorgabe für alle; der Beleg weist Datum und Abzug aus. Mit gültiger IBAN trägt die Rechnung einen GiroCode für die Überweisung. - **Mahnwesen**: Nach dem Zahlungsziel drei Mahnstufen als PDF – mit Gebühr, Verzugszinsen und eigenen Texten je Stufe – und per E-Mail an den Kunden. Gemahnt wird nur, was wirklich offen ist. Mit Securo Invoice Pro. - **Storno & Gutschrift**: Festgeschriebene Rechnungen werden storniert oder per Gutschrift korrigiert – beide verweisen auf das Original. Eine Teil-Gutschrift mindert den offenen Betrag, der Rest bleibt fällig. ### Automatische Abrechnung - **Abrechnung aus dem Schichtplan**: Freigegebene Schichten werden Kunde für Kunde zu Rechnungs-Entwürfen je Standort – jede Schicht zur Verkaufsrate ihres Tages. Auf Wunsch hängt eine Einsatzliste ohne Mitarbeiternamen an. Mit Securo Invoice Pro. - **Ist, Soll oder Garantie je Standort**: Abgerechnet werden wahlweise die gestempelten Stunden, die geplanten – oder das Maximum aus beiden. Bei der Garantie erscheint die Differenz automatisch als eigene Position; Soll und Garantie brauchen eine Verkaufsrate. - **Zuschläge in der Abrechnung**: Führt die Verkaufsrate Zuschläge für Nacht, Samstag, Sonntag oder Feiertag, entsteht je Standort und Art eine eigene Zeile – etwa „Nachtzuschlag 25 %“ mit den Zuschlagsstunden aus dem Schichtplan. - **Sonderpreise & Pauschalen**: Sondertarife, Rabatte und Pauschalen je Kunde oder Standort – Anfahrt, Sondereinsätze, Material. - **Wiederkehrende Rechnungen**: Monatlich, quartalsweise, jährlich oder nach eigenem Rhythmus entsteht die Rechnung von selbst – mit „Nur als Entwurf anlegen“ zur Prüfung, sonst gleich festgeschrieben. Mit Securo Invoice Pro. ### E-Rechnung & Buchhaltung - **ZUGFeRD & XRechnung**: Rechnungen im E-Rechnungsformat nach EN 16931 – maschinenlesbar für den Empfänger, lesbar für den Menschen. „e-Rechnung prüfen“ listet jeden Fehler einzeln auf, bevor der Beleg hinausgeht. - **Auswertung für den Steuerberater**: USt-Auswertung je Steuersatz und DATEV-Buchungsstapel für SKR03 oder SKR04 – das, was Ihre Buchhaltung tatsächlich anfordert. - **Nummernkreise & Steuersätze**: Je Belegart ein eigener, fortlaufender Nummernkreis – lückenlos, wie ihn die Betriebsprüfung erwartet. Die Nummer entsteht erst beim Festschreiben. - **Offene Posten auf einen Blick**: Die Startseite zeigt offene und überfällige Rechnungen samt offenem Betrag sowie die Entwürfe – ein Klick öffnet die passend gefilterte Liste. ### Belegdesign & Vorgaben - **Belegdesign**: Acht Layouts, zwölf Schriften, Farben, Logo und Feinheiten wie Farbband oder Wasserzeichen auf Entwürfen – ein Design für Rechnung, Angebot, Gutschrift, Storno und Mahnung, mit Vorschau vor dem Speichern. - **Eigene Fußzeile**: Bis zu vier Spalten mit Platzhaltern für Bankverbindung, Steuer- und Registerangaben – auf jeder Seite an derselben Stelle, auf Wunsch mit „Seite 1 von 2“. - **Mehrere Auftritte**: Tochterfirmen oder Marken unter einem rechtlichen Dach – je Design ein eigenes Logo und eigene Farben, gewählt am einzelnen Beleg. Neue Designs starten als Kopie des Standard-Designs. - **Aussteller & Standardwerte**: Ihre Firma als Rechnungs-Aussteller mit geprüfter IBAN, dazu Zahlungsziel, Rechnungssprache, E-Rechnungs-Format und Kleinunternehmer-Regel als Vorbelegung für neue Belege – einmal hinterlegt. ## Termine URL: https://securo-net.com/de/platform/booking Terminfindung per E-Mail kostet drei Nachrichten und endet doch in einer Doppelbuchung. Interessenten wählen selbst aus Ihren freien Zeiten – und landen danach direkt im CRM. Zusatzmodul zum CRM: öffentliche Terminbuchung mit Outlook-Abgleich und Website-Formulare – Beratung, Begehung, Rückruf. Im Hub unter „Termine“ im CRM-Menü. Aus Outlook liest Securo nur Frei/Belegt-Zeiten, keine Inhalte Ihrer anderen Termine. Formular-Anfragen speichern den Wortlaut der Einwilligung mit. ### Buchbares Angebot - **Terminarten**: Ihre buchbaren Angebote – „Beratung 30 min“, Objektbegehung, Rückruf. Jede Art legt Dauer, Ort und Bedingungen fest. - **Regeln je Terminart**: Dauer, Puffer und Vorlauf, die Fragen im Buchungsformular und das Team dahinter – in vier Reitern eingestellt. - **Termine im Team**: Mehrere Personen bieten dieselbe Terminart an: „Reihum im Team“ gibt den Termin an genau ein freies Mitglied, „Gemeinsam“ bietet nur Zeiten an, zu denen alle frei sind, und blockt danach alle Kalender. - **Öffentliche Buchungsseite**: Interessenten wählen selbst einen freien Termin. Kein E-Mail-Pingpong, keine Doppelbuchung – und über den Link in ihrer Bestätigung sagen Gäste selbst ab oder verschieben. ### Verfügbarkeit - **Wochenplan & Ausnahmen**: Zeitfenster je Wochentag, Datums-Ausnahmen für Feiertage und die maßgebliche Zeitzone – daraus ergeben sich die angebotenen Slots. - **Outlook-Abgleich**: Über Ihre persönliche Microsoft-365-Verbindung werden in Outlook belegte Zeiten nicht angeboten, und bestätigte Termine blocken dort die Zeit. Verschieben oder löschen Sie den Eintrag in Outlook, zieht der Termin mit. ### Termine steuern - **Termine steuern**: Anfragen bestätigen oder ablehnen, bestätigte Termine verschieben oder absagen und festhalten, wenn jemand nicht erschienen ist. - **Termin selbst eintragen**: Am Telefon vereinbart? Direkt eintragen – auch aus der Kundenakte heraus. Der Gast bekommt die Einladung mit Kalender-Datei, der Termin ist sofort bestätigt. - **Automatische Erinnerungen**: Der Gast bekommt 24 Stunden und eine Stunde vor dem Termin eine E-Mail, Sie eine Benachrichtigung. Wird der Termin verschoben, ziehen die Erinnerungen mit. - **Jeder Termin im CRM**: Ein bestätigter Termin landet von selbst im CRM: Neue Gäste werden Kunde mit Ansprechpartner und Deal, bekannte bekommen den Termin samt Formular-Antworten in ihre Historie – ohne zweiten Datensatz. ### Formulare & Anfragen - **Formulare für Ihre Website**: „Angebot anfordern“, „Rückruf vereinbaren“, Kontaktformular – im Hub angelegt, auf Ihrer Seite eingebunden. Was jemand absendet, wird im CRM zu einem Deal. - **Felder und Aussehen selbst bestimmen**: Felder anlegen und ihre Bedeutung dem passenden CRM-Feld zuordnen, dazu Farben, Schrift, Feld-Stil und Abstände an Ihre Website angleichen – mit Vorschau. Auch der Datenschutz-Link und die Liste erlaubter Websites stehen hier. - **Eingang mit CRM-Übergabe**: Jede Anfrage steht im Wortlaut im Eingang, samt Hinweis, ob sie im CRM angekommen ist. Was hängen blieb, tragen Sie mit einem Klick nach; Werbung sortieren Sie aus und holen sie bei Bedarf zurück. ## E-Signatur URL: https://securo-net.com/de/platform/sign Ein Vertrag, der zur Unterschrift durch die Post geht, kostet Tage. Hier unterschreibt der Empfänger im Browser – auf der Stufe, die das jeweilige Dokument rechtlich verlangt. Elektronisch unterschreiben mit einfacher und fortgeschrittener Signatur – mit Identitätsprüfung und Prüf-Link. eIDAS-Stufen SES und AES; die qualifizierte Signatur (QES) ist in Vorbereitung. Der Dokumenttyp erzwingt die nötige Rechtsform und Mindeststufe. Versiegelte Vorgänge sind über einen Link unabhängig prüfbar. ### Signatur-Vorgänge - **Signatur-Vorgänge**: Ein Vorgang bündelt die PDFs, die unterschrieben werden sollen. Alle Vorgänge Ihrer Organisation mit Status auf einer Seite. - **Vorgang im Detail**: Dokumente, Empfänger, Verlauf und – sobald versiegelt – die Integritätsprüfung. Auch Monate später nachvollziehbar. - **Empfänger & Reihenfolge**: Wer unterschreibt, wer gibt frei, wer bekommt eine Kopie – mit Routing-Stufen, wenn erst A und dann B unterschreiben soll. - **Felder platzieren**: Signaturfeld, Datum, Name, Textfeld, Kontrollkästchen und Auswahlliste per Ziehen auf die Seite setzen – je Empfänger. - **Vorgang widerrufen**: An die falsche Adresse geschickt? „Vorgang widerrufen“ lässt offene Signatur-Links sofort verfallen und informiert die Wartenden – bereits geleistete Unterschriften bleiben nachweisbar. ### Signaturstufen & Rechtsform - **Einfache Signatur (SES)**: Für alles, was keine Formvorschrift hat – schnell, mit Nachweis über Zeitpunkt, Zustimmung und Dokumentzustand. - **Fortgeschrittene Signatur (AES)**: Die Unterschrift wird an die Person gebunden – per Identitätsprüfung mit Ausweis-Scan, Lebend-Erkennung und Namensabgleich oder per SMS-Code an die hinterlegte Telefonnummer. Mit Securo Sign Pro. - **Qualifizierte Signatur (QES) – in Vorbereitung**: Die höchste Stufe nach eIDAS über einen Vertrauensdiensteanbieter ist vorbereitet, aber noch nicht wählbar. Vorgänge, die sie verlangen, lassen sich schon anlegen – herabgestuft wird nie. - **Rechtsform wird erzwungen**: Sie wählen den Dokumenttyp; das System ordnet die nötige Form und Mindeststufe zu und lässt nichts Schwächeres zu. Kündigungen blockiert es, Schriftform-Dokumente warten auf die QES. ### Identität & Nachweis - **Empfänger-Authentifizierung**: Zugangscode oder SMS-Code (mit Securo Sign Pro) vor dem Ansehen – damit nur die richtige Person öffnet und unterschreibt. Nach fünf Fehlversuchen sperrt die Eingabe vorübergehend. - **Versiegelt und prüfbar**: Nach Abschluss wird der Vorgang versiegelt; Dokument-Prüfwerte und Verlauf machen jede spätere Änderung sichtbar. - **Unabhängige Prüfung per Link**: Gericht oder Vertragspartner prüfen per QR-Code im PDF oder geteiltem Prüf-Link selbst, ob ein Vorgang gültig versiegelt ist und mit welcher Stufe – ohne Inhalt und ohne personenbezogene Daten. ### Vorlagen & Serie - **Vorlagen**: Dokumente, Rollen und platzierte Felder einmal anlegen und mit einem Klick als neuen Vorgang anwenden – für NDAs, Arbeitsverträge, Formulare. - **Vorlagen-Editor**: Metadaten, Dokumente, Rollen und Felder einer Vorlage in vier Reitern – was hier steht, wird beim Anwenden kopiert. - **Massenversand & Self-Service-Formulare**: Dieselbe Vorlage in einem Schritt an viele Empfänger – oder als öffentlicher Link, den sich jeder selbst holt und ausfüllt. Mit Securo Sign Pro. - **Branding, Absender & Rechtstexte**: Wie Ihre Signier-Seite und Ihre E-Mails aussehen, welche Rechtstexte dort stehen und mit welchem Ablauf und welchen Erinnerungen neue Vorgänge starten – organisationsweit gesetzt. ## Briefe URL: https://securo-net.com/de/platform/letter Word-Vorlagen driften auseinander, bis jeder Brief anders aussieht. Hier ist das DIN-Blatt selbst der Editor, der Briefkopf kommt aus einem gepflegten Profil. DIN-5008-Geschäftsbriefe und Serienbriefe – vom Entwurf bis zum Postversand. DIN 5008 mit gesetzlicher Pflichtfußzeile. Bewusst kein revisionssicheres Archiv – dafür sind die Nachweis-Module da. ### Schreiben - **Geschäftsbriefe**: Entwürfe und finalisierte Briefe Ihrer Organisation an einer Stelle – nach Empfänger oder Betreff durchsuchbar. - **Das DIN-Blatt ist der Editor**: Anschrift, Betreff, Text und Unterschrift werden direkt auf dem Blatt getippt – in denselben Maßen wie im PDF, DIN 5008 konform. „Druckbild“ zeigt das Blatt ohne leere Felder, so wie es ankommt. - **Empfänger aus CRM oder Personalwesen**: Ein Klick ins Anschriftfeld: Freitext, Kunde aus dem CRM oder Mitarbeiter aus dem Personalwesen – die Adresse wird übernommen und bleibt änderbar. - **Formatieren wie gewohnt**: Fett, kursiv, Schriftgröße, Aufzählung und Nummerierung im Brieftext; Betreff, Anrede, Grußformel sowie Name und Funktion formatieren Sie jeweils als ganze Zeile. - **Mit KI formulieren**: Die KI entwirft oder überarbeitet den Brieftext und schlägt einen Betreff vor – jeder Vorschlag wird vor der Übernahme angezeigt. Mit Securo Letter Pro und KI-Lizenz. ### Vorlagen, Unterschriften & Anlagen - **Vorlagen & Katalog**: Eigene Vorlagen im selben Editor wie der Brief, mit „Platzhalter einfügen“ für Empfänger, Absender oder Termin – plus ein Katalog fertiger, DIN-konformer Standardbriefe zum Übernehmen. - **Unterschriften hinterlegen**: Je Person eine Unterschrift in Handschrift oder getippt („gez. …“) mit Name und Funktion anlegen – im Brief per Klick gewählt und mitgedruckt, auch beim Postversand. - **PDF-Anlagen & Rechnungen**: PDFs hochladen oder Rechnungen suchen und anhängen – ihre echten Seiten stehen im Druckbild hinter dem Brief und zählen beim Postversand ins Porto. Mit Securo Letter Pro. ### Versenden - **Serienbrief**: Aus einer Vorlage und Empfängern aus CRM, Personalwesen oder CSV entstehen viele personalisierte Briefe; „Unser Zeichen“, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail geben Sie einmal für alle an. Mit Securo Letter Pro. - **Zwei Wege der Zustellung**: Der einzelne Brief als PDF zum Herunterladen oder per Post, der Serienbrief gesammelt als ZIP oder als Postversand – Sie entscheiden je Brief bzw. je Lauf. - **Postversand mit echter Druckvorschau**: Umschlag-Vorschau mit Ampel, erkannte Anschrift und endgültige Kosten sehen, bevor etwas gedruckt wird – erst „Zum Druck freigeben“ schickt den Brief los, auf Wunsch als Einschreiben. Mit Securo Letter Postversand. - **Kontingent & Monats-Budget**: Jede Organisation hat ein Kontingent an Postsendungen, der Reiter „Postversand“ zeigt den Rest. Ein optionales Monats-Budget schützt zusätzlich vor unbeabsichtigten Kosten. - **Gesendet & erneut laden**: Was verschickt wurde, bleibt auffindbar: exakt das versendete PDF erneut herunterladen oder eine Archiv-Kopie sichern. ### Briefkopf & Vorgaben - **Briefkopf-Profile**: Logo, Akzentfarbe und Schrift als Profil – das Standard-Profil zieht in jeden neuen Brief automatisch ein. - **Logo an der richtigen Stelle**: Ausrichtung, Abstand von oben und Höhe des Logos je Briefkopf einstellen – die Höhe ist so begrenzt, dass das Logo nie ins Anschriftfeld des Fensterumschlags ragt. - **Eigene Fußzeile**: Bis zu vier Spalten mit Platzhaltern wie Ansprechpartner oder Brief-Nr., eigener Schriftgröße, Farben und Seitenzahl – auf jeder Seite an derselben Stelle. - **Absender & Pflichtfußzeile**: Absender, gesetzliche Fußzeile, Standard-DIN-Form und die Unterschriften Ihrer Organisation – einmal gepflegt, in jedem neuen Brief übernommen. ## Qualität URL: https://securo-net.com/de/platform/qm Ein QM-System scheitert selten an der Norm, sondern daran, dass Nachweise verstreut liegen. Hier hängt jeder Nachweis an der Anforderung, die er erfüllt – und die Zertifizierungsreife ist eine Zahl. ISO 9001 von der Gap-Analyse über Audits bis zum Zertifikat – inkl. DIN 77200. ISO 9001:2015 vollständig abgebildet (Kapitel 4–10), Branchenprofil DIN 77200-1 für Sicherheitsdienstleister mit Securo QM Pro. ### Norm & Reifegrad - **ISO 9001 in Klartext**: Der Anforderungskatalog der Norm, Kapitel 4 bis 10, in verständlicher Sprache – mit Status je Anforderung: offen, abgedeckt oder begründet ausgeschlossen. - **Geführte Gap-Analyse**: 32 Klartext-Fragen, vier Antwortmöglichkeiten – daraus entsteht Ihr Startbild, ohne dass jemand vorher die Norm gelesen haben muss. - **Zertifizierungsreife in Prozent**: Wie viele Anforderungen sind mit Nachweisen belegt, welche fehlen noch – eine Zahl, die im Projekt tatsächlich steuert. - **Fahrplan zur Zertifizierung**: Die Meilensteine von der Gap-Analyse bis zum Zertifikat. Mit einem Wunsch-Audittermin rechnet das System die Soll-Daten rückwärts und markiert, was überfällig ist. - **Nachweise entstehen nebenbei**: Freigegebene Dokumente, Ereignisse, Audits, Reviews, Risiken und Ziele zählen automatisch auf die passende Anforderung – vorhandene Einträge lassen sich zusätzlich verlinken. - **Branchen-Profil DIN 77200**: Eine zweite Norm-Sicht für Sicherheitsdienstleister: Der DIN-77200-1-Stand ergibt sich aus Ihren ISO-Nachweisen, dazu kommen Dienstanweisung und Objektaudit-Vorlage. Mit Securo QM Pro. ### Dokumentenlenkung - **Gelenkte Dokumente**: Von der Qualitätspolitik bis zur Arbeitsanweisung – mit Status Entwurf, In Prüfung, Gültig oder Archiviert, Wiedervorlage-Datum und einem Vorlagen-Katalog für den schnellen Start. - **Versionen, Freigabe & Lesebestätigung**: Wer hat geprüft, wer freigegeben, wer die gültige Fassung bestätigt – die Nachweise, nach denen ein Auditor als Erstes fragt. - **Mein Lesestapel**: Wer im Verteiler eines Dokuments steht, findet die gültige Fassung in „Mein Lesestapel“ und bestätigt sie mit einem Klick – nach jeder neuen Freigabe erneut. ### Ereignisse & Verbesserung - **Beschwerden, Abweichungen & Ideen**: Ein Posteingang für alles, was schiefläuft oder besser werden kann – Beschwerde, Nichtkonformität, Verbesserungsidee, Vorfall. Der Beschwerde-Trend zeigt Kategorien je Monat, den Kunden wählen Sie aus dem CRM. - **Öffentlicher Beschwerde-Link**: Ihre Kunden melden ein Anliegen ohne Anmeldung über einen Link; es landet als Beschwerde im Posteingang. Ein neuer Link macht den alten ungültig. - **Aus dem Wachbuch übernehmen**: Ereignisse und besondere Vorkommnisse aus dem Wachbuch werden mit einem Klick zum QM-Vorfall – ohne Duplikate. Mit Securo QM Pro, aktivem DIN-77200-Profil und Securo Wachbuch. - **Ursachen & Maßnahmen**: Geführte 5-Why-Analyse, Sofort- und Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichem und Termin – und die spätere Wirksamkeitsprüfung. ### Risiken, Ziele & Änderungen - **Risiken & Chancen**: Getrennt geführt und je nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet. Die Matrix zeigt als Heatmap, wo es eng wird. - **Änderungen planen**: Im Reiter „Änderungen“ planen Sie Änderungen am QM-System mit Zweck, möglichen Folgen und benötigten Ressourcen – vom Entwurf bis „Umgesetzt“, als Nachweis für Kapitel 6.3. - **Ziele & Kennzahlen**: Messbare Qualitätsziele mit Maßnahmenplan und daraus abgeleitetem Fortschritt – plus die Kennzahlen, die Sie ohnehin verfolgen. - **Alle QM-Fälligkeiten in einer Liste**: Maßnahmen, Wirksamkeitsprüfungen, Dokument-Wiedervorlagen, Risiko-Reviews und Ziel-Termine – statt auf fünf Seiten nach Überfälligem zu suchen. ### Audit & Bewertung - **Internes Audit**: Von der Planung über Auditor und Unabhängigkeit bis zu Feststellungen und Bericht als PDF – die Pflichtaufzeichnung nach Kapitel 9.2. - **Auditprogramm**: Je Bereich eine Soll-Frequenz und die nächste Fälligkeit – nach jedem abgeschlossenen Audit rückt sie automatisch weiter und erscheint unter „Aufgaben“. - **Checklisten mobil ausfüllen**: Ja/Nein per Knopfdruck, Skala, Freitext und Foto je Frage. Aus einem Befund wird direkt eine Maßnahme, das Ergebnis gibt es als PDF – mit eigenen Vorlagen für Ihre Begehungen. - **Management-Review**: Die Managementbewertung nach 9.3 – die Pflicht-Eingaben werden automatisch befüllt, Sie bewerten und beschließen. Protokoll als PDF. ### Zertifizierung - **Zertifizierungszyklus**: Stufe-1-Gate-Check, alle Termine des Drei-Jahres-Zyklus und die externen Audits – Ihr Cockpit auf dem Weg zum Zertifikat. - **Abweichungen aus dem externen Audit**: Haupt- und Nebenabweichungen der Zertifizierungsstelle erfassen – sie bekommen automatisch eine 90-Tage-Frist ab Audit-Datum, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung inklusive. - **Evidenz-Paket für den Auditor**: Ein ZIP mit dem Audit-Readiness-Report als PDF und allen hochgeladenen Nachweisen, sortiert nach Normkapitel – der Koffer fürs Audit. - **Wochen-Digest per E-Mail**: Einmal pro Woche alles, was überfällig ist oder in den nächsten 14 Tagen fällig wird – ohne fällige Aufgaben kommt bewusst keine E-Mail. ### Organisation & Umfeld - **Kontext, Stakeholder & Prozesse**: Interne und externe Einflüsse – auch klima-relevante mit Begründung –, interessierte Parteien mit ihren Anforderungen und die Prozesslandkarte mit Turtle-Beschreibung je Prozess. - **Kompetenzmatrix & Schulungsplan**: Soll-Qualifikationen je Rolle, Ist-Nachweise je Person mit Ablauf-Warnung und geplante Schulungen samt Wirksamkeitsbewertung. - **Lieferanten & Prüfmittel**: Lieferanten mit Freigabestatus (Freigegeben, Bedingt freigegeben, Gesperrt), bewertet nach Ihren eigenen Kriterien (8.4) – dazu das Prüfmittel-Register mit Kalibrierung nach 7.1.5. ## Fuhrpark URL: https://securo-net.com/de/platform/fleet Der geldwerte Vorteil wird geschätzt, das Fahrtenbuch nachträglich gebaut, die HU vergessen. Hier entsteht beides im Alltag – mit einem Rechenweg, den ein Prüfer nachvollziehen kann. Fahrzeuge, Fahrtenbuch, geldwerter Vorteil, Disposition, Kosten und Fristen. Bemessungsgrundlage wird beim Speichern berechnet und mitgeführt; Fristen wie HU und UVV laufen mit. Im Fahrtenbuch wird nichts gelöscht – Stornos und Korrekturen tragen einen Grund. ### Fahrzeuge - **Fahrzeugliste**: Alle Fahrzeuge mit der Zahl, mit der beim geldwerten Vorteil gerechnet wird – und einer Spalte, die zeigt, wo ein Nachweis fehlt. - **Fahrzeugakte**: Stammdaten, wer fahren und wer privat nutzen darf, plus die Dokumente – an einer Stelle statt in drei Ordnern. - **Fahrzeug-Pools**: Fahrzeuge und die Menschen, die sie fahren dürfen, zu Gruppen bündeln – etwa „Einsatzfahrzeuge Nord“. - **Fristen im Blick**: Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Inspektion, Reifenwechsel, Leasingende, Versicherung – immer die nächste Fälligkeit. Eine Frist, die das Fahrzeug stilllegt, sperrt es im Belegungsplan. - **Schäden & Versicherung**: Was passiert ist, wo das Fahrzeug steht und wie weit die Versicherung ist – ein laufender Vorgang, kein einmaliger Eintrag. - **Übergabeprotokolle**: Ausgabe und Rücknahme mit Kilometerstand, Tankfüllung, Zustand und Fotos – beide Seiten bestätigen getrennt, danach ist das Protokoll nicht mehr änderbar. ### Unterwegs - **Fahrt starten und beenden**: Große Knöpfe statt Formular: unterwegs mit einem Tippen erfasst, die „Rückfahrt“ mit einem weiteren. Reiseziele werden aus der Umgebung oder aus Ihren häufigsten Zielen vorgeschlagen. - **Auch ohne Empfang**: Im Funkloch begonnene Fahrten laufen auf dem Gerät weiter und gehen unter „Noch nicht gesendet“ hinaus, sobald wieder Empfang da ist – eine Fahrt, die schon ankam, entsteht kein zweites Mal. - **Tanken mit Belegfoto**: „Tanken erfassen“ öffnet am Handy direkt die Kamera für den Beleg; dazu Betrag, Liter und Kilometerstand – der ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt. - **Schaden unterwegs melden**: Art als Kachel wählen, Hergang beschreiben, Ort über die aktuelle Position übernehmen und bis zu vier Fotos aufnehmen – die Meldung hängt am Fahrzeug der laufenden oder letzten Fahrt. ### Fahrtenbuch - **Fahrtenbuch**: Die Fahrten der Woche – unterwegs erfasst oder am Schreibtisch nachgetragen. Beide Wege erzeugen denselben Eintrag. - **Sieben-Tage-Frist mit Countdown**: Eine Fahrt ohne Fahrtart zeigt ihre Restzeit, vorher kommt eine Erinnerung aufs Handy. Nach sieben Kalendertagen wird sie als Privatfahrt gewertet – die Vorgabe für ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch. - **Zentrale Ziele**: Firmensitz, Werkstatt oder Haustankstelle einmal anlegen, auf Wunsch mit Position auf der Karte – sie werden jedem Fahrer beim Beenden einer Fahrt vorgeschlagen. - **Monatsabschluss**: Was noch offen ist, wo Kilometer fehlen und wie lange dafür Zeit bleibt. Danach ist der Monat schreibgeschützt; ein Abschluss lässt sich mit Grund zurücknehmen, Korrekturen bleiben sichtbar gezählt. ### Steuer & Kosten - **Geldwerter Vorteil mit Rechenweg**: Was die Überlassung je Mitarbeiter und Monat wert ist – vollständig nachgerechnet, damit die Zahl im Lohnlauf belastbar ist. - **Pendeltage bestätigen**: 0,002 % je tatsächlicher Fahrt statt 0,03 %-Pauschale: Fahrer bestätigen ihre Pendeltage einmal im Monat, der Jahreszähler läuft bis zur Grenze von 180 Fahrten. - **Nutzungsverbot & Bewertungsmethode**: Für Einsatzfahrzeuge ein Nutzungsverbot mit Beleg hinterlegen – und je Kalenderjahr festlegen und festschreiben, ob nach 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch bewertet wird. - **Erstattung für Privatfahrzeuge**: Dienstliche Fahrten mit dem eigenen Auto werden erstattet statt versteuert – sauber getrennt vom geldwerten Vorteil. - **Kosten & Tankkarten**: Tankbelege, Ladestrom, Leasingraten, Versicherung und Werkstatt – mit Tankkarten, damit jeder Beleg beim richtigen Fahrzeug landet. ### Disposition & Auswertung - **Belegungsplan**: Buchung, Schicht, Werkstatt oder Dauerüberlassung als Zeitachse mit einer Spur je Fahrzeug. Zwei sich überschneidende Buchungen lassen sich technisch gar nicht speichern. - **Vormerken & bestätigen**: Fahrer merken sich ein Fahrzeug selbst vor – die Vormerkung hält den Zeitraum bereits, die Disposition bestätigt. Eine gesperrte Fahrerlaubnis blockiert die Buchung. - **Fahrzeug zur Schicht**: Eine Buchung hängt an der Schicht aus der Einsatzplanung; „Fahrt eintragen“ füllt Ziel, Zweck und Zeiten aus der Buchung vor – zu bestätigen bleiben die Kilometerstände. - **Brauchen wir das Fahrzeug noch?**: Zwei Auswertungen: Fahrzeuge dauerhaft unter Ihrer Nutzungsschwelle – und Tage, an denen alles ausgebucht war. - **Kennzahlen & Export**: Kilometer je Ziel-Standort, Heimat-Standort und Kostenstelle, Kosten je Kilometer und Verbrauch – Fahrten und Kosten als CSV, die Excel direkt richtig öffnet. ## Aufgaben URL: https://securo-net.com/de/platform/tasks Was zwischen Tür und Angel besprochen wird, geht verloren. Hier landet es in zwei Sekunden im Eingang – getippt oder diktiert – und ist abends noch da. Vom schnellen Notizblock bis zu Projekten mit Board, Sprints und Zeitleiste – mit Kalender und Outlook-Abgleich. Eine Aufgabe ist entweder privat oder für das Team sichtbar; private Aufgaben anderer erscheinen nie im Team-Board – auch nicht als Zahl. ### Erfassen - **Schneller Eingang**: Oben eintippen, was ansteht – es landet sofort als Aufgabe im Eingang. Kein Formular, kein Projekt, keine Ausrede. - **Kürzel beim Tippen**: „morgen 9 Uhr !hoch @Name“ setzt Termin, Priorität und Zuständige schon in der ersten Zeile – mit Securo Tasks Pro legt #SCHLÜSSEL die Aufgabe gleich ins Projekt. Erkannte Kürzel stehen als Chips darunter. - **Diktieren statt tippen**: Aufgaben lassen sich einsprechen – praktisch im Auto, auf dem Objekt und überall dort, wo die Hände voll sind. - **KI strukturiert Notizen**: Mit Securo AI zerlegt die KI eine hingeworfene Notiz kurz nach dem Erfassen in einzelne Aufgaben. Ein KI-Bericht erklärt das Ergebnis, und der Schalter dafür lässt sich jederzeit umlegen. - **Vorlagen für Aufgaben und Projekte**: Wiederkehrendes einmal beschreiben – mit Checkliste, Schätzung, Wiederholung und Fälligkeit in Tagen. „Als Vorlage speichern …“ macht aus einer bestehenden Aufgabe eine Vorlage; mit Securo Tasks Pro auch aus ganzen Projekten. ### Ordnen & finden - **Sieben Ansichten für den Tag**: Heute, Eingang, Offen, Überfällig, Demnächst, Erledigt und Alle – dazu der Umfang: meine, beobachtete, für das Team sichtbare oder alle sichtbaren Aufgaben. - **Liste oder Tabelle**: In der Tabelle ändern Sie Status, Priorität, Zuständige und Fälligkeit direkt in der Zeile und blenden Spalten ein oder aus. Die Liste gruppiert nach Fälligkeit, Status, Priorität, Zuständig oder Projekt. - **Suchen, filtern, sortieren**: Suche in Titel und Beschreibung, Filter nach Status, Priorität, Zuständig, Projekt und Fälligkeit. Die Auswahl bleibt gemerkt, bis Sie „Zurücksetzen“ klicken – auch nach dem Blick in eine Aufgabe. - **Viele Aufgaben auf einmal**: Bis zu 200 markierte Aufgaben gesammelt umstellen, zuweisen, um einen Tag oder eine Woche schieben oder in den Papierkorb legen. Tastenkürzel wie J/K, X und E erledigen das ohne Maus. - **CSV-Export und -Import**: Die aktuelle Ansicht samt Filtern als Datei für Excel herunterladen. Beim Import zeigt eine Vorschau je fehlerhafter Zeile den Grund, bevor die gültigen Aufgaben angelegt werden. - **Papierkorb mit Rückgängig**: Gelöschte Aufgaben liegen 30 Tage im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen, auch mehrere auf einmal. Direkt nach dem Löschen genügt ein Klick auf „Rückgängig“. ### Die einzelne Aufgabe - **Detailseite je Aufgabe**: Fälligkeit (auch ganztägig), Beginn, Erinnerung, geschätzte Zeit und Sichtbarkeit an einer Stelle. Jedes Feld speichert von selbst – einen Speichern-Knopf gibt es nicht. - **Checklisten**: Bis zu 200 Punkte je Aufgabe: mit Enter angelegt, sofort abgehakt, per Klick umbenannt und am Griff in die richtige Reihenfolge gezogen. - **Abhängigkeiten**: Festhalten, worauf eine Aufgabe wartet und was sie aufhält. Offene Vorgänger stehen als Hinweis darüber; eine Schleife – auch über Umwege – lehnt der Hub ab. - **Wiederkehrende Aufgaben**: Beim Erledigen entsteht genau die nächste Aufgabe der Serie. „Nach Plan“ hält den festen Rhythmus, „Nach Erledigung“ zählt ab dem Tag des Abhakens. - **Anhänge mit Vorschau**: Dateien einfach auf die Aufgabe ziehen, Bilder erscheinen gleich als Vorschau. Bis zu 50 Anhänge je Aufgabe und 25 MB je Datei – Bilder, PDF, Office-Dokumente oder E-Mails. - **Zeit gegen Schätzung**: Dauer, Tag und Notiz je Buchung erfassen; die Summe steht direkt neben der geschätzten Zeit. Ändern lassen sich nur die eigenen Buchungen. - **Verlauf jeder Änderung**: Wer wann was geändert hat, steht im Verlauf der Aufgabe – auch Änderungen der KI und Termine, die in Outlook verschoben wurden. ### Kalender & Outlook - **Kalender zum Ziehen**: Monat oder Woche: Eine Aufgabe auf einen anderen Tag ziehen verschiebt ihre Fälligkeit, Aufgaben ohne Datum zieht man aus der Leiste „Ohne Fälligkeit“ hinein. Am Telefon als Agenda. - **Aufgaben im Outlook-Kalender**: Offene Aufgaben, bei denen Sie zuständig sind, stehen in Ihrem Outlook-Kalender „Securo – Aufgaben“. Verschieben Sie dort einen Termin, übernimmt die Aufgabe ihn. Setzt eine Microsoft-365-Verbindung voraus. - **Outlook-Termine daneben**: Auf Wunsch stehen Ihre Outlook-Termine im Aufgaben-Kalender über den Aufgaben des Tages. Private und vertrauliche Termine erscheinen nur als „Beschäftigt“. ### Team & Überblick - **Team-Board mit Auslastung**: Je Person offen, in Arbeit, überfällig, diese Woche fällig und die geschätzte Zeit; ein Klick grenzt die Liste ein. Private Aufgaben anderer erscheinen hier nie, auch nicht als Zahl. - **Kommentare, Erwähnungen & Beobachter**: Rückfragen direkt an der Aufgabe; wer mit @ erwähnt wird, bekommt eine Benachrichtigung und beobachtet die Aufgabe danach. Bei Kommentaren und Statuswechseln erfahren es Autor, Zuständige und Beobachter. - **KI-Vorbereitung**: Aus einer Aufgabe einen Brief-Entwurf vorbereiten (mit Securo Letter und Securo CRM) oder einen Springer für eine Schicht vorschlagen lassen (mit Securo Workforce). Verschickt oder zugewiesen wird nichts von allein. - **Eigene Felder**: Felder wie „Risikostufe“ oder „Kostenstelle“ anlegen – Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein oder Person, mit Securo CRM auch Kunde und Kontakt. Auf Wunsch als Pflichtfeld und auf der Board-Karte. - **Tagesüberblick, Zeitzone & KI**: Ob und um welche Uhrzeit morgens der Tagesüberblick kommt, in welcher Zeitzone „Heute“ rechnet und ob die KI mitarbeitet. Benachrichtigungen stellen Sie zentral in den persönlichen Einstellungen ein. ### Projekte & Planung (Securo Tasks Pro) - **Projekte mit Ticket-Schlüssel**: Zusammengehörige Aufgaben unter einem kurzen Schlüssel wie WACH – jede Aufgabe bekommt automatisch eine Nummer wie WACH-142. Mit Securo Tasks Pro. - **Kanban-Board**: Aufgaben als Karten in Spalten; wer die Karte zieht, ändert den Status. Neue Aufgaben entstehen direkt in der Spalte, Filter lassen sich speichern – auf Wunsch für die ganze Organisation. - **Backlog mit Hierarchie**: Ein Epic bündelt Aufgaben, eine Aufgabe hat Unteraufgaben – auf- und zuklappbar, damit große Vorhaben lesbar bleiben. - **Sprints**: Arbeit in zeitlich begrenzten Abschnitten planen, mit Story-Points-Schätzung je Aufgabe. - **Zeitleiste**: Jede Aufgabe eines Projekts als Balken von Beginn bis Fälligkeit, wahlweise über Woche, Monat oder Quartal – mit Linie für heute und rotem Rand für Überfälliges. - **Labels & Komponenten**: Farbige Marker quer zu Status und Sprint – ein Thema wie „dringend“, ein Bereich wie „Technik“. - **Burndown, Velocity & Auslastung**: Drei Auswertungen je Projekt: der Burndown eines Sprints, die Leistung über die abgeschlossenen Sprints und die offenen Aufgaben je Mitarbeiter. - **Leitung, Mitglieder & Spalten**: Projektleitung und Mitglieder festlegen, Board-Spalten mit WIP-Limit ordnen und ein Projekt archivieren – seine Aufgaben bleiben dabei vollständig erhalten. ## Support URL: https://securo-net.com/de/platform/support Kundenanfragen im geteilten Postfach heißt: doppelte Antworten, verlorene Fälle, keine Zahlen. Hier wird jede E-Mail zum Ticket mit Verlauf, Zuständigkeit und Frist. Helpdesk für E-Mail, Widget, Live-Chat und Rückruf – mit Makros, Fristen nach Geschäftszeiten, Wissensdatenbank und Reporting. Antwortentwürfe der KI stützen sich ausschließlich auf Ihr eigenes Material und markieren Lücken, statt sie zu erfinden. Die KI sendet nie selbst an Ihre Kunden. ### Anfragen bearbeiten - **Jede E-Mail wird ein Ticket**: Anfragen an Ihr Support-Postfach landen automatisch im Posteingang – mit Betreff, Absender, Priorität und Status. - **Ticket bearbeiten**: Verlauf lesen, per E-Mail antworten, interne Notizen für das Team hinterlassen, Status ändern, zuweisen – in einer Ansicht. - **Bilder und Dateien im Verlauf**: Screenshots und Dokumente des Kontakts stehen unter der jeweiligen Nachricht – Bilder gleich als Vorschau, andere Dateien als Zeile zum Herunterladen. - **Makros mit Platzhaltern**: Ein Klick setzt eine fertige Antwort mit Vorname, Ticket-Nummer und Co. ein und stellt Status, Priorität oder „Mir zuweisen“ gleich mit um. Fehlt ein Wert, meldet der Hub das vor dem Senden – oder ein hinterlegter Ersatztext springt ein. - **Eigene Ticket-Felder**: Zusatzangaben wie Vertragsnummer oder Anlagentyp in jedem Ticket, auf Wunsch als Pflichtfeld. Mit Securo CRM wählen Sie Kunde und Kontakt direkt per Namenssuche aus. - **Aus dem Ticket eine Aufgabe**: „Als Aufgabe anlegen“ macht aus der Anfrage eine verknüpfte Aufgabe, Titel und Text sind vorbelegt; mit Securo AI schlägt die KI passende offene Aufgaben vor. Mit Securo Support Pro und Securo Tasks Pro. ### Kanäle & Erreichbarkeit - **E-Mail, Widget & Chat**: Anfragen kommen per E-Mail, über das Widget, den Live-Chat oder als Rückrufbitte herein und laufen doch in einem Posteingang zusammen. - **Live-Chat in Echtzeit**: Bei einer Chat-Anfrage erscheint Ihre Antwort sofort im Chat-Fenster der Besucherin oder des Besuchers – ganz ohne E-Mail. Interne Notizen bleiben im Team. - **Rückruf & Hotline**: Im Widget hinterlassen Anfragende ihre Rufnummer und wann sie erreichbar sind; daraus wird ein Ticket mit dem Kennzeichen „Rückruf“. Alternativ zeigt das Widget nur Ihre Hotline-Nummer samt Erreichbarkeit. ### Selbsthilfe für Kunden - **Wissensdatenbank**: Kurze Anleitungen und Antworten auf häufige Fragen – gepflegt an einer Stelle, ausgespielt an mehreren. - **Widget für Ihre Website**: Veröffentlichte Artikel erscheinen im Widget auf Ihrer Seite – viele Kunden helfen sich selbst, bevor ein Ticket entsteht. Begrüßung, Akzentfarbe und erlaubte Websites legen Sie fest; Anfragen verfolgt man ohne Kundenkonto. ### KI-Unterstützung - **KI-Antwortentwürfe**: Die KI schlägt eine Antwort aus Ihrem eigenen Material vor. Fehlt die Lösung im Material, erfindet sie nichts, sondern markiert die Lücke. Mit Securo Support Pro und Securo AI. - **KI-Einordnung neuer Anfragen**: Die KI schlägt Thema, Priorität, Stimmung und ein passendes Team vor und fasst das Anliegen kurz zusammen. Geändert wird nichts automatisch – Sie übernehmen, was passt. - **KI-Zusammenfassung**: Ein langer Verlauf, auf wenige Sätze gebracht – etwa für die Übergabe an eine Kollegin oder einen Kollegen, die den Fall bisher nicht kannte. - **Wissensartikel aus dem Ticket**: Aus einer gelösten Anfrage entsteht der Entwurf eines Wissensdatenbank-Artikels, den Sie verfeinern und veröffentlichen. So wird eine gute Antwort zur Selbsthilfe für alle. ### Qualität & Steuerung - **Fristen nach Geschäftszeiten**: Erstreaktion und Lösung laufen nur in Ihren Geschäftszeiten – je Profil mit Zeitzone, Zeitfenster je Wochentag und Feiertagen. Fristen-Regeln mit Securo Support Pro. - **Zufriedenheitsumfrage**: Ist ein Ticket gelöst, bekommt der Kontakt eine kurze Umfrage und bewertet mit einem Klick direkt aus der E-Mail. Das Reporting zeigt Durchschnitt, Verteilung und die jüngsten Kommentare. - **Reporting & CSV-Export**: Neue und gelöste Tickets, Zeit bis zur ersten Antwort und bis zur Lösung und wie oft die Fristen gehalten wurden – dazu die Tickets des Zeitraums als CSV-Datei. Mit Securo Support Pro. - **Postfach, Signatur & KI-Schalter**: Postfach per IMAP/SMTP oder Microsoft 365 verbinden und mit „Verbindung testen“ prüfen, Signatur hinterlegen, KI an- oder abschalten. Eine nicht zugestellte Antwort steht markiert im Verlauf. ## Automatisierungen URL: https://securo-net.com/de/platform/automation Immer dieselben Handgriffe nach jedem neuen Mitarbeiter, jedem Vorfall, jedem Kunden. Hier laufen sie von selbst – ausgelöst durch das, was im Hub ohnehin passiert. Wiederkehrende Abläufe als Workflows – ausgelöst durch Modul-Ereignisse, einen Zeitplan, einen Knopfdruck oder von außen. Erlaubte Aktionen, Ausführungslimits und Aufbewahrung sind je Organisation begrenzbar; Läufe werden pseudonymisiert und über eine Nachweiskette abgesichert. ### Abläufe bauen - **Workflow-Liste**: Alle Automatisierungen Ihrer Organisation mit einem Blick darauf, welche aktiv sind und welche zuletzt Fehler hatten. Mit der Starter-Lizenz bis zu fünf aktive Workflows, mit Securo Automation Pro beliebig viele. - **Workflow-Editor**: Je Workflow ein Auslöser und eine Aktion: wählen, ausfüllen, testen, aktivieren. Empfänger finden Sie per Namenssuche, Modul-Aktionen füllen Sie als Formular aus – zusammengeklickt statt programmiert. - **Modul-Ereignisse als Auslöser**: Ein neuer Mitarbeiter, ein gewonnener Deal, ein angelegter Vertrag, ein Arbeitszeit-Verstoß – der Hub selbst gibt das Startsignal. Daneben starten Workflows per Knopfdruck. - **Zeitplan**: Alle paar Minuten, stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich – zur gewählten Uhrzeit in Ihrer Zeitzone, auch über die Zeitumstellung hinweg. „Nächste Ausführungen“ zeigt vorab, wann es läuft. - **Aktionen über Module hinweg**: Benachrichtigung an eine Person, mehrere oder die ganze Organisation, eine Modul-Aktion wie „Kunde anlegen“ oder „Brief aus Vorlage erstellen“, bis zu sieben Tage warten oder einen weiteren Workflow starten. - **Schleife für jedes Element**: Eine Aktion für jedes Element einer Liste aus dem Ereignis ausführen – bis zu 1000 Durchläufe, bis zu zehn gleichzeitig. Mit „Bei Fehlern weitermachen“ läuft die Schleife trotz einzelner Fehlschläge zu Ende. - **KI-Anfrage als Schritt**: Eine Anweisung an ein Modell, das Ihre Organisation freigegeben hat – auf Wunsch mit der Antwort als strukturierte Daten; ist sie nicht lesbar, schlägt der Schritt sichtbar fehl. Mit Securo AI. - **Werte aus dem Auslöser**: Mit „Variable einfügen“ übernehmen Sie Werte aus dem Ereignis – etwa den Vornamen eines neuen Mitarbeiters – in Titel, Text oder Angaben. Beim Lauf steht dort der echte Wert. - **Fertige Vorlagen**: HR-Onboarding, neuer CRM-Kunde, kritischer Vorfall, Arbeitszeit-Verstoß – übernehmen, im Editor anpassen, aktivieren. ### Anbinden - **Start von außen**: Workflows aus einem Drittsystem anstoßen – abgesichert per Signatur oder Token, mit jederzeit erneuerbarem Geheimnis und vorübergehend stilllegbar. Mit Securo Automation Pro. - **Anfrage an ein anderes System**: In einer Schleife ruft ein Workflow ein fremdes System auf – mit Adresse, Zugangsdaten, zusätzlichen Kopfzeilen, gesendeten Werten und Zeitlimit. Geheimnisse erscheinen im Lauf geschwärzt. - **Verschlüsselte Zugangsdaten**: Tokens für externe Systeme werden verschlüsselt hinterlegt; der Klartext ist danach nie wieder sichtbar. Erneuern tauscht nur das Geheimnis, Workflows laufen unverändert weiter. Mit Securo Automation Pro. ### Betreiben - **Ausführungen**: Alle Läufe, die neuesten oben – man sieht sofort, was geklappt hat und was nicht. - **Schritt-für-Schritt-Inspector**: Jeder Schritt mit Status, Dauer, Eingabe und Ergebnis. Ein Lauf lässt sich mit derselben Workflow-Fassung wiederholen; droht dabei etwa eine doppelte Nachricht, fragt der Hub vorher nach. - **Läufe vergleichen**: Zwei Läufe Seite an Seite – ideal, um einen Wiederholungslauf gegen das Original zu prüfen. - **Feste Fassungen**: Jedes Speichern legt eine neue, unveränderliche Fassung des Workflows ab. Laufende Ausführungen behalten ihre Fassung – die Schritte ändern sich nie mitten in einem Lauf. ### Kontrolle - **Governance**: Wann Lauf-Details pseudonymisiert werden, ob die Nachweiskette intakt ist und welche Anomalien aufgefallen sind. - **Grenzen setzen**: Welche Modul-Aktionen erlaubt sind, wie viele Ausführungen pro Stunde laufen dürfen und wie lange die Historie bleibt. ## KI-Assistent URL: https://securo-net.com/de/platform/ai Software wird nicht genutzt, weil niemand weiß, wo etwas steht – und Bestellungen aus Excel werden von Hand abgetippt. Der Assistent beantwortet die Frage dort, wo sie entsteht, und macht aus der Tabelle Vorschläge, die Sie nur noch prüfen. Fragen zum Hub beantworten – und mit Securo AI Schichten, Stammdaten, Angebote und Rechnungen vorschlagen, die Sie mit einem Klick bestätigen. Darf nur, was die angemeldete Person darf; eingetragen wird erst nach ihrem Klick, und jede Änderung steht mit Namen im Protokoll. Die KI-Kosten trägt Securo – ein Kontingent je Person statt einer offenen Rechnung. ### Fragen & Orientierung - **Assistent in der Kopfzeile**: Eine Frage zum Hub stellen und eine Antwort bekommen – ohne die Seite zu verlassen, auf der man gerade arbeitet. Der Assistent kennt die geöffnete Seite und bevorzugt die Hilfe, die dazu passt. - **Fragen stellen oder Securo AI**: „Fragen stellen“ ist für alle enthalten: Der Assistent erklärt die Bedienung und sieht keine Daten Ihrer Organisation. Mit der Lizenz Securo AI arbeitet er mit Ihren Daten – etwa „Wer hat morgen Nachtschicht?“. - **Antworten mit Beleg**: Der Assistent stützt sich auf die eingebaute Hilfe und verlinkt die passende Seite – statt frei zu formulieren. Er zitiert nur Hilfe-Seiten, die es wirklich gibt. - **Führt zur richtigen Stelle**: Fragen Sie, wo etwas steht, nennt er den Menüweg und setzt einen Knopf, der direkt hinführt. Fehlt Ihnen ein Recht, sagt er welches; bei einem Fehler oder Wunsch öffnet er den Weg zum Securo-Support. - **Kontingent je Person**: Jede Person hat ein eigenes Monatskontingent – wer viel fragt, nimmt den Kolleginnen nichts weg. Oben im Chat steht in Prozent, wie viel noch übrig ist; mit Securo AI ist es deutlich größer. ### Arbeiten mit Securo AI - **Eintragen erst nach Ihrer Bestätigung**: Soll der Assistent etwas anlegen oder ändern, legt er jeden Punkt einzeln als Karte vor – mit den Werten, die tatsächlich gespeichert werden. Solange Sie nicht auf „Ausführen“ klicken, ist nichts passiert. - **Rückfragen statt Raten**: Passt ein Name auf zwei Datensätze oder fehlt ein Datum, hält der Assistent an und fragt nach – mit Antwortvorschlägen als Knöpfe. Bis Sie antworten, macht er nicht weiter und trägt nichts ein. - **Schichten, Standorte und Kunden vorschlagen**: Aus einer Bestellung schlägt er Schichten vor – als Entwurf, den Beschäftigte noch nicht sehen –, dazu fehlende Standorte, Rollen, Kunden und Aufgaben, und er teilt Mitarbeiter ein. Jeder Punkt wartet auf Ihren Klick. - **Personaldaten aus einer Tabelle**: Beim Umzug aus einem anderen Programm übernimmt er Mitarbeiter, Abwesenheiten, Qualifikationen und Wochenstunden aus einer Tabelle – viele Personen in einem Vorschlag. Securo-Konten und Einladungen entstehen dabei nicht. - **Angebote und Rechnungen entwerfen**: Rechnungs-, Abschlags-, Proforma- und Gutschrift-Entwürfe sowie Angebote: anlegen, ändern, klonen, Annahme erfassen, in eine Rechnung wandeln. Preise kommen aus dem Leistungskatalog; Festschreiben und Versenden bleiben bei Ihnen. ### Tabellen & große Aufgaben - **Tabelle anhängen statt abtippen**: Mit Securo AI eine Bestellung oder Einsatzliste als CSV- oder Excel-Datei mitgeben. Bei mehreren Tabellen in einer Mappe haken Sie an, welche er lesen darf; Füllfarben im Dienstplan liest er mit. - **Tabellen in der Antwort**: Fasst der Assistent etwas als Tabelle zusammen, zeigt der Chat die ersten Zeilen. „Tabelle öffnen“ bringt alle Zeilen in eine breite Ansicht, sortierbar per Klick auf den Spaltenkopf. - **Große Aufgaben im Hintergrund**: Eine Excel-Datei mit mehreren Tabellen auszuwerten kann Minuten dauern. Der Chat zeigt, was gerade passiert („Schritt 4 · 1:12“); Sie können ihn schließen – die Antwort steht danach unter „Letzte Gespräche“. ### Kontingent & Kontrolle - **Auslastung in Prozent**: Mit dem passenden Recht sehen Sie unter Einstellungen › KI aktive Nutzer, die durchschnittliche Auslastung und aufgebrauchte Kontingente – in Prozent statt Beträgen, denn die Kosten der KI trägt Securo. - **Modellwahl je Person**: Mit Securo AI wählt jede Person im Chat ihr Modell. Daneben steht, wie viel schneller es das Kontingent verbraucht als die Vorgabe – ein Faktor wie „~3× Verbrauch“, kein Betrag. - **Darf genau, was Sie dürfen**: Jeder Zugriff läuft mit Ihrer Anmeldung: Fehlt Ihnen ein Recht, fehlt es auch dem Assistenten, und er sagt, welches. Module ohne Lizenz kommen in seinen Antworten gar nicht vor. - **Protokoll & Transparenz**: Jede ausgeführte Änderung wird mit Ihrem Namen protokolliert, wie eine Eingabe von Hand; das KI-Protokoll wird nach 90 Tagen gelöscht. Ein Hinweis im Chat sagt offen, dass Securo-Net den Chat für Support und Verbesserungen auswertet. ## Integrationen URL: https://securo-net.com/de/platform/integrations Jede Anbindung ist sonst ein Projekt. Hier ist sie eine Kachel mit Verbindungs-Status, die ein Administrator selbst einrichtet – bei Microsoft 365 verbindet danach jede Person ihr eigenes Konto. Externe Dienste anbinden – Stripe, Microsoft 365 und die Datenübernahme aus dem Planer. Zugangsdaten liegen verschlüsselt und werden nie angezeigt; welche Microsoft-365-Verwendungen erlaubt sind, entscheidet die Organisation. Ohne Zusatzlizenz. ### Für die Organisation - **Dienste als Kacheln**: Jeder externe Dienst mit seinem Verbindungs-Status – man sieht auf einen Blick, was verbunden ist und was hakt. - **Stripe im Hub einrichten**: Firma, Bankverbindung und Nachweise Schritt für Schritt – ohne Umweg über eine fremde Website und ohne bestehendes Konto. Danach nehmen Sie Kartenzahlungen für Ihre Rechnungen an. - **Microsoft 365 für die Organisation**: Ein Administrator stimmt einmal mit „Bei Microsoft zustimmen“ zu – das dauert etwa eine Minute, den Microsoft-Mandanten erkennt Securo dabei selbst. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Konto. - **Verwendungen erlauben oder sperren**: Für jede Verwendung – Outlook-Kalender, Telefonie, E-Mail im CRM – legen Sie fest, ob sie in Ihrer Organisation erlaubt ist. Nehmen Sie eine zurück, entfernt Securo die Kalender, die es dafür in Outlook angelegt hat. - **Verbundene Personen im Blick**: Wie viele Personen verbunden sind und bei wie vielen „Neu verbinden nötig“ gilt, dazu die Liste mit Person, Microsoft-Konto und Status. Hängt ein Konto an der falschen Person, lösen Sie es mit „Trennen“. ### Für jede Person - **Eigenes Microsoft-365-Konto**: Jede Person verbindet ihr Geschäftskonto einmal in den persönlichen Einstellungen und schaltet dort jede Verwendung einzeln ein oder aus. Was Securo in Outlook angelegt hat, entfernt „Trennen“ wieder. - **Aufgaben, Schichten, Abwesenheiten in Outlook**: Aufgaben mit Fälligkeit, die eigenen veröffentlichten Schichten und Abwesenheiten – ohne den Grund – erscheinen in eigenen Outlook-Kalendern „Securo – …“. Verschieben Sie dort eine Aufgabe, ändert sich die Fälligkeit im Hub. - **Outlook-Termine berücksichtigen**: Outlook-Termine erscheinen im Aufgaben-Kalender, und die Terminbuchung bietet keine Zeiten an, die in Ihrem Kalender belegt sind; gebuchte Termine blocken die Zeit in Outlook. Securo liest die Termine nur. - **Telefonie und E-Mail im CRM**: Dieselbe Verbindung trägt die Telefonie und „E-Mail im CRM“: E-Mails an Kunden gehen aus Ihrem eigenen Postfach, Antworten erscheinen beim Kunden im CRM. Andere E-Mails liest Securo nicht. - **Anmelden mit Microsoft**: Getrennt von der 365-Verbindung verknüpfen Sie Ihr Microsoft-Konto für die Anmeldung bei Securo – ein eigener Schritt in einer eigenen Karte. Passwort und zweiter Anmeldeschritt bleiben dabei aktiv. ### Datenübernahme - **Datenübernahme aus dem Planer**: Kunden, Standorte, Mitarbeiter, Qualifikationen und Subunternehmer aus dem Securo Protect Planer übernehmen – mit Vorlauf, der vorher zeigt, was passiert. Danach folgen die Dokumente der Personalakten. ## Telefonie URL: https://securo-net.com/de/platform/phone Wer anruft, weiß man erst nach dem Abnehmen – und worum es geht, erst nach dem Nachschlagen. Mit Anbindung an Ihren bestehenden Teams-Anschluss stehen Name und laufende Schicht da, bevor Sie drangehen. Microsoft Teams im Hub: Anrufer erkennen, Anrufliste führen – und mit Securo Telefonie · Pro direkt im Browser telefonieren. Anzeige und Anrufliste sind freiwillig und je Person abschaltbar; gespeichert werden nur Eckdaten, keine Gesprächsinhalte, mit der Aufbewahrung, die Sie festlegen. Bewerberinnen und Bewerber werden nie abgeglichen. ### Einrichtung - **Microsoft-Teams-Anbindung**: Die Telefonie setzt auf Ihrem bestehenden Teams-Telefonanschluss auf – keine zweite Telefonanlage. Anrufe sehen, Anrufer erkennen und die Anrufliste sind ohne Zusatzlizenz enthalten. - **Einmal zustimmen, fertig**: Ihre IT stimmt unter Integrationen › Microsoft 365 einmal mit „Bei Microsoft zustimmen“ zu; den Microsoft-Mandanten erkennt Securo dabei selbst. Die Telefonie schaltet sie dort mit einem Klick bei Microsoft frei. ### Im Alltag - **Anrufe im Hub**: Eingehende Anrufe erscheinen als Karte im Hub – man weiß, wer anruft, bevor man abnimmt. Ob die Karte erscheint, entscheidet jede Person mit einem eigenen Schalter. - **Anrufer-Erkennung**: Bekannte Nummern erscheinen mit Namen: Kunden, Ansprechpartner, Mitarbeiter, Subunternehmer und die Kontakte eines Standorts – auch aus seiner Eskalationskette. Welche Quellen zählen, legen Sie fest. - **Worum es vermutlich geht**: Ruft ein Mitarbeiter an, zeigt die Karte seine laufende oder nächste Schicht samt Standort – etwa „Im Dienst 18:00–06:00 · Werk Nord“. „Ich bin krank“ lässt sich so klären, ohne den Schichtplan zu öffnen. - **Direkt von der Anruf-Karte**: Von der Karte aus öffnen Sie das Profil des Anrufers, legen einen Rückruf als Aufgabe an, legen eine unbekannte Nummer als Kunde an oder erfassen die Krankmeldung eines Mitarbeiters – je nach Ihren Modulen und Rechten. - **Persönliche Anrufliste**: Eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe – freiwillig und nur für Sie selbst sichtbar. Gespeichert werden nur Eckdaten, keine Gesprächsinhalte; verpasste Anrufe lassen sich direkt nacharbeiten. - **Telefonat als CRM-Aktivität**: Ein Gespräch mit einem erkannten Kunden oder Ansprechpartner übernehmen Sie mit „Als Aktivität übernehmen“ in die Kundenakte – nach dem Auflegen mit vorbefüllter Gesprächsdauer. Mit Securo CRM. ### Im Hub telefonieren - **Anrufe im Browser führen**: Mit einem Platz der Lizenz Securo Telefonie · Pro telefonieren Sie im Hub: annehmen, ablehnen, halten, stummschalten; ein zweiter Anruf hält das laufende Gespräch. Jeder Anruf klingelt weiterhin auch in Teams. - **Wähltastatur und Anruf-Knöpfe**: Über „Anrufen“ wählen Sie jede Nummer oder rufen aus der Anrufliste zurück; Anruf-Knöpfe stehen auch an den Rufnummern von Kunden, Ansprechpartnern und Mitarbeitern. Ausgehend braucht das Microsoft-Konto eine Teams-Telefonlizenz. - **Weiterleiten und Gesprächsnotiz**: Im Gespräch leiten Sie den Anruf an eine andere Nummer weiter oder schreiben eine Gesprächsnotiz mit – sie wird beim Auflegen in die Aufgabe oder die CRM-Aktivität übernommen. - **Geräte prüfen und Diagnose**: Mikrofon und Lautsprecher wählen, das Mikrofon testen, den Klingelton einschalten, die Verbindung testen. Hakt es, nennt die Verbindungsdiagnose die vermutliche Ursache – etwa einen Werbeblocker – samt nächstem Schritt. ## Nachrichten URL: https://securo-net.com/de/platform/messages Dienstliches läuft sonst über private Messenger. Hier bleibt es in der Organisation, getrennt von E-Mail und von Benachrichtigungen. Interne Direktnachrichten und Gruppen mit Dateianhängen – ohne eigene Lizenz. In jeder Organisation enthalten, ohne Zusatzlizenz. Empfänger nur aus der eigenen Organisation; Anhänge liegen im Dateispeicher Ihrer Organisation und sind nur für Teilnehmer der Unterhaltung abrufbar. ### Interne Kommunikation - **Internes Postfach**: Direktnachrichten an einzelne Personen Ihrer Organisation – getrennt von E-Mail und von Benachrichtigungen. Eine neue Nachricht meldet sich zusätzlich per Push und in der Glocke. - **Antworten geht immer**: Wer angeschrieben wird, kann in der Direkt-Unterhaltung immer antworten – auch ohne eigenes Recht zum Schreiben. Eine neue Unterhaltung beginnt nur, wem Ihre Organisation das Recht dazu gibt. - **Dateien anhängen**: PDF, Fotos, Office-Dateien oder E-Mails mitschicken: bis zu 10 Dateien je Nachricht, je Datei bis 25 MB. Bilder erscheinen als Vorschau; auf dem Telefon öffnet sich zum Speichern das Teilen-Blatt. - **Formatierter Text**: Nachrichten unterstützen einfache Formatierung – fett, kursiv, Links und Listen über eine Leiste, ohne Code. Die „Vorschau“ zeigt das Ergebnis vor dem Senden. - **Archivieren und für mich löschen**: „Archivieren“ räumt den Posteingang auf; schreibt jemand neu, ist die Unterhaltung von selbst zurück. „Für mich löschen“ entfernt den Verlauf nur für Sie – die anderen behalten ihren. - **Ohne Aufpreis enthalten**: Nachrichten brauchen keine eigene Lizenz und stehen jeder Organisation zur Verfügung. ### Gruppen - **Gruppen**: Mehrere Mitglieder in einer Unterhaltung – Sie legen sie selbst an, etwa für ein Team, eine Schicht oder einen Standort. Wer die Gruppe anlegt, wird ihr Eigentümer. - **Wer darf schreiben?**: Je Gruppe wählbar: „Alle Mitglieder dürfen schreiben“ oder „Nur Gruppen-Admins dürfen schreiben“ – für Ankündigungs-Gruppen, in denen alle mitlesen, aber nicht jeder antwortet. - **Organisationsweite Gruppen**: Eine Gruppe mit allen Mitgliedern der Organisation – wer später dazukommt, ist automatisch dabei und sieht den bisherigen Verlauf. Wichtige Unterhaltungen heften Sie mit „Für alle anpinnen“ oben an. - **Rollen in der Gruppe**: Eigentümer, Admin, Mitglied: Admins benennen die Gruppe um und nehmen Mitglieder auf oder entfernen sie. Außer dem Eigentümer kann jedes Mitglied eine Gruppe wieder verlassen – organisationsweite Gruppen ausgenommen. ## Benachrichtigungen URL: https://securo-net.com/de/platform/notifications Wichtiges geht unter, Unwichtiges nervt. Jeder Nutzer entscheidet für jede einzelne Benachrichtigung, ob und wo sie ankommt – und 200 gleiche Meldungen sind mit einem Klick gelesen. Schicht-Erinnerungen, Freigaben und Alarme – per Push, In-App und E-Mail, je Benachrichtigung einstellbar. In jeder Organisation enthalten, ohne Zusatzlizenz. Notfall-Meldungen wie SOS-Alarme lassen sich nicht abschalten. ### Erreichbarkeit - **Alles an einer Stelle**: Schicht-Erinnerungen, Genehmigungen, Alarme und Modul-Hinweise – in der Glocke oben und in einer vollständigen Liste. - **Push, In-App und E-Mail**: Drei Kanäle, damit Dringendes ankommt und Nebensächliches nicht stört. - **Antippen führt hin**: Ein Tipp auf die Push-Nachricht öffnet in der App direkt die passende Stelle – etwa die zugewiesene Schicht – und markiert die Meldung als gelesen, auch wenn die App vorher geschlossen war. - **Notfälle kommen immer an**: Notfall-Meldungen wie SOS-Alarme sind als kritisch markiert: Sie lassen sich weder abschalten noch leiser stellen und erreichen auch, wer Push für sich ausgeschaltet hat. ### Abarbeiten - **Ungelesen nach Art**: 200-mal „Qualifikations-Kontrolle fällig“? Eine Kachel je Art zeigt, wie viele ungelesen sind, und markiert genau diese Art als gelesen – alle anderen Meldungen bleiben offen. - **Suchen, filtern, gezielt lesen**: Die vollständige Liste filtert nach Text, Art und Zeitraum. Ist ein Filter gesetzt, liest „Treffer als gelesen markieren“ nur, was passt; einzelne Zeilen wählen Sie über Kästchen aus. ### Einstellen - **Je Benachrichtigung einstellbar**: Jeder Nutzer entscheidet für jede einzelne Benachrichtigung selbst, ob und auf welchem Kanal er sie bekommt. - **Signal je Benachrichtigung**: Wie deutlich sich eine Push-Nachricht meldet, wählen Sie je Benachrichtigung: „Wichtig“ mit Ton und sofort, „Normal“ mit Ton, oder „Lautlos“ ohne Ton und Vibration. - **Empfängerkreise festlegen**: Wer eine Meldung bekommt, entscheidet die Organisation – nach Rolle, an die Standortleitung oder an feste Personen: Rechnungsmeldungen an die Buchhaltung, eine Frist am Standort an die dortige Leitung. Den Weg wählt jeder selbst. - **Keine Meldung geht ins Leere**: Würde eine Meldung niemanden erreichen – keine Rolle vergeben, keine Standortleitung hinterlegt –, geht sie an Eigentümer und Administrator. Persönliche Meldungen wie die Lohnabrechnung sind ausgenommen. ## Forum URL: https://securo-net.com/de/platform/forum Fragen zu Sachkunde oder Tarif klärt man sonst in privaten Gruppen, Personal und Subunternehmer sucht man per Telefonkette. Hier tauschen sich Firmen direkt im Hub aus – auf Wunsch ohne Firmennamen. Branchenweiter Austausch zwischen Firmen – mit Marktplatz für Personal, Aufträge, Subunternehmer und Ausrüstung. Kostenlos, ohne eigene Lizenz. Wer mitlesen und schreiben darf, entscheidet Ihre Firma über Rollen; moderiert wird vom Securo-Team nach veröffentlichten Forenregeln. ### Austausch unter Firmen - **Foren nach Bereichen**: Die „Übersicht“ zeigt die Bereiche mit ihren Foren und rechts die „Neuesten Themen“. Ein „Neu“ am Forum und fett gesetzte Themen zeigen, was Sie noch nicht gelesen haben – auf Wunsch auch als Kachel „Forum — Neues“ auf Ihrer Startseite. - **Diskussion oder Frage anlegen**: Ein Thema bekommt Titel, formatierten Text, bis zu acht Schlagworte und bis zu zehn Anhänge – Bilder und PDF. Beim Hochladen entfernt das Forum Bilddaten wie den Aufnahmeort. - **Antworten, reagieren, lösen**: Antworten, zitieren und mit „Gefällt mir“, „Danke“ oder „Hilfreich“ reagieren. Bei einer Frage markiert, wer sie gestellt hat, die beste Antwort „Als Lösung“ – das Thema zeigt dann „Gelöst“. - **Suche über alle Foren**: Die Suche durchsucht Titel und Beiträge aller Foren, die Ihre Firma lesen darf, schon beim Tippen – eingrenzbar nach Forum und Art. Ein Klick auf ein Schlagwort wie „#objektschutz“ zeigt alle Themen dazu. - **Folgen & Wochen-Zusammenfassung**: Folgen Sie einzelnen Themen oder ganzen Foren und erfahren Sie per Push, In-App oder E-Mail von neuen Antworten und Themen. Eigenen Themen folgen Sie automatisch; montags gibt es auf Wunsch eine Zusammenfassung der Woche. ### Marktplatz & Kontakte - **Marktplatz für Personal & Aufträge**: Im Forum „Marktplatz“ bieten und suchen Firmen Personal, Aufträge, Subunternehmer und Ausrüstung. Dort erscheinen Themen und Antworten immer mit Firmenname – Sie wissen also, mit wem Sie es zu tun haben. - **Nachrichten an andere Firmen**: Über „Nachricht schreiben“ an einem Beitrag beginnen Sie eine private Unterhaltung mit der Person dahinter, Betreff und Bezug zum Thema sind vorbelegt. Wer angeschrieben wird, kann immer antworten – auch mit Anhang. - **Firmenverzeichnis**: Finden Sie Firmen nach Name, Leistung und Bundesland, auf Wunsch nur verifizierte. Im Verzeichnis steht nur, wer sich selbst eingetragen hat – der Schalter „Im Firmenverzeichnis zeigen“ ist zunächst aus. - **Ihr Firmenprofil**: Beschreibung, Website, Kontakt, Regionen und Leistungen pflegen Sie selbst; Name und Logo kommen aus Ihren Stammdaten. Das Profil zeigt außerdem die Themen, die Ihre Firma unter ihrem Namen geschrieben hat. ### Sichtbarkeit & Regeln - **Mit oder ohne Firmennamen**: Ihre Firma legt fest, ob Beiträge den Firmennamen zeigen: „Immer zeigen“, „Je Beitrag entscheiden“ oder „Nie zeigen“. Ohne Namen steht dort „Mitglied einer verifizierten Firma“ – und solche Beiträge erscheinen nie im Firmenprofil. - **Zugang je Forum**: Welche Foren Ihre Firma lesen und wo sie schreiben darf, ist je Forum festgelegt – etwa für alle Firmen oder nur für verifizierte. Darf Ihre Firma irgendwo nur lesen, zeigt ein Schloss „Nur lesen“, und beim Öffnen steht der Grund. - **Forenregeln & Moderation**: Vor der ersten Nutzung bestätigt jede Person die Forenregeln. Beiträge, Nachrichten und Firmenprofile lassen sich melden; das Securo-Team prüft, entscheidet mit Begründung, und wer gemeldet wurde, erfährt nicht, von wem. ## Alle Funktionen von Securo Hub im Überblick | Feature-Liste URL: https://securo-net.com/de/features Jede Funktion jedes Moduls: Dienstplan, Zeiterfassung, Lohn, Wachbuch, Wächterkontrolle, Rechnung, E-Signatur, ISO 9001 und mehr — durchsuchbar, mit Reifegrad. ### Jede Funktion. Ohne Kleingedrucktes. Was Securo Hub kann, steht hier vollständig — Modul für Modul, mit Reifegrad. Suchen Sie nach dem, was Ihr Betrieb heute braucht, statt sich durch Marketing-Kacheln zu klicken. ### So lesen Sie diese Liste Jede Funktion hier gibt es im Produkt — die Beschreibungen stammen aus derselben Quelle wie die eingebaute Hilfe im Hub. Was noch nicht existiert, steht nicht in dieser Liste. ### In jedem Modul enthalten Diese Funktionen kommen nicht aus einem einzelnen Modul, sondern aus der Plattform — sie gelten überall, ohne Aufpreis. ### Funktionen je Modul Nach fachlichen Bereichen gruppiert. Jeder Modulname führt zur ausführlichen Modulseite. - 1 Funktion - Zur Modulseite - Ohne eigene Lizenz enthalten ### Fehlt etwas? Sagen Sie uns, was Ihr Betrieb braucht. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob es das gibt, ob es kommt — oder ob wir dafür der falsche Anbieter sind. - Zugang & Lizenzen - Tägliche Arbeit - Unterwegs - Zusammenarbeit über Firmengrenzen - Vertrauen & Nachweis - Personalakte & Stammdaten - Abwesenheit & Urlaub - Qualifikationen & Nachweise - Recruiting & Onboarding - Lohnunterlagen & Sozialversicherung - Fremdpersonal - Auswertung & Selbstbedienung - Dienstplanung - Besetzen & Selbstbedienung - Standorte & Stammdaten - Zeiterfassung & Konten - Arbeitszeitrecht & Freigaben - Nachweise für den Auftraggeber - Abrechnung & Auswertung - Vergütungsmodell - Lohnlauf - Übergabe ans Lohnbüro - Kontrollgänge - Alleinarbeiterschutz - Leitstelle & Vorfälle - Nachweis & Auswertung - Erfassung im Dienst - Nachweis & Prüfung - Berichte für Dritte - Datenschutz & Aufbewahrung - Leitstelle - Lage & Notruf - Funkverkehr - Gruppen & Geräte - Registeranbindung - Registerdaten - Kunden & Kontakte - Vertrieb & Verträge - Tägliche Vertriebsarbeit - E-Mail im CRM - Organisation & Daten - Rechnungen schreiben - Angebote - Versand, Zahlung & Mahnung - Automatische Abrechnung - E-Rechnung & Buchhaltung - Belegdesign & Vorgaben - Buchbares Angebot - Verfügbarkeit - Termine steuern - Formulare & Anfragen - Signatur-Vorgänge - Signaturstufen & Rechtsform - Identität & Nachweis - Vorlagen & Serie - Schreiben - Vorlagen, Unterschriften & Anlagen - Versenden - Briefkopf & Vorgaben - Norm & Reifegrad - Dokumentenlenkung - Ereignisse & Verbesserung - Risiken, Ziele & Änderungen - Audit & Bewertung - Zertifizierung - Organisation & Umfeld - Fahrzeuge - Unterwegs - Fahrtenbuch - Steuer & Kosten - Disposition & Auswertung - Erfassen - Ordnen & finden - Kalender & Outlook - Team & Überblick - Projekte & Planung (Securo Tasks Pro) - Anfragen bearbeiten - Kanäle & Erreichbarkeit - Selbsthilfe für Kunden - KI-Unterstützung - Qualität & Steuerung - Abläufe bauen - Anbinden - Betreiben - Kontrolle - Fragen & Orientierung - Arbeiten mit Securo AI - Tabellen & große Aufgaben - Kontingent & Kontrolle - Für die Organisation - Für jede Person - Datenübernahme - Einrichtung - Im Alltag - Im Hub telefonieren - Interne Kommunikation - Gruppen - Erreichbarkeit - Abarbeiten - Einstellen - Austausch unter Firmen - Marktplatz & Kontakte - Sichtbarkeit & Regeln ##### Ein Login für alles Securo ID meldet Ihre Leute einmal an – für jedes Modul, das Sie lizenziert haben. Wer möchte, verknüpft zusätzlich sein Microsoft-Konto unter „Anmelden mit Microsoft“; Passwort und zweiter Anmeldeschritt bleiben dabei bestehen. ##### Mehrere Konten, ein Klick Wer mehrere Securo-Konten hat, wechselt über „Konto wechseln“ ohne erneute Passworteingabe – war beim Anmelden „Konto auf diesem Gerät merken“ gesetzt. An geteilten Rechnern beendet „Von allen Konten abmelden“ alles auf einmal. ##### Zwei-Faktor & Gerätekontrolle Jeder Nutzer sichert sein Konto mit einem zweiten Faktor und sieht, welche Geräte angemeldet sind – fremde Sitzungen lassen sich einzeln beenden. ##### Rollen & Rechte je Modul Rechte werden feingranular vergeben: Wer Zeiten freigibt, muss keine Löhne sehen, und eine Standortleitung sieht nur ihre eigenen Standorte. Mitarbeiter brauchen für ihre eigene Arbeit – Schichten, Stempeln, Kontrollgang – gar keine Rolle. ##### Rollen-Vorlagen & einfacher Editor Vorlagen wie Standortleitung, Disponent, Wachperson, Vertrieb, HR-Sachbearbeitung, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung und Objektleitung. Im einfachen Modus wählen Sie je Bereich „Ansehen“, „Bearbeiten“ oder „Verwalten“ samt „Bei wem“; eine Person kann mehrere Rollen tragen. ##### Sperren wirkt sofort Wird ein Zugang entzogen, ist er binnen rund einer halben Minute in allen Modulen gesperrt – nicht erst, wenn irgendwann ein Token abläuft. Wichtig bei Kündigung und Geräteverlust. ##### Lizenzen je Modul oder je Mitarbeiter Sie zahlen nur die Module, die Sie einsetzen – je Nutzer oder als Paket mit Preis je Mitarbeiter. Dort zählen aktive Mitarbeiter der Personalverwaltung, nicht Konten, und ein Anteil externer Kräfte von Subunternehmern ist ohne Aufpreis dabei. ##### Speicher & Kontingent Wie viel Platz die Dateien Ihrer Organisation belegen, welches Modul welchen Anteil daran hat und wo Ihr Kontingent liegt. Ab 80 Prozent warnt die Anzeige – gesperrt wird nichts. ##### Befehlspalette Strg/Cmd + K öffnet die Suche über alle Seiten und Aktionen. Wer den Hub täglich nutzt, kommt ohne Menü aus. ##### Dashboard mit Widgets Jeder Nutzer stellt sich seine Startseite aus Kacheln zusammen – Schnellzugriffe je Modul, Kennzahlen, offene Aufgaben. Nur Module, für die eine Lizenz besteht, sind wählbar. ##### Mehrere Bereiche gleichzeitig Wer zwischen Dienstplan, Personalakte und Rechnung hin- und herspringt, lässt sie als Tabs nebeneinander offen, statt jede Seite neu aufzurufen. ##### Filter, die bleiben Wer eine Liste filtert, einen Datensatz öffnet und zurückgeht, findet seinen Filter wieder – auch in einem neuen Tab oder am nächsten Tag. „Zurücksetzen“ an der Filterleiste stellt alles wieder auf Anfang. ##### Lange Vorgänge im Hintergrund Schichtpläne für viele drucken oder verschicken, alle Entgeltnachweise eines Lohnlaufs erzeugen, Rechnungen gesammelt festschreiben: Das läuft weiter, während Sie arbeiten. Den Stand zeigt die Kopfleiste, das Ergebnis gibt es einzeln oder als ZIP. ##### Navigation anpassen Jeder blendet in der Seitenleiste aus, was er nicht braucht, sortiert die Module per Ziehen und heftet Favoriten mit dem Stern oben an. Am Telefon landen diese Favoriten in der unteren Leiste. ##### Hell- und Dunkelmodus Folgt automatisch der Systemeinstellung und lässt sich manuell umschalten – angenehm in der Nachtschicht wie im Büro. ##### Eigene Felder Wo Standardfelder nicht reichen, definieren Sie zusätzliche Felder je Datensatz-Art – ohne Entwicklung und ohne Sonderversion. ##### Microsoft 365 angebunden Einmal für die Organisation eingerichtet, verbindet sich jede Person selbst: Schichten, Abwesenheiten und Aufgaben erscheinen im eigenen Outlook, Terminbuchungen prüfen belegte Zeiten, E-Mails gehen aus dem CRM – auch aus freigegebenen Postfächern. ##### Ein Belegdesign für alle Belege Logo, Farben, Schrift, Layout und Fußzeile legen Sie im „Belegdesign“ einmal fest – sie gelten für Rechnung, Angebot, Gutschrift, Storno und Mahnung. Acht Layouts stehen zur Wahl, die Fußzeile steht auf jeder Seite an derselben Stelle. ##### Mobil mit vollem Funktionsumfang Der Hub läuft auf Smartphone und Tablet – im Browser oder als App – mit eigener Leiste unten für die Seiten, die im Einsatz zählen: Stempeln, Kontrollgang, Wachbuch, Meine Schichten. ##### App für iOS und Android Securo Hub gibt es im App Store und bei Google Play. Ein Tipp auf die Push-Nachricht öffnet die passende Seite, je Meldung wählen Sie „Wichtig“, „Normal“ oder „Lautlos“, Dateien gehen über das Teilen-Menü weiter – und Updates lädt die App selbst. ##### Andere Firmen anbinden Kunden und Subunternehmer als eigene Organisation verbinden – über deren Kennung oder eine Einladung per E-Mail. Was die Gegenseite sehen darf, haken Sie einzeln ab und nehmen es jederzeit zurück. ##### Kundenportal für Auftraggeber Ihr Auftraggeber bekommt einen eigenen Zugang: Einsatzplan, Vorkommnisse und Kontrollgänge, Rechnungen mit offenem Rest nach Teilzahlung, Verträge und geleistete Stunden je Objekt samt Zuschlagszeiten – zum Gegenzeichnen. Er sieht nur, was Sie freigegeben haben. ##### Subunternehmer arbeiten mit Ein Subunternehmer wechselt in Ihre Organisation und arbeitet dort mit: Er benennt Kräfte für bestellte Plätze, pflegt seine eigenen Leute und sieht die erfassten Stunden. Ein farbiger Streifen zeigt ihm jederzeit, in wessen Kontext er gerade ist. ##### Einsätze in den eigenen Plan Nutzt Ihr Subunternehmer Securo mit eigener Organisation, übernimmt er Ihre Einteilungen per Klick in seinen Schichtplan und holt die bei Ihnen erfassten Zeiten in seine Zeiterfassung – genehmigte Zeiten werden dabei nie überschrieben. ##### Partner-Abgleich für Personal Umgekehrt gibt der Subunternehmer seine Leute aus der eigenen Personalakte an Sie weiter – je Person und je Angabe, etwa Bewacher-ID oder Qualifikationen. Nachweise kommen als Kopie mit, Änderungen gleicht ein Klick ab. ##### Hosting in der EU Server und Dateiablage des Hubs stehen in Rechenzentren in der EU, entwickelt wird in Deutschland. KI-Funktionen und die Sprachübertragung in „Funk & Leitstelle“ nutzen spezialisierte Dienstleister außerhalb dieser Zusage. ##### DSGVO von Grund auf Auskunft, Löschung und Aufbewahrungsfristen sind eingebaute Funktionen, keine nachträglichen Behelfe – in den Nachweis-Modulen inklusive Krypto-Shredding und Beweis-Sicherung. ##### Nachvollziehbare Änderungen Wer hat wann was geändert – protokolliert und exportierbar. In HR signiert und damit gegenüber Prüfern belastbar. ##### Hilfe direkt an der Seite Zu jeder Seite gibt es eine Hilfe in Klartext – auf Deutsch und Englisch, ohne Fachjargon, mit F1 sofort zur Hand. Neue Mitarbeiter kommen ohne Schulungstermin zurecht. ##### Securo Support im Hub Über „Securo Support öffnen“ schreiben Sie dem Securo-Team direkt aus dem Hub – mit Dateien im Anhang oder als Bitte um Rückruf. Ihre Anliegen und unsere Antworten bleiben dort gesammelt. ##### Deutsch & Englisch Die gesamte Oberfläche ist zweisprachig gepflegt. Jeder Nutzer stellt seine Sprache selbst ein – und ob Namen als „Anna Berger“ oder „Berger, Anna“ erscheinen. ##### Mitarbeiterverzeichnis Alle Personen Ihrer Organisation in einer Liste – mit Schnellfiltern wie „Ohne Securo-Konto“ oder „Vertrag läuft aus“. Ihre Filter bleiben stehen, auch wenn Sie zwischendurch ein Profil öffnen. ##### Export als Excel oder CSV Genau die gefilterte Liste als Excel-Arbeitsmappe oder CSV, die Spalten samt eigener Zusatzfelder per Ziehen zusammengestellt. Jede Ausfuhr steht im Änderungsprotokoll; Bankverbindung, Steuer-ID und SV-Nummer stehen gar nicht erst zur Auswahl. ##### Sammelaktionen Securo-Konten anlegen, Passwörter zurücksetzen, Abteilung oder Kostenstelle setzen, ruhend stellen oder die Beschäftigung beenden – für viele auf einmal. Vorher sehen Sie, wie viele wirklich bearbeitet werden; danach läuft es mit Fortschritt. ##### Digitale Personalakte Übersicht, Stammdaten, Beschäftigung, Securo-Konto, Dokumente, Qualifikationen, Arbeitszeit und Änderungsprotokoll einer Person – in Reitern statt in Ordnern. Ihre eigenen Zusatzfelder stehen im Reiter „Benutzerdefiniert“. ##### Ruhend, beendet, wieder eingestellt „Inaktiv setzen“ etwa für die Elternzeit, „Beenden“ zum Austrittsdatum, „Wieder einstellen“ mit neuem Eintrittsdatum – die frühere Beschäftigung bleibt im Änderungsprotokoll. „Anonymisieren“ löscht die Personendaten unwiderruflich, samt Securo-Konto. ##### Securo-Konto aus der Personalakte Die Liste zeigt Beschäftigung und Hub-Zugang nebeneinander – etwa „Aktiv / Deaktiviert“ für jemanden, der wieder arbeitet, aber nicht mehr hereinkommt. Den Zugang geben Sie direkt in der Akte zurück. ##### Mitarbeiter-Paket im Blick Gezählt werden nur aktive Mitarbeiter – Inaktive und Ausgeschiedene nicht. Wird das Paket knapp, steht ein Hinweis über der Liste, zwei Plätze Puffer bleiben, und „Mitarbeiter-Paket erhöhen“ führt direkt zum Abo. ##### Stammdaten-Anträge Mitarbeiter beantragen Änderungen an Adresse, Telefon, Name und Bankverbindung selbst. Sie sehen den Vergleich Aktuell → Beantragt und geben frei. ##### Organigramm Die Struktur Ihrer Organisation auf einen Blick: Abteilungen mit Leitung, Kostenstelle und Mitarbeiterzahl. ##### Org-Struktur, Feiertage & eigene Felder Abteilungen bis zu zehn Ebenen tief, Kostenstellen und Feiertage an einer Stelle – Land und Bundesland bestimmen die gesetzlichen Feiertage. Eigene Felder wie Text, Datum oder Auswahl erscheinen in jeder Personalakte. ##### Urlaub, Krankmeldung & Sonderurlaub Alle Abwesenheiten Ihres Teams in Kalender, Liste und Freigaben: beantragen, filtern, bearbeiten. Tragen Sie mit Freigaberecht für jemand anderen ein, setzt „Gleich genehmigen“ den Antrag sofort auf genehmigt. ##### Abwesenheitskalender Monat, Quartal oder Jahr als Balkenplan, der Resturlaub steht neben dem Namen. Tage, an denen jemand ohnehin nicht arbeitet, sind schraffiert; die Zeile darunter zählt, wie viele gleichzeitig fehlen, und färbt sich an Ihrer Grenze. ##### Antrag mit Live-Vorschau Schon beim Ausfüllen zeigt der Antrag die Arbeitstage samt Begründung (Wochenende, Feiertage mit Namen), das Urlaubskonto danach und wer aus der Abteilung sonst weg ist. Halbe Tage gehen über „Ab mittags“ und „Bis mittags“. ##### Kapazität & Sperrzeiten Legen Sie fest, wie viele gleichzeitig frei haben dürfen – für die ganze Organisation oder je Abteilung, als Warnung oder als Sperre. In Sperrzeiten ist kein Urlaub möglich; Krankmeldungen sind von beidem nie betroffen. ##### Teilzeit-Muster & Wochenstunden Je Wochentag ein Anteil – 1, 0,5 oder 0. Bei Mo/Mi/Fr kostet eine freie Woche drei Tage statt fünf, und aus 30 Tagen Vollzeit-Anspruch werden 18. Die Wochenstunden laut Vertrag liefern das Soll fürs Stundenkonto. ##### Urlaubskonten Pro Mitarbeiter Anspruch, Übertrag, Reserviertes und Verbrauchtes – samt Korrektur mit Pflicht-Begründung. „Jahr vorbereiten“ legt die Konten fürs neue Jahr an, und wer im genehmigten Urlaub krank wird, bekommt die Tage zurück. ##### Freigaben in einer Liste Abwesenheits- und Stammdaten-Anträge landen in einer Inbox. Führungskräfte entscheiden, ohne durch drei Seiten zu klicken. ##### Selbstbedienung für Mitarbeiter Urlaub beantragen, Saldo sehen, Anträge verfolgen – am Handy, ohne Zettel und ohne Rückfrage im Büro. Verlangt eine Krankmeldung einen Nachweis, wird die Bescheinigung direkt im Antrag fotografiert. ##### Abwesenheiten im eigenen Kalender Per Kalender-Abo in Outlook, Apple oder Google – oder über die Microsoft-365-Verbindung direkt als eigener Kalender „Securo – Abwesenheiten“ in Outlook. Eingetragen wird die Art, nie der Grund. ##### Qualifikations-Katalog Vorbereitete Typen wie Erste Hilfe oder Führerschein plus eigene, je mit Pflichtangaben, Standard-Gültigkeit und Kontrollzyklus. Die Kategorien „Sicherheit & Bewachung“ und „Behördliche Freigaben“ kommen mit der Lizenz „Branche · Sicherheitsdienst (Deutschland)“. ##### Qualifikationen je Mitarbeiter Mehrere Qualifikationen auf einmal anhaken und mit „Für alle übernehmen“ dasselbe Ausstellungsdatum eintragen – das Ablaufdatum rechnet jede aus ihrer eigenen Gültigkeit. Der Status zeigt „Gültig“, „Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“. ##### Fällige Kontrollen Nachweise, die regelmäßig neu vorgelegt werden müssen – etwa der Führerschein –, erscheinen mit Termin, nie Kontrolliertes steht rot oben. Eine fällige Kontrolle hält niemanden auf; sperren ist eine bewusste Entscheidung mit Grund. ##### Nachweise anfordern Führerschein oder Aufenthaltstitel bei einer oder vielen Personen anfordern – sie bekommen eine Nachricht aufs Handy. Sie geben frei oder lehnen mit Grund ab; das Fach „Nicht zustellbar“ zeigt, wen der Hub nicht erreichen konnte. ##### Meine Nachweise am Handy Mitarbeiter fotografieren den angeforderten Nachweis direkt mit der Kamera und tragen Nummer und Ablaufdatum ein. Erst Ihre Freigabe schreibt die Angaben in die Personalakte. ##### Dienstausweise nach § 18 BewachV Ausweise im Scheckkartenformat gestalten, ausgeben, sperren und neu ausstellen – die Vorschau entspricht exakt dem Druck. Zusatzmodul „Dienstausweise“, setzt Securo HR voraus. ##### Dienstausweis am Handy Der eigene Ausweis im Vollbild, mit QR-Code für die Kontrolle. Wer scannt, landet auf einer Prüfseite von Securo – nicht auf dem Gerät des Mitarbeiters – und sieht Gültigkeit, Aussteller und Bewacherregister-Nummer. ##### Stellenanzeigen Entwürfe, veröffentlichte Stellen und Archiv, die Beschreibung in Markdown gepflegt. Beim Speichern weist der Hub auf AGG-Stolpersteine hin, etwa einen fehlenden (m/w/d)-Zusatz im Titel. ##### Bewerbungen mit Pipeline Jede Bewerbung trägt eine eindeutige Referenz und läuft durch Eingang → Sichtung → Interview → Angebot → Einstellung oder Absage. Eine Absage verlangt einen Grund. ##### Eigenes Bewerberportal Eine öffentliche Karriereseite in Ihren Farben, mit Ihrer Eingangsbestätigung, Ihrem Datenschutzhinweis und Ihrer Aufbewahrungsfrist von 1 bis 24 Monaten. Die Stellenliste lässt sich per Widget in Ihre eigene Website einbetten. ##### Recruiting-Kennzahlen Aktive Stellen, neue Bewerbungen der letzten sieben Tage, laufende Verfahren und die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung. ##### Personalbogen per Link Neue Mitarbeiter tragen ihre Stammdaten selbst ein und laden Dokumente hoch – über einen persönlichen Link, 1 bis 90 Tage gültig, ohne eigenes Konto. „Angaben prüfen und anlegen“ übernimmt alles vorbefüllt in die Personalakte. ##### Vorlagen, SMS-Versand & Archiv Je Vorlage legen Sie fest, welche Felder Pflicht, optional oder verborgen sind und welche Unterlagen verlangt werden. Verschickt wird per E-Mail oder SMS; „Deaktivieren und archivieren“ macht einen falsch adressierten Link sofort ungültig. ##### Lohnabrechnungen digital verteilen Die fertigen Abrechnungen vom Lohnbüro als ZIP oder viele PDFs auf einmal hochladen. Securo ordnet sie über den Dateinamen zu und markiert jeden Vorschlag als „Sicher“, „Prüfen“ oder „Mehrdeutig“ – Sie bestätigen vor dem Hochladen. ##### Meine Lohnabrechnungen Jeder Mitarbeiter sieht seine Abrechnungen chronologisch und lädt sie selbst herunter – auch Monate später. ##### Sofortmeldung & eAU Sozialversicherungs-Meldungen direkt aus dem Hub: Sofortmeldung vor Beschäftigungsbeginn und eAU-Anforderung, vorbefüllt aus den Stammdaten und mit Rückmeldung der Krankenkasse. Bei der Auswahl steht, wie viele Meldungen Ihr Kontingent noch hergibt. ##### Betriebsnummern & Mandate Arbeitgeber-Betriebsnummer einmal hinterlegen und das Mandat mit dem Aktivierungscode aus dem Brief bestätigen – danach laufen die Meldungen. ##### Subunternehmer als Personalressource Sub-Firmen mit Verträgen und Dokumenten führen – getrennt von Kunden, weil sie Personal liefern und nicht Leistung kaufen. Nachweise wie die Betriebshaftpflicht tragen ein „Gültig bis“. ##### Externe Mitarbeiter Personen der Sub-Firmen mit Qualifikationen und Dokumenten – planbar in Schichten, aber ohne eigenes Beschäftigungsverhältnis bei Ihnen. Gezählt werden nur aktive, gegen ein Kontingent, das mit Ihrem Mitarbeiter-Paket wächst. ##### Partner-Abgleich mit Subunternehmern Nutzt Ihr Subunternehmer selbst Securo, gibt er seine Leute aus der eigenen Personalakte an Sie weiter – je Person und Angabe, bis zu Qualifikationen und Nachweis-Dateien. Bei Ihnen tragen diese Felder „Gepflegt von …“ und sind gesperrt. ##### Mein Team Die Führungskräfte-Sicht auf die direkt zugeordneten Mitarbeiter, mit Kennzahlen und anstehenden Ereignissen. ##### HR-Berichte Team-Health-Kennzahlen, anstehende Geburtstage und auslaufende Verträge – gefiltert und als CSV exportierbar. ##### Protokoll-Export mit Prüfsumme Das HR-Änderungsprotokoll als CSV oder JSON-Lines, gefiltert nach Zeitraum, Bereich oder Mitarbeiter – für Datenschutz-Audits und externe Prüfer. Jede Datei trägt eine Prüfsumme (SHA-256), mit der sich belegen lässt, dass sie unverändert ist. ##### Meine Dokumente Verträge, Bescheinigungen und Schreiben, die die Personalabteilung freigegeben hat – jederzeit einsehbar und herunterladbar. ##### Schichtplan mit Drag & Drop Schichten anlegen, Mitarbeiter per Ziehen oder aus der Vorschlagsliste zuweisen – auch mehrere auf einmal –, Wochen kopieren und den Plan veröffentlichen. Fünf Ansichten von „Nach Mitarbeitern“ bis „Kalender“. ##### Ein Plan, der sich lesen lässt Wochenenden und Feiertage nach Bundesland hinterlegt, die Zusage jedes Mitarbeiters als Marke auf der Karte, eigene Farben und eine Größe von 70 bis 200 % – Ihre Einstellungen gelten nur für Sie. ##### Schicht im Detail Eckdaten, Bedarf, Zuordnungen, Briefing, Bewerbungen und Anfragen sowie die vollständige Änderungs-Historie. Gestempelte Zeiten korrigieren Sie gleich an der Zuordnung, ohne die Seite zu wechseln. ##### Schicht-Vorlagen & Serien Wiederkehrende Muster einmal anlegen und daraus bis zu ein Jahr Schichten in einem Zug erzeugen – auf Wunsch ohne die Feiertage am Standort. Ein ganzer Lauf lässt sich später wieder zurücknehmen. ##### Eigene Zeiten in einer Schicht Schichten tragen einen Namen wie „Frühschicht“, ein Bedarf kann eine eigene Zeit haben („2 Ordner, 18:00–22:00“) und jede Person eine abweichende. Diese Zeit gilt dann für Stundenkonto, Nachweise und Abrechnung. ##### Schichtpläne drucken und verschicken Bis zu 150 Mitarbeiter auf einmal: als Sammel-PDF zum Aushängen, je Person per E-Mail mit Kalenderdatei oder zur Unterschrift über die E-Signatur – mit Live-Vorschau, als Hintergrundauftrag. ##### KI-Planvorschlag Die KI schlägt für eine ganze Woche vor, wer welche Schicht übernimmt – mit einem Ziel wie „Faire Verteilung“ oder „Kosten sparen“. Eine feste Regelprüfung markiert Konflikte, Sie ändern und übernehmen. Mit Workforce Pro und einem Platz im KI-Assistenten. ##### Rufbereitschaft im Plan Rufbereitschaft steht als eigener Balken im Plan, nicht als Schicht – weil sie keine Arbeitszeit ist. Ein Filter blendet alle Schichten aus und lässt nur die Bereitschaften stehen. ##### Teams in der Schicht Große Einsätze werden gegliedert: „Tor A“, „Tor B“, darüber die Einsatzleitung. Das Team hängt am Bedarf, nicht an der Person – wer die Zeile füllt, gehört dazu. Ein Organigramm zeigt, wer unter wem steht, samt Rufnummern. ##### Lagebild des Tages Eine Karte über alle Objekte: wer im Dienst ist, wo jemand fehlt, was offen ist und der Verlauf der letzten Stunde – mit Rückblick über sieben Tage. Für Bewachungsbetriebe; die Seite zeigt und führt dorthin, wo geändert wird. ##### Schichtbörse Offene Schichten werden ausgeschrieben – für alle, nur für Geeignete oder einen eingeladenen Kreis. Mitarbeiter bewerben sich mit kurzer Begründung, Sie entscheiden mit der Eignungs-Marke vor Augen. ##### Gezielt anfragen statt ausschreiben Sie fragen einzelne Personen mit Frist und Nachricht, Erinnerungen gehen von Hand oder automatisch raus. „Vielleicht“ und Absagegrund sind einstellbar – und statt direkt einzuplanen können Sie erst nur Zusagen einholen. ##### Partner-Einsätze Arbeiten Sie als Subunternehmer für einen Auftraggeber, der ebenfalls Securo nutzt, übernehmen Sie seine Einteilungen Ihrer Leute mit einem Klick in den eigenen Plan, sehen Änderungen und holen die dort gestempelten Zeiten. ##### Meine Schichten Am Handy sieht der Mitarbeiter, wann und wo er als Nächstes eingeteilt ist – samt Route zur richtigen Anschrift –, bestätigt neue Zuweisungen und beginnt oder beendet den Dienst. Mit Rückblick auf die letzten 30 Tage. ##### Eigener Plan als PDF und in Outlook Mitarbeiter laden ihren Schichtplan selbst als Wochenliste oder Monatskalender herunter – ohne interne Notizen und ohne Krankheitsgrund. Mit Microsoft 365 stehen die Schichten zusätzlich im eigenen Outlook-Kalender. ##### Verfügbarkeiten Mitarbeiter hinterlegen, wann sie arbeiten können, möchten oder nicht verfügbar sind. Die Disposition plant damit statt dagegen. ##### Standorte in Hierarchie Niederlassungen, Bewachungsobjekte, Veranstaltungsorte und interne Einheiten – verschachtelbar, damit große Aufträge sauber abbilden. ##### Standortakte Kunde, Laufzeit, Abrechnungsmodus und Bundesland für Feiertage, Dokumente mit Ablauf-Ampel, Ansprechpartner samt Eskalationskette und der Verlauf aller Änderungen – in einer Akte, einmal gespeichert. ##### Mehrere Anschriften, eigener Stempel-Zaun Haupteingang, Tor 3, Lager Süd – jede Anschrift mit eigenem Stempel-Zaun. Die Position auf der Karte ermittelt der Hub aus der Anschrift von selbst; ein Objekt ohne Anschrift bekommt einfach einen Punkt. ##### Soll-Besetzung je Standort Was der Standort braucht, unabhängig vom Plan: je Rolle die Zahl der Kräfte, Zeitfenster und Wochentage – dazu verlangte Nachweise wie die Sachkundeprüfung und Anforderungen wie Sprache, jeweils als Pflicht oder Wunsch. ##### Sicherheitsprofil für Bewachungsobjekte Leistungsarten nach DIN 77200-1, Risikoeinstufung, Reaktionszeit und Schutzziele – dazu, was das Objekt verlangt: Waffe, Diensthund, Ersthelfer, Brandsicherheitswache, Alarm- und Interventionsanweisung. ##### Standortleitungen Wer für welchen Standort zuständig ist – als Standortleitung, Assistenz oder mit Einsicht, auf Wunsch befristet. Eine Niederlassung gilt für alle Standorte darunter; was jemand darf, kommt aus seiner Rolle. ##### Dienstanweisungen mit Empfangsbestätigung Der Hub schreibt den ersten Entwurf aus den Objektdaten, eine zweite Person gibt frei, die Wachperson bestätigt den Empfang am Handy – wie § 17 Abs. 2 BewachV es verlangt. Mit der E-Signatur auch per Unterschrift. ##### Schlüssel & Ausrüstung Schlüssel, Transponder, Zutrittskarten, Funkgeräte und Codes je Person und Standort – mit Rückgabefrist. Überfälliges meldet sich bei der Standortleitung, Mitarbeiter sehen unter „Meine Schlüssel“, was sie abgeben müssen. ##### Rollen mit Farbe Objektschützer, Pfleger, Service – die Tätigkeiten Ihres Betriebs, farbig im Plan, damit Besetzungslücken auffallen. ##### Posten-Vorlagen Wiederverwendbare Posten-Bezeichnungen wie „Zaun A“ oder „Empfang“ – standortübergreifend oder an ein Objekt gebunden, danach mit einem Klick zugeordnet. ##### Stempeln am Handy Ein- und ausstempeln, Pausen erfassen – ein großer Knopf, gemacht für den Einsatz. Ohne Netz merkt sich die Seite den Stempel und bucht die Uhrzeit des Tippens, nicht die der Ankunft. ##### Stempel-Korrektur & Rundung Zu frühe oder späte Stempel auf die Soll-Zeit setzen – auf Wunsch nur im Toleranzfenster – oder auf 5, 10 oder 15 Minuten runden. Die Regeln kürzen nur, rechnen nie Zeit dazu, und der echte Stempel bleibt sichtbar. ##### Zeiterfassung verwalten Alle Zeiteinträge filtern, prüfen, korrigieren und freigeben – auch Zeiten, die nie eingereicht wurden, gesammelt in einem Zug. Jede Korrektur steht mit Begründung, altem und neuem Wert am Eintrag; Export als CSV. ##### Vergessene Stempel nachholen Eingeteilte Schichten ohne Stempel stehen als „Nicht gestempelt“ in der Liste und lassen sich – auch mehrere auf einmal – als gearbeitet bestätigen. Für Leute, die gar nicht selbst stempeln, erfassen Sie die Zeit nach. ##### Meine Zeiten Woche für Woche die erfassten Arbeitszeiten mit Plus/Minus der Woche. Je nach Einstellung geht die Zeit beim Ausstempeln automatisch zur Freigabe – oder der Mitarbeiter reicht seine Woche selbst ein. ##### Stundenkonten Gleitzeit und Überstunden je Mitarbeiter mit Saldo und Verlauf – je Tag mit Soll, Ist und Angerechnetem, damit sich eine bestrittene Minusstunde selbst erklärt. Manuelle Anpassung mit Workforce Pro. ##### Mein Stundenkonto Plus- und Minusstunden gegenüber dem Soll, getrennt nach Gleitzeit und Überstunden. Diskussionen am Monatsende entfallen. ##### Arbeitszeitprüfung in Echtzeit Pflichtpausen, die 10-Stunden-Grenze und 11 Stunden Ruhezeit werden schon beim Einteilen geprüft, der 24-Wochen-Durchschnitt nach § 3 ArbZG laufend. Der Verstoß fällt auf, bevor er passiert – ohne das Stempeln zu blockieren. ##### Freigaben-Inbox Zeit-Korrekturen, Wochenfreigaben, Bewerbungen, Anfragen, die wieder bei Ihnen liegen, und Arbeitszeit-Hinweise in einer Ansicht – Hinweise auch gesammelt bestätigt. Eine Standortleitung sieht nur ihre Standorte. ##### Betriebsstandards Pausenregeln, Wochenarbeitszeit, was nach dem Ausstempeln mit einer Zeit passiert, ob nur zu eingeteilten Schichten gestempelt wird, wie Anfragen beantwortet werden und eigene Felder – einmal gesetzt, überall gültig. ##### Stundennachweis je Standort Jede Schicht, jede Zuweisung und jeder Mitarbeiter mit Plan-, Ist- und Zuschlagsstunden – als PDF, Excel oder CSV, für mehrere Standorte mit Zwischensumme. Namen voll, als Anfangsbuchstaben, Personalnummer oder ganz ohne. ##### Standortbericht für den Auftraggeber Ein PDF wie ein Baukasten: Deckblatt mit Kennzahlen, Schichten mit Soll/Ist je Kraft, Zuschlagsstatistik, Wachbuch-Einträge, Dienstanweisung – Abschnitte frei wählbar, Namen auf Wunsch weggelassen. Festschreiben lässt sich wieder aufheben. ##### Blätter aus dem Dienstplan Meldeliste, Leistungsnachweis, Anwesenheitsliste – aus dem Plan erzeugt statt abgetippt, als Excel, PDF oder CSV. Jedes herausgegebene Blatt bleibt im Archiv, bis die eingestellte Aufbewahrung abläuft. ##### Das Formular des Auftraggebers nachbauen Spalten, Kopfblock und Druckbild nachbauen, ohne je eine Zellenangabe zu tippen. Qualifikationen erscheinen als Kreuz, Ja/Nein, Nummer, Ablaufdatum oder Kürzel wie „SKP“, der Posten kommt direkt aus der Planung. ##### Die Excel-Datei des Auftraggebers füllen Schickt der Auftraggeber sein eigenes Formular, laden Sie es unter „Eigene Datei“ hoch und sagen nur, ab welcher Zeile die Namen stehen und welche Spalte was ist. Farben, Rahmen und Logo bleiben unverändert. ##### Blätter verschicken und gegenzeichnen Ein fertiges Blatt geht per E-Mail an die Ansprechpartner des Objekts, zur Gegenzeichnung über die E-Signatur oder als Anlage an einen Brief. Unter dem Dialog steht, wohin es schon gegangen ist – auch gescheiterte Versuche. ##### Stundenauswertung Je Mitarbeiter Soll, Ist und Angerechnetes, je Objekt Bedarf, Besetzt und Ist – getrennt nach Grund-, Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsstunden. Export für das Lohnbüro, als Excel oder PDF, auch ohne Lohn & Entgelt. ##### Abschluss mit Gegenzeichnung Ein Abschluss friert die Zahlen eines Zeitraums mit Prüfsumme ein und zeigt später jede Zeile, die sich seither geändert hat. Ihr Kunde sieht ihn im Kundenportal und zeichnet für seine Objekte gegen. ##### Kunden-Verkaufsraten mit Zuschlägen Stundensätze je Kunde, Standort und Rolle, dazu Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagszuschlag in Prozent oder als fester Betrag. „Preis ändern ab …“ setzt eine Erhöhung zum Stichtag, die Vorschau rechnet ein Beispiel. ##### Lücken in der Preisliste sehen Der Reiter „Ohne Verkaufsrate“ und ein Abzeichen in Standortliste, Standortakte und CRM-Kundenakte zeigen, wo heute kein Satz greift. Abgerechnet wird jede Schicht mit dem Satz, der an ihrem Tag galt. ##### Bezahlte Pause je Standort Je Standort wählen Sie „Unbezahlt – wird abgezogen“, „Bezahlt – Auftraggeber zahlt mit“ oder „Bezahlt – nur für den Mitarbeiter“. Lohn, Rechnung und Stundenauswertung rechnen danach; die Pflichtpause bleibt erfasst. ##### Übergabe an Rechnung & Lohn Freigegebene Zeiten wandern ohne zweite Erfassung in den Abrechnungslauf und die Lohnberechnung – je Standort nach Ist-Stunden, pauschal nach Plan oder mit garantierter Mindestmenge. ##### Festgehalt oder Stundenlohn Je Mitarbeiter festgelegt, wie er bezahlt wird. Diese eine Angabe ist die Grundlage jeder weiteren Berechnung. ##### Lohngruppen Der Grundlohn je Stunde pro Stufe – Objektschutz, Werttransport, Flughafen. Sauber getrennt vom Zuschlags-Schema. ##### Tarife für Zuschläge Nacht mit eigenem Nacht-Fenster, Sonntag, Samstag und Feiertag in einem Schema. Mehrere Lohngruppen teilen sich einen Tarif – eine Tarifrunde ändern Sie an genau einer Stelle. ##### Zuschlags-Kombination Was gilt, wenn Nacht auf Sonntag oder Feiertag trifft – nur der Tagestyp, der höhere oder beides – und ob der Feiertag vor dem Sonntag geht. Dazu ein Samstag-Fenster und eine Ersatz-Feiertagsregion, auch für Österreich und die Schweiz. ##### Objekt-Sätze Der Stundensatz hängt am Objekt und/oder an der Position, nicht an der Person – das übliche Modell im Objektschutz. Je Satz wählen Sie „Lohn für eigene Mitarbeiter“ oder „Kostensatz für Subunternehmer und externe Mitarbeiter“. ##### Zuschlagsregeln ohne Code Eine Einsatzleiter-Zulage nur bei Veranstaltungen, ein höherer Nachtzuschlag auf einem bestimmten Objekt – geführt zusammengestellt. ##### Rufbereitschafts-Sätze Rufbereitschaft ist keine Arbeitszeit und wird nicht gestempelt, sondern über einen eigenen Satz vergütet – als Pauschale oder je Stunde, mit eigenen Beträgen für Samstag, Sonntag und Feiertag. ##### Mindestlohn-Warnschwelle Sie setzen den Stundensatz, unter dem der Lohnlauf einen Hinweis zeigt. Er warnt, er sperrt nicht – und es ist Ihr Wert, kein von uns gepflegter Gesetzeswert. ##### Lohnläufe je Periode Periode öffnen, Brutto je Mitarbeiter berechnen, prüfen, korrigieren und ans Lohnbüro übergeben. Ein Lauf ist nie gesperrt: „Offen“, „Berechnet“ oder „Exportiert“ – neu rechnen geht jederzeit, nach einem Export mit Rückfrage. ##### Nachvollziehbarer Rechenweg Jede Schicht mit Datum, Standort, Pause, Stunden und Zuschlägen; aufgeklappt die Aufteilung nach Uhrzeit und die Herkunft jeder Zahl. Bezahlt ein Standort die Pause, steckt sie in den Stunden – samt Zuschlägen. ##### Brutto-Entgeltnachweis als PDF Je Mitarbeiter ein Nachweis in der Stufe „Kompakt“, „Je Schicht“ oder „Je Zeitabschnitt“. „Alle Entgeltnachweise“ läuft im Hintergrund und liefert am Ende ein Sammel-PDF zum Drucken. ##### Überstunden auszahlen Stunden und Minuten oder mit „Alles“ den ganzen Saldo des Überstundenkontos auszahlen – der Betrag steht im Brutto, im Entgeltnachweis und im Export, ein Storno bucht die Stunden zurück. Mit Securo Payroll Pro. ##### Firmenwagen & Kilometergeld Den geldwerten Vorteil für den Firmenwagen und das Kilometergeld rechnet der Fuhrpark, der Lohnlauf übernimmt beides ins Brutto. Fehlt die Rechnung für den Monat noch, sagt der Lauf es. ##### Lohnarten Die nummerierten Kategorien Ihres Lohnbüros – Grundlohn, Nacht, Sonntag. Der Export ordnet jeden Betrag der richtigen Lohnart zu. ##### Übergabe an DATEV Lohn & Gehalt Berater- und Mandantennummer hinterlegt, Export erzeugt – Ihr Lohnbüro richtet das Format einmalig in DATEV ein und liest danach jede Datei direkt ein. Stunden-Lohnarten gehen als Stunden, Prämien und Fixum als Betrag. ##### CSV-Stundennachweis Eine Zeile je Mitarbeiter und Lohnart mit Personalnummer, Name, Stunden, Betrag und Kostenstelle – programmunabhängig, für jedes Lohnbüro zum Einlesen oder Abtippen. ##### Eigene Export-Vorlagen Für Lohnbüros ohne DATEV: Excel- oder CSV-Listen selbst zusammenstellen, etwa „Stunden je Satz“ zum Abtippen, mit eigenen Spaltenüberschriften. Die Gesamtzeile ergibt genau das Brutto des Laufs. ##### Export-Archiv mit Abweichungs-Hinweis Jeder erzeugte Export bleibt als Kopie ladbar. Weicht der aktuelle Stand vom zuletzt erzeugten Export ab, zeigt ein Hinweis die Differenz – so sehen Sie, ob neu exportiert werden muss. ##### Subunternehmer-Kosten Kostensätze je Objekt oder Position für externe Kräfte, daraus ein Kosten-Report – Einkaufskosten, kein Lohn und nicht im DATEV-Export. Der Report gehört zu Securo Payroll Pro. ##### Kontrollgang am Handy Zugewiesene und offene Gänge starten, Punkte per Tag scannen, im Notfall den Panik-Knopf zwei Sekunden halten. Ohne Netz werden Scans gespeichert und gehen von allein raus – weil im Keller kein Netz ist. ##### Kontrollpunkte per NFC & GPS Stationen als NFC-Tag oder als GPS-Punkt je Objekt anlegen – die Position per Adresssuche oder Tipp auf die Karte, ohne Koordinaten. Der Nachweis entsteht dort, wo der Wächter tatsächlich steht. ##### Tags am Objekt zuweisen Die Seite zeigt genau die Kontrollpunkte, denen noch ein Tag fehlt, und führt das Zuweisen vor Ort in einem Rutsch durch. Wo das Telefon sie liefert, wird die Seriennummer des Chips mitgespeichert – ein kopierter Tag fällt auf. ##### Aufgaben am Kontrollpunkt Je Punkt eine Checkliste aus Bestätigen, Ja/Nein, Messwert, Foto oder Freitext, die beim Scannen abgearbeitet wird. Pflicht-Aufgaben lassen sich nicht überspringen – der Rundgang wird prüfbar statt beliebig. ##### Kontrollgang-Vorlagen Eine Sammlung von Kontrollpunkten als wiederverwendbarer Gang, in fester oder beliebiger Reihenfolge. Punkte wählen Sie einzeln oder mit „Alle hinzufügen“ alle eines Objekts auf einmal. ##### Unvorhersehbare Routen Die Reihenfolge wird bei jedem Start neu ausgelost, auf Wunsch nur ein Teil der Punkte abgefragt – Pflicht-Punkte sind immer dabei. So kann niemand den Rundgang vorhersagen. Die Teilmenge gehört zu Wächterkontrolle Pro. ##### Touren im Blick Geplante, laufende und vergangene Durchläufe an einer Stelle – inklusive Ad-hoc-Tour, wenn es kurzfristig sein muss. ##### Wiederholungspläne „Jede Woche Mo, Mi, Fr zwischen 22 und 4 Uhr“ – auch mehrmals im Fenster: stündlich von 18 bis 6 Uhr oder zwölf Gänge am Tag mit freiem Zeitpunkt. Zugewiesen an eine feste Person, einen offenen Pool oder die Schicht am Objekt. ##### Totmann & Panik-Alarm Kommt kein Lebenszeichen mehr, erscheint erst beim Wächter ein Vor-Alarm mit „Ich bin OK“, danach geht der Hauptalarm raus. Kommt ein Panik-Alarm nicht durch, versucht es die App weiter und bietet den Notruf an. ##### Ortung auch in der Tasche In der Securo-Hub-App läuft die Ortung während eines Kontrollgangs auch bei ausgeschaltetem Bildschirm – nur dann, nie davor oder danach. Auf Wunsch gilt „Kontrollgang nur mit Hintergrund-Ortung“. ##### Alarme mit Eskalation Tour verpasst, Totmann, Panik, Verdacht auf einen vorgetäuschten Rundgang – mit Quittierung und Eskalationskette. Erreicht eine Stufe niemanden, geht der Alarm an Eigentümer und Administrator; der Wächter sieht, ob er angekommen ist. ##### Eigene Alarmregeln Schwellen, Kanäle und Eskalationsstufen je Alarmtyp selbst festlegen – Empfänger als feste Person, Objektleitung oder Rolle. Alarme gehören zu Wächterkontrolle Pro. ##### Live-Übersicht der Leitstelle Alle aktiven Touren auf einer Karte, mit Wächterposition, Soll-Ist und offenen Alarmen – im 15-Sekunden-Takt aktualisiert. ##### Vorfälle dokumentieren Kategorie, Schweregrad, Beschreibung, Position, Fotos und Unterschrift – an eine Tour gebunden oder eigenständig. ##### Integrität prüfen Jeder Scan und jeder Statuswechsel ist mit dem vorigen verknüpft; „Jetzt prüfen“ rechnet alles nach. Verdachtsfälle vorgetäuschter Rundgänge – unmögliches Tempo, kopierter Tag, vermutlich gefälschter Standort – werden gemeldet. Wächterkontrolle Pro. ##### Revisionssichere Berichte Soll-Ist, Abweichungen, Vorfälle und Tätigkeitsbericht als PDF, Excel oder CSV – mit einem Namen Ihrer Wahl im Berichtskopf. Je Punkt steht, ob er per Tag, per GPS oder ohne Tag erfasst wurde. ##### Auswertung Abgeschlossen, Verpasst, Kontrollpunkte erfüllt, Vorfälle und Abdeckung je Objekt, dazu der Personaleinsatz und Hinweise wie „Oft verpasst“ oder „Objekt ohne aktiven Kontrollgang“. Gehört zu Wächterkontrolle Pro. ##### Vorgaben je Organisation Wann Vor- und Hauptalarm greifen, ob ein Gang nur mit Hintergrund-Ortung startet, ob NFC-Tags schreibgeschützt werden und wie lange GPS-Spur und Fotos bleiben. Touren, Scans und Vorfälle werden nie automatisch gelöscht. ##### Einträge pro Objekt und Schicht Jedes Ereignis, jede Beobachtung, jedes besondere Vorkommnis – festgehalten und fälschungssicher protokolliert. Läuft gerade eine Schicht, steht ihr Objekt schon im Formular; Wachpersonen erfassen dafür auch ohne eigene Berechtigung. ##### Eintrags-Vorlagen Vorlagen legen je Objekt oder für die ganze Organisation fest, was beim Erfassen abgefragt wird – etwa der Schweregrad. Felder lassen sich an Bedingungen knüpfen, Pflichtangaben nicht überspringen: So entstehen auswertbare Daten. ##### Fotos & Unterschriften Bilder und Unterschriften gehören zum Eintrag und laufen durch dieselbe Nachweiskette wie der Text. Standortdaten im Foto entfernt der Server vor dem Speichern. ##### Offline erfassen Ohne Netz erfasste Einträge und Fotos liegen auf dem Gerät und gehen automatisch raus, sobald wieder Verbindung besteht – sichtbar in einer eigenen Liste. ##### Schichtübergabe mit Quittung Offene Punkte, Notizen und Unterschrift des Übergebenden; der Nachfolger quittiert die Übernahme. Offene Punkte der Vorschicht übernehmen Sie mit einem Tipp, eine unquittierte Übergabe meldet sich nach einer einstellbaren Frist. ##### Verknüpft mit der Wächterkontrolle Ein Eintrag lässt sich mit einem Vorfall oder Kontrollgang am selben Objekt verbinden – der Querverweis steht auf beiden Seiten. Gehört zu Wachbuch Pro. ##### Lückenlose Nachweiskette Jeder Eintrag trägt den Fingerabdruck seines Vorgängers. Wird nachträglich etwas verändert, bricht die Kette an genau dieser Stelle sichtbar auf. ##### Korrekturen bleiben sichtbar Ein Eintrag wird nie überschrieben. Korrekturen entstehen als neue Fassung, die alte bleibt lesbar – die forensische Sicht zeigt beides. ##### Ketten prüfen Auf Knopfdruck wird nachgerechnet, ob das Wachbuch seit der Erfassung unverändert ist – über drei getrennte Nachweisketten für Einträge, Tagesberichte und Übergaben. ##### Auffälligkeiten selbst festlegen Ab wann ein Eintrag als nachgetragen gilt, ab welcher Lücke am Objekt es auffällt und wie weit die Geräte-Uhr vorgehen darf. Keine dieser Schwellen blockiert eine Erfassung – wer im Dienst etwas beobachtet, muss es festhalten können. ##### Prüf-Link für Dritte Gericht, Versicherung oder Auftraggeber prüfen die Unversehrtheit der Nachweiskette selbst – über einen befristeten, widerrufbaren Link, ohne Securo-Konto und ohne Einblick in Inhalte. ##### Tagesberichte Alle Einträge eines Tages am Objekt als ein Bericht – mit eigener Zusammenfassung und eigener Nachweiskette. Der Tag folgt der Zeitzone Ihrer Organisation, ein Nachtdienst landet im richtigen Bericht. ##### Wachbuch als Ausfertigung Das Buch eines Objekts mit Deckblatt und jedem Diensttag, dazu Protokoll, Tagesbericht und Übergabe-Protokoll als PDF, CSV oder Excel – auch auf Englisch. Archivierte Berichte bleiben herunterladbar. Gehört zu Wachbuch Pro. ##### Zuschnitt für den Empfänger Wachpersonen anonymisieren, Fotos weglassen oder von korrigierten Einträgen nur die letzte Fassung drucken – jede Kürzung nennt das Buch auf seiner Hinweisseite, damit man ihm ansieht, was fehlt. ##### Prüfseite je Bericht Der QR-Code auf dem letzten Blatt führt ohne Anmeldung zur Prüfseite: Sie prüft, ob jeder Eintrag des Berichts unverändert ist, und gleicht die PDF im Browser mit dem Original ab. Auffälligkeiten zeigt sie nur nach Ihrer Freigabe. ##### Einträge im Kundenportal Ereignisse, Kontrollnotizen und besondere Vorkommnisse erscheinen beim Auftraggeber sofort im Kundenportal – nur für seine Objekte und nur die Arten, die Sie freigeben. Die Freigabe zeigt, wie viele Einträge dort ankommen. ##### Wachbuch im Standortbericht Im Standortbericht aus Workforce bringt ein eigener Abschnitt die Einträge des Objekts aufs Blatt – voreingestellt Ereignisse und besondere Vorkommnisse, von korrigierten Einträgen nur die letzte Fassung. ##### Auskunft & Löschung Auskunft nach Art. 15 bündelt alle Einträge, Fotos und Vorgänge einer Person als herausgabefähige Datei; Löschanträge laufen im selben Ablauf. ##### Krypto-Shredding Löschen, ohne die Beweiskette zu brechen: Statt die Datei zu überschreiben, wird ihr Schlüssel vernichtet. Der Inhalt ist weg, die Kette bleibt intakt. ##### Beweis-Sicherung Bei laufender Klage, Versicherungsfall oder BG-Prüfung legt eine Sperre gegen Löschung fest, dass der automatische Löschlauf die Inhalte stehen lässt – für die ganze Organisation, ein Objekt oder eine Person. ##### Aufbewahrungsfristen Wie lange Medien, Einträge und Nachweisspur bleiben, ob Übergaben quittiert werden müssen und ab welchen Werten ein Eintrag auffällt – je Organisation gesetzt. ##### Jeder sieht seine Objekte Auf Wunsch liest eine Wachperson nur die Wachbücher der Objekte, an denen sie gearbeitet hat – eingeteilt oder selbst erfasst –, mit einstellbarem Rückblick. Wichtig, sobald Sie für mehrere Auftraggeber arbeiten. ##### Leitstelle im Browser Mit einem Funk-Konto anmelden, sprechen, mithören und eingreifen – direkt im Browser, ohne Zusatzprogramm. Links der Gruppenbaum, in der Mitte die Lagekarte, rechts Notrufe und Rufe. Mit Securo PTT · Pro. ##### Sprechen und mithören Eine Gruppe als Sprechgruppe wählen und weitere mithören; gesprochen wird per Taste, Dauertaste oder Leertaste. Neben der Taste steht, wer gerade spricht und wie lange. ##### Einzelruf und Gruppenruf Ein Funkgerät direkt rufen – mit Gegensprechen wie am Telefon oder erst per „Anklingeln“. Der „Gruppenruf“ erreicht ausgewählte Funkgeräte oder alle einer Gruppe, die gerade online sind. ##### Gruppenbaum mit Live-Zustand Alle Gruppen mit allen Funkgeräten, online und offline: wer spricht, wer in der Gruppe ist, wer stumm oder suspendiert ist. Funkgeräte ziehen Sie per Drag & Drop in eine andere Gruppe – sofort oder dauerhaft. ##### Eingreifen am Funkgerät Sprechrecht entziehen, stummschalten, in eine Gruppe holen – auch ohne bisherigen Zugriff – oder den GPS-Takt auf 10, 30 oder 60 Sekunden setzen. Für ein Gerät, eine Auswahl oder alle, jeweils mit Rückfrage. ##### Suche, Kürzel, eigenes Fenster Funkgeräte, Gruppen und Standorte mit / oder Strg+K finden, per Tastenkürzel zwischen Karte, Mitgliedern und Protokoll springen. „Eigenes Fenster“ holt die Leitstelle auf einen zweiten Bildschirm. ##### Lagekarte mit Ebenen Funkgeräte, offene Notrufe, Standorte mit Soll-Ist-Ampel („Soll erfüllt“, „Unter Soll“, „Ausfall“), „Wachen live“ auf Rundgang und Alarme aus den Rundgängen – je nach gebuchten Modulen ein- und ausschaltbar. ##### Live-Positionen Wo ist welches Funkgerät gerade – auf der Lagekarte, mit dem Alter der Position. „Verfolgen“ lässt die Karte einem Gerät folgen, damit die Disposition den Nächstgelegenen schickt. ##### Notruf mit nächsten Funkgeräten Ein Notruf erscheint in der Leitstelle sofort mit Alarmton. Auf der Karte stehen die nächsten Funkgeräte mit Luftlinie, online zuerst – jedes rufen Sie direkt an oder holen es in die Sprechgruppe. ##### SOS-Alarme Jede Notruf-Auslösung mit Zeitpunkt, Sender, Gruppe, Position und Status. Mit „Bearbeitung vermerken“ halten Sie fest, wer sich kümmert; ein rotes Band zeigt, wie viele Alarme noch offen sind. ##### Funkverkehr aufzeichnen Mit „Aufzeichnen“ speichert die Leitstelle Sprechgruppe, mitgehörte Gruppen und eigene Funksprüche – dazu Gruppenwechsel, Rufe, Notrufe und Eingriffe als Ereignisse. Mit Securo PTT · Pro. ##### KI-Transkript inklusive Jeder gespeicherte Funkspruch wird wenige Sekunden später abgeschrieben. Funksprüche nachhören, nach Wörtern durchsuchen, fehlende Transkripte anfordern oder von Hand korrigieren. ##### Funkverkehrsbericht als PDF Funksprüche, Notrufe, Eingriffe und eigene Einträge wie „Polizei verständigt“ in einem Verlauf – als PDF mit Kennzahlen und auf Wunsch einer deutlich gekennzeichneten KI-Zusammenfassung. ##### Aufbewahrung selbst festlegen Wie lange Aufnahmen gespeichert bleiben, stellen Sie zwischen 1 und 365 Tagen ein (Vorgabe 30); danach löscht Securo sie samt Transkript. Das KI-Transkript für neue Funksprüche lässt sich abschalten. ##### Funkgruppen Geräte zu Sprechkreisen bündeln: Wer in derselben Gruppe ist, hört und spricht miteinander. Gruppen anlegen, umbenennen und die Sprechzeit auf 30 bis 180 Sekunden begrenzen. ##### Mitglieder verwalten Geräte per Häkchen zu einer Gruppe hinzufügen oder entfernen und alle Änderungen gebündelt speichern – Stammdaten und Mitgliederliste an einer Stelle. ##### Funkgerät-Nutzer Alle Geräte Ihrer Organisation mit Anzeigename, IMEI, Funk-Status, GPS-Status und Gruppenzahl – in der Funkübersicht direkt neben den Funkgruppen, durchsuchbar. ##### Gerät im Detail Anzeigename, Notiz und Funk-Account aktiv oder suspendiert. Bei Verlust oder Diebstahl schaltet „Stummgeschaltet“ das Gerät aus der Ferne ab – es kann dann weder senden noch empfangen. ##### Mehrere Funknetze Betreibt Ihre Organisation mehrere Funk-Mandanten, schaltet die Leitstelle zwischen ihnen um – Geräte, Gruppen und Aufnahmen passen dann immer zum gewählten Netz. ##### BWR-Mandant verbinden Ihren Zugang zum Bewacherregister einmal hinterlegen – danach arbeiten Sie mit Registerdaten, ohne sich dort separat anzumelden. Das Passwort liegt verschlüsselt und wird nie wieder angezeigt. ##### Verbindung wird geprüft Ein Mandant entsteht erst, wenn die Anmeldung beim Register klappt. Die Liste zeigt „Anmeldung erfolgreich“, „Anmeldung abgelehnt“ oder „Register nicht erreichbar“ und wann zuletzt geprüft wurde. ##### Registrierte Wachpersonen Wer für Ihren Mandanten im Bewacherregister hinterlegt ist – mit Bewacher-ID, Status, Meldeanschrift und Betriebsstätte. Je Person fünf Reiter: Stammdaten, Ausweisdokument, Qualifikation, Zuverlässigkeit, Betrieb. ##### Status und Statuswechsel Der Registerstatus steht farbig in der Liste – grün freigegeben, gelb in Prüfung, rot zurückgewiesen –, dazu der letzte Statuswechsel. Die Angaben kommen bei jedem Aufruf frisch aus dem Register. ##### Unternehmens-Übersicht Was das Register über Ihr Unternehmen führt: Identifikationsnummer, Betriebsstätten und wie viele Vorgänge beim Gewerbebetrieb, bei der Behörde oder abgeschlossen sind – auch, ob etwas zurückgewiesen wurde und deshalb hängt. ##### Externe Bewacher-Abfrage Eine fremde Wachperson live im Register prüfen – etwa die Kraft eines Subunternehmers vor dem Einsatz. Mit Bewacher-ID, Geburtsdatum und Ausweisnummer; ein Treffer zeigt auch die Einsatzarten. ##### Kundenverzeichnis Alle Firmen und Accounts Ihrer Organisation in einer Liste – suchen, anlegen, öffnen. Der Einstieg in jede Vertriebsarbeit. ##### Kundenakte Ein Kunde mit allem, was zu ihm gehört: Kontakte, Deals, Verträge, Aktivitäten, E-Mails, Anhänge und Verlauf – in Reitern statt in Dialogen. Die Übersicht zeigt die Kontaktwege und hält Anruf, Notiz oder Wiedervorlage unter „Erfassen“ direkt fest. ##### Belege direkt aus der Akte Über „Weitere Aktionen“ schreiben Sie dem Kunden eine E-Mail oder legen einen Brief, eine Rechnung oder ein Angebot an – der Kunde ist dort schon eingetragen. Rechnung und Angebot setzen das Modul Rechnungen voraus. ##### Verkaufsraten in der Kundenakte Der Reiter „Verkaufsraten“ zeigt je Standort des Kunden, ob heute eine Verkaufsrate greift, und darunter alle Sätze mit Zuschlägen und Gültigkeit. Wo keine greift, führt „Verkaufsrate hinterlegen“ direkt hin. Mit Workforce. ##### Zahlungsmethoden des Kunden Ist Stripe verbunden, erscheint in der Kundenakte der Reiter „Zahlungsmethoden“: Karte oder SEPA-Mandat des Kunden hinterlegen und wieder entfernen – für spätere Einzüge offener Rechnungen. ##### Kundenübergreifende Kontaktsuche Alle Ansprechpartner Ihrer Organisation durchsuchen, egal zu welchem Kunden sie gehören – wenn nur der Name bekannt ist. Je Kunde lässt sich ein Hauptansprechpartner markieren. ##### Konzern-Strukturen Mutter-Tochter-Beziehungen als Baum, dazu zusammengefasste Kennzahlen über den ganzen Konzern: Kunden im Konzern, gewichteter Pipeline-Wert, offene Deals und aktive Verträge. ##### Duplikate erkennen Ein nächtlicher Scan schlägt mögliche Dubletten vor; Sie wählen je Feld den richtigen Wert und führen zusammen oder verwerfen. Kontakte, Deals und Aktivitäten wandern mit. Gehört zu CRM Pro. ##### Deals mit Phasen Deals von der ersten Anfrage bis zum Abschluss – mit Wert, Phase und Abschlusswahrscheinlichkeit, von Lead bis Gewonnen oder Verloren. Gehört zu CRM Pro. ##### Eigene Deals und Pool Vertriebler sehen ihre eigenen Deals und die noch niemandem zugewiesenen. Mit „Übernehmen“ holen sie sich eine neue Anfrage, mit „Zurück in den Pool“ geben sie sie frei; bei neuen Anfragen wird das Team benachrichtigt. Die Rollenvorlage „Vertrieb“ bringt das mit. ##### Positionen am Deal Woraus sich ein Deal zusammensetzt: je Leistung eine Zeile mit Menge, Einzelpreis und Rabatt. Der Wert ergibt sich aus der Netto-Summe; als optional markierte Positionen zählen nicht mit. Gehört zu CRM Pro. ##### Sales-Pipeline Ein Board, auf dem Deals per Maus oder Tastatur in die nächste Phase wandern – je Spalte mit Anzahl und Summe. Der Stand des Quartals auf einen Blick. Gehört zu CRM Pro. ##### Verlust-Gründe festhalten Eine eigene Liste an Gründen, aus der beim Verlieren eines Deals gewählt werden muss – damit jeder verlorene Deal seinen Grund trägt. Ausgemusterte Gründe bleiben an alten Deals erhalten. ##### Verträge zentral Abos, Wartung, Beratung und Sicherheitsleistungen mit Laufzeit, Wert, Abrechnungszyklus und Status – kundenübergreifend filterbar, mit Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung. ##### Abarbeiten Deals oder Kunden nach einem Filter einen nach dem anderen vorgelegt bekommen – anrufen oder schreiben, Ergebnis, Notiz oder Wiedervorlage mit einem Klick festhalten, weiter zum nächsten. Ideal für Anrufrunden und das Nachfassen. ##### Aktivitäten-Zeitleiste Notizen, Anrufe, Termine, E-Mails und Aufgaben kundenübergreifend an einem Ort – die Vertriebshistorie ohne Suche im Postfach. ##### Erwähnen und erinnern Mit @ holen Sie eine Kollegin in eine Aktivität – sie wird mit dem passenden Satz benachrichtigt. Aufgaben mit Fälligkeit und Bearbeiter melden sich am Morgen des Vortags von selbst. ##### Meine Aufgaben Alle offenen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind – über alle Kunden hinweg, nach Fälligkeit gruppiert. Am Handy steht die dringendste ganz oben, „Erledigt“ ist ein Tipp. ##### Anrufen aus dem CRM Neben jeder Telefonnummer – bei Kontakten, in der Kundenakte und beim Abarbeiten – startet „Anrufen“ das Gespräch direkt im Hub. Mit dem Modul Telefonie; ohne öffnet ein Klick Ihr Telefon. ##### E-Mail aus Ihrem Outlook-Postfach Kunden direkt aus dem CRM anschreiben – gesendet wird aus Ihrem eigenen Microsoft-365-Postfach. Antworten des Kunden hängen sich von selbst an denselben Verlauf in der Kundenakte. ##### Später senden und Rückgängig „Später senden …“ plant eine E-Mail bis zu 30 Tage im Voraus; nach dem Senden holt „Rückgängig“ sie je nach Einstellung bis zu 20 Sekunden lang zurück. Ob Outlook unter „Gesendete Elemente“ eine Kopie behält, entscheiden Sie selbst. ##### Vorlagen, Signaturen, Platzhalter Eigene Vorlagen und Signaturen – auch direkt aus Outlook eingefügt. Platzhalter wie „Anrede mit Name“ oder „Logo der Organisation“ werden beim Senden ausgefüllt; eine Signatur-Vorlage kann für alle verbindlich sein. ##### Freigegebene Postfächer Gemeinsame Adressen wie vertrieb@ mit Mitgliedern und Sendeart „Senden als“ oder „Senden im Auftrag“. „Zugriff prüfen“ zeigt je Mitglied per Ampel, ob die Rechte in Microsoft 365 passen. ##### Eigene Felder je Datensatz-Art Zusätzliche Felder für Kunde, Kontakt, Vertrag, Aktivität und Deal – über die Standardfelder hinaus, ohne Entwicklung. Gehört zu CRM Pro. ##### Geteilte Ansichten Gespeicherte Listen-Ansichten organisationsweit teilen – alle sehen dieselbe Auswahl, statt sich jeder eigene Filter zu bauen. Gehört zu CRM Pro. ##### Massen-Operationen mit Historie Massen-Bearbeitung, Tags, Besitzerwechsel, Archivieren und Löschen – nachvollziehbar protokolliert. Gehört zu CRM Pro. ##### CRM-Übersicht Die Startseite des Vertriebs: offene Deals, gewichteter Pipeline-Wert, offene Aufgaben – und ein Hinweis, sobald neue Deals ohne Zuständigen warten, mit „Abarbeiten“ gleich daneben. ##### CRM in Automatisierungen Neuer Kunde, geänderter Kunde, gewonnener Deal oder angelegter Vertrag starten Abläufe; umgekehrt legen Abläufe Kunden, Aktivitäten und Vertragsentwürfe an. Mit dem Modul Automatisierungen. ##### Rechnungen schreiben Ausgangsrechnungen als Entwurf anlegen, prüfen und festschreiben – ab dann ist der Beleg unveränderlich. Rechnungsdatum und Leistungszeitraum sind vorbelegt, „Vormonat“ setzt den Abrechnungsmonat mit einem Klick; „Kopieren“ macht aus der Oktober- die November-Rechnung. ##### Positionen & Steuer Positionen mit Titel, Beschreibung, Menge, Rabatt und Steuer je Beleg. Die Steuerbehandlung – Inland, Reverse-Charge, Ausfuhr oder Kleinunternehmer – ermittelt das System aus Land und USt-IdNr. des Kunden, statt sie zu erfragen. ##### Leistungskatalog mit Schnellerfassung Was Sie regelmäßig abrechnen, einmal mit Preis, Einheit und Steuersatz hinterlegen. Beim Schreiben genügt der Name – der Eintrag füllt die Position aus; „Objektschutz 40 x 45,00“ legt Menge und Preis in einem Zug an. ##### Abschlags- und Schlussrechnung Abschläge vor der Leistung stellen und in der Schlussrechnung per Haken verrechnen. Der Beleg weist „Abzüglich Abschläge“ und den Zahlbetrag aus; eine voll gedeckte Schlussrechnung wird nie überfällig. ##### Texte je Beleg mit Vorschau Betreff, Einleitung, Schlusstext und Zahlungshinweis je Rechnung oder Angebot: „Standard“ aus dem Belegdesign, „Eigener Text“ oder „Keiner“. Der Reiter „Vorschau“ zeigt das PDF direkt im Hub. ##### Angebote Angebote anlegen und festschreiben: Das Angebot bekommt seine Nummer, das PDF liegt im Archiv – verschickt wird nichts, Sie senden es selbst. „Überarbeiten“ öffnet es erneut mit derselben Nummer, „Zurückziehen“ nimmt es zurück. ##### Vom Angebot zur Rechnung Die Annahme festhalten und das Angebot in einen Rechnungs-Entwurf wandeln – auf Wunsch automatisch bei Annahme. Der Verlauf bewahrt jede festgeschriebene Fassung samt PDF. ##### Optionale Positionen Zusatzleistungen als „Optional“ kennzeichnen: Sie stehen auf dem Angebot, werden aber separat ausgewiesen und nicht in den Gesamtbetrag gerechnet. Beim Wandeln in die Rechnung entscheiden Sie, ob sie mitkommen. ##### Wachschicht-Kalkulator „Vorschlag berechnen“ ermittelt die Soll-Stunden je Standort und Rolle aus dem Schichtplan und füllt fertige Angebotspositionen samt Kunden-Verkaufsrate ein – Zuschläge für Nacht oder Feiertag als eigene Zeilen. Mit Securo Invoice Pro. ##### Angebots-Vorgaben Gültigkeitsdauer, Nummern-Präfix, automatische Umwandlung in eine Rechnung und Ablauf-Verhalten für alle neuen Angebote. ##### Versand per E-Mail Rechnung als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD an den Kunden senden – vorgewählt ist sein E-Rechnungs-Format. Fehlen Pflichtangaben für die E-Rechnung, sagt der Hub das vorher; „Nur PDF senden“ hilft im Notfall. ##### Gesammelt festschreiben & senden Bis zu 200 Entwürfe per Haken auswählen und mit „Festschreiben & senden“ abrechnen. Das läuft im Hintergrund weiter; Fehlgeschlagene stehen mit Grund da, und keine Rechnung geht doppelt hinaus. ##### Zahlungen erfassen Eingänge mit Betrag, Datum, Zahlungsart und Referenz buchen – auch in Teilen. Der Status wechselt selbst auf „Teilweise bezahlt“ oder „Bezahlt“; eine Fehlbuchung korrigiert „Gegenbuchen“, ohne die Spur zu löschen. ##### Online-Zahlung über Stripe Mit verbundenem Stripe-Konto zahlen Kunden offene Rechnungen per Karte oder SEPA-Lastschrift – im Hub oder über einen Zahlungslink ohne Login. Zahlungseingänge werden dem Beleg automatisch zugeordnet. ##### Skonto & GiroCode Skonto mit Prozentsatz und Frist je Rechnung oder als Vorgabe für alle; der Beleg weist Datum und Abzug aus. Mit gültiger IBAN trägt die Rechnung einen GiroCode für die Überweisung. ##### Mahnwesen Nach dem Zahlungsziel drei Mahnstufen als PDF – mit Gebühr, Verzugszinsen und eigenen Texten je Stufe – und per E-Mail an den Kunden. Gemahnt wird nur, was wirklich offen ist. Mit Securo Invoice Pro. ##### Storno & Gutschrift Festgeschriebene Rechnungen werden storniert oder per Gutschrift korrigiert – beide verweisen auf das Original. Eine Teil-Gutschrift mindert den offenen Betrag, der Rest bleibt fällig. ##### Abrechnung aus dem Schichtplan Freigegebene Schichten werden Kunde für Kunde zu Rechnungs-Entwürfen je Standort – jede Schicht zur Verkaufsrate ihres Tages. Auf Wunsch hängt eine Einsatzliste ohne Mitarbeiternamen an. Mit Securo Invoice Pro. ##### Ist, Soll oder Garantie je Standort Abgerechnet werden wahlweise die gestempelten Stunden, die geplanten – oder das Maximum aus beiden. Bei der Garantie erscheint die Differenz automatisch als eigene Position; Soll und Garantie brauchen eine Verkaufsrate. ##### Zuschläge in der Abrechnung Führt die Verkaufsrate Zuschläge für Nacht, Samstag, Sonntag oder Feiertag, entsteht je Standort und Art eine eigene Zeile – etwa „Nachtzuschlag 25 %“ mit den Zuschlagsstunden aus dem Schichtplan. ##### Sonderpreise & Pauschalen Sondertarife, Rabatte und Pauschalen je Kunde oder Standort – Anfahrt, Sondereinsätze, Material. ##### Wiederkehrende Rechnungen Monatlich, quartalsweise, jährlich oder nach eigenem Rhythmus entsteht die Rechnung von selbst – mit „Nur als Entwurf anlegen“ zur Prüfung, sonst gleich festgeschrieben. Mit Securo Invoice Pro. ##### ZUGFeRD & XRechnung Rechnungen im E-Rechnungsformat nach EN 16931 – maschinenlesbar für den Empfänger, lesbar für den Menschen. „e-Rechnung prüfen“ listet jeden Fehler einzeln auf, bevor der Beleg hinausgeht. ##### Auswertung für den Steuerberater USt-Auswertung je Steuersatz und DATEV-Buchungsstapel für SKR03 oder SKR04 – das, was Ihre Buchhaltung tatsächlich anfordert. ##### Nummernkreise & Steuersätze Je Belegart ein eigener, fortlaufender Nummernkreis – lückenlos, wie ihn die Betriebsprüfung erwartet. Die Nummer entsteht erst beim Festschreiben. ##### Offene Posten auf einen Blick Die Startseite zeigt offene und überfällige Rechnungen samt offenem Betrag sowie die Entwürfe – ein Klick öffnet die passend gefilterte Liste. ##### Belegdesign Acht Layouts, zwölf Schriften, Farben, Logo und Feinheiten wie Farbband oder Wasserzeichen auf Entwürfen – ein Design für Rechnung, Angebot, Gutschrift, Storno und Mahnung, mit Vorschau vor dem Speichern. ##### Eigene Fußzeile Bis zu vier Spalten mit Platzhaltern für Bankverbindung, Steuer- und Registerangaben – auf jeder Seite an derselben Stelle, auf Wunsch mit „Seite 1 von 2“. ##### Mehrere Auftritte Tochterfirmen oder Marken unter einem rechtlichen Dach – je Design ein eigenes Logo und eigene Farben, gewählt am einzelnen Beleg. Neue Designs starten als Kopie des Standard-Designs. ##### Aussteller & Standardwerte Ihre Firma als Rechnungs-Aussteller mit geprüfter IBAN, dazu Zahlungsziel, Rechnungssprache, E-Rechnungs-Format und Kleinunternehmer-Regel als Vorbelegung für neue Belege – einmal hinterlegt. ##### Terminarten Ihre buchbaren Angebote – „Beratung 30 min“, Objektbegehung, Rückruf. Jede Art legt Dauer, Ort und Bedingungen fest. ##### Regeln je Terminart Dauer, Puffer und Vorlauf, die Fragen im Buchungsformular und das Team dahinter – in vier Reitern eingestellt. ##### Termine im Team Mehrere Personen bieten dieselbe Terminart an: „Reihum im Team“ gibt den Termin an genau ein freies Mitglied, „Gemeinsam“ bietet nur Zeiten an, zu denen alle frei sind, und blockt danach alle Kalender. ##### Öffentliche Buchungsseite Interessenten wählen selbst einen freien Termin. Kein E-Mail-Pingpong, keine Doppelbuchung – und über den Link in ihrer Bestätigung sagen Gäste selbst ab oder verschieben. ##### Wochenplan & Ausnahmen Zeitfenster je Wochentag, Datums-Ausnahmen für Feiertage und die maßgebliche Zeitzone – daraus ergeben sich die angebotenen Slots. ##### Outlook-Abgleich Über Ihre persönliche Microsoft-365-Verbindung werden in Outlook belegte Zeiten nicht angeboten, und bestätigte Termine blocken dort die Zeit. Verschieben oder löschen Sie den Eintrag in Outlook, zieht der Termin mit. ##### Termine steuern Anfragen bestätigen oder ablehnen, bestätigte Termine verschieben oder absagen und festhalten, wenn jemand nicht erschienen ist. ##### Termin selbst eintragen Am Telefon vereinbart? Direkt eintragen – auch aus der Kundenakte heraus. Der Gast bekommt die Einladung mit Kalender-Datei, der Termin ist sofort bestätigt. ##### Automatische Erinnerungen Der Gast bekommt 24 Stunden und eine Stunde vor dem Termin eine E-Mail, Sie eine Benachrichtigung. Wird der Termin verschoben, ziehen die Erinnerungen mit. ##### Jeder Termin im CRM Ein bestätigter Termin landet von selbst im CRM: Neue Gäste werden Kunde mit Ansprechpartner und Deal, bekannte bekommen den Termin samt Formular-Antworten in ihre Historie – ohne zweiten Datensatz. ##### Formulare für Ihre Website „Angebot anfordern“, „Rückruf vereinbaren“, Kontaktformular – im Hub angelegt, auf Ihrer Seite eingebunden. Was jemand absendet, wird im CRM zu einem Deal. ##### Felder und Aussehen selbst bestimmen Felder anlegen und ihre Bedeutung dem passenden CRM-Feld zuordnen, dazu Farben, Schrift, Feld-Stil und Abstände an Ihre Website angleichen – mit Vorschau. Auch der Datenschutz-Link und die Liste erlaubter Websites stehen hier. ##### Eingang mit CRM-Übergabe Jede Anfrage steht im Wortlaut im Eingang, samt Hinweis, ob sie im CRM angekommen ist. Was hängen blieb, tragen Sie mit einem Klick nach; Werbung sortieren Sie aus und holen sie bei Bedarf zurück. ##### Signatur-Vorgänge Ein Vorgang bündelt die PDFs, die unterschrieben werden sollen. Alle Vorgänge Ihrer Organisation mit Status auf einer Seite. ##### Vorgang im Detail Dokumente, Empfänger, Verlauf und – sobald versiegelt – die Integritätsprüfung. Auch Monate später nachvollziehbar. ##### Empfänger & Reihenfolge Wer unterschreibt, wer gibt frei, wer bekommt eine Kopie – mit Routing-Stufen, wenn erst A und dann B unterschreiben soll. ##### Felder platzieren Signaturfeld, Datum, Name, Textfeld, Kontrollkästchen und Auswahlliste per Ziehen auf die Seite setzen – je Empfänger. ##### Vorgang widerrufen An die falsche Adresse geschickt? „Vorgang widerrufen“ lässt offene Signatur-Links sofort verfallen und informiert die Wartenden – bereits geleistete Unterschriften bleiben nachweisbar. ##### Einfache Signatur (SES) Für alles, was keine Formvorschrift hat – schnell, mit Nachweis über Zeitpunkt, Zustimmung und Dokumentzustand. ##### Fortgeschrittene Signatur (AES) Die Unterschrift wird an die Person gebunden – per Identitätsprüfung mit Ausweis-Scan, Lebend-Erkennung und Namensabgleich oder per SMS-Code an die hinterlegte Telefonnummer. Mit Securo Sign Pro. ##### Qualifizierte Signatur (QES) – in Vorbereitung Die höchste Stufe nach eIDAS über einen Vertrauensdiensteanbieter ist vorbereitet, aber noch nicht wählbar. Vorgänge, die sie verlangen, lassen sich schon anlegen – herabgestuft wird nie. ##### Rechtsform wird erzwungen Sie wählen den Dokumenttyp; das System ordnet die nötige Form und Mindeststufe zu und lässt nichts Schwächeres zu. Kündigungen blockiert es, Schriftform-Dokumente warten auf die QES. ##### Empfänger-Authentifizierung Zugangscode oder SMS-Code (mit Securo Sign Pro) vor dem Ansehen – damit nur die richtige Person öffnet und unterschreibt. Nach fünf Fehlversuchen sperrt die Eingabe vorübergehend. ##### Versiegelt und prüfbar Nach Abschluss wird der Vorgang versiegelt; Dokument-Prüfwerte und Verlauf machen jede spätere Änderung sichtbar. ##### Unabhängige Prüfung per Link Gericht oder Vertragspartner prüfen per QR-Code im PDF oder geteiltem Prüf-Link selbst, ob ein Vorgang gültig versiegelt ist und mit welcher Stufe – ohne Inhalt und ohne personenbezogene Daten. ##### Vorlagen Dokumente, Rollen und platzierte Felder einmal anlegen und mit einem Klick als neuen Vorgang anwenden – für NDAs, Arbeitsverträge, Formulare. ##### Vorlagen-Editor Metadaten, Dokumente, Rollen und Felder einer Vorlage in vier Reitern – was hier steht, wird beim Anwenden kopiert. ##### Massenversand & Self-Service-Formulare Dieselbe Vorlage in einem Schritt an viele Empfänger – oder als öffentlicher Link, den sich jeder selbst holt und ausfüllt. Mit Securo Sign Pro. ##### Branding, Absender & Rechtstexte Wie Ihre Signier-Seite und Ihre E-Mails aussehen, welche Rechtstexte dort stehen und mit welchem Ablauf und welchen Erinnerungen neue Vorgänge starten – organisationsweit gesetzt. ##### Geschäftsbriefe Entwürfe und finalisierte Briefe Ihrer Organisation an einer Stelle – nach Empfänger oder Betreff durchsuchbar. ##### Das DIN-Blatt ist der Editor Anschrift, Betreff, Text und Unterschrift werden direkt auf dem Blatt getippt – in denselben Maßen wie im PDF, DIN 5008 konform. „Druckbild“ zeigt das Blatt ohne leere Felder, so wie es ankommt. ##### Empfänger aus CRM oder Personalwesen Ein Klick ins Anschriftfeld: Freitext, Kunde aus dem CRM oder Mitarbeiter aus dem Personalwesen – die Adresse wird übernommen und bleibt änderbar. ##### Formatieren wie gewohnt Fett, kursiv, Schriftgröße, Aufzählung und Nummerierung im Brieftext; Betreff, Anrede, Grußformel sowie Name und Funktion formatieren Sie jeweils als ganze Zeile. ##### Mit KI formulieren Die KI entwirft oder überarbeitet den Brieftext und schlägt einen Betreff vor – jeder Vorschlag wird vor der Übernahme angezeigt. Mit Securo Letter Pro und KI-Lizenz. ##### Vorlagen & Katalog Eigene Vorlagen im selben Editor wie der Brief, mit „Platzhalter einfügen“ für Empfänger, Absender oder Termin – plus ein Katalog fertiger, DIN-konformer Standardbriefe zum Übernehmen. ##### Unterschriften hinterlegen Je Person eine Unterschrift in Handschrift oder getippt („gez. …“) mit Name und Funktion anlegen – im Brief per Klick gewählt und mitgedruckt, auch beim Postversand. ##### PDF-Anlagen & Rechnungen PDFs hochladen oder Rechnungen suchen und anhängen – ihre echten Seiten stehen im Druckbild hinter dem Brief und zählen beim Postversand ins Porto. Mit Securo Letter Pro. ##### Serienbrief Aus einer Vorlage und Empfängern aus CRM, Personalwesen oder CSV entstehen viele personalisierte Briefe; „Unser Zeichen“, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail geben Sie einmal für alle an. Mit Securo Letter Pro. ##### Zwei Wege der Zustellung Der einzelne Brief als PDF zum Herunterladen oder per Post, der Serienbrief gesammelt als ZIP oder als Postversand – Sie entscheiden je Brief bzw. je Lauf. ##### Postversand mit echter Druckvorschau Umschlag-Vorschau mit Ampel, erkannte Anschrift und endgültige Kosten sehen, bevor etwas gedruckt wird – erst „Zum Druck freigeben“ schickt den Brief los, auf Wunsch als Einschreiben. Mit Securo Letter Postversand. ##### Kontingent & Monats-Budget Jede Organisation hat ein Kontingent an Postsendungen, der Reiter „Postversand“ zeigt den Rest. Ein optionales Monats-Budget schützt zusätzlich vor unbeabsichtigten Kosten. ##### Gesendet & erneut laden Was verschickt wurde, bleibt auffindbar: exakt das versendete PDF erneut herunterladen oder eine Archiv-Kopie sichern. ##### Briefkopf-Profile Logo, Akzentfarbe und Schrift als Profil – das Standard-Profil zieht in jeden neuen Brief automatisch ein. ##### Logo an der richtigen Stelle Ausrichtung, Abstand von oben und Höhe des Logos je Briefkopf einstellen – die Höhe ist so begrenzt, dass das Logo nie ins Anschriftfeld des Fensterumschlags ragt. ##### Eigene Fußzeile Bis zu vier Spalten mit Platzhaltern wie Ansprechpartner oder Brief-Nr., eigener Schriftgröße, Farben und Seitenzahl – auf jeder Seite an derselben Stelle. ##### Absender & Pflichtfußzeile Absender, gesetzliche Fußzeile, Standard-DIN-Form und die Unterschriften Ihrer Organisation – einmal gepflegt, in jedem neuen Brief übernommen. ##### ISO 9001 in Klartext Der Anforderungskatalog der Norm, Kapitel 4 bis 10, in verständlicher Sprache – mit Status je Anforderung: offen, abgedeckt oder begründet ausgeschlossen. ##### Geführte Gap-Analyse 32 Klartext-Fragen, vier Antwortmöglichkeiten – daraus entsteht Ihr Startbild, ohne dass jemand vorher die Norm gelesen haben muss. ##### Zertifizierungsreife in Prozent Wie viele Anforderungen sind mit Nachweisen belegt, welche fehlen noch – eine Zahl, die im Projekt tatsächlich steuert. ##### Fahrplan zur Zertifizierung Die Meilensteine von der Gap-Analyse bis zum Zertifikat. Mit einem Wunsch-Audittermin rechnet das System die Soll-Daten rückwärts und markiert, was überfällig ist. ##### Nachweise entstehen nebenbei Freigegebene Dokumente, Ereignisse, Audits, Reviews, Risiken und Ziele zählen automatisch auf die passende Anforderung – vorhandene Einträge lassen sich zusätzlich verlinken. ##### Branchen-Profil DIN 77200 Eine zweite Norm-Sicht für Sicherheitsdienstleister: Der DIN-77200-1-Stand ergibt sich aus Ihren ISO-Nachweisen, dazu kommen Dienstanweisung und Objektaudit-Vorlage. Mit Securo QM Pro. ##### Gelenkte Dokumente Von der Qualitätspolitik bis zur Arbeitsanweisung – mit Status Entwurf, In Prüfung, Gültig oder Archiviert, Wiedervorlage-Datum und einem Vorlagen-Katalog für den schnellen Start. ##### Versionen, Freigabe & Lesebestätigung Wer hat geprüft, wer freigegeben, wer die gültige Fassung bestätigt – die Nachweise, nach denen ein Auditor als Erstes fragt. ##### Mein Lesestapel Wer im Verteiler eines Dokuments steht, findet die gültige Fassung in „Mein Lesestapel“ und bestätigt sie mit einem Klick – nach jeder neuen Freigabe erneut. ##### Beschwerden, Abweichungen & Ideen Ein Posteingang für alles, was schiefläuft oder besser werden kann – Beschwerde, Nichtkonformität, Verbesserungsidee, Vorfall. Der Beschwerde-Trend zeigt Kategorien je Monat, den Kunden wählen Sie aus dem CRM. ##### Öffentlicher Beschwerde-Link Ihre Kunden melden ein Anliegen ohne Anmeldung über einen Link; es landet als Beschwerde im Posteingang. Ein neuer Link macht den alten ungültig. ##### Aus dem Wachbuch übernehmen Ereignisse und besondere Vorkommnisse aus dem Wachbuch werden mit einem Klick zum QM-Vorfall – ohne Duplikate. Mit Securo QM Pro, aktivem DIN-77200-Profil und Securo Wachbuch. ##### Ursachen & Maßnahmen Geführte 5-Why-Analyse, Sofort- und Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichem und Termin – und die spätere Wirksamkeitsprüfung. ##### Risiken & Chancen Getrennt geführt und je nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet. Die Matrix zeigt als Heatmap, wo es eng wird. ##### Änderungen planen Im Reiter „Änderungen“ planen Sie Änderungen am QM-System mit Zweck, möglichen Folgen und benötigten Ressourcen – vom Entwurf bis „Umgesetzt“, als Nachweis für Kapitel 6.3. ##### Ziele & Kennzahlen Messbare Qualitätsziele mit Maßnahmenplan und daraus abgeleitetem Fortschritt – plus die Kennzahlen, die Sie ohnehin verfolgen. ##### Alle QM-Fälligkeiten in einer Liste Maßnahmen, Wirksamkeitsprüfungen, Dokument-Wiedervorlagen, Risiko-Reviews und Ziel-Termine – statt auf fünf Seiten nach Überfälligem zu suchen. ##### Internes Audit Von der Planung über Auditor und Unabhängigkeit bis zu Feststellungen und Bericht als PDF – die Pflichtaufzeichnung nach Kapitel 9.2. ##### Auditprogramm Je Bereich eine Soll-Frequenz und die nächste Fälligkeit – nach jedem abgeschlossenen Audit rückt sie automatisch weiter und erscheint unter „Aufgaben“. ##### Checklisten mobil ausfüllen Ja/Nein per Knopfdruck, Skala, Freitext und Foto je Frage. Aus einem Befund wird direkt eine Maßnahme, das Ergebnis gibt es als PDF – mit eigenen Vorlagen für Ihre Begehungen. ##### Management-Review Die Managementbewertung nach 9.3 – die Pflicht-Eingaben werden automatisch befüllt, Sie bewerten und beschließen. Protokoll als PDF. ##### Zertifizierungszyklus Stufe-1-Gate-Check, alle Termine des Drei-Jahres-Zyklus und die externen Audits – Ihr Cockpit auf dem Weg zum Zertifikat. ##### Abweichungen aus dem externen Audit Haupt- und Nebenabweichungen der Zertifizierungsstelle erfassen – sie bekommen automatisch eine 90-Tage-Frist ab Audit-Datum, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung inklusive. ##### Evidenz-Paket für den Auditor Ein ZIP mit dem Audit-Readiness-Report als PDF und allen hochgeladenen Nachweisen, sortiert nach Normkapitel – der Koffer fürs Audit. ##### Wochen-Digest per E-Mail Einmal pro Woche alles, was überfällig ist oder in den nächsten 14 Tagen fällig wird – ohne fällige Aufgaben kommt bewusst keine E-Mail. ##### Kontext, Stakeholder & Prozesse Interne und externe Einflüsse – auch klima-relevante mit Begründung –, interessierte Parteien mit ihren Anforderungen und die Prozesslandkarte mit Turtle-Beschreibung je Prozess. ##### Kompetenzmatrix & Schulungsplan Soll-Qualifikationen je Rolle, Ist-Nachweise je Person mit Ablauf-Warnung und geplante Schulungen samt Wirksamkeitsbewertung. ##### Lieferanten & Prüfmittel Lieferanten mit Freigabestatus (Freigegeben, Bedingt freigegeben, Gesperrt), bewertet nach Ihren eigenen Kriterien (8.4) – dazu das Prüfmittel-Register mit Kalibrierung nach 7.1.5. ##### Fahrzeugliste Alle Fahrzeuge mit der Zahl, mit der beim geldwerten Vorteil gerechnet wird – und einer Spalte, die zeigt, wo ein Nachweis fehlt. ##### Fahrzeugakte Stammdaten, wer fahren und wer privat nutzen darf, plus die Dokumente – an einer Stelle statt in drei Ordnern. ##### Fahrzeug-Pools Fahrzeuge und die Menschen, die sie fahren dürfen, zu Gruppen bündeln – etwa „Einsatzfahrzeuge Nord“. ##### Fristen im Blick Hauptuntersuchung, UVV-Prüfung, Inspektion, Reifenwechsel, Leasingende, Versicherung – immer die nächste Fälligkeit. Eine Frist, die das Fahrzeug stilllegt, sperrt es im Belegungsplan. ##### Schäden & Versicherung Was passiert ist, wo das Fahrzeug steht und wie weit die Versicherung ist – ein laufender Vorgang, kein einmaliger Eintrag. ##### Übergabeprotokolle Ausgabe und Rücknahme mit Kilometerstand, Tankfüllung, Zustand und Fotos – beide Seiten bestätigen getrennt, danach ist das Protokoll nicht mehr änderbar. ##### Fahrt starten und beenden Große Knöpfe statt Formular: unterwegs mit einem Tippen erfasst, die „Rückfahrt“ mit einem weiteren. Reiseziele werden aus der Umgebung oder aus Ihren häufigsten Zielen vorgeschlagen. ##### Auch ohne Empfang Im Funkloch begonnene Fahrten laufen auf dem Gerät weiter und gehen unter „Noch nicht gesendet“ hinaus, sobald wieder Empfang da ist – eine Fahrt, die schon ankam, entsteht kein zweites Mal. ##### Tanken mit Belegfoto „Tanken erfassen“ öffnet am Handy direkt die Kamera für den Beleg; dazu Betrag, Liter und Kilometerstand – der ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt. ##### Schaden unterwegs melden Art als Kachel wählen, Hergang beschreiben, Ort über die aktuelle Position übernehmen und bis zu vier Fotos aufnehmen – die Meldung hängt am Fahrzeug der laufenden oder letzten Fahrt. ##### Fahrtenbuch Die Fahrten der Woche – unterwegs erfasst oder am Schreibtisch nachgetragen. Beide Wege erzeugen denselben Eintrag. ##### Sieben-Tage-Frist mit Countdown Eine Fahrt ohne Fahrtart zeigt ihre Restzeit, vorher kommt eine Erinnerung aufs Handy. Nach sieben Kalendertagen wird sie als Privatfahrt gewertet – die Vorgabe für ein zeitnah geführtes Fahrtenbuch. ##### Zentrale Ziele Firmensitz, Werkstatt oder Haustankstelle einmal anlegen, auf Wunsch mit Position auf der Karte – sie werden jedem Fahrer beim Beenden einer Fahrt vorgeschlagen. ##### Monatsabschluss Was noch offen ist, wo Kilometer fehlen und wie lange dafür Zeit bleibt. Danach ist der Monat schreibgeschützt; ein Abschluss lässt sich mit Grund zurücknehmen, Korrekturen bleiben sichtbar gezählt. ##### Geldwerter Vorteil mit Rechenweg Was die Überlassung je Mitarbeiter und Monat wert ist – vollständig nachgerechnet, damit die Zahl im Lohnlauf belastbar ist. ##### Pendeltage bestätigen 0,002 % je tatsächlicher Fahrt statt 0,03 %-Pauschale: Fahrer bestätigen ihre Pendeltage einmal im Monat, der Jahreszähler läuft bis zur Grenze von 180 Fahrten. ##### Nutzungsverbot & Bewertungsmethode Für Einsatzfahrzeuge ein Nutzungsverbot mit Beleg hinterlegen – und je Kalenderjahr festlegen und festschreiben, ob nach 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch bewertet wird. ##### Erstattung für Privatfahrzeuge Dienstliche Fahrten mit dem eigenen Auto werden erstattet statt versteuert – sauber getrennt vom geldwerten Vorteil. ##### Kosten & Tankkarten Tankbelege, Ladestrom, Leasingraten, Versicherung und Werkstatt – mit Tankkarten, damit jeder Beleg beim richtigen Fahrzeug landet. ##### Belegungsplan Buchung, Schicht, Werkstatt oder Dauerüberlassung als Zeitachse mit einer Spur je Fahrzeug. Zwei sich überschneidende Buchungen lassen sich technisch gar nicht speichern. ##### Vormerken & bestätigen Fahrer merken sich ein Fahrzeug selbst vor – die Vormerkung hält den Zeitraum bereits, die Disposition bestätigt. Eine gesperrte Fahrerlaubnis blockiert die Buchung. ##### Fahrzeug zur Schicht Eine Buchung hängt an der Schicht aus der Einsatzplanung; „Fahrt eintragen“ füllt Ziel, Zweck und Zeiten aus der Buchung vor – zu bestätigen bleiben die Kilometerstände. ##### Brauchen wir das Fahrzeug noch? Zwei Auswertungen: Fahrzeuge dauerhaft unter Ihrer Nutzungsschwelle – und Tage, an denen alles ausgebucht war. ##### Kennzahlen & Export Kilometer je Ziel-Standort, Heimat-Standort und Kostenstelle, Kosten je Kilometer und Verbrauch – Fahrten und Kosten als CSV, die Excel direkt richtig öffnet. ##### Schneller Eingang Oben eintippen, was ansteht – es landet sofort als Aufgabe im Eingang. Kein Formular, kein Projekt, keine Ausrede. ##### Kürzel beim Tippen „morgen 9 Uhr !hoch @Name“ setzt Termin, Priorität und Zuständige schon in der ersten Zeile – mit Securo Tasks Pro legt #SCHLÜSSEL die Aufgabe gleich ins Projekt. Erkannte Kürzel stehen als Chips darunter. ##### Diktieren statt tippen Aufgaben lassen sich einsprechen – praktisch im Auto, auf dem Objekt und überall dort, wo die Hände voll sind. ##### KI strukturiert Notizen Mit Securo AI zerlegt die KI eine hingeworfene Notiz kurz nach dem Erfassen in einzelne Aufgaben. Ein KI-Bericht erklärt das Ergebnis, und der Schalter dafür lässt sich jederzeit umlegen. ##### Vorlagen für Aufgaben und Projekte Wiederkehrendes einmal beschreiben – mit Checkliste, Schätzung, Wiederholung und Fälligkeit in Tagen. „Als Vorlage speichern …“ macht aus einer bestehenden Aufgabe eine Vorlage; mit Securo Tasks Pro auch aus ganzen Projekten. ##### Sieben Ansichten für den Tag Heute, Eingang, Offen, Überfällig, Demnächst, Erledigt und Alle – dazu der Umfang: meine, beobachtete, für das Team sichtbare oder alle sichtbaren Aufgaben. ##### Liste oder Tabelle In der Tabelle ändern Sie Status, Priorität, Zuständige und Fälligkeit direkt in der Zeile und blenden Spalten ein oder aus. Die Liste gruppiert nach Fälligkeit, Status, Priorität, Zuständig oder Projekt. ##### Suchen, filtern, sortieren Suche in Titel und Beschreibung, Filter nach Status, Priorität, Zuständig, Projekt und Fälligkeit. Die Auswahl bleibt gemerkt, bis Sie „Zurücksetzen“ klicken – auch nach dem Blick in eine Aufgabe. ##### Viele Aufgaben auf einmal Bis zu 200 markierte Aufgaben gesammelt umstellen, zuweisen, um einen Tag oder eine Woche schieben oder in den Papierkorb legen. Tastenkürzel wie J/K, X und E erledigen das ohne Maus. ##### CSV-Export und -Import Die aktuelle Ansicht samt Filtern als Datei für Excel herunterladen. Beim Import zeigt eine Vorschau je fehlerhafter Zeile den Grund, bevor die gültigen Aufgaben angelegt werden. ##### Papierkorb mit Rückgängig Gelöschte Aufgaben liegen 30 Tage im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen, auch mehrere auf einmal. Direkt nach dem Löschen genügt ein Klick auf „Rückgängig“. ##### Detailseite je Aufgabe Fälligkeit (auch ganztägig), Beginn, Erinnerung, geschätzte Zeit und Sichtbarkeit an einer Stelle. Jedes Feld speichert von selbst – einen Speichern-Knopf gibt es nicht. ##### Checklisten Bis zu 200 Punkte je Aufgabe: mit Enter angelegt, sofort abgehakt, per Klick umbenannt und am Griff in die richtige Reihenfolge gezogen. ##### Abhängigkeiten Festhalten, worauf eine Aufgabe wartet und was sie aufhält. Offene Vorgänger stehen als Hinweis darüber; eine Schleife – auch über Umwege – lehnt der Hub ab. ##### Wiederkehrende Aufgaben Beim Erledigen entsteht genau die nächste Aufgabe der Serie. „Nach Plan“ hält den festen Rhythmus, „Nach Erledigung“ zählt ab dem Tag des Abhakens. ##### Anhänge mit Vorschau Dateien einfach auf die Aufgabe ziehen, Bilder erscheinen gleich als Vorschau. Bis zu 50 Anhänge je Aufgabe und 25 MB je Datei – Bilder, PDF, Office-Dokumente oder E-Mails. ##### Zeit gegen Schätzung Dauer, Tag und Notiz je Buchung erfassen; die Summe steht direkt neben der geschätzten Zeit. Ändern lassen sich nur die eigenen Buchungen. ##### Verlauf jeder Änderung Wer wann was geändert hat, steht im Verlauf der Aufgabe – auch Änderungen der KI und Termine, die in Outlook verschoben wurden. ##### Kalender zum Ziehen Monat oder Woche: Eine Aufgabe auf einen anderen Tag ziehen verschiebt ihre Fälligkeit, Aufgaben ohne Datum zieht man aus der Leiste „Ohne Fälligkeit“ hinein. Am Telefon als Agenda. ##### Aufgaben im Outlook-Kalender Offene Aufgaben, bei denen Sie zuständig sind, stehen in Ihrem Outlook-Kalender „Securo – Aufgaben“. Verschieben Sie dort einen Termin, übernimmt die Aufgabe ihn. Setzt eine Microsoft-365-Verbindung voraus. ##### Outlook-Termine daneben Auf Wunsch stehen Ihre Outlook-Termine im Aufgaben-Kalender über den Aufgaben des Tages. Private und vertrauliche Termine erscheinen nur als „Beschäftigt“. ##### Team-Board mit Auslastung Je Person offen, in Arbeit, überfällig, diese Woche fällig und die geschätzte Zeit; ein Klick grenzt die Liste ein. Private Aufgaben anderer erscheinen hier nie, auch nicht als Zahl. ##### Kommentare, Erwähnungen & Beobachter Rückfragen direkt an der Aufgabe; wer mit @ erwähnt wird, bekommt eine Benachrichtigung und beobachtet die Aufgabe danach. Bei Kommentaren und Statuswechseln erfahren es Autor, Zuständige und Beobachter. ##### KI-Vorbereitung Aus einer Aufgabe einen Brief-Entwurf vorbereiten (mit Securo Letter und Securo CRM) oder einen Springer für eine Schicht vorschlagen lassen (mit Securo Workforce). Verschickt oder zugewiesen wird nichts von allein. ##### Eigene Felder Felder wie „Risikostufe“ oder „Kostenstelle“ anlegen – Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein oder Person, mit Securo CRM auch Kunde und Kontakt. Auf Wunsch als Pflichtfeld und auf der Board-Karte. ##### Tagesüberblick, Zeitzone & KI Ob und um welche Uhrzeit morgens der Tagesüberblick kommt, in welcher Zeitzone „Heute“ rechnet und ob die KI mitarbeitet. Benachrichtigungen stellen Sie zentral in den persönlichen Einstellungen ein. ##### Projekte mit Ticket-Schlüssel Zusammengehörige Aufgaben unter einem kurzen Schlüssel wie WACH – jede Aufgabe bekommt automatisch eine Nummer wie WACH-142. Mit Securo Tasks Pro. ##### Kanban-Board Aufgaben als Karten in Spalten; wer die Karte zieht, ändert den Status. Neue Aufgaben entstehen direkt in der Spalte, Filter lassen sich speichern – auf Wunsch für die ganze Organisation. ##### Backlog mit Hierarchie Ein Epic bündelt Aufgaben, eine Aufgabe hat Unteraufgaben – auf- und zuklappbar, damit große Vorhaben lesbar bleiben. ##### Sprints Arbeit in zeitlich begrenzten Abschnitten planen, mit Story-Points-Schätzung je Aufgabe. ##### Zeitleiste Jede Aufgabe eines Projekts als Balken von Beginn bis Fälligkeit, wahlweise über Woche, Monat oder Quartal – mit Linie für heute und rotem Rand für Überfälliges. ##### Burndown, Velocity & Auslastung Drei Auswertungen je Projekt: der Burndown eines Sprints, die Leistung über die abgeschlossenen Sprints und die offenen Aufgaben je Mitarbeiter. ##### Leitung, Mitglieder & Spalten Projektleitung und Mitglieder festlegen, Board-Spalten mit WIP-Limit ordnen und ein Projekt archivieren – seine Aufgaben bleiben dabei vollständig erhalten. ##### Jede E-Mail wird ein Ticket Anfragen an Ihr Support-Postfach landen automatisch im Posteingang – mit Betreff, Absender, Priorität und Status. ##### Ticket bearbeiten Verlauf lesen, per E-Mail antworten, interne Notizen für das Team hinterlassen, Status ändern, zuweisen – in einer Ansicht. ##### Bilder und Dateien im Verlauf Screenshots und Dokumente des Kontakts stehen unter der jeweiligen Nachricht – Bilder gleich als Vorschau, andere Dateien als Zeile zum Herunterladen. ##### Makros mit Platzhaltern Ein Klick setzt eine fertige Antwort mit Vorname, Ticket-Nummer und Co. ein und stellt Status, Priorität oder „Mir zuweisen“ gleich mit um. Fehlt ein Wert, meldet der Hub das vor dem Senden – oder ein hinterlegter Ersatztext springt ein. ##### Eigene Ticket-Felder Zusatzangaben wie Vertragsnummer oder Anlagentyp in jedem Ticket, auf Wunsch als Pflichtfeld. Mit Securo CRM wählen Sie Kunde und Kontakt direkt per Namenssuche aus. ##### Aus dem Ticket eine Aufgabe „Als Aufgabe anlegen“ macht aus der Anfrage eine verknüpfte Aufgabe, Titel und Text sind vorbelegt; mit Securo AI schlägt die KI passende offene Aufgaben vor. Mit Securo Support Pro und Securo Tasks Pro. ##### E-Mail, Widget & Chat Anfragen kommen per E-Mail, über das Widget, den Live-Chat oder als Rückrufbitte herein und laufen doch in einem Posteingang zusammen. ##### Live-Chat in Echtzeit Bei einer Chat-Anfrage erscheint Ihre Antwort sofort im Chat-Fenster der Besucherin oder des Besuchers – ganz ohne E-Mail. Interne Notizen bleiben im Team. ##### Rückruf & Hotline Im Widget hinterlassen Anfragende ihre Rufnummer und wann sie erreichbar sind; daraus wird ein Ticket mit dem Kennzeichen „Rückruf“. Alternativ zeigt das Widget nur Ihre Hotline-Nummer samt Erreichbarkeit. ##### Wissensdatenbank Kurze Anleitungen und Antworten auf häufige Fragen – gepflegt an einer Stelle, ausgespielt an mehreren. ##### Widget für Ihre Website Veröffentlichte Artikel erscheinen im Widget auf Ihrer Seite – viele Kunden helfen sich selbst, bevor ein Ticket entsteht. Begrüßung, Akzentfarbe und erlaubte Websites legen Sie fest; Anfragen verfolgt man ohne Kundenkonto. ##### KI-Antwortentwürfe Die KI schlägt eine Antwort aus Ihrem eigenen Material vor. Fehlt die Lösung im Material, erfindet sie nichts, sondern markiert die Lücke. Mit Securo Support Pro und Securo AI. ##### KI-Einordnung neuer Anfragen Die KI schlägt Thema, Priorität, Stimmung und ein passendes Team vor und fasst das Anliegen kurz zusammen. Geändert wird nichts automatisch – Sie übernehmen, was passt. ##### KI-Zusammenfassung Ein langer Verlauf, auf wenige Sätze gebracht – etwa für die Übergabe an eine Kollegin oder einen Kollegen, die den Fall bisher nicht kannte. ##### Wissensartikel aus dem Ticket Aus einer gelösten Anfrage entsteht der Entwurf eines Wissensdatenbank-Artikels, den Sie verfeinern und veröffentlichen. So wird eine gute Antwort zur Selbsthilfe für alle. ##### Fristen nach Geschäftszeiten Erstreaktion und Lösung laufen nur in Ihren Geschäftszeiten – je Profil mit Zeitzone, Zeitfenster je Wochentag und Feiertagen. Fristen-Regeln mit Securo Support Pro. ##### Zufriedenheitsumfrage Ist ein Ticket gelöst, bekommt der Kontakt eine kurze Umfrage und bewertet mit einem Klick direkt aus der E-Mail. Das Reporting zeigt Durchschnitt, Verteilung und die jüngsten Kommentare. ##### Reporting & CSV-Export Neue und gelöste Tickets, Zeit bis zur ersten Antwort und bis zur Lösung und wie oft die Fristen gehalten wurden – dazu die Tickets des Zeitraums als CSV-Datei. Mit Securo Support Pro. ##### Postfach, Signatur & KI-Schalter Postfach per IMAP/SMTP oder Microsoft 365 verbinden und mit „Verbindung testen“ prüfen, Signatur hinterlegen, KI an- oder abschalten. Eine nicht zugestellte Antwort steht markiert im Verlauf. ##### Workflow-Liste Alle Automatisierungen Ihrer Organisation mit einem Blick darauf, welche aktiv sind und welche zuletzt Fehler hatten. Mit der Starter-Lizenz bis zu fünf aktive Workflows, mit Securo Automation Pro beliebig viele. ##### Workflow-Editor Je Workflow ein Auslöser und eine Aktion: wählen, ausfüllen, testen, aktivieren. Empfänger finden Sie per Namenssuche, Modul-Aktionen füllen Sie als Formular aus – zusammengeklickt statt programmiert. ##### Modul-Ereignisse als Auslöser Ein neuer Mitarbeiter, ein gewonnener Deal, ein angelegter Vertrag, ein Arbeitszeit-Verstoß – der Hub selbst gibt das Startsignal. Daneben starten Workflows per Knopfdruck. ##### Zeitplan Alle paar Minuten, stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich – zur gewählten Uhrzeit in Ihrer Zeitzone, auch über die Zeitumstellung hinweg. „Nächste Ausführungen“ zeigt vorab, wann es läuft. ##### Aktionen über Module hinweg Benachrichtigung an eine Person, mehrere oder die ganze Organisation, eine Modul-Aktion wie „Kunde anlegen“ oder „Brief aus Vorlage erstellen“, bis zu sieben Tage warten oder einen weiteren Workflow starten. ##### Schleife für jedes Element Eine Aktion für jedes Element einer Liste aus dem Ereignis ausführen – bis zu 1000 Durchläufe, bis zu zehn gleichzeitig. Mit „Bei Fehlern weitermachen“ läuft die Schleife trotz einzelner Fehlschläge zu Ende. ##### KI-Anfrage als Schritt Eine Anweisung an ein Modell, das Ihre Organisation freigegeben hat – auf Wunsch mit der Antwort als strukturierte Daten; ist sie nicht lesbar, schlägt der Schritt sichtbar fehl. Mit Securo AI. ##### Werte aus dem Auslöser Mit „Variable einfügen“ übernehmen Sie Werte aus dem Ereignis – etwa den Vornamen eines neuen Mitarbeiters – in Titel, Text oder Angaben. Beim Lauf steht dort der echte Wert. ##### Fertige Vorlagen HR-Onboarding, neuer CRM-Kunde, kritischer Vorfall, Arbeitszeit-Verstoß – übernehmen, im Editor anpassen, aktivieren. ##### Start von außen Workflows aus einem Drittsystem anstoßen – abgesichert per Signatur oder Token, mit jederzeit erneuerbarem Geheimnis und vorübergehend stilllegbar. Mit Securo Automation Pro. ##### Anfrage an ein anderes System In einer Schleife ruft ein Workflow ein fremdes System auf – mit Adresse, Zugangsdaten, zusätzlichen Kopfzeilen, gesendeten Werten und Zeitlimit. Geheimnisse erscheinen im Lauf geschwärzt. ##### Verschlüsselte Zugangsdaten Tokens für externe Systeme werden verschlüsselt hinterlegt; der Klartext ist danach nie wieder sichtbar. Erneuern tauscht nur das Geheimnis, Workflows laufen unverändert weiter. Mit Securo Automation Pro. ##### Ausführungen Alle Läufe, die neuesten oben – man sieht sofort, was geklappt hat und was nicht. ##### Schritt-für-Schritt-Inspector Jeder Schritt mit Status, Dauer, Eingabe und Ergebnis. Ein Lauf lässt sich mit derselben Workflow-Fassung wiederholen; droht dabei etwa eine doppelte Nachricht, fragt der Hub vorher nach. ##### Läufe vergleichen Zwei Läufe Seite an Seite – ideal, um einen Wiederholungslauf gegen das Original zu prüfen. ##### Feste Fassungen Jedes Speichern legt eine neue, unveränderliche Fassung des Workflows ab. Laufende Ausführungen behalten ihre Fassung – die Schritte ändern sich nie mitten in einem Lauf. ##### Governance Wann Lauf-Details pseudonymisiert werden, ob die Nachweiskette intakt ist und welche Anomalien aufgefallen sind. ##### Grenzen setzen Welche Modul-Aktionen erlaubt sind, wie viele Ausführungen pro Stunde laufen dürfen und wie lange die Historie bleibt. ##### Assistent in der Kopfzeile Eine Frage zum Hub stellen und eine Antwort bekommen – ohne die Seite zu verlassen, auf der man gerade arbeitet. Der Assistent kennt die geöffnete Seite und bevorzugt die Hilfe, die dazu passt. ##### Fragen stellen oder Securo AI „Fragen stellen“ ist für alle enthalten: Der Assistent erklärt die Bedienung und sieht keine Daten Ihrer Organisation. Mit der Lizenz Securo AI arbeitet er mit Ihren Daten – etwa „Wer hat morgen Nachtschicht?“. ##### Antworten mit Beleg Der Assistent stützt sich auf die eingebaute Hilfe und verlinkt die passende Seite – statt frei zu formulieren. Er zitiert nur Hilfe-Seiten, die es wirklich gibt. ##### Führt zur richtigen Stelle Fragen Sie, wo etwas steht, nennt er den Menüweg und setzt einen Knopf, der direkt hinführt. Fehlt Ihnen ein Recht, sagt er welches; bei einem Fehler oder Wunsch öffnet er den Weg zum Securo-Support. ##### Kontingent je Person Jede Person hat ein eigenes Monatskontingent – wer viel fragt, nimmt den Kolleginnen nichts weg. Oben im Chat steht in Prozent, wie viel noch übrig ist; mit Securo AI ist es deutlich größer. ##### Eintragen erst nach Ihrer Bestätigung Soll der Assistent etwas anlegen oder ändern, legt er jeden Punkt einzeln als Karte vor – mit den Werten, die tatsächlich gespeichert werden. Solange Sie nicht auf „Ausführen“ klicken, ist nichts passiert. ##### Rückfragen statt Raten Passt ein Name auf zwei Datensätze oder fehlt ein Datum, hält der Assistent an und fragt nach – mit Antwortvorschlägen als Knöpfe. Bis Sie antworten, macht er nicht weiter und trägt nichts ein. ##### Schichten, Standorte und Kunden vorschlagen Aus einer Bestellung schlägt er Schichten vor – als Entwurf, den Beschäftigte noch nicht sehen –, dazu fehlende Standorte, Rollen, Kunden und Aufgaben, und er teilt Mitarbeiter ein. Jeder Punkt wartet auf Ihren Klick. ##### Personaldaten aus einer Tabelle Beim Umzug aus einem anderen Programm übernimmt er Mitarbeiter, Abwesenheiten, Qualifikationen und Wochenstunden aus einer Tabelle – viele Personen in einem Vorschlag. Securo-Konten und Einladungen entstehen dabei nicht. ##### Angebote und Rechnungen entwerfen Rechnungs-, Abschlags-, Proforma- und Gutschrift-Entwürfe sowie Angebote: anlegen, ändern, klonen, Annahme erfassen, in eine Rechnung wandeln. Preise kommen aus dem Leistungskatalog; Festschreiben und Versenden bleiben bei Ihnen. ##### Tabelle anhängen statt abtippen Mit Securo AI eine Bestellung oder Einsatzliste als CSV- oder Excel-Datei mitgeben. Bei mehreren Tabellen in einer Mappe haken Sie an, welche er lesen darf; Füllfarben im Dienstplan liest er mit. ##### Tabellen in der Antwort Fasst der Assistent etwas als Tabelle zusammen, zeigt der Chat die ersten Zeilen. „Tabelle öffnen“ bringt alle Zeilen in eine breite Ansicht, sortierbar per Klick auf den Spaltenkopf. ##### Große Aufgaben im Hintergrund Eine Excel-Datei mit mehreren Tabellen auszuwerten kann Minuten dauern. Der Chat zeigt, was gerade passiert („Schritt 4 · 1:12“); Sie können ihn schließen – die Antwort steht danach unter „Letzte Gespräche“. ##### Auslastung in Prozent Mit dem passenden Recht sehen Sie unter Einstellungen › KI aktive Nutzer, die durchschnittliche Auslastung und aufgebrauchte Kontingente – in Prozent statt Beträgen, denn die Kosten der KI trägt Securo. ##### Modellwahl je Person Mit Securo AI wählt jede Person im Chat ihr Modell. Daneben steht, wie viel schneller es das Kontingent verbraucht als die Vorgabe – ein Faktor wie „~3× Verbrauch“, kein Betrag. ##### Darf genau, was Sie dürfen Jeder Zugriff läuft mit Ihrer Anmeldung: Fehlt Ihnen ein Recht, fehlt es auch dem Assistenten, und er sagt, welches. Module ohne Lizenz kommen in seinen Antworten gar nicht vor. ##### Protokoll & Transparenz Jede ausgeführte Änderung wird mit Ihrem Namen protokolliert, wie eine Eingabe von Hand; das KI-Protokoll wird nach 90 Tagen gelöscht. Ein Hinweis im Chat sagt offen, dass Securo-Net den Chat für Support und Verbesserungen auswertet. ##### Dienste als Kacheln Jeder externe Dienst mit seinem Verbindungs-Status – man sieht auf einen Blick, was verbunden ist und was hakt. ##### Stripe im Hub einrichten Firma, Bankverbindung und Nachweise Schritt für Schritt – ohne Umweg über eine fremde Website und ohne bestehendes Konto. Danach nehmen Sie Kartenzahlungen für Ihre Rechnungen an. ##### Microsoft 365 für die Organisation Ein Administrator stimmt einmal mit „Bei Microsoft zustimmen“ zu – das dauert etwa eine Minute, den Microsoft-Mandanten erkennt Securo dabei selbst. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Konto. ##### Verwendungen erlauben oder sperren Für jede Verwendung – Outlook-Kalender, Telefonie, E-Mail im CRM – legen Sie fest, ob sie in Ihrer Organisation erlaubt ist. Nehmen Sie eine zurück, entfernt Securo die Kalender, die es dafür in Outlook angelegt hat. ##### Verbundene Personen im Blick Wie viele Personen verbunden sind und bei wie vielen „Neu verbinden nötig“ gilt, dazu die Liste mit Person, Microsoft-Konto und Status. Hängt ein Konto an der falschen Person, lösen Sie es mit „Trennen“. ##### Eigenes Microsoft-365-Konto Jede Person verbindet ihr Geschäftskonto einmal in den persönlichen Einstellungen und schaltet dort jede Verwendung einzeln ein oder aus. Was Securo in Outlook angelegt hat, entfernt „Trennen“ wieder. ##### Aufgaben, Schichten, Abwesenheiten in Outlook Aufgaben mit Fälligkeit, die eigenen veröffentlichten Schichten und Abwesenheiten – ohne den Grund – erscheinen in eigenen Outlook-Kalendern „Securo – …“. Verschieben Sie dort eine Aufgabe, ändert sich die Fälligkeit im Hub. ##### Outlook-Termine berücksichtigen Outlook-Termine erscheinen im Aufgaben-Kalender, und die Terminbuchung bietet keine Zeiten an, die in Ihrem Kalender belegt sind; gebuchte Termine blocken die Zeit in Outlook. Securo liest die Termine nur. ##### Telefonie und E-Mail im CRM Dieselbe Verbindung trägt die Telefonie und „E-Mail im CRM“: E-Mails an Kunden gehen aus Ihrem eigenen Postfach, Antworten erscheinen beim Kunden im CRM. Andere E-Mails liest Securo nicht. ##### Anmelden mit Microsoft Getrennt von der 365-Verbindung verknüpfen Sie Ihr Microsoft-Konto für die Anmeldung bei Securo – ein eigener Schritt in einer eigenen Karte. Passwort und zweiter Anmeldeschritt bleiben dabei aktiv. ##### Datenübernahme aus dem Planer Kunden, Standorte, Mitarbeiter, Qualifikationen und Subunternehmer aus dem Securo Protect Planer übernehmen – mit Vorlauf, der vorher zeigt, was passiert. Danach folgen die Dokumente der Personalakten. ##### Microsoft-Teams-Anbindung Die Telefonie setzt auf Ihrem bestehenden Teams-Telefonanschluss auf – keine zweite Telefonanlage. Anrufe sehen, Anrufer erkennen und die Anrufliste sind ohne Zusatzlizenz enthalten. ##### Einmal zustimmen, fertig Ihre IT stimmt unter Integrationen › Microsoft 365 einmal mit „Bei Microsoft zustimmen“ zu; den Microsoft-Mandanten erkennt Securo dabei selbst. Die Telefonie schaltet sie dort mit einem Klick bei Microsoft frei. ##### Anrufe im Hub Eingehende Anrufe erscheinen als Karte im Hub – man weiß, wer anruft, bevor man abnimmt. Ob die Karte erscheint, entscheidet jede Person mit einem eigenen Schalter. ##### Anrufer-Erkennung Bekannte Nummern erscheinen mit Namen: Kunden, Ansprechpartner, Mitarbeiter, Subunternehmer und die Kontakte eines Standorts – auch aus seiner Eskalationskette. Welche Quellen zählen, legen Sie fest. ##### Worum es vermutlich geht Ruft ein Mitarbeiter an, zeigt die Karte seine laufende oder nächste Schicht samt Standort – etwa „Im Dienst 18:00–06:00 · Werk Nord“. „Ich bin krank“ lässt sich so klären, ohne den Schichtplan zu öffnen. ##### Direkt von der Anruf-Karte Von der Karte aus öffnen Sie das Profil des Anrufers, legen einen Rückruf als Aufgabe an, legen eine unbekannte Nummer als Kunde an oder erfassen die Krankmeldung eines Mitarbeiters – je nach Ihren Modulen und Rechten. ##### Persönliche Anrufliste Eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe – freiwillig und nur für Sie selbst sichtbar. Gespeichert werden nur Eckdaten, keine Gesprächsinhalte; verpasste Anrufe lassen sich direkt nacharbeiten. ##### Telefonat als CRM-Aktivität Ein Gespräch mit einem erkannten Kunden oder Ansprechpartner übernehmen Sie mit „Als Aktivität übernehmen“ in die Kundenakte – nach dem Auflegen mit vorbefüllter Gesprächsdauer. Mit Securo CRM. ##### Anrufe im Browser führen Mit einem Platz der Lizenz Securo Telefonie · Pro telefonieren Sie im Hub: annehmen, ablehnen, halten, stummschalten; ein zweiter Anruf hält das laufende Gespräch. Jeder Anruf klingelt weiterhin auch in Teams. ##### Wähltastatur und Anruf-Knöpfe Über „Anrufen“ wählen Sie jede Nummer oder rufen aus der Anrufliste zurück; Anruf-Knöpfe stehen auch an den Rufnummern von Kunden, Ansprechpartnern und Mitarbeitern. Ausgehend braucht das Microsoft-Konto eine Teams-Telefonlizenz. ##### Weiterleiten und Gesprächsnotiz Im Gespräch leiten Sie den Anruf an eine andere Nummer weiter oder schreiben eine Gesprächsnotiz mit – sie wird beim Auflegen in die Aufgabe oder die CRM-Aktivität übernommen. ##### Geräte prüfen und Diagnose Mikrofon und Lautsprecher wählen, das Mikrofon testen, den Klingelton einschalten, die Verbindung testen. Hakt es, nennt die Verbindungsdiagnose die vermutliche Ursache – etwa einen Werbeblocker – samt nächstem Schritt. ##### Internes Postfach Direktnachrichten an einzelne Personen Ihrer Organisation – getrennt von E-Mail und von Benachrichtigungen. Eine neue Nachricht meldet sich zusätzlich per Push und in der Glocke. ##### Antworten geht immer Wer angeschrieben wird, kann in der Direkt-Unterhaltung immer antworten – auch ohne eigenes Recht zum Schreiben. Eine neue Unterhaltung beginnt nur, wem Ihre Organisation das Recht dazu gibt. ##### Dateien anhängen PDF, Fotos, Office-Dateien oder E-Mails mitschicken: bis zu 10 Dateien je Nachricht, je Datei bis 25 MB. Bilder erscheinen als Vorschau; auf dem Telefon öffnet sich zum Speichern das Teilen-Blatt. ##### Formatierter Text Nachrichten unterstützen einfache Formatierung – fett, kursiv, Links und Listen über eine Leiste, ohne Code. Die „Vorschau“ zeigt das Ergebnis vor dem Senden. ##### Archivieren und für mich löschen „Archivieren“ räumt den Posteingang auf; schreibt jemand neu, ist die Unterhaltung von selbst zurück. „Für mich löschen“ entfernt den Verlauf nur für Sie – die anderen behalten ihren. ##### Ohne Aufpreis enthalten Nachrichten brauchen keine eigene Lizenz und stehen jeder Organisation zur Verfügung. ##### Gruppen Mehrere Mitglieder in einer Unterhaltung – Sie legen sie selbst an, etwa für ein Team, eine Schicht oder einen Standort. Wer die Gruppe anlegt, wird ihr Eigentümer. ##### Wer darf schreiben? Je Gruppe wählbar: „Alle Mitglieder dürfen schreiben“ oder „Nur Gruppen-Admins dürfen schreiben“ – für Ankündigungs-Gruppen, in denen alle mitlesen, aber nicht jeder antwortet. ##### Organisationsweite Gruppen Eine Gruppe mit allen Mitgliedern der Organisation – wer später dazukommt, ist automatisch dabei und sieht den bisherigen Verlauf. Wichtige Unterhaltungen heften Sie mit „Für alle anpinnen“ oben an. ##### Rollen in der Gruppe Eigentümer, Admin, Mitglied: Admins benennen die Gruppe um und nehmen Mitglieder auf oder entfernen sie. Außer dem Eigentümer kann jedes Mitglied eine Gruppe wieder verlassen – organisationsweite Gruppen ausgenommen. ##### Alles an einer Stelle Schicht-Erinnerungen, Genehmigungen, Alarme und Modul-Hinweise – in der Glocke oben und in einer vollständigen Liste. ##### Push, In-App und E-Mail Drei Kanäle, damit Dringendes ankommt und Nebensächliches nicht stört. ##### Antippen führt hin Ein Tipp auf die Push-Nachricht öffnet in der App direkt die passende Stelle – etwa die zugewiesene Schicht – und markiert die Meldung als gelesen, auch wenn die App vorher geschlossen war. ##### Notfälle kommen immer an Notfall-Meldungen wie SOS-Alarme sind als kritisch markiert: Sie lassen sich weder abschalten noch leiser stellen und erreichen auch, wer Push für sich ausgeschaltet hat. ##### Ungelesen nach Art 200-mal „Qualifikations-Kontrolle fällig“? Eine Kachel je Art zeigt, wie viele ungelesen sind, und markiert genau diese Art als gelesen – alle anderen Meldungen bleiben offen. ##### Suchen, filtern, gezielt lesen Die vollständige Liste filtert nach Text, Art und Zeitraum. Ist ein Filter gesetzt, liest „Treffer als gelesen markieren“ nur, was passt; einzelne Zeilen wählen Sie über Kästchen aus. ##### Je Benachrichtigung einstellbar Jeder Nutzer entscheidet für jede einzelne Benachrichtigung selbst, ob und auf welchem Kanal er sie bekommt. ##### Signal je Benachrichtigung Wie deutlich sich eine Push-Nachricht meldet, wählen Sie je Benachrichtigung: „Wichtig“ mit Ton und sofort, „Normal“ mit Ton, oder „Lautlos“ ohne Ton und Vibration. ##### Empfängerkreise festlegen Wer eine Meldung bekommt, entscheidet die Organisation – nach Rolle, an die Standortleitung oder an feste Personen: Rechnungsmeldungen an die Buchhaltung, eine Frist am Standort an die dortige Leitung. Den Weg wählt jeder selbst. ##### Keine Meldung geht ins Leere Würde eine Meldung niemanden erreichen – keine Rolle vergeben, keine Standortleitung hinterlegt –, geht sie an Eigentümer und Administrator. Persönliche Meldungen wie die Lohnabrechnung sind ausgenommen. ##### Foren nach Bereichen Die „Übersicht“ zeigt die Bereiche mit ihren Foren und rechts die „Neuesten Themen“. Ein „Neu“ am Forum und fett gesetzte Themen zeigen, was Sie noch nicht gelesen haben – auf Wunsch auch als Kachel „Forum — Neues“ auf Ihrer Startseite. ##### Diskussion oder Frage anlegen Ein Thema bekommt Titel, formatierten Text, bis zu acht Schlagworte und bis zu zehn Anhänge – Bilder und PDF. Beim Hochladen entfernt das Forum Bilddaten wie den Aufnahmeort. ##### Antworten, reagieren, lösen Antworten, zitieren und mit „Gefällt mir“, „Danke“ oder „Hilfreich“ reagieren. Bei einer Frage markiert, wer sie gestellt hat, die beste Antwort „Als Lösung“ – das Thema zeigt dann „Gelöst“. ##### Suche über alle Foren Die Suche durchsucht Titel und Beiträge aller Foren, die Ihre Firma lesen darf, schon beim Tippen – eingrenzbar nach Forum und Art. Ein Klick auf ein Schlagwort wie „#objektschutz“ zeigt alle Themen dazu. ##### Folgen & Wochen-Zusammenfassung Folgen Sie einzelnen Themen oder ganzen Foren und erfahren Sie per Push, In-App oder E-Mail von neuen Antworten und Themen. Eigenen Themen folgen Sie automatisch; montags gibt es auf Wunsch eine Zusammenfassung der Woche. ##### Marktplatz für Personal & Aufträge Im Forum „Marktplatz“ bieten und suchen Firmen Personal, Aufträge, Subunternehmer und Ausrüstung. Dort erscheinen Themen und Antworten immer mit Firmenname – Sie wissen also, mit wem Sie es zu tun haben. ##### Nachrichten an andere Firmen Über „Nachricht schreiben“ an einem Beitrag beginnen Sie eine private Unterhaltung mit der Person dahinter, Betreff und Bezug zum Thema sind vorbelegt. Wer angeschrieben wird, kann immer antworten – auch mit Anhang. ##### Firmenverzeichnis Finden Sie Firmen nach Name, Leistung und Bundesland, auf Wunsch nur verifizierte. Im Verzeichnis steht nur, wer sich selbst eingetragen hat – der Schalter „Im Firmenverzeichnis zeigen“ ist zunächst aus. ##### Ihr Firmenprofil Beschreibung, Website, Kontakt, Regionen und Leistungen pflegen Sie selbst; Name und Logo kommen aus Ihren Stammdaten. Das Profil zeigt außerdem die Themen, die Ihre Firma unter ihrem Namen geschrieben hat. ##### Mit oder ohne Firmennamen Ihre Firma legt fest, ob Beiträge den Firmennamen zeigen: „Immer zeigen“, „Je Beitrag entscheiden“ oder „Nie zeigen“. Ohne Namen steht dort „Mitglied einer verifizierten Firma“ – und solche Beiträge erscheinen nie im Firmenprofil. ##### Zugang je Forum Welche Foren Ihre Firma lesen und wo sie schreiben darf, ist je Forum festgelegt – etwa für alle Firmen oder nur für verifizierte. Darf Ihre Firma irgendwo nur lesen, zeigt ein Schloss „Nur lesen“, und beim Öffnen steht der Grund. ##### Forenregeln & Moderation Vor der ersten Nutzung bestätigt jede Person die Forenregeln. Beiträge, Nachrichten und Firmenprofile lassen sich melden; das Securo-Team prüft, entscheidet mit Begründung, und wer gemeldet wurde, erfährt nicht, von wem. ## Securo ID – DSGVO-native IAM & Entra-Alternative URL: https://securo-net.com/de/securo-id SSO, MFA (FIDO2), RBAC, Audit-Logging und DSGVO-Funktionen – Ihre zentrale Identitätsplattform, gehostet in der EU. ### Ihre zentrale Identitäts- und Zugriffsverwaltung Eine DSGVO-native Alternative zu Microsoft Entra. Ein Login für alle Anwendungen, volle Kontrolle über Nutzer, Rechte und Daten. ### Dieselben Funktionen, andere Rechtslage Sie kennen das Prinzip eines zentralen Identitätsdienstes wie Microsoft Entra. Securo ID bietet die gleichen Kernfunktionen – Single Sign-On, MFA, rollenbasierte Rechte – mit einem klaren Unterschied: Ihre Identitätsdaten bleiben in der EU und unter Ihrer Kontrolle. Microsoft und Microsoft Entra sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. Securo ist nicht mit Microsoft affiliiert. ### Single Sign-On, MFA, Rollen, Audit Moderne Standards, ein Login, volle Kontrolle. - **Single Sign-On**: OIDC / OAuth2: ein Login für alle Securo- und Drittanwendungen. - **Mehr-Faktor-Authentifizierung**: TOTP, E-Mail und WebAuthn / FIDO2 – passwortlos und sicher. - **Anmelden mit Microsoft**: Wer möchte, verknüpft sein Microsoft-Konto zum Anmelden – erst nach Bestätigung im eigenen Konto, ohne automatisches Anlegen neuer Nutzer. - **Org- & Nutzerverwaltung**: Organisationen, Teams und Nutzer zentral anlegen und verwalten. - **Rollenbasierte Rechte (RBAC)**: Jeder sieht genau, was er soll – feingranular steuerbar. - **Lizenzverwaltung**: Lizenzen modulübergreifend zuweisen und überwachen. - **Audit-Logging**: Lückenlose Protokollierung aller sicherheitsrelevanten Ereignisse. - **DSGVO-Funktionen**: Datenexport, Kontolöschung und Widerrufsrecht – integriert. ### Offene Standards statt Eigenbau Moderne Standards (OIDC, OAuth2, FIDO2), EU-Hosting und DSGVO-native Prozesse. Securo ID ist das Sicherheitsfundament, auf das alle Securo-Module aufbauen. ### Securo ID im Gespräch durchgehen SSO, MFA und Rollen an Ihrem Anwendungsfall — inklusive der Frage, ob Entra für Sie die bessere Wahl bleibt. ## Microsoft-Services & CSP-Lizenzen aus Paderborn | Securo Net URL: https://securo-net.com/de/microsoft Microsoft 365, Entra, Intune, Azure: Lizenzen, Verwaltung und Sicherheit aus einer Hand. Flexibel, monatlich, deutschsprachiger Support. ### Ihr ausgelagertes Microsoft-Team Lizenzen, Verwaltung und Sicherheit für Ihre Microsoft-Umgebung – aus einer Hand, mit deutschsprachigem Support und flexibler Abrechnung. ### Sechs Bausteine für Ihre Microsoft-Welt Von der Lizenz bis zum laufenden Betrieb – alles aus einer Hand. - **Microsoft-Lizenzen & CSP**: Beziehen Sie Microsoft 365 und weitere Lizenzen direkt über uns – als CSP-Partner mit flexibler, monatlicher Abrechnung. Keine starren Jahresverträge, ein Ansprechpartner für Bestellung und Rechnung. - **Microsoft-365-Verwaltung**: Wir richten Ihre Microsoft-365-Umgebung ein und betreuen sie laufend: Exchange, Teams, SharePoint und mehr. Sie nutzen die Tools – wir kümmern uns um den Rest. - **Identität & Sicherheit**: Schützen Sie Ihr Unternehmen mit Microsoft Entra ID, MFA und Microsoft Defender. Wir konfigurieren Richtlinien, überwachen Bedrohungen und halten Ihre Zugänge sicher. - **Geräteverwaltung (Intune)**: Mit Microsoft Intune verwalten wir Laptops, Smartphones und Tablets zentral – einheitliche Richtlinien, sichere Geräte, einfaches Onboarding neuer Mitarbeiter. - **Cloud, Azure & Migrationen**: Migration in die Microsoft-Cloud, sauber geplant und durchgeführt – von E-Mail-Postfächern bis zu kompletten Azure-Umgebungen, ohne Unterbrechung Ihres Betriebs. - **Managed IT & Support**: Laufende Administration und proaktiver Support für Ihre gesamte Microsoft-Welt. Wir überwachen, aktualisieren und helfen – damit Ihre IT einfach läuft. ### Securo Hub und Microsoft 365 Ihre IT stimmt einmal bei Microsoft zu, den Mandanten erkennt der Hub selbst; Ihre Organisation legt fest, wofür die Verbindung genutzt werden darf. Danach verbindet jede Person ihr eigenes Konto: Schichten, Abwesenheiten und Aufgaben erscheinen im eigenen Outlook-Kalender, die Terminbuchung prüft belegte Zeiten, E-Mails an Kunden gehen aus dem CRM über das eigene oder ein freigegebenes Postfach, und die Teams-Telefonie schalten Sie per Klick frei. Anmelden mit Microsoft ist ein eigener Schritt, den jede Person selbst verknüpft. Securo Hub entdecken ### So arbeiten wir zusammen Vier Schritte zur sorgenfreien Microsoft-IT. #### Bestandsaufnahme Ihrer IT Wir analysieren Ihre aktuelle Umgebung, Lizenzen und Anforderungen. #### Plan & Angebot Sie erhalten einen klaren Fahrplan und ein transparentes Angebot. #### Übernahme & Einrichtung Wir übernehmen Konfiguration, Migration und Absicherung – ohne Ausfall. #### Laufende Betreuung & Support Wir überwachen, aktualisieren und sind da, wenn Sie uns brauchen. ### Monatlich kündbar, eine Rechnung Als Cloud Solution Provider (CSP) beziehen wir Microsoft-Lizenzen direkt und geben sie an Sie weiter – monatlich kündbar, nutzungsgenau skalierbar, mit einer einzigen Rechnung. Sie behalten den Überblick, wir den Aufwand. ### Ein Ansprechpartner statt Hotline Als wachsender Microsoft-Partner geben wir jedem Kunden die Aufmerksamkeit, die große Anbieter nicht bieten. - Ein fester Ansprechpartner statt Hotline-Warteschleife. - Flexible monatliche Lizenzierung ohne lange Bindung. - Deutschsprachiger Support aus Paderborn. - Proaktive Sicherheit – wir warten nicht, bis etwas passiert. ### Häufige Fragen **Sind Sie ein zertifizierter Microsoft-Partner?** Wir sind Microsoft-Partner und beziehen Lizenzen über das offizielle CSP-Programm. Gern erläutern wir im Gespräch unseren aktuellen Partnerstatus. **Können wir bestehende Lizenzen mitnehmen?** In der Regel ja. Wir prüfen Ihre bestehenden Verträge und finden den besten Übergang. **Übernehmen Sie auch nur Teile unserer IT?** Selbstverständlich. Sie entscheiden, was Sie auslagern – vom einzelnen Bereich bis zur kompletten Microsoft-Umgebung. **Was passiert mit unseren Daten?** Ihre Daten bleiben in Ihrer Microsoft-365-/Azure-Umgebung. Wir verwalten sie in Ihrem Auftrag – DSGVO-konform und nachvollziehbar. **Wie schnell ist die Migration?** Das hängt von Größe und Komplexität ab. Nach der Bestandsaufnahme nennen wir Ihnen einen realistischen Zeitrahmen. ### Bestandsaufnahme Ihrer Microsoft-Umgebung Wir sehen uns Lizenzen, Nutzer und Sicherheitseinstellungen an und sagen Ihnen, was sich zu ändern lohnt. ## Branchenlösungen für Betriebe im Schichtbetrieb | Securo URL: https://securo-net.com/de/loesungen Securo Hub für Sicherheitsdienste, Gebäudedienste, Pflege, Hotellerie, Logistik und Zeitarbeit: Dienstplan, Zeiterfassung, Lohn und Compliance in einem System. ### Für Betriebe, die Schichten planen und Nachweise führen Securo Hub ist für das Dienstleistungsgewerbe gebaut – überall dort, wo Personal in Schichten arbeitet, beim Kunden vor Ort im Einsatz ist und der Betrieb belegen können muss, wer wann wo war. Am weitesten geht der Hub im Sicherheitsgewerbe: Dafür gibt es Module, die sonst kein Personalsystem mitbringt. ### Weniger eine Frage der Branche als der Arbeitsweise Was auf dem Firmenschild steht, sagt wenig darüber aus, ob eine Software passt. Diese vier Punkte tun es. Treffen drei davon auf Ihren Betrieb zu, lohnt sich ein Gespräch – auch wenn Ihre Branche weiter unten nicht aufgeführt ist. - **Arbeit in Schichten**: Früh, Spät, Nacht, Wochenende, Feiertag. Pläne ändern sich kurzfristig, und jede Änderung zieht Folgen bis in die Lohnabrechnung nach sich. - **Einsatz an fremden Standorten**: Ihre Leute arbeiten im Objekt, beim Kunden oder unterwegs – nicht an einem Schreibtisch in Ihrer Verwaltung. - **Nachweis gegenüber Dritten**: Kunde, Behörde, Prüfer oder Versicherung fragen nach: Wer war im Einsatz, wie lange, mit welcher Qualifikation? Die Antwort muss belegbar sein. - **Verwaltung ohne eigene IT**: Planung, Personal und Abrechnung liegen bei wenigen Personen, oft nebenbei. Zeit frisst vor allem die Doppelerfassung zwischen den Werkzeugen. ### Sicherheitsdienste: der ganze Betrieb, nicht nur der Dienstplan Securo ist im Sicherheitsgewerbe entstanden, und das merkt man dem Hub an. Neben Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung stecken hier die Module, die Standard-Personalsoftware nicht kennt: Bewacherregister, digitales Wachbuch, GPS-Begleitung für Alleinarbeiter und Leitstellenfunk – auf denselben Stammdaten wie alles andere. - **Bewacherregister und § 34a**: Bewacher-IDs, Sachkundenachweise und Ablaufdaten laufen im Personalstamm mit, den Registerstand Ihrer Wachpersonen sehen Sie im Hub. Ablaufende Nachweise fallen auf, bevor sie zum Problem werden. - **Wachbuch, das im Einsatz entsteht**: Vorkommnisse, Kontrollgänge und Übergaben werden mobil erfasst – statt am Monatsende rekonstruiert zu werden, wenn jemand nachfragt. - **Streife, Leitstelle, Alleinarbeit**: OWKS-Kontrollpunkte, GPS und PTT-Funk hängen am selben Dienstplan. Die Leitstelle sieht, wer wo ist, ohne zweites System. - **Objektleiter sehen ihr Objekt**: Rechte hängen am Standort. Ein Objektleiter plant und prüft die Schichten seiner Objekte – und sieht sonst nichts. - Workforce - OWKS - PTT - Bewacherregister - Wachbuch - HR ### Weitere Branchen, in denen der Hub passt Überall dasselbe Muster: viele Leute, wechselnde Einsatzorte, harte Dokumentationspflichten. Was sich unterscheidet, sind die Regeln dahinter – und die stecken in den Modulen, nicht in einer Checkliste. - **Gebäudedienste & Facility Management**: Reinigungs- und Haustechnik-Teams über viele Objekte hinweg planen, Leistungen je Objekt nachweisen und nach tatsächlicher Zeit abrechnen statt nach Pauschale. - **Pflege & Gesundheitswesen**: Drei-Schicht-Betrieb mit Qualifikationen und Fortbildungsfristen, Ruhezeiten nach ArbZG und Personaldaten in einem System, das DSGVO-Anforderungen von Grund auf erfüllt. - **Hotellerie & Gastronomie**: Kurzfristige Planänderungen, Aushilfen und Minijobs, Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag – berechnet, sobald die Zeit erfasst ist. - **Logistik & Lager**: Fahrer- und Lagerschichten planen, Zeit mobil erfassen, Arbeitszeitgrenzen im Blick behalten und je Tour, Auftrag oder Kunde abrechnen. - **Personaldienstleistung & Zeitarbeit**: Mitarbeiter über mehrere Kundeneinsätze planen, Stunden je Einsatzort erfassen und daraus Kundenabrechnung und Lohnvorbereitung in einem Durchgang erzeugen. - **Veranstaltungs- & Ordnungsdienste**: Große Teams für wenige Tage, kurzfristige Zu- und Absagen, Einlass- und Ordnerdienste mit Namenslisten und Nachweis – statt Excel und WhatsApp-Gruppen. - **Handwerk & technischer Service**: Monteure und Servicetechniker einplanen, Arbeitszeit am Auftrag erfassen und die Stunden ohne Zwischenschritt in die Abrechnung übernehmen. - **Mittelstand allgemein**: Auch ohne Schichtbetrieb: Personalakte, Verträge, Urlaub, Zeiterfassung und Rechnung in einem System statt in fünf Werkzeugen, die nichts voneinander wissen. ### Compliance ist kein Branchenthema Die Pflichten unterscheiden sich weniger, als man denkt: Arbeitszeit muss erfasst, Ruhezeit eingehalten, Personaldaten geschützt und Belege nachvollziehbar aufbewahrt werden – im Objektschutz genauso wie in der Pflege. Im Hub prüft das System beim Planen, statt dass jemand beim Abrechnen nachrechnet. - **Arbeitszeit & Ruhezeiten**: Ruhezeit und Pflicht-Qualifikationen prüft der Dienstplan schon beim Einteilen, Pausen, Tageshöchstgrenze und 24-Wochen-Durchschnitt nach ArbZG laufen in der Freigabe auf. Verstöße fallen vor der Abrechnung auf, nicht im Nachhinein. - **Erfassungspflicht**: Jede Stunde wird erfasst, inklusive Pausen. Nachträgliche Korrekturen bleiben mit Begründung nachvollziehbar. - **DSGVO & EU-Hosting**: Personaldaten liegen in der EU, Zugriffe hängen an Rollen, und Auskunfts- oder Löschanfragen lassen sich ohne Datenbank-Export beantworten. - **Rechnung & DATEV**: Lückenlose Nummernkreise, e-Rechnung und DATEV-Buchungsstapel für die Kanzlei. Lohnexport direkt für DATEV Lohn & Gehalt, für andere Programme wie LODAS als CSV oder eigene Vorlage. Im Sicherheitsgewerbe kommen § 34a GewO und das Bewacherregister dazu – beides im Produkt, nicht im Handbuch. ### Ihre Branche steht nicht dabei? Dann erzählen Sie uns in einem halbstündigen Gespräch, wie bei Ihnen geplant, erfasst und abgerechnet wird. Wir sagen Ihnen, ob der Hub passt – und wo nicht. ## Securo Funk – Funkgeräte über Mobilfunk & WLAN mit Leitstelle im Browser | Securo URL: https://securo-net.com/de/funkgeraete Securo Funk: Push-to-Talk-Funkgeräte über Mobilfunk und WLAN, mit Sprechgruppen, Notruf mit Vorrang, Ortung und Leitstelle im Browser – ohne Relaisstationen und ohne Frequenzzuteilung. Für Unternehmen, Kommunen und Teams jeder Branche. ### Ihr eigenes Funknetz. Ohne Mast, ohne Frequenz. Funkgeräte, die über Mobilfunk und WLAN funken – mit Sprechgruppen, Notruf mit Vorrang, Ortung und einer Leitstelle im Browser. Bundesweit, so weit das Netz reicht. Ohne Relaisstationen, ohne Frequenzantrag, ohne Programmierkabel. - Ihr eigenes Funknetz. - Ohne Mast, ohne Frequenz. Mit Analog- und Digitalfunk vergleichen Securo-Funkgerät mit Antenne, Kanal- und Lautstärkeknopf, Farbdisplay und Zifferntastatur. - Kanal am Drehknopf - Gruppe, Status und Netz im Blick - Status per Taste Abbildung KI-optimiert In drei Schritten funkbereit - Geräte per IMEI eintragen - Anmeldung öffnen – die Geräte holen sich den Zugang - Gruppen und Profile über die Luft verteilen ### Mehr als Funk - Am Gerät - Leitstelle - Verwaltung - Netz & Sicherheit - Zusammenarbeit ### Analogfunk, Digitalfunk, Securo Funk Was im Alltag eines Betriebs den Unterschied macht. - Analoger Betriebsfunk - Digitaler Betriebsfunk (z. B. DMR) - Securo Funk ### Gemacht für alle, die draußen arbeiten - **Sicherheitsdienste**: Objektschutz, Streife und Veranstaltung auf einem Netz – mit Notruf-Vorrang und Lagekarte. - **Ordnungsämter & Kommunen**: Stadtweit funken ohne eigene Relais – Außendienst, Bauhof, Veranstaltungen. - **Polizei & Behörden**: Neben dem BOS-Funk: Verwaltung, Veranstaltungslagen und Abstimmung mit privaten Diensten. - **Lager & Logistik**: Hallen-WLAN statt Funkloch, Standort je Halle, Gruppen je Schicht. - **Veranstaltungen**: Gruppen je Bereich, Partner mit Enddatum, Rauschfilter gegen Bühnenlärm. - **Industrie & Facility**: Werkschutz, Haustechnik und Reinigung getrennt – Durchsage an alle, wenn es zählt. - **Vereine & kleine Teams**: Ein eigenes Funknetz ohne Frequenzantrag und ohne Technik im Keller. #### Ihre Branche fehlt? Erzählen Sie uns, wo Ihre Leute unterwegs sind – wir zeigen Ihnen, wie Ihr Funknetz aussieht. ### Das Gerät im Einsatz Ein Display, das in jeder Lage das Richtige zeigt: wer spricht, was ansteht, ob die Meldung angekommen ist. Wählen Sie eine Situation – die Bilder sind echte Aufnahmen der Securo-Funk-Oberfläche. Gerät KI-optimiert · Display: echte Aufnahmen der App Gestaltung nach Ihren Vorgaben Jede Einstellung lässt sich zentral vorgeben oder sperren – dann bleibt sie auf allen Geräten gleich und ist am Gerät ausgegraut. Farbschema - Standard - LCD - Farbschema Standard oder LCD - Deutsch oder Englisch - Helligkeit 20–100 % - Anzeigegröße 80–150 % - Ruhebildschirm nach 5 s bis nie - Display aus nach 30 s bis 30 min - Vier Tonvarianten - Töne und Tonlautstärke - Lautstärke 0–10 - Rauschfilter aus, leicht, stark - Stimmbearbeitung - Mithören anderer Gruppen - Gruppen und Status aus Ihrer Organisation ##### Hauptanzeige Gruppe, eigener Status, wer zuletzt sprach, aktueller Auftrag – dazu Netz, Akku und Uhrzeit. ##### Senden Sprechtaste gedrückt: Gruppe, Sprechdauer und Pegel. Loslassen beendet die Durchsage. ##### Empfang Sofort sichtbar, wer gerade spricht und wie lange. ##### Notruf Das Gerät bestätigt: Leitstelle informiert, Position gesendet. ##### Status quittiert Ein Status per Taste – und die Rückmeldung, dass er angekommen ist. ##### Auftrag Auftrag der Leitstelle mit Absender und Uhrzeit, direkt quittierbar. ##### Einzelruf Groß angezeigt, wer anruft – annehmen oder abweisen. ##### Gruppenwahl Gruppen mit Nummer und Teilnehmerzahl; wählen oder mithören. ##### Teilnehmer Kurzwahl je Teilnehmer, der grüne Punkt zeigt, wer erreichbar ist. ##### Startprüfung Beim Einschalten prüft das Gerät Mobilfunk, WLAN, Funk und Daten. ##### Einstellungen Sprache, Helligkeit, Anzeigegröße und Farbschema direkt am Gerät. ##### Englische Oberfläche Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch. ##### Ruhebildschirm Gruppe, große Uhrzeit und Status – auf einen Blick lesbar. ### Häufige Fragen **Brauche ich eine Frequenz oder eine Genehmigung?** Nein. Securo Funk nutzt Mobilfunk und WLAN – keine Frequenzzuteilung, keine Relaisstationen, keine Funkanlage im Gebäude. **Was passiert, wenn das Netz kurz weg ist?** Das Gerät zeigt sofort, woran es liegt – SIM, Netz, WLAN oder Internet – und ist im Funk zurück, sobald das Netz wieder da ist. Wo Firmen-WLAN vorhanden ist, funkt es auch darüber. **Wie sicher ist der Funk?** Die Sprache läuft TLS-verschlüsselt zwischen Gerät, Funknetz und Leitstelle statt über offene Frequenzen. Jedes Gerät weist sich bei jeder Verbindung mit einem eigenen Schlüssel aus und verbindet sich nur mit einem zugelassenen Funknetz. Ein verlorenes Gerät sperren Sie in Sekunden. **Ist Securo Funk etwas für Behörden?** Ja – für alles neben dem Einsatzfunk. Den BOS-Digitalfunk ersetzt Securo Funk nicht; dafür verbindet es Verwaltung, Ordnungsdienst und Veranstaltungslagen und bringt Behörden und private Dienste über freigegebene Sprechgruppen zusammen. **Wie wird abgerechnet?** Securo Funk ist eine Lizenz für die ganze Organisation, nicht pro Platz – wer in der Leitstelle sitzt oder ein Gerät bekommt, steuern Sie über Rechte. Geräte und SIM-Karten stellen wir passend zu Ihrer Flotte zusammen. **Kann ich die Geräte testen?** Ja. Wir stellen Testgeräte bereit, fertig eingerichtet – die Funk-App ist der Startbildschirm, Updates kommen über die Luft. ### Funkgeräte testen Sagen Sie uns, wie viele Geräte Sie brauchen und wo Ihre Leute unterwegs sind. Wir nennen Preis und Lieferzeit – und stellen Testgeräte bereit. ## Über Securo Net – inhabergeführte Software aus Paderborn URL: https://securo-net.com/de/ueber-uns Securo Net wurde 2025 von Dennis Bialik in Paderborn gegründet. Wir entwickeln Securo Hub selbst, hosten in der EU und betreuen unsere Kunden direkt. ### Klein genug, um zurückzurufen Securo Net wurde 2025 von Dennis Bialik in Paderborn gegründet. Wir entwickeln Securo Hub selbst, betreiben es selbst und betreuen unsere Kunden selbst – ohne Callcenter dazwischen. ### Warum wir selbst gebaut haben Die verfügbare Software für Sicherheitsdienste war entweder für andere Branchen gemacht oder so alt, dass jede Anpassung Monate dauerte. Also haben wir angefangen, selbst zu entwickeln – gemeinsam mit den Betrieben, die damit arbeiten. Funktionen, die ein Kunde konkret braucht, entstehen bei uns in Tagen statt in Release-Zyklen. ### Unsere Messlatte Unsere Messlatte: Wer anruft, spricht mit jemandem, der den Code kennt. ### Woran wir uns messen lassen - **Datensparsam by Design**: Wir erheben, was der Prozess braucht – nicht, was technisch ginge. Auftragsverarbeitung und Löschkonzept stehen vor der ersten Zeile Code. - **Status offen ausgewiesen**: Module, die wir gerade besonders aktiv ausbauen, tragen auf der Plattform-Seite das Kennzeichen „Beta“. Wir verkaufen keine Roadmap als Produkt. - **Kurzer Draht**: Ihr Ansprechpartner hat die Software mitgebaut. Anfragen landen nicht im Ticketsystem eines Dienstleisters. - **Lieber später als halb**: Wir schieben ein Release, wenn ein Detail nicht sitzt. Das kostet uns Termine und erspart Ihnen Datenmüll. ### Entwickelt und betreut in Deutschland, gehostet in der EU Arminiusstraße 3, 33100 Paderborn. Entwicklung und Support sitzen hier, die Server des Hubs stehen in der EU. Wo ein Dienst außerhalb davon läuft – etwa KI-Funktionen oder die Sprachübertragung im Funk –, sagen wir es Ihnen vorher. ## Kontakt – Securo Net Paderborn URL: https://securo-net.com/de/kontakt Sprechen Sie mit uns über Securo Hub, Securo ID oder Microsoft-Services. Antwort meist innerhalb eines Werktags. ### So läuft der Start ab Vom ersten Anruf bis zum laufenden Betrieb sind es drei Schritte. - Gespräch - Einrichtung - Übergabe - Wir schauen uns an, wie Sie heute planen und abrechnen — und wo es klemmt. Danach wissen Sie, ob wir passen. - Wir richten die Module ein, übernehmen Ihre Stammdaten und bilden Ihre Zuschlagsregeln ab. - Schulung für Ihr Team, danach laufender Support. Ansprechpartner bleibt derselbe. ### Direkt erreichbar - Adresse - E-Mail - Telefon - Wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags. ## Blog – Securo Net URL: https://securo-net.com/de/blog Beiträge zu Dienstplanung, Zeiterfassung, Compliance im Sicherheitsgewerbe und zum Betrieb von Microsoft 365. ### Aus der Praxis Was uns im Tagesgeschäft mit Sicherheitsdiensten begegnet – zu Planung, Nachweisen und dem, was deutsche Vorschriften von einer Software verlangen. Noch keine Beiträge veröffentlicht. Beitrag lesen Zurück zur Übersicht Weitere Beiträge ## Cloud-Zeiterfassung versus Stundenzettel URL: https://securo-net.com/de/blog/cloud-zeiterfassung-versus-stundenzettel Cloud Zeiterfassung versus Stundenzettel: Welche Lösung senkt Fehler, beschleunigt Lohn und liefert belastbare Nachweise für jeden Sicherheitsauftrag? Veröffentlicht: 25. Oktober 2026 Freitag, 16:30 Uhr: Die Lohnvorbereitung braucht die Stunden, doch drei Stundenzettel fehlen, ein Formular ist kaum lesbar und auf einem weiteren stimmen Einsatzort und Schichtzeit nicht mit dem Dienstplan überein. Die Entscheidung Cloud Zeiterfassung versus Stundenzettel ist für Sicherheitsdienste deshalb keine Geschmacksfrage. Sie entscheidet darüber, ob geleistete Arbeit nachvollziehbar, abrechenbar und rechtzeitig für die Entgeltabrechnung verfügbar ist. Papier kann in einem sehr kleinen, stabilen Betrieb funktionieren. Sobald mehrere Objekte, wechselnde Besetzungen, Nachtarbeit, Zuschläge oder kurzfristige Dienstplanänderungen dazukommen, wird der Stundenzettel jedoch zum Medienbruch. Informationen werden auf Papier erfasst, später abgetippt, mit dem Dienstplan verglichen und für Lohn und Rechnung erneut aufbereitet. Jede Übergabe schafft neue Fehlerquellen. Cloud-Zeiterfassung versus Stundenzettel: Der operative Unterschied Ein Stundenzettel dokumentiert zunächst, was jemand nach einer Schicht aufschreibt: Beginn, Ende, Pause, Objekt und oft eine Unterschrift. Das ist besser als gar kein Nachweis, aber die Prüfung findet fast immer zu spät statt. Wenn der Zettel erst Tage später im Büro liegt, ist die Erinnerung an eine verschobene Ablösung oder eine zusätzliche Kontrollfahrt oft schon ungenau. Eine Cloud-Zeiterfassung erfasst Arbeitszeiten digital und stellt sie dort bereit, wo disponiert, geprüft und abgerechnet wird. Entscheidend ist nicht allein die digitale Buchung. Entscheidend ist der Zusammenhang: Welcher Mitarbeitende war für welchen Auftrag geplant? Wurde die Schicht tatsächlich gearbeitet? Gab es Abweichungen, Pausen, Mehrarbeit oder einen Objektwechsel? Und wer hat die Abweichung freigegeben? Für den Sicherheitsdienst ist diese Kette besonders relevant. Ein Einsatz beginnt nicht im Büro, sondern am Werkstor, auf einer Baustelle, in einer Leitstelle oder bei einer mobilen Streife. Der Zeitnachweis muss deshalb zur Einsatzrealität passen. Eine App kann sinnvoll sein, ebenso ein Terminal am Objekt oder eine Buchung durch die Leitstelle. Bei sensiblen Standorten kann auch ein klar geregelter Freigabeprozess wichtiger sein als eine Standorterfassung. Die richtige Methode hängt vom Auftrag, der Datenschutzbewertung und den tatsächlichen Arbeitsabläufen ab. Was Papier in der Praxis wirklich kostet Die sichtbaren Kosten eines Stundenzettels sind Papier und Ablage. Die größeren Kosten entstehen in den Prüf- und Korrekturschleifen. Disposition, Personalverwaltung und Lohnbüro bearbeiten denselben Sachverhalt mehrfach. Fehlt eine Unterschrift, wird telefoniert. Weicht die Zeit vom Plan ab, wird nach dem Grund gesucht. Ist die Rechnung bereits erstellt, kann ein später entdeckter Fehler zur Korrektur beim Kunden führen. Dazu kommt ein Steuerungsproblem: Papier liefert Daten erst nach der Schicht und häufig erst nach Ende der Woche oder des Monats. Wer kurzfristig wissen muss, ob ein Objekt tatsächlich besetzt war, ob Pausen eingehalten wurden oder ob sich Mehrstunden aufbauen, arbeitet mit Rückfragen statt mit aktuellen Daten. Gerade bei Zuschlägen ist das riskant. Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Mehrarbeit und unterschiedliche Kundenvorgaben lassen sich nicht zuverlässig aus einem Stapel Formulare ableiten, wenn Dienstplan, tatsächliche Arbeitszeit und Abrechnungsregeln getrennt geführt werden. Die Fehlerquote steigt nicht, weil Mitarbeitende unzuverlässig sind, sondern weil Informationen in verschiedenen Systemen und auf Papier auseinanderlaufen. Auch die Nachweisfähigkeit leidet. Gegenüber Kunden, bei internen Prüfungen oder im Streitfall reicht ein pauschaler Monatswert selten aus. Gefragt sind nachvollziehbare Einzelzeiten, Korrekturhistorien, Freigaben und ein Bezug zum konkreten Einsatz. Bei abrechnungsrelevanten Unterlagen müssen zudem Aufbewahrung und Unveränderbarkeit sauber organisiert sein. GoBD-konforme Prozesse entstehen nicht durch einen gescannten Zettel allein. Was eine Cloud-Lösung besser machen muss Digital ist nicht automatisch belastbar. Eine reine Stempeluhr-App, die nur Kommen und Gehen speichert, kann für einen einfachen Betrieb reichen. Sie löst aber nicht die Kernfrage eines Sicherheitsunternehmens: Stimmen Arbeitszeit, Dienstplan, Objekt, Leistung und Abrechnung überein? Eine brauchbare Cloud-Zeiterfassung sollte Abweichungen sichtbar machen, statt sie nur zu speichern. Beginnt eine Schicht später als geplant, muss klar sein, ob es sich um eine genehmigte Änderung, eine Ablöseverzögerung oder einen Erfassungsfehler handelt. Werden Pausen automatisch angesetzt, braucht es Regeln und eine Möglichkeit, tatsächliche Abweichungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Korrekturen dürfen möglich sein, müssen aber protokolliert und freigegeben werden. Für die Praxis zählt außerdem die Verbindung zu den Folgeschritten. Die bestätigte Zeit sollte ohne erneutes Abtippen in die Lohnvorbereitung und, je nach Leistungsmodell, in die Fakturierung fließen. Wenn für einen Auftrag zwei Stunden mehr gearbeitet wurden, braucht die Einsatzleitung nicht nur einen Hinweis. Sie muss entscheiden können, ob diese Zeit dem Kunden berechnet wird, intern begründet werden muss oder auf einer fehlerhaften Planung beruht. In einer integrierten Plattform wie Securo Hub kann dieselbe Datenbasis Dienstplanung, Zeiterfassung, digitale Dienstberichte, Lohnvorbereitung und Rechnungsdaten verbinden. Das reduziert nicht jede Prüfung, aber es beendet die Suche nach unterschiedlichen Versionen derselben Schicht. Ein System statt fünf getrennter Werkzeuge ist kein Slogan, sondern eine Frage der Datenkette. Arbeitsrecht, Datenschutz und Beweisbarkeit Bei Arbeitszeit geht es nicht nur um Effizienz. Die Anforderungen aus Arbeitszeitrecht und Rechtsprechung verlangen eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung der Arbeitszeit. Für Minderjährige nach JArbSchG und für besondere Schutzvorschriften etwa im Mutterschutz gelten zusätzliche Anforderungen. Ein Betrieb sollte daher nicht nur prüfen, ob Zeiten erfasst werden, sondern ob Beginn, Ende und Dauer, Pausen, Korrekturen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar geregelt sind. Cloud heißt dabei nicht, Daten unkontrolliert auszulagern. Sicherheitsunternehmen verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden und häufig sensible Informationen über Objekte, Kunden und Einsatzzeiten. Entscheidend sind europäische Datenhaltung, ein sauberer Auftragsverarbeitungsvertrag, Rollen- und Rechtekonzepte, Protokollierung sowie klare Lösch- und Aufbewahrungsregeln. Eine Standortfunktion ist nur dann sinnvoll, wenn ihr Zweck dokumentiert, verhältnismäßig und den Betroffenen transparent gemacht wird. Auch die Betriebsrealität gehört in die Regelung. Was passiert bei leerem Akku, fehlender Verbindung oder einem Notfalleinsatz? Ein gutes Verfahren definiert Ersatzprozesse, ohne daraus wieder eine dauerhafte Papiernebenwelt zu machen. Offline-Erfassung mit späterer Synchronisierung oder eine dokumentierte Nachbuchung durch Berechtigte sind oft praxistauglicher als ein starres System, das im Ausnahmefall versagt. Wann Stundenzettel noch vertretbar sind Papier ist nicht grundsätzlich unzulässig oder wertlos. Bei einem einzelnen, überschaubaren Objekt, wenigen Mitarbeitenden und einer festen Schichtstruktur kann ein sauber geführter Stundenzettel zunächst ausreichend sein. Voraussetzung ist, dass Eingänge zeitnah geprüft, Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und Daten nicht mehrfach manuell übertragen werden. Spätestens bei mehreren Auftraggebern, mobilen Diensten, vielen Teilzeitkräften oder regelmäßigem Schichttausch kippt diese Rechnung. Dann kostet die vermeintlich einfache Lösung jeden Monat Zeit in Disposition, Lohn und Rechnungsprüfung. Besonders deutlich wird das, wenn die Geschäftsführung keine belastbare Antwort auf drei einfache Fragen bekommt: Wer war tatsächlich im Einsatz? Was ist abrechenbar? Welche Stunden sind für den Lohn freigegeben? Die Auswahl sollte am Einsatzprozess beginnen Bevor ein Anbieter ausgewählt wird, sollte der Betrieb einen kompletten Ablauf an einer realen Schicht durchspielen - von der Planung über die Buchung und Abweichung bis zur Lohnfreigabe und Rechnung. Dabei zeigen sich schnell die Anforderungen, die in einer Produktdemo oft fehlen. Prüfen Sie insbesondere, ob die Lösung verschiedene Erfassungswege unterstützt, Abweichungen gegen den Dienstplan prüft, Zuschlags- und Pausenregeln abbilden kann und Korrekturen revisionssicher dokumentiert. Ebenso wichtig sind Rollen: Mitarbeitende erfassen, Objekt- oder Einsatzleitungen prüfen, die Disposition klärt Ausnahmen und Lohn oder Verwaltung gibt verbindlich frei. Wenn diese Verantwortlichkeiten nur über Excel, E-Mail oder Messenger ergänzt werden müssen, ist der Prozess nicht geschlossen. Die Umstellung muss nicht mit allen Objekten gleichzeitig beginnen. Ein Pilot mit einem mobilen Revier, einem festen Objekt und einer Leitstellenbesetzung zeigt unterschiedliche Alltagssituationen. Messen Sie nicht nur, wie viele Buchungen digital eingehen. Messen Sie, wie viele Rückfragen bis zur Lohnfreigabe verschwinden, wie schnell Abweichungen geklärt sind und ob Rechnungsdaten ohne Nacharbeit bereitstehen. Der beste nächste Schritt ist daher nicht, Papier sofort zu verbannen. Nehmen Sie zehn reale Schichten aus dem vergangenen Monat und verfolgen Sie jede Information bis zu Lohn und Rechnung. Wo Zeit nachgetragen, kopiert, gesucht oder korrigiert wird, liegt der Ansatzpunkt für eine Zeiterfassung, die im Einsatz wirklich entlastet. ## Lohnarten im Schichtdienst richtig zuordnen URL: https://securo-net.com/de/blog/lohnarten-im-schichtdienst-zuordnen Lohnarten im Schichtdienst zuordnen: Zuschläge, Zeiten und Abwesenheiten korrekt prüfen und für die Lohnabrechnung digital vollständig aufbereiten. Veröffentlicht: 23. Oktober 2026 Ein Nachtdienst endet um 06:00 Uhr, enthält eine bezahlte Pause, fällt teilweise auf einen Feiertag und wurde kurzfristig auf einen anderen Mitarbeiter übertragen. Wer in diesem Moment Lohnarten im Schichtdienst zuordnen muss, braucht mehr als eine Excel-Liste mit Zuschlägen. Entscheidend ist eine Zeitbasis, die Schicht, Mitarbeiter, Einsatzort, Tarifregel und tatsächliche Arbeitszeit eindeutig zusammenführt. Sonst wird aus einer kleinen Planänderung schnell eine fehlerhafte Abrechnung. In Sicherheitsdiensten treffen variable Arbeitszeiten, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Bereitschaften, Mehrarbeit und Abwesenheiten täglich aufeinander. Die Lohnabrechnung kann nur stimmen, wenn aus diesen Daten nachvollziehbare Lohnarten entstehen. Nicht als Schätzung am Monatsende, sondern als prüfbare Berechnung aus dem operativen Ablauf. Warum die Zuordnung im Schichtdienst so fehleranfällig ist Die geplante Schicht ist nicht automatisch die abrechenbare Zeit. Ein Mitarbeiter kann früher eintreffen, verspätet abgelöst werden, eine Pause anders nehmen als vorgesehen oder an einem anderen Objekt einspringen. Für die Disposition ist das zunächst eine Einsatzänderung. Für die Entgeltabrechnung kann sie mehrere Lohnarten gleichzeitig verändern. Ein Beispiel aus dem Objektschutz: Eine Schicht läuft von 20:00 bis 08:00 Uhr. Sie überschreitet einen Kalendertag, umfasst Nachtstunden und liegt möglicherweise teilweise an einem Sonntag oder Feiertag. Wird der Mitarbeiter um 06:00 Uhr abgelöst, darf die ursprüngliche Planung nicht einfach als Ist-Zeit weitergegeben werden. Entscheidend sind die freigegebenen tatsächlichen Zeiten, die Pausenregelung und die hinterlegte Bewertung. Der zweite typische Fehler liegt in getrennten Datenständen. Die Einsatzleitung führt den Dienstplan, die Objektleitung bestätigt Zeiten auf Papier, die Personalverwaltung verwaltet Abwesenheiten und das Lohnbüro erhält am Monatsende eine bereinigte Tabelle. Jede Übergabe schafft Rückfragen und Korrekturrisiken. Besonders kritisch wird das bei Nachberechnungen, Prüfungen oder Streitfällen über Zuschläge und Arbeitszeit. Lohnarten im Schichtdienst zuordnen: Die Datenbasis zuerst klären Eine belastbare Zuordnung beginnt nicht mit dem Lohnartenkatalog, sondern mit klaren Regeln für die Datenerfassung. Das System muss unterscheiden können, was geplant, tatsächlich gearbeitet, bezahlt abwesend oder nicht vergütungspflichtig war. Nur dann lassen sich Zuschlagsstunden und Grundstunden sauber trennen. Stamm- und Vertragsdaten müssen zur Abrechnung passen Mitarbeiterdaten bestimmen, welche Regel gilt. Dazu gehören Beschäftigungsart, vertragliche Sollzeit, Vergütungsgruppe, hinterlegte Zuschlagsvereinbarungen sowie individuelle Besonderheiten. In der Sicherheitsbranche können Tarifbindung, betriebliche Regelungen oder Kundenanforderungen voneinander abweichen. Eine allgemeine Nachtzulage reicht deshalb nicht aus, wenn sie nicht dem konkreten Arbeitsverhältnis zugeordnet werden kann. Auch das Objekt kann relevant sein. Werden für bestimmte Kunden besondere Leistungsarten, Pauschalen oder Qualifikationen vereinbart, müssen Disposition und Abrechnung dieselbe Zuordnung verwenden. Sonst erscheint die Stunde zwar auf dem Lohnkonto richtig, lässt sich aber nicht oder falsch an den Auftraggeber weiterberechnen. Die Schicht muss als bewertbare Zeit vorliegen Für jede Arbeitszeit braucht es mindestens Beginn, Ende, Pausen und einen Status der Freigabe. Bei Nachtarbeit über Mitternacht muss außerdem eindeutig geregelt sein, welchem Kalendertag die Stunden für Zuschläge, Feiertage und Auswertungen zugeordnet werden. Das ist keine kosmetische Einstellung. Davon hängt ab, ob ein Zuschlag korrekt entsteht. Praxisnah wird es bei Diensttausch, Verlängerung oder Ausfall. Wird eine Schicht neu besetzt, darf nicht nur der Name im Kalender geändert werden. Die Änderung muss die Zeitbewertung, gegebenenfalls die Qualifikationsprüfung, die Dokumentation und den Export zur Lohnabrechnung mitnehmen. Eine historisch nachvollziehbare Änderung ist dabei wertvoller als eine nachträglich überschriebene Planung. Welche Lohnarten typischerweise entstehen Die konkrete Bezeichnung und Bewertung richtet sich nach Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und Abrechnungslogik des Unternehmens. Operativ lassen sich die häufigsten Fälle jedoch klar strukturieren. Grundarbeitszeit, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Überstunden oder Mehrarbeit, bezahlte Abwesenheiten sowie gegebenenfalls Bereitschafts- und Rufbereitschaftszeiten müssen voneinander getrennt ausgewiesen werden. Nicht jede Stunde mit Zuschlag ist eine eigene Arbeitszeit. Eine Nachtstunde kann gleichzeitig vergütungspflichtige Grundarbeitszeit sein und einen Nachtzuschlag auslösen. Genau hier passieren in manuellen Listen häufig Doppelungen oder Lücken. Das System sollte daher die Grundzeit und die Zuschlagslogik getrennt führen, aber aus derselben freigegebenen Ist-Zeit berechnen. Bei Urlaub, Krankheit, Feiertagsentgelt oder Schulungen gilt ebenfalls: Die Abwesenheit ist kein leerer Platz im Dienstplan. Sie benötigt eine eindeutige Abwesenheitsart mit der passenden Bewertungsregel. Ob eine geplante Schicht, die wegen Krankheit ausfällt, mit Sollstunden, Durchschnittswert oder einer anderen Grundlage zu bewerten ist, hängt von der jeweiligen Regelung ab. Hier darf Software nicht raten. Die hinterlegte Regel muss vom Unternehmen fachlich geprüft und dokumentiert sein. Zuschläge nicht nur rechnen, sondern erklären können Eine korrekte Summe allein reicht nicht, wenn die Frage kommt: Warum wurden für diesen Mitarbeiter genau diese Stunden abgerechnet? Führungskräfte, Lohnbüro und Mitarbeiter müssen den Weg vom Einsatz zur Lohnart nachvollziehen können. Das gelingt, wenn die Abrechnungsvorbereitung für jede Position erkennen lässt, aus welcher Schicht sie stammt, welche Zeitspanne bewertet wurde und welche Regel die Lohnart ausgelöst hat. Bei Korrekturen sollte ebenfalls sichtbar bleiben, wer sie wann vorgenommen und freigegeben hat. Das spart Zeit bei Rückfragen und schafft eine belastbare Grundlage gegenüber Kunden, Prüfern oder vor Gericht. Besonders bei Feiertagen ist Sorgfalt erforderlich. Ein Feiertag ist landesabhängig, und Schichten überschreiten oft Mitternacht. Die Regel muss deshalb zum Einsatzort und zur tariflichen beziehungsweise betrieblichen Vereinbarung passen. Gleiches gilt für Zeitzonen zwar selten im klassischen Objektschutz, aber durchaus für zentrale Leitstellen mit grenznahen oder internationalen Aufträgen. Standardlogik ohne fachliche Prüfung ist hier ein Risiko. Der praxistaugliche Ablauf vor dem Lohnexport Am Monatsende sollten nicht mehrere Stellen ihre eigenen Korrekturlisten führen. Besser ist ein fester Freigabeprozess: Die Disposition klärt offene Dienste und Nachbesetzungen, Objektverantwortliche bestätigen Abweichungen, die Personal- oder Lohnsachbearbeitung prüft Auffälligkeiten, anschließend werden nur freigegebene Daten exportiert. Vor der Übergabe lohnen sich gezielte Kontrollen. Stimmen geplante und tatsächliche Stunden in auffälligen Fällen überein? Sind offene oder doppelte Zeitbuchungen vorhanden? Wurden Nacht-, Sonn- und Feiertagsanteile plausibel gebildet? Sind Urlaub, Krankheit und Schulungen mit der richtigen Abwesenheitsart erfasst? Und gibt es Schichten ohne Mitarbeiter, ohne Objekt oder ohne Freigabe? Diese Prüfung ist kein zusätzlicher Verwaltungsblock, wenn sie direkt im Arbeitsablauf stattfindet. Sie ersetzt die mühsame Fehlersuche zwischen Dienstplan, Stundenzettel und Lohnliste. Ein integriertes System wie Securo Hub kann dafür Einsatzplanung, Zeiterfassung, Personalakte und Lohnvorbereitung auf denselben Datenbestand beziehen. Eine genehmigte Zeitänderung wirkt dann dort, wo sie wirken muss, statt in vier Dateien manuell nachgezogen zu werden. Automatisierung braucht fachliche Leitplanken Automatische Lohnartenzuordnung spart Zeit, aber sie entbindet nicht von Verantwortung. Regeln müssen versioniert, getestet und bei Tarif- oder Vertragsänderungen überprüft werden. Auch eine gute Automatik braucht klare Ausnahmen: etwa für nachträglich bestätigte Sonderdienste, falsch gebuchte Pausen oder individuelle Vereinbarungen. Sinnvoll ist eine Logik, die Standardfälle automatisch bewertet und Abweichungen sichtbar zur Prüfung vorlegt. Eine Nachtschicht nach klarer Regel kann ohne Handarbeit aufgeteilt werden. Ein ungewöhnlicher Einsatz mit Schichttausch, Feiertagsanteil und manueller Zeitkorrektur sollte dagegen auf einer Prüfliste landen. Das ist schneller als jede Stunde manuell zu bearbeiten und sicherer als blind zu exportieren. Wer Lohnarten sauber zuordnet, verbessert nicht nur die Lohnabrechnung. Er schafft zugleich verlässliche Grundlagen für Kalkulation, Faktura, Personaleinsatz und Gespräche mit Mitarbeitern. Die beste nächste Maßnahme ist deshalb oft schlicht: Nehmen Sie einen vergangenen, komplizierten Dienst und verfolgen Sie ihn vom Auftrag über die Ist-Zeit bis zur Lohnart. Wo dieser Weg heute nicht in wenigen Minuten belegbar ist, liegt der nächste Prozesshebel. ## MuSchG Schichtplanung umsetzen im Sicherheitsdienst URL: https://securo-net.com/de/blog/muschg-schichtplanung-umsetzen MuSchG Schichtplanung umsetzen: Regeln, Prüfungen und dokumentierte Abläufe für Sicherheitsdienste - damit Einsatz, Lohn und Nachweis verlässlich passen. Veröffentlicht: 17. Oktober 2026 Eine Schwangerschaft darf nicht erst dann in der Planung auftauchen, wenn der Dienstplan bereits veröffentlicht ist. Wer MuSchG Schichtplanung umsetzen will, muss Einsatzbedingungen, Gefährdungsbeurteilung, Arbeitszeit und Personaldisposition zusammenführen. Gerade im Sicherheitsdienst reicht es nicht, eine Mitarbeiterin einfach aus der Nachtschicht zu nehmen. Die Entscheidung muss fachlich begründet, dokumentiert und für Lohnabrechnung, Einsatzleitung und gegebenenfalls Behörden nachvollziehbar sein. Das ist keine Sonderaufgabe für die Personalabteilung. Bei Revierfahrten, Bewachung allein besetzter Objekte, Zugangskontrollen, Veranstaltungsschutz oder Leitstellenarbeit entscheidet die konkrete Tätigkeit darüber, ob und wie ein Einsatz weiter möglich ist. Der Dienstplan ist dabei das sichtbare Ergebnis - die Prüfung beginnt früher. MuSchG Schichtplanung umsetzen: Vom Risiko zum passenden Einsatz Sobald eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft mitteilt, braucht der Arbeitgeber einen klaren Ablauf. Ausgangspunkt ist die anlassunabhängige Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsplatz. Sie sollte bereits beschreiben, welchen Belastungen Beschäftigte in typischen Funktionen ausgesetzt sind: Nachtarbeit, Alleinarbeit, Konflikt- und Übergriffsrisiko, schwere Ausrüstung, lange Stehzeiten, Witterung, Verkehr bei mobilen Diensten oder psychische Belastung in einer Notruf- und Serviceleitstelle. Danach folgt die individuelle Betrachtung des tatsächlichen Einsatzes. Eine Objektbewachung in einer tagsüber besetzten Pforte ist nicht mit einer nächtlichen Einzelstreife auf einem weitläufigen Gelände gleichzusetzen. Auch zwei Dienste mit derselben Tätigkeitsbezeichnung können rechtlich unterschiedlich zu bewerten sein. Entscheidend sind Arbeitsort, Uhrzeit, Aufgaben, Gefährdungen, Pausenmöglichkeiten und die Frage, ob Hilfe bei einem Vorfall unmittelbar verfügbar ist. Das Mutterschutzgesetz verlangt eine Reihenfolge: Zuerst sind Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz zu prüfen. Reichen diese nicht, kommt ein anderer geeigneter Arbeitsplatz in Betracht. Erst wenn beides nicht möglich ist, steht ein betriebliches Beschäftigungsverbot im Raum. Für die Einsatzplanung ist das relevant, weil „nicht mehr für Dienst X einteilbar“ nicht automatisch „gar nicht mehr einsetzbar“ bedeutet. Nicht jede Nachtschicht ist nur ein Zeitthema Grundsätzlich dürfen schwangere oder stillende Frauen nicht zwischen 20 und 6 Uhr beschäftigt werden. Eine Beschäftigung bis 22 Uhr kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig sein, etwa bei ausdrücklicher Bereitschaft der Mitarbeiterin, ärztlicher Unbedenklichkeit und behördlichem Verfahren. Für Sicherheitsunternehmen ist das keine Planungserleichterung, die man pauschal hinterlegt. Die Voraussetzungen müssen im Einzelfall vorliegen und nachweisbar sein. Ähnlich gilt das für Sonn- und Feiertage. Es gibt Ausnahmen, aber sie ersetzen keine Prüfung. Zusätzlich sind die allgemeinen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, tarifliche Regelungen, Arbeitsvertrag und betriebliche Abläufe zu beachten. Ein rechtlich möglicher Dienst kann trotzdem ungeeignet sein, wenn das Gefährdungsprofil des Objekts oder die körperliche Belastung dagegen spricht. Auch die zulässige tägliche Arbeitszeit ist im Mutterschutz begrenzt. Für volljährige Schwangere und Stillende gelten grundsätzlich maximal achteinhalb Stunden täglich und 90 Stunden in der Doppelwoche. Werden Schichten verschoben, verlängert oder wegen Personalmangel getauscht, muss das System diese Grenze mitprüfen. Eine rein manuelle Kontrolle in Excel wird schnell fehleranfällig, wenn gleichzeitig Zuschläge, Sollstunden, Bereitschaften und mehrere Einsatzorte berücksichtigt werden. Was in Sicherheitsdiensten konkret geprüft werden muss Die Gefährdungsbeurteilung darf nicht bei allgemeinen Formulierungen wie „Sicherheitskraft im Objektschutz“ stehen bleiben. Sie muss an der Einsatzrealität messen, ob eine verantwortbare Beschäftigung möglich ist. Dabei kommen insbesondere diese Faktoren zusammen: - Alleinarbeit, fehlende unmittelbare Unterstützung und lange Interventionswege - Eskalations-, Gewalt- oder Übergriffsrisiken bei Zugangskontrollen, Empfangs- und Veranstaltungsdiensten - mobile Einsätze mit Fahrzeugen, Nachtfahrten, Kontrollgängen und ungünstigen Witterungsbedingungen - körperliche Belastung durch lange Wege, Treppen, langes Stehen, Schutzausrüstung oder Lasten - Arbeitsumgebung wie Lärm, Hitze, Kälte, Gefahrstoffe, Infektionsrisiken oder unzureichende Sanitär- und Ruhemöglichkeiten Die Konsequenz ist oft eine Einsatzanpassung, nicht zwingend ein vollständiger Ausfall. Denkbar sind etwa ein Tagesdienst an einem ruhigeren Empfang, administrative Aufgaben, eine anders zugeschnittene Leitstellentätigkeit oder ein Objekt mit Teampräsenz und sicheren Pausenräumen. Ob das praktisch möglich ist, hängt von Qualifikation, Kundenvertrag, Besetzungsstärke und den tatsächlichen Anforderungen vor Ort ab. Genau hier scheitern improvisierte Planungen. Wenn Einsatzleitung, Disposition und HR mit getrennten Informationen arbeiten, bleibt die Schwangerschaft vielleicht in der Personalakte, während die Schichtplanung weiterhin Nachtobjekte vorschlägt. Oder ein Beschäftigungsverbot wird in der Planung wie unbezahlte Abwesenheit behandelt. Beides erzeugt Folgefehler bei Entgelt, Besetzung und Nachweisen. Dienstplanregeln brauchen Daten, nicht Erinnerungen Eine belastbare Planung hinterlegt nicht nur Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Sie verbindet den Personenstatus mit konkreten Schutzregeln und dem jeweiligen Einsatzprofil. Dabei muss der Zugriff strikt rollenbasiert sein: Die Disposition braucht eine eindeutige Planungsinformation, aber keine unnötigen medizinischen Details. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und gehören weder in offene WhatsApp-Gruppen noch in frei zugängliche Dienstplannotizen. Praktisch bedeutet das: Die Personalverwaltung dokumentiert Mitteilung, Schutzbedarf, Fristen und abgestimmte Maßnahmen. Die Disposition sieht die einsatzrelevante Einschränkung, zum Beispiel keine Nachtarbeit oder kein Einzelposten an Objektgruppe A. Das Planungssystem blockiert unzulässige Vorschläge oder markiert sie vor der Veröffentlichung zur Prüfung. Änderungen bleiben mit Zeitpunkt, Bearbeiter und Begründung nachvollziehbar. Das schafft nicht nur Rechtssicherheit. Bei kurzfristigen Ausfällen kann die Einsatzleitung sofort erkennen, welche Alternativen tatsächlich zulässig sind. Sie muss nicht erst in alten E-Mails, Papierakten oder privaten Nachrichten prüfen, warum eine Mitarbeiterin für einen bestimmten Dienst nicht eingeplant werden darf. Änderungen sauber bis zur Abrechnung führen Der Dienstplan allein ist noch kein Nachweis, dass die Maßnahme gelebt wurde. Tatsächliche Arbeitszeiten, Schichttausch, Einsatzänderungen und Freistellungen müssen mitgeführt werden. Wird eine Mitarbeiterin während eines bereits geplanten Einsatzes umgesetzt, braucht es eine klare Kette: ursprünglicher Dienst, Grund der Anpassung, neuer Einsatz oder Freistellung, Freigabe und Auswirkung auf Entgelt und Zuschläge. Besonders wichtig ist die Abgrenzung zwischen Einsatzanpassung, individuellem Beschäftigungsverbot und betrieblichen Beschäftigungsverbot. Diese Fälle haben unterschiedliche Folgen für Zeitkonto, Lohnfortzahlung und Abrechnung. Wer sie mit einem einzigen Abwesenheitscode abbildet, verlagert die Klärung in die Lohnbuchhaltung - meist zu spät und mit Rückfragen. In einer integrierten Plattform wie Securo Hub lassen sich Personalstammdaten, Qualifikationen, Einsatzanforderungen, Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung auf einem gemeinsamen Datenstand führen. Das ersetzt nicht die arbeitsmedizinische oder rechtliche Einzelfallbewertung. Es sorgt aber dafür, dass eine getroffene Entscheidung im veröffentlichten Dienstplan, in der tatsächlichen Zeiterfassung und in der Abrechnung gleich behandelt wird. Ein praxistauglicher Ablauf für die Einsatzleitung Der Ablauf sollte kurz genug sein, damit er im Tagesgeschäft funktioniert, aber eindeutig genug für eine spätere Prüfung. Nach der Mitteilung wird zunächst die zuständige Stelle informiert und die vorhandene Gefährdungsbeurteilung für Funktion und Objekt geprüft. Anschließend wird festgelegt, welche Einschränkungen für die konkrete Tätigkeit gelten und ob der aktuelle Dienst angepasst werden kann. Danach werden geeignete Alternativen geplant. Das kann ein anderer Posten, eine andere Lagezeit oder eine vorübergehend andere Aufgabe sein. Die Mitarbeiterin muss dabei einbezogen werden, denn Hinweise zu Belastungen, Fahrwegen oder Pausenmöglichkeiten sind für die konkrete Umsetzung relevant. Die Entscheidung, die Kommunikation und die Planänderung gehören in einen nachvollziehbaren Vorgang - nicht in einen mündlichen Zuruf in der Leitstelle. Vor jeder Veröffentlichung prüft die Disposition schließlich die hinterlegten Grenzen gegen den realen Dienst: Beginn und Ende, Einsatzort, Alleinarbeit, Qualifikation, Pausen, Folgeschichten und Wochenstunden. Bei Änderungen am Objekt oder an der Lage muss diese Prüfung erneut stattfinden. Ein ursprünglich geeigneter Tagesdienst kann ungeeignet werden, wenn sich die Besetzung reduziert oder der Auftrag plötzlich zusätzliche Kontrollgänge verlangt. Typische Fehler, die später teuer werden Der häufigste Fehler ist der pauschale Ausschluss aus allen Diensten. Das kann unnötig sein und nimmt dem Betrieb Optionen, obwohl ein geeigneter Arbeitsplatz verfügbar wäre. Das Gegenstück ist ebenso riskant: Die Mitarbeiterin bleibt im gewohnten Dienst, weil keine Zeit für eine Prüfung bleibt oder weil der Kunde unbedingt eine bestimmte Besetzung erwartet. Problematisch sind auch informelle Lösungen. „Sie macht heute ausnahmsweise noch die Nachtschicht“ ist kein belastbarer Prozess. Gleiches gilt für Dienstpläne, die zwar geändert werden, deren Zeiterfassung aber weiterhin den ursprünglichen Nachtdienst ausweist. Bei Rückfragen durch Aufsichtsbehörde, Lohnbüro oder Mitarbeiterin entsteht dann ein Widerspruch in den eigenen Unterlagen. Ein weiterer Fehler liegt in fehlender Objektlogik. Wer nur eine generische Sperre „keine Nachtarbeit“ hinterlegt, übersieht Risiken am Tag: aggressive Besuchersituationen, fehlende Sitzmöglichkeit, schwere Schleusen, lange Außenrunden oder ein Einzelarbeitsplatz ohne Rückfallebene. Gute Planung arbeitet deshalb mit dem tatsächlichen Auftrag, nicht nur mit einer Schichtbezeichnung. Eine gute MuSchG-Umsetzung zeigt sich nicht in einem abgelegten Formular. Sie zeigt sich an einem Dienstplan, der zulässige Einsätze vorschlägt, an sauber dokumentierten Anpassungen und an Abrechnungsdaten, die dazu passen. Dann bleibt die Einsatzfähigkeit des Unternehmens planbar - und die Mitarbeiterin erhält Schutz, ohne im organisatorischen Chaos zu verschwinden. ## Leitfaden für GoBD-konforme Leistungsnachweise URL: https://securo-net.com/de/blog/leitfaden-gobd-konforme-leistungsnachweise Leitfaden für GoBD-konforme Leistungsnachweise: So sichern Sicherheitsdienste Zeiten, Leistungen und Abrechnungen prüfbar und digital nachvollziehbar. Veröffentlicht: 15. Oktober 2026 Ein Leistungsnachweis entscheidet im Sicherheitsdienst nicht erst bei der Rechnung über Geld. Er entscheidet bereits am Objekt darüber, ob Schichtzeiten, Kontrollgänge, Zusatzleistungen und Abweichungen belastbar belegt sind. Dieser Leitfaden für GoBD-konforme Leistungsnachweise zeigt, worauf es bei digitalen Nachweisen ankommt - damit die Unterlage gegenüber Auftraggebern, Finanzbuchhaltung und Betriebsprüfung Bestand hat. Warum Leistungsnachweise GoBD-relevant werden Die GoBD regeln nicht, wie ein Sicherheitsmitarbeiter einen Kontrollgang dokumentieren soll. Sie betreffen vielmehr die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind. Ein Leistungsnachweis wird genau dann relevant, wenn er die Grundlage für die Rechnungsstellung, eine Gutschrift, Zuschläge oder die Nachkalkulation eines Auftrags bildet. Im Bewachungsalltag ist das häufig der Fall: Der Nachweis dokumentiert Soll- und Ist-Zeiten, eingesetzte Kräfte, Objektleistungen, Revierfahrten, Zusatzstunden oder eine kurzfristig angeordnete Sonderbewachung. Wenn aus diesen Daten eine Rechnung entsteht, muss nachvollziehbar sein, woher die abgerechnete Leistung stammt und wer welche Änderung wann vorgenommen hat. Papier ist dabei nicht automatisch sicherer. Ein unterschriebener Stundenzettel kann als Beleg dienen, erzeugt aber weitere Risiken: unleserliche Einträge, verspätete Erfassung, fehlende Seiten, manuelle Übertragung in Excel und unklare Ablage. Digitale Leistungsnachweise sind sinnvoll, wenn sie nicht nur bequemer sind, sondern die Belegkette besser schließen. GoBD-konforme Leistungsnachweise: Die fünf Prüfpunkte Ein System muss nicht das Etikett „GoBD-konform“ tragen, um brauchbare Prozesse zu ermöglichen. Entscheidend ist, ob Ihr Zusammenspiel aus Arbeitsablauf, Berechtigungen, Dokumentation und Archivierung die GoBD-Grundsätze erfüllt. Für Leistungsnachweise sind fünf Fragen besonders praktisch. 1. Ist der Nachweis vollständig? Vollständig bedeutet: Die tatsächlich abrechnungsrelevante Leistung ist erfasst, nicht nur ein Teil davon. Dazu gehören je nach Vertrag der Einsatzort, Datum, Beginn und Ende, eingesetzte Mitarbeitende, Pausen, Tätigkeitsart, Kontrollpunkte sowie freigegebene Zusatzleistungen. Gerade bei Objekt- und Veranstaltungsschutz reicht ein pauschales „Schicht geleistet“ oft nicht aus. Hat der Kunde eine Verlängerung angeordnet? Wurde ein zusätzlicher Zugang besetzt? Fiel eine Streife aus oder kam ein Alarmdienst hinzu? Solche Abweichungen müssen am Leistungsnachweis mit Bezug zum Auftrag erkennbar bleiben. Sonst wird aus einer korrekten Leistung eine schwer belegbare Rechnungsposition. 2. Ist die Entstehung zeitnah dokumentiert? Ein Nachweis sollte möglichst dort entstehen, wo die Leistung erbracht wird: in der mobilen Zeiterfassung, über ein digitales Wachbuch, durch Patrol-Control-Daten oder in der Einsatzleitung. Je größer der Abstand zwischen Schichtende und Erfassung, desto höher das Risiko für Erinnerungslücken und nachträgliche Korrekturen. Zeitnah heißt nicht, dass jede Abweichung binnen Sekunden abgeschlossen sein muss. In einer Leitstelle kann ein Einsatz zunächst laufen und später fachlich ergänzt werden. Entscheidend ist, dass der Prozess klar festlegt, wann Rohdaten entstehen, wer sie prüft und wann sie zur Abrechnung freigegeben werden. 3. Bleiben Änderungen nachvollziehbar? Das ist der Kernpunkt. In der Praxis müssen Zeiten korrigiert werden: Ein Mitarbeiter hat sich verspätet eingestempelt, der Schichtwechsel erfolgte später oder ein Auftraggeber bestätigt eine Verlängerung erst am Folgetag. Fehler dürfen korrigiert werden. Sie dürfen aber nicht spurlos verschwinden. Eine GoBD-taugliche Lösung überschreibt nicht einfach den alten Wert. Sie hält fest, welcher Wert ursprünglich vorlag, was geändert wurde, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie erfolgte und warum. Bei kritischen Änderungen ist eine Freigabe durch Disposition oder Objektleitung sinnvoll. Ein Kommentar wie „Kunde verlängert bis 06:30 Uhr, Bestätigung liegt vor“ ist aussagekräftiger als ein unkommentierter Zeitsprung. 4. Ist der Nachweis einem Auftrag und einer Rechnung zuzuordnen? Die Prüfbarkeit endet nicht beim einzelnen Dokument. Ein Prüfer, ein Kunde oder die Buchhaltung muss die Kette in beide Richtungen verfolgen können: vom Leistungsnachweis zur Rechnung und von der Rechnung zurück zum zugrunde liegenden Nachweis. Dafür brauchen Sie eindeutige Auftrags-, Objekt- und Leistungsbezüge. Wenn dieselbe Schicht in einer Excel-Datei geplant, in einer App erfasst, per E-Mail freigegeben und in einem separaten Programm abgerechnet wird, entstehen Medienbrüche. Dann kostet jede Rückfrage Zeit und jede Rechnungskorrektur wird zur Suche über mehrere Systeme. 5. Bleiben Daten verfügbar und auswertbar? Aufbewahrung bedeutet mehr als einen PDF-Export auf einem Netzlaufwerk abzulegen. Die Unterlagen müssen während der gesetzlichen Fristen verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben, soweit dies für die Datenart erforderlich ist. Auch die Verknüpfung zu den zugrunde liegenden Informationen darf nicht verloren gehen. Ein PDF kann eine freigegebene Ansicht sichern, ersetzt aber nicht zwingend die strukturierten Ursprungsdaten samt Änderungsverlauf. Deshalb sollte die Archivierung von Leistungsdaten, Freigaben und Rechnungsbezug als zusammenhängender Prozess geplant werden. Wer Daten exportiert, Systemwechsel vorbereitet oder Mandanten trennt, muss diesen Punkt vorab klären. Der richtige Ablauf vom Dienstplan bis zur Rechnung Ein belastbarer Prozess beginnt vor Schichtbeginn. Der Dienstplan definiert, welche Leistung für welchen Auftrag vorgesehen ist: Objekt, Tätigkeit, Schichtzeit, Qualifikation, Zuschläge und gegebenenfalls Kontrollvorgaben. Während der Schicht entstehen die Ist-Daten durch Zeitbuchungen, Kontrollpunkte, digitale Dienstberichte oder Meldungen aus der Leitstelle. Nach dem Einsatz folgt die fachliche Prüfung. Die Disposition vergleicht Soll und Ist, prüft Abweichungen und fordert bei Bedarf eine Begründung oder Kundenbestätigung an. Erst danach wird der Leistungsnachweis freigegeben. Diese Freigabe ist nicht nur ein Statuswechsel, sondern die Entscheidung: Die Daten dürfen in Lohnvorbereitung, Nachkalkulation und Abrechnung weiterlaufen. Für die Rechnung sollten ausschließlich freigegebene Leistungen herangezogen werden. Muss später etwas korrigiert werden, braucht es einen geregelten Folgeprozess - etwa eine dokumentierte Korrektur, eine Rechnungsberichtigung oder eine zusätzliche Leistungsposition. Rückwirkend im Stillen an bereits abgerechneten Schichten zu drehen, ist operativ bequem, aber beweisrechtlich und kaufmännisch schlecht kontrollierbar. Securo Hub verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung, digitale Dienstnachweise und Rechnungsgrundlagen über denselben Datensatz. Das reduziert nicht nur doppelte Eingaben. Vor allem bleibt sichtbar, wie aus einer geplanten Schicht eine geprüfte Leistung und daraus eine abrechenbare Position wurde. Typische Schwachstellen in Sicherheitsunternehmen Die häufigste Schwachstelle ist Excel als führendes Abrechnungssystem. Tabellen sind für Auswertungen nützlich, aber sie liefern ohne zusätzliche Maßnahmen keine belastbare Änderungshistorie, keine saubere Rechtevergabe und keine sichere Verknüpfung zwischen Einsatz, Freigabe und Rechnung. Wird die Tabelle aus verschiedenen Quellen nachgetragen, ist die Entstehung der Zahlen kaum noch prüfbar. Auch WhatsApp-Nachrichten lösen das Problem nicht. Sie können Hinweise auf eine Verlängerung liefern, gehören aber nicht als lose Chat-Suche in den Kernprozess. Wenn eine Kundenanweisung abrechnungsrelevant ist, muss sie nachvollziehbar am Auftrag oder Leistungsnachweis dokumentiert und durch eine berechtigte Person verarbeitet werden. Ein weiterer Fehler ist die Vermischung von Arbeitszeit- und Leistungsnachweis. Die Arbeitszeit eines Mitarbeiters und die gegenüber dem Kunden abrechenbare Leistung hängen eng zusammen, sind aber nicht immer identisch. Pausen, Wegezeiten, Ausfallzeiten, Kulanz, Pauschalen oder vertragliche Mindeststunden können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Beide Perspektiven müssen sauber verbunden, aber fachlich getrennt verarbeitet werden. Prozessdokumentation: Was Sie intern festhalten sollten Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Für Leistungsnachweise muss sie kein theoretisches Handbuch mit hundert Seiten sein. Sie muss verständlich erklären, wie Ihr tatsächlicher Prozess funktioniert und wie ein sachkundiger Dritter ihn prüfen kann. Beschreiben Sie mindestens, welche Datenquellen verwendet werden, wer Zeiten und Leistungen erfassen darf, welche Prüfungen vor der Freigabe stattfinden, wie Korrekturen dokumentiert werden und wie die Daten archiviert oder exportiert werden. Ergänzen Sie Rollen und Berechtigungen: Ein Mitarbeiter darf seine Schicht melden, die Disposition prüft, die Abrechnung erzeugt Rechnungsdaten, und die Administration verwaltet Rechte - diese Trennung schützt vor unbeabsichtigten und unberechtigten Änderungen. Prüfen Sie die Dokumentation nicht nur beim Systemstart. Neue Apps, geänderte Freigabewege, neue Auftragstypen oder ein Wechsel in der Buchhaltung verändern den Prozess. Eine Dokumentation, die nur den alten Papierweg beschreibt, hilft bei einer Prüfung nicht weiter. Ein kurzer Praxistest für Ihren Bestand Nehmen Sie eine beliebige Rechnung aus dem letzten Monat und verfolgen Sie eine Position zurück bis zur Schicht. Sie sollten ohne langes Suchen erkennen können, welcher Auftrag betroffen war, welche Kraft wann tätig war, welche Ist-Zeiten vorlagen, wer Abweichungen freigegeben hat und ob der Nachweis nachträglich verändert wurde. Wenn dafür mehrere Excel-Dateien, Chatverläufe, Papierordner und Rückfragen bei der Disposition nötig sind, liegt das Problem nicht bei der Betriebsprüfung. Es liegt bereits im Tagesgeschäft - bei verspäteten Rechnungen, Diskussionen mit Kunden und unnötigem Verwaltungsaufwand. Ein sauberer Leistungsnachweis schafft deshalb nicht nur Ordnung für den Ernstfall. Er gibt Ihrer Einsatzleitung die Sicherheit, dass jede geleistete und berechnete Stunde ihren nachvollziehbaren Platz im System hat. ## Einsatzplanung bei Krankmeldungen anpassen URL: https://securo-net.com/de/blog/einsatzplanung-bei-krankmeldungen-anpassen Einsatzplanung bei Krankmeldungen anpassen: So besetzen Sicherheitsdienste Ausfälle rechtssicher, dokumentiert und ohne Lücken in Lohn und Abrechnung. Veröffentlicht: 11. Oktober 2026 Ein Anruf um 16:40 Uhr, Beginn der Nachtschicht um 18:00 Uhr, Objekt mit Zutrittskontrolle und einer vorgeschriebenen Mindestbesetzung: Die Einsatzplanung bei Krankmeldungen anpassen heißt im Sicherheitsdienst nicht einfach, einen Namen im Plan auszutauschen. Es geht darum, einen Ausfall schnell zu besetzen, Qualifikationen und Ruhezeiten zu prüfen, den Auftraggeber verlässlich zu informieren und alle Folgen für Zeiterfassung, Lohn und Abrechnung sauber nachzuhalten. Wer diesen Vorgang über Excel, Telefonlisten und Messenger-Nachrichten steuert, kann eine Schicht oft irgendwie retten. Nachweisbar, abrechenbar und wiederholbar wird er damit noch nicht. Entscheidend ist ein klarer Prozess mit einem Datenbestand, der Einsatz, Mitarbeitendenstatus, Objektanforderung und tatsächliche Arbeitszeit zusammenführt. Warum Krankmeldungen die Einsatzplanung unter Druck setzen Eine Krankmeldung verändert mehr als die Besetzung einer offenen Position. Sie kann eine eingeteilte Wachperson betreffen, die für das Objekt eine bestimmte Unterrichtung, Sachkunde, Einweisung oder Fahrerlaubnis benötigt. Sie kann Zuschläge auslösen, eine Ablösung verschieben oder eine Kontrollstelle unbesetzt lassen. Bei Revierfahrten und Leitstellen kommt hinzu: Nicht jede verfügbare Person kann jede Funktion übernehmen. Die häufigste Schwachstelle liegt nicht beim Finden eines Ersatzes, sondern bei der Prüfung unter Zeitdruck. Wer nur sieht, dass ein Mitarbeiter heute frei hat, übersieht leicht die vorausgegangene Nachtschicht, eine fehlende Objektfreigabe oder eine bereits zugesagte Schicht an anderer Stelle. Daraus entstehen Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, Fehler in der Abrechnung oder ein Qualitätsproblem beim Kunden. Auch die Meldung selbst muss richtig behandelt werden. Für die Einsatzplanung reicht die Information, dass ein Mitarbeiter arbeitsunfähig ist und für welchen Zeitraum er voraussichtlich ausfällt. Diagnosen gehören nicht in den Dienstplan, nicht in die Leitstelle und nicht in eine frei zugängliche Messenger-Gruppe. Eine saubere Rollen- und Rechtevergabe schützt Daten und verhindert, dass aus einer organisatorischen Notwendigkeit ein Datenschutzproblem wird. Einsatzplanung bei Krankmeldungen anpassen: der Ablauf Ein belastbarer Ablauf trennt die dringende operative Entscheidung von der späteren administrativen Verarbeitung. Beides muss verbunden sein, aber nicht gleichzeitig erfolgen. In der ersten Stunde zählt die lückenlose Leistungserbringung. Danach müssen Dienständerung, Ist-Zeit und Entgeltfortzahlung korrekt in die Folgesysteme gelangen. 1. Krankmeldung erfassen und geplante Dienste erkennen Die Meldung wird dem Mitarbeiter zugeordnet und mit Beginn sowie voraussichtlicher Dauer erfasst. Das System muss anschließend anzeigen, welche Dienste, Objekte und Funktionen im betroffenen Zeitraum geplant waren. Bei längeren Ausfällen sind nicht nur die nächsten 24 Stunden relevant, sondern auch Wochenenden, wiederkehrende Schichten und bereits angekündigte Sonderdienste. Wichtig ist der Status der Schicht. Eine noch unbesetzte Position ist etwas anderes als eine verbindlich eingeteilte Ablösung. Wurde die Person bereits am Objekt eingeplant, braucht auch die Objektkommunikation einen nachvollziehbaren Eintrag. So bleibt später erkennbar, wer wann aus welchem Grund umdisponiert wurde. 2. Ersatz nicht nach Verfügbarkeit allein auswählen Eine Liste verfügbarer Mitarbeiter ist nur der Anfang. Für die Auswahl müssen mindestens Objektqualifikation, arbeitsrechtlich zulässige Einsatzzeit, räumliche Erreichbarkeit und Vertrags- beziehungsweise Kundenanforderungen berücksichtigt werden. Je nach Auftrag zählen außerdem Waffenberechtigung, Führerschein, Alarmverfolgungsfreigabe, Ersthelferstatus, Sprachkenntnisse oder eine dokumentierte Objekteinweisung. Bei Bewachungsaufgaben ist insbesondere zu prüfen, ob die eingesetzte Person die Voraussetzungen für ihre konkrete Tätigkeit erfüllt. Die formale Zuverlässigkeit oder § 34a-Qualifikation allein beantwortet nicht jede Objektfrage. Ein Mitarbeiter kann fachlich geeignet sein und dennoch für ein Hochsicherheitsobjekt, einen Werkschutzposten oder einen Leitstellenplatz nicht freigegeben sein. Die wirtschaftlich bequemste Lösung ist ebenfalls nicht immer die richtige. Einen Mitarbeiter aus einer anderen Schicht abzuziehen kann kurzfristig helfen, aber dort eine neue Lücke erzeugen. Mehrarbeit kann zulässig sein, wenn die Grenzen des ArbZG und die betrieblichen Regelungen eingehalten werden. Sie kann aber Zuschläge, Ermüdungsrisiken und späteren Ausgleich nach sich ziehen. Die Disposition braucht deshalb Folgen statt nur freie Namen. 3. Änderung verbindlich kommunizieren Sobald der Ersatz feststeht, müssen Mitarbeiter, Objektverantwortliche und bei Bedarf die Leitstelle denselben Stand sehen. Eine telefonische Zusage kann in einer akuten Lage sinnvoll sein. Sie ersetzt jedoch keine dokumentierte Dienständerung. Der neue Mitarbeiter braucht Einsatzort, Schichtzeit, Ansprechpartner, besondere Weisungen und gegebenenfalls aktualisierte Objektunterlagen. Die abgesagte Person darf nicht einfach aus dem Plan gelöscht werden. Der ursprüngliche Dienst, die Krankmeldung, der Ersatz und der Zeitpunkt der Änderung bilden zusammen die prüfbare Historie. Das schützt bei Rückfragen durch Kunden, bei Konflikten über Arbeitszeit und bei der Vorbereitung der Entgeltabrechnung. 4. Tatsächliche Leistung von der Planung trennen Der geänderte Plan zeigt, was vorgesehen war. Für Lohn und Rechnung zählt zusätzlich, was tatsächlich passiert ist. Kam der Ersatz pünktlich? Hat sich die Übergabe verzögert? Musste ein Mitarbeiter länger bleiben, bis die Ablösung eintraf? Wurde eine Doppelbesetzung angeordnet oder ein Kontrollgang anders organisiert? Diese Ist-Daten müssen aus Zeiterfassung, digitalem Wachbuch oder mobilen Meldungen zurück in den Vorgang fließen. Andernfalls entstehen die typischen Brüche: Der Plan enthält acht Stunden, die Zeiterfassung neun, das Wachbuch nennt einen späteren Dienstbeginn und die Rechnung basiert auf einem vierten Wert. Ein System statt mehrerer isolierter Werkzeuge schafft hier keinen Selbstzweck, sondern einen belastbaren Abgleich. Arbeitszeit, Zuschläge und Entgeltfortzahlung sauber behandeln Bei jeder Umbesetzung steht die Arbeitszeitprüfung im Mittelpunkt. Das ArbZG verlangt grundsätzlich acht Stunden werktäglich; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur unter den gesetzlichen Ausgleichsvoraussetzungen möglich. Hinzu kommt in der Regel eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden. Tarifverträge und zulässige branchenspezifische Abweichungen können die Bewertung beeinflussen. Die Disposition sollte daher nicht mit pauschalen Annahmen arbeiten, sondern mit den für den Betrieb hinterlegten Regeln. Bei Minderjährigen greifen die engeren Vorgaben des JArbSchG. Für schwangere oder stillende Beschäftigte gelten zusätzlich die Schutzvorschriften des MuSchG. In beiden Fällen ist ein vermeintlich schneller Ersatz durch Verschieben einer anderen Person besonders sorgfältig zu prüfen. Für die erkrankte Person und den Ersatz sind unterschiedliche Daten relevant. Die Arbeitsunfähigkeit löst je nach Fall Entgeltfortzahlung und die erforderliche Weitergabe an die Lohnvorbereitung aus. Beim Ersatz entstehen dagegen tatsächlich geleistete Stunden, Nacht-, Sonn- oder Feiertagszuschläge, Mehrarbeit und gegebenenfalls Wege- oder Einsatzzeiten. Werden diese Fälle in einer Tabellenkopie gepflegt, fehlen häufig entweder die Zuschlagsregeln oder der Rückbezug auf den ursprünglichen Auftrag. Welche Informationen im System zusammenkommen müssen Eine stabile Disposition braucht keine möglichst lange Mitarbeiterliste, sondern aktuelle und verwendbare Stammdaten. Dazu gehören Vertragsdaten und Arbeitszeitmodelle, Qualifikationen mit Gültigkeiten, Objektfreigaben, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Schichtpläne und Zeitbuchungen. Ebenso wichtig sind kundenbezogene Regeln: Mindestbesetzung, Leistungszeiten, Preisvereinbarungen, Meldewege und besondere Dokumentationspflichten. Wenn diese Informationen getrennt liegen, wird die Einsatzleitung zum manuellen Vermittler zwischen Personalakte, Dienstplan, Messenger, Wachbuch und Lohnbüro. Das kostet nicht nur Zeit. Es erhöht auch das Risiko, dass eine abgelaufene Qualifikation, eine nicht berücksichtigte Ruhezeit oder eine falsch bewertete Zuschlagsart unentdeckt bleibt. In Securo Hub kann die Dienständerung auf denselben Daten aufsetzen, die auch für Personalverwaltung, Zeiterfassung, digitale Dienstnachweise, Lohnvorbereitung und Faktura verwendet werden. Für die Praxis heißt das: Der Disponent disponiert nicht in einer Nebenliste, während Verwaltung und Abrechnung später dieselbe Änderung erneut erfassen müssen. Was bei längeren Ausfällen anders geplant werden muss Ein eintägiger Ausfall lässt sich oft mit Springerpersonal oder freiwilliger Mehrarbeit auffangen. Bei einer Krankmeldung über mehrere Tage oder Wochen reicht tägliches Umplanen nicht aus. Dann sollte die Einsatzleitung eine Vertretungslogik festlegen: feste Ersatzperson, Rotationsmodell oder temporäre Umverteilung des Reviers. Welche Variante passt, hängt von Objektkomplexität, Personaldecke und Kundenanforderung ab. Eine feste Vertretung reduziert Übergabefehler und Einweisungsaufwand. Sie kann jedoch andere Bereiche dauerhaft schwächen. Ein Rotationsmodell verteilt die Belastung, erhöht aber den Kommunikations- und Dokumentationsaufwand. Bei kritischen Objekten ist eine kurzfristige externe Besetzung nur dann eine Option, wenn Qualifikation, Zuverlässigkeit, Einweisung und vertragliche Freigabe tatsächlich gesichert sind. Parallel sollte geprüft werden, ob Termine für Pflichtunterweisungen, Befristungen, Urlaub oder weitere bekannte Abwesenheiten in den Zeitraum fallen. Eine Krankmeldung wird besonders teuer, wenn sie auf einen ohnehin knapp geplanten Monat trifft und jede Ersatzschicht neue Überstunden erzeugt. Vier Fehler, die später teuer werden - Die Krankmeldung wird nur per Chat weitergegeben. Dann fehlen ein eindeutiger Status, Zugriffsrechte und eine prüfbare Historie. - Der Ersatz wird ohne Ruhezeiten- und Qualifikationsprüfung eingesetzt. Das kann arbeitsrechtliche Risiken, Qualitätsmängel und Probleme beim Auftraggeber verursachen. - Die geplante Schicht wird überschrieben statt dokumentiert geändert. Später lässt sich nicht mehr erklären, wer ursprünglich vorgesehen war und warum die Leistung anders erbracht wurde. - Planzeit und Ist-Zeit werden vermischt. Daraus folgen falsche Zuschläge, unklare Entgeltfortzahlung und Rechnungen, die einer Kundenprüfung nicht standhalten. Eine gute Einsatzplanung zeigt nicht nur, dass eine Schicht besetzt wurde. Sie zeigt auch, wer die Entscheidung getroffen hat, auf welcher Grundlage sie erfolgte und welche Arbeitszeit am Ende tatsächlich angefallen ist. Genau diese Nachvollziehbarkeit gibt der Einsatzleitung um 16:40 Uhr Handlungssicherheit - und sorgt später dafür, dass Lohn, Rechnung und Leistungsnachweis nicht wieder bei null anfangen. ## Arbeitszeitkonten im Schichtbetrieb richtig führen URL: https://securo-net.com/de/blog/arbeitszeitkonten-im-schichtbetrieb Arbeitszeitkonten im Schichtbetrieb steuern: Stunden, Zuschläge und Fristen transparent prüfen und die Lohnabrechnung sicher für jede Schicht vorbereiten. Veröffentlicht: 9. Oktober 2026 Eine Nachtschicht endet um 6:00 Uhr, die Ablösung kommt verspätet, der Mitarbeiter bleibt 35 Minuten länger. Auf dem Dienstplan stehen acht Stunden, auf dem Stundenzettel neun. Am Monatsende fehlen die Freigaben, Zuschläge wurden nach Plan statt nach Ist-Zeit berechnet und das Arbeitszeitkonto zeigt einen Saldo, den niemand erklären kann. Genau an diesen Übergängen entscheiden Arbeitszeitkonten im Schichtbetrieb darüber, ob Lohnabrechnung, Kundenabrechnung und Arbeitszeitnachweis belastbar sind - oder ob die Verwaltung nachrechnet. Für Sicherheitsdienste ist das keine reine HR-Frage. Ob Objektbewachung, Revierfahrt, Veranstaltungsschutz oder Leitstelle: Arbeitszeit entsteht an wechselnden Einsatzorten, über Mitternacht, mit kurzfristigen Umplanungen und oft mit tariflichen oder betrieblichen Zuschlagsregeln. Ein Zeitkonto muss diese Realität abbilden, ohne aus jeder Abweichung einen manuellen Sonderfall zu machen. Arbeitszeitkonten im Schichtbetrieb brauchen klare Regeln Ein Arbeitszeitkonto dokumentiert die Differenz zwischen geschuldeter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Plusstunden entstehen, wenn die Ist-Zeit über dem Soll liegt, Minusstunden bei einer geringeren anrechenbaren Zeit. Das klingt einfach. Im Schichtbetrieb ist jedoch zuerst zu klären, welche Zeit überhaupt auf das Konto gehört. Der Dienstplan liefert das Soll. Die Zeiterfassung liefert die tatsächlichen Kommen-, Gehen- und Pausenzeiten. Hinzu kommen genehmigte Abwesenheiten, Bereitschaftszeiten, Schulungen, Dienstreisen und Korrekturen. Werden diese Informationen in getrennten Excel-Dateien, Papiernachweisen und Nachrichten geführt, entsteht keine prüfbare Zeitbilanz, sondern eine Sammlung von Versionen. Die Regeln für das Konto gehören schriftlich festgelegt - im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem anwendbaren Tarifwerk oder einer klaren betrieblichen Regelung. Entscheidend sind der Ausgleichszeitraum, zulässige Ober- und Untergrenzen, der Umgang mit Austritt, Krankheit und Freistellung sowie die Frage, wer Abweichungen genehmigt. Ohne diese Festlegungen wird aus einem vermeintlich flexiblen Instrument schnell Streit über angesammelte Stunden. Auch das Arbeitszeitgesetz setzt Grenzen, die ein Konto nicht aufhebt. Tägliche Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen bleiben einzuhalten. Ein Plus auf dem Konto rechtfertigt nicht, Ruhezeitverletzungen oder dauerhaft überlange Schichten nachträglich zu verrechnen. Für Jugendliche und werdende oder stillende Mütter gelten zusätzliche Anforderungen nach JArbSchG und MuSchG. Das Zeitkonto ist daher ein Steuerungs- und Nachweisinstrument, kein Freifahrtschein für jede Personalnotlage. Erst Plan, dann Ist-Zeit, dann Freigabe Der häufigste Fehler liegt nicht in der Kontenformel, sondern in der Reihenfolge der Daten. Wenn eine Disposition eine Schicht verschiebt, muss die Sollzeit nachvollziehbar angepasst werden. Wenn ein Mitarbeiter später ausstempelt, muss die Ist-Zeit dokumentiert sein. Erst danach darf geprüft werden, ob die Mehrzeit angeordnet, geduldet, einsatzbedingt erforderlich oder zu korrigieren ist. Ein praktisches Beispiel: Für eine Pforte sind von 18:00 bis 06:00 Uhr zwölf Stunden geplant. Der Mitarbeiter übernimmt tatsächlich um 17:50 Uhr und wird wegen einer verspäteten Ablösung bis 06:20 Uhr benötigt. Die geplante Pause wird vollständig genommen. Das System muss nicht nur die Anwesenheit erfassen, sondern die anrechenbare Arbeitszeit, die Pausenlage, die Zuordnung zum richtigen Kalendertag und gegebenenfalls Nacht-, Sonn- oder Feiertagsanteile berechnen. Eine Schicht über Mitternacht darf nicht in zwei unverbundene Einträge zerfallen. Freigaben sind dabei kein Verwaltungsritual. Die Einsatzleitung bestätigt, dass eine Abweichung operativ begründet war. Die Personal- oder Lohnabteilung prüft, ob die Zeit regelkonform auf das Konto, als Auszahlung oder in einen Zuschlag läuft. Diese Trennung verhindert, dass Disposition, Zeitkorrektur und Entgeltentscheidung stillschweigend in einer Person oder einer Excel-Zelle zusammenfallen. Minusstunden sind nicht automatisch Mitarbeiterschuld Besonders konfliktanfällig sind Minusstunden. Fällt ein Auftrag aus, schickt die Disposition einen Mitarbeiter früher nach Hause oder wird keine passende Schicht zugeteilt, liegt das Risiko nicht automatisch beim Beschäftigten. Ob und wann ein Minus dem Konto belastet werden darf, hängt von der vereinbarten Regelung und vom konkreten Sachverhalt ab. Für die Praxis heißt das: Der Grund einer Abweichung muss erfasst werden. Eigenmächtiges Zuspätkommen ist etwas anderes als eine vom Betrieb angeordnete Freistellung. Krankheit, Urlaub, Fortbildung oder ein nicht besetzter Einsatzauftrag dürfen nicht als bloße leere Stunden im Konto erscheinen. Wer Gründe sauber trennt, kann Salden erklären und vermeidet falsche Abzüge bei der Abrechnung. Zuschläge dürfen nicht im Zeitkonto verschwinden In Sicherheitsunternehmen treffen Arbeitszeitkonten auf Nachtarbeit, Wochenenden, Feiertage und unterschiedlich vergütete Tätigkeiten. Die geleisteten Stunden und ihre Entgeltbewertung sind verbunden, aber nicht identisch. Acht Mehrstunden können beispielsweise gleichzeitig Nachtstunden sein. Werden sie nur als pauschales Plus gebucht, fehlt später die Grundlage für korrekte Zuschläge und eine nachvollziehbare Kundenabrechnung. Deshalb braucht jede Zeitbuchung einen Kontext: Einsatz, Objekt, Tätigkeit, Beginn und Ende, Pause, relevante Zeitart sowie den Status der Prüfung. Bei einem Objektwechsel innerhalb derselben Schicht muss die Zeit gegebenenfalls aufgeteilt werden. Das ist nicht kleinlich. Es entscheidet darüber, ob der Kunde die richtige Leistung erhält, ob Lohnarten korrekt vorbereitet werden und ob ein Nachweis bei Rückfragen standhält. Pauschale Lösungen haben ihren Platz, wenn die Vertrags- und Tariflogik tatsächlich pauschal ist. Bei variablen Einsatzzeiten oder wechselnden Objekten erzeugen sie jedoch neue Korrekturen. Es hängt also von der Vergütungsstruktur ab, ob ein einfacher monatlicher Saldo genügt oder ob Zeitarten und Zuschlagsfenster bis auf Schichtebene gerechnet werden müssen. Was ein belastbarer Prozess technisch leisten muss Ein Arbeitszeitkonto ist nur so verlässlich wie die Datenkette davor. Die Planung darf nicht losgelöst von der Zeiterfassung laufen, und die Zeiterfassung darf nicht losgelöst von Abwesenheiten, Personalstammdaten und Abrechnungslogik stehen. Sonst wird jede Änderung mehrfach übertragen und die Buchhaltung erhält am Ende eine Liste, die bereits beim Export veraltet ist. Für operative Teams bewährt sich ein Prozess, in dem jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Die Disposition plant die Schicht, Mitarbeitende oder Führungskräfte erfassen die Ist-Zeit, Verantwortliche prüfen Abweichungen, und nur freigegebene Daten fließen in Zeitkonto, Lohnvorbereitung und Leistungsabrechnung. Korrekturen benötigen Zeitstempel, Bearbeiter und Begründung. Gerade bei Prüfungen, Kundenreklamationen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen zählt nicht nur der Endsaldo, sondern der Weg dorthin. Securo Hub kann diese Kette in einem gemeinsamen Datenbestand abbilden: Dienstplanung, mobile oder stationäre Zeiterfassung, Abwesenheiten, Freigaben, Lohnvorbereitung und Rechnungsdaten greifen auf dieselbe Schicht zu. Damit wird aus der Frage „Welche Liste stimmt?“ eine Berechnung, die sich prüfen lässt. Die konkrete Konfiguration richtet sich dabei nach Arbeitsverträgen, Tarifbindung, Kundenvereinbarungen und den tatsächlichen Einsatzmodellen des Unternehmens. Vier Kontrollen vor dem Monatsabschluss Vor der Übergabe an die Lohnabrechnung reichen vier gezielte Kontrollen oft weiter als eine lange manuelle Nachbearbeitung: - offene oder fehlende Zeitbuchungen je Schicht und Mitarbeiter, - nicht genehmigte Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Zeit, - Salden außerhalb der vereinbarten Grenzen oder mit nahenden Ausgleichsfristen, - Zeitanteile mit Zuschlagsrelevanz, deren Einsatz- oder Objektzuordnung fehlt. Wichtig ist, dass diese Kontrollen nicht erst am letzten Arbeitstag stattfinden. Führungskräfte sollten Auffälligkeiten zeitnah sehen, solange die Schicht, der Kunde und der Einsatzgrund noch bekannt sind. Nach vier Wochen lässt sich eine unklare Nachtbuchung selten besser rekonstruieren. Vom Stundenkonto zur steuerbaren Personalplanung Sauber geführte Arbeitszeitkonten zeigen mehr als die Differenz eines Monats. Sie machen sichtbar, welche Objekte regelmäßig Mehrarbeit erzeugen, wo Ablösungen nicht funktionieren und welche Teams an ihre Belastungsgrenzen geraten. Das ist eine Grundlage für bessere Planung, aber auch für Gespräche mit Kunden über realistische Besetzungszeiten und abrechenbare Zusatzleistungen. Gleichzeitig darf ein hoher Saldo nicht zur Kennzahl ohne Kontext werden. Ein Mitarbeiter mit Plusstunden kann einen unerwarteten Großauftrag abgesichert haben. Ein anderer hat Minusstunden, weil sein Objekt vorübergehend geschlossen wurde. Erst die Verbindung aus Schicht, Ursache, Freigabe und Vergütungsregel macht aus dem Saldo eine belastbare Entscheidungshilfe. Wer Arbeitszeitkonten im Schichtbetrieb so aufsetzt, dass jede Stunde einer geplanten, erfassten und geprüften Leistung zugeordnet ist, schafft Ruhe genau dort, wo sie im Tagesgeschäft fehlt: zwischen Einsatzleitung, Mitarbeitenden, Lohnbüro und Kunde. ## Qualifikationsmatrix im Sicherheitsdienst erstellen URL: https://securo-net.com/de/blog/qualifikationsmatrix-sicherheitsdienst-erstellen Qualifikationsmatrix Sicherheitsdienst erstellen: So planen Sie Qualifikationen, Nachweise und Einsatzfreigaben prüfbar, aktuell, im Alltag und schnell. Veröffentlicht: 3. Oktober 2026 Eine Qualifikationsmatrix für den Sicherheitsdienst zu erstellen ist keine reine HR-Aufgabe. Sie entscheidet darüber, ob die Nachtschicht im Objekt rechtssicher besetzt ist, ob eine Interventionsfahrt mit der passenden Person fährt und ob Sie bei einer Kunden- oder Behördenprüfung Nachweise ohne lange Suche vorlegen können. In vielen Betrieben liegen Unterrichtungen, Sachkundeprüfungen, Erste-Hilfe-Nachweise und objektspezifische Einweisungen noch in Personalakten, Excel-Dateien und E-Mail-Anhängen. Für die Disposition ist das zu spät und zu fehleranfällig. Eine brauchbare Matrix verbindet drei Fragen: Welche Person darf was? An welchem Objekt oder auf welcher Tätigkeit? Und wie lange gilt diese Freigabe noch? Erst wenn diese Informationen mit Einsatzplanung, Zeiterfassung und Personalakte zusammenlaufen, wird aus einer Liste ein steuerbares Instrument. Was eine Qualifikationsmatrix im Sicherheitsdienst leisten muss Im Sicherheitsdienst reichen allgemeine Mitarbeiterlisten nicht aus. Ein Mitarbeiter kann für Empfangsdienste geeignet sein, aber nicht für bewaffnete Tätigkeiten, Geld- und Wertdienste oder eine Leitstellentätigkeit. Selbst bei gleicher Grundqualifikation können Kundenobjekte zusätzliche Anforderungen stellen: eine Sicherheitsüberprüfung, ein aktuelles Führungszeugnis, eine Brandschutzhelfer-Qualifikation, eine Einweisung in Zutrittsprozesse oder eine verpflichtende Geheimhaltungsvereinbarung. Die Matrix muss deshalb nicht nur Qualifikationen speichern, sondern Einsatzfreigaben nachvollziehbar machen. Das schützt vor zwei typischen Fehlern: Eine qualifizierte Person wird versehentlich auf einem ungeeigneten Auftrag disponiert. Oder eine tatsächlich vorhandene Qualifikation wird übersehen, weil sie in einem gescannten Dokument steckt und im Schichtplan nicht sichtbar ist. Für Geschäftsführung und Einsatzleitung entsteht außerdem ein belastbarer Überblick. Sie sehen, wo Kapazitäten knapp werden, welche Nachweise bald auslaufen und ob neue Aufträge mit dem verfügbaren Personal überhaupt zuverlässig besetzt werden können. Das ist keine theoretische Planung - gerade bei kurzfristigen Ausfällen entscheidet diese Sichtbarkeit darüber, ob die Leitstelle ruhig arbeiten kann oder stundenlang telefoniert. Die Matrix zuerst an Einsätzen ausrichten Der häufigste Fehler ist, mit einer langen Liste aller denkbaren Zertifikate zu beginnen. Besser ist der umgekehrte Weg: Starten Sie bei Ihren tatsächlichen Leistungsarten und Objekten. Welche Mindestanforderungen gelten für Pforte, Revierfahrt, Veranstaltung, Werkschutz, Notruf- und Serviceleitstelle oder Empfang? Welche Anforderungen kommen vom Kundenvertrag, welche aus gesetzlichen Vorgaben und welche aus Ihrer eigenen Dienstanweisung? Bei Tätigkeiten im Bewachungsgewerbe gehört die Einordnung nach § 34a GewO an diese Stelle. Entscheidend ist nicht nur, ob eine Unterrichtung oder Sachkundeprüfung vorliegt. Sie müssen auch abbilden, für welche Tätigkeiten der jeweilige Nachweis erforderlich ist und welche zusätzlichen Voraussetzungen im konkreten Auftrag gelten. Die Abfrage im Bewacherregister ersetzt keine saubere Einsatzfreigabe im Betrieb, sie ergänzt sie. Mindestanforderung und Zusatzfreigabe trennen Eine klare Matrix trennt die Grundvoraussetzung von der objektspezifischen Freigabe. Beispiel: Für eine Tätigkeit kann die Sachkundeprüfung die Mindestanforderung sein. Für das konkrete Industrieobjekt braucht die Person zusätzlich eine Sicherheitsunterweisung, eine Einweisung in die Alarmtechnik und eine vom Kunden bestätigte Zutrittsberechtigung. Diese Trennung verhindert Scheinsicherheit. Wer nur ein grünes Häkchen bei „qualifiziert“ sieht, erkennt nicht, ob der Mitarbeiter für genau diesen Einsatz freigegeben ist. Sinnvoll sind daher mindestens drei Status: fachlich qualifiziert, objektbezogen eingewiesen und aktuell einsetzbar. Der letzte Status berücksichtigt auch Ablaufdaten, Sperrvermerke oder fehlende Unterlagen. Diese Daten gehören in jede Zeile Die Matrix ist am übersichtlichsten, wenn eine Zeile eine Person und eine Spalte eine eindeutig definierte Anforderung abbildet. Hinter dem Status müssen jedoch prüfbare Daten liegen. Ein Häkchen ohne Quelle hilft weder bei einer Auditfrage noch bei einem Streitfall. | Feld | Zweck in der Praxis | |---|---| | Mitarbeiter und Personalnummer | Eindeutige Zuordnung trotz Namensgleichheit | | Qualifikation oder Freigabe | Zum Beispiel Sachkunde, Erste Hilfe oder Objektunterweisung | | Nachweisart und Dokument | Zeigt, worauf die Angabe beruht | | Ausstellungs- und Ablaufdatum | Macht Fristen steuerbar | | Geltungsbereich | Trennt allgemeine Qualifikation, Leistungsart und einzelnes Objekt | | Prüfstatus | Dokumentiert, wer den Nachweis kontrolliert und freigegeben hat | | Bemerkung oder Auflage | Hält Einschränkungen, Auffrischungen oder offene Punkte fest | Nicht jede Qualifikation hat ein Ablaufdatum. Gerade deshalb sollte das Feld nicht künstlich befüllt werden. Bei wiederkehrenden Unterweisungen, Erste Hilfe, Kundenfreigaben oder Zugangsberechtigungen ist die Frist dagegen operativ relevant. Die Matrix muss diese Fälle unterscheiden können, statt alle Einträge pauschal als dauerhaft gültig zu behandeln. Bei sensiblen Informationen gilt Datenminimierung. In der Disposition braucht niemand den vollständigen Inhalt jedes Dokuments. Dort reicht der sichtbare Einsatzstatus. Die Personalverwaltung benötigt dagegen den Nachweis, die Prüfhistorie und gegebenenfalls eine sichere Dokumentenablage. Rollen und Berechtigungen sind damit Teil des Konzepts, nicht ein nachträglicher IT-Punkt. So bauen Sie die Matrix in fünf Arbeitsschritten auf Zuerst erfassen Sie alle wiederkehrenden Tätigkeiten und Objekte. Nehmen Sie nicht nur den Vertragsnamen auf, sondern auch die tatsächliche Aufgabe: Streifendienst, Zutrittskontrolle, Alarmverfolgung, Empfang, Kontrollgang oder Leitstellenplatz. Daraus lassen sich Anforderungen sachlich ableiten und später im Schichtplan verwenden. Danach definieren Sie einen verbindlichen Qualifikationskatalog. Gleiche Inhalte dürfen nicht unter mehreren Bezeichnungen geführt werden. „§ 34a“, „Sachkunde“ und „SKP“ als drei getrennte Spalten erzeugen zwangsläufig widersprüchliche Daten. Legen Sie Namen, Nachweisarten, Gültigkeitsregeln und verantwortliche Prüfer einmal verbindlich fest. Im dritten Schritt übernehmen Sie die vorhandenen Nachweise in die Personalakten und prüfen deren Qualität. Ein abfotografiertes Zertifikat ohne lesbares Datum ist kein belastbarer Datensatz. Kennzeichnen Sie ungeprüfte oder unvollständige Einträge offen, statt sie aus Zeitdruck als gültig zu führen. Das schafft zunächst mehr Klärungsaufwand, verhindert aber später falsche Dispositionen. Viertens verknüpfen Sie Anforderungen mit Aufträgen und Schichten. Hier zeigt sich, ob die Matrix wirklich arbeitet. Wenn eine Schicht für ein bestimmtes Objekt eine Sachkundeprüfung und eine aktuelle Objekteinweisung verlangt, darf die Einsatzplanung nur passende Personen vorschlagen oder zumindest sichtbar warnen. Bei Engpässen braucht die Disposition eine bewusste Entscheidung mit dokumentierter Eskalation, keinen stillen Excel-Workaround. Im fünften Schritt richten Sie Fristen und Verantwortlichkeiten ein. Wer kontrolliert neu eingehende Unterlagen? Wer fordert Auffrischungen an? Ab wann wird die Einsatzfreigabe gesperrt, wenn ein Nachweis abgelaufen ist? Ohne diese Regeln wird auch die beste Matrix innerhalb weniger Monate unzuverlässig. Bewährt haben sich Vorwarnungen mit ausreichend Vorlauf, damit Schulung, Terminplanung und Kundenfreigabe noch realistisch möglich sind. Warum Excel oft am kritischen Punkt scheitert Excel kann für den Einstieg funktionieren, vor allem bei wenigen Mitarbeitern und klaren Einsatzarten. Es wird problematisch, sobald mehrere Disponenten gleichzeitig planen, Nachweise regelmäßig ablaufen und objektbezogene Anforderungen hinzukommen. Dann entstehen Kopien, unterschiedliche Versionsstände und manuelle Übertragungen in den Dienstplan. Das Risiko liegt nicht nur in der verlorenen Zeit. Wer in einer Tabelle eine Qualifikation aktualisiert, muss daran denken, offene Schichten, Vertretungslisten und möglicherweise die Lohnvorbereitung erneut zu prüfen. Ein einzelner abgelaufener Nachweis kann so unbemerkt durch mehrere Prozesse laufen. Bei einer Prüfung wirkt das nicht wie ein technisches Problem, sondern wie eine fehlende Organisationskontrolle. Ein integriertes System wie Securo Hub führt Personalakte, Nachweise, Objektanforderungen und Einsatzplanung am selben Datensatz. Der Nutzen ist konkret: Die Personalverwaltung pflegt die Quelle, die Disposition sieht die Einsatzrelevanz, und die Geschäftsführung erhält einen aktuellen Überblick über Risiken und Kapazitäten. Ein System statt mehrerer Listen reduziert dabei nicht nur Eingaben, sondern auch die Zahl der Stellen, an denen ein Fehler unbemerkt bleiben kann. Ausnahmen sauber dokumentieren statt verstecken Der Betrieb läuft nicht immer nach Plan. Ein Mitarbeiter fällt aus, eine Veranstaltung wird verlängert oder ein Kunde fordert kurzfristig eine Zusatzkraft. Eine Qualifikationsmatrix darf solche Situationen nicht ignorieren. Sie muss sichtbar machen, welche Anforderung fehlt, wer die Abweichung freigegeben hat und welche Maßnahme vereinbart wurde. Das bedeutet nicht, dass jede Ausnahme zulässig wäre. Bei gesetzlichen oder vertraglichen Mindestvoraussetzungen kann es keine improvisierte Freigabe geben. Bei organisatorischen Zusatzanforderungen kann eine dokumentierte Ersatzmaßnahme möglich sein, etwa eine Nachunterweisung vor Schichtbeginn oder der Einsatz zusammen mit einer freigegebenen Führungskraft. Entscheidend ist, dass die Regel fachlich definiert ist und nicht erst im Telefongespräch während der Nachtschicht entsteht. Die Matrix als tägliches Führungsinstrument nutzen Eine Qualifikationsmatrix ist dann erfolgreich, wenn sie nicht nur vor Audits geöffnet wird. Nutzen Sie sie bei Neueinstellungen, Auftragskalkulationen, Urlaubsplanung und der Vorbereitung von Schulungen. Prüfen Sie monatlich nicht nur ablaufende Nachweise, sondern auch die Verteilung kritischer Qualifikationen über Regionen, Schichtarten und Teams. So erkennen Sie früh, ob etwa nur zwei Personen eine notwendige Leitstellenfreigabe besitzen oder ob ein neuer Auftrag Ihre verfügbare Fachkraftreserve aufbraucht. Diese Transparenz schafft Handlungsspielraum: Sie können rechtzeitig qualifizieren, Personal umplanen oder Kundenanforderungen vor Vertragsabschluss sauber verhandeln. Am Ende zählt nicht, wie viele Zertifikate im Archiv liegen, sondern ob jede besetzte Schicht mit einem prüfbaren Ja freigegeben werden kann. ## DSGVO-Einsatzdaten im Wachbetrieb schützen URL: https://securo-net.com/de/blog/dsgvo-einsatzdaten-schuetzen DSGVO Einsatzdaten schützen: So sichern Sicherheitsdienste Schichtpläne, Kontrollgänge und Einsatzberichte rechtssicher, nachvollziehbar und effizient. Veröffentlicht: 1. Oktober 2026 Ein nicht besetzter Dienstposten ist ein operatives Problem. Ein offen einsehbarer Schichtplan kann zusätzlich ein Datenschutzproblem sein. Wer DSGVO Einsatzdaten schützen will, muss deshalb nicht nur an den Server denken. Entscheidend ist, wer im Alltag welche Information sieht, verändert, exportiert oder weiterleitet. Genau dort entstehen in Sicherheitsdiensten die meisten Risiken: im Leitstand, auf dem Smartphone, bei kurzfristigen Umplanungen und beim Austausch mit Auftraggebern. Einsatzdaten sind weit mehr als ein Name neben einer Schicht. Sie verbinden Beschäftigte mit Arbeitszeiten, Qualifikationen, Abwesenheiten, Einsatzorten, Kontrollpunkten, Fahrzeugen, Vorfällen und oft mit Kundendaten. In dieser Kombination zeigen sie detailliert, wo jemand arbeitet, wann er verfügbar ist und welche Ereignisse er dokumentiert hat. Das verlangt klare Prozesse, technisch durchgesetzte Berechtigungen und eine Dokumentation, die einer Prüfung standhält. Welche Einsatzdaten besonders schutzbedürftig sind Im Sicherheitsdienst fallen personenbezogene Daten über die gesamte Einsatzkette an. Die Dienstplanung enthält Namen, Telefon- und Kontaktdaten, Sollzeiten, Qualifikationen und häufig Hinweise auf Verfügbarkeiten. Die Zeiterfassung ergänzt Beginn, Ende, Pausen, Mehrarbeit und Zuschläge. Digitale Wachbücher, Kontrollgangnachweise und Ereignismeldungen können Aussagen über Beschäftigte, Besucher, betroffene Personen oder konkrete Sicherheitslagen enthalten. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Freitextfelder. Ein kurzer Eintrag wie „Mitarbeiter verspätet wegen Arzttermin“ oder „Besucher auffällig, Foto angehängt“ kann Gesundheitsdaten, Vorwürfe oder identifizierende Bilddaten enthalten. Solche Informationen gehören nicht unkontrolliert in Schichtnotizen, Chatverläufe oder private Fotoalben. Für jeden Datentyp sollte klar sein: Wofür wird er benötigt, wer darf ihn lesen und wann wird er gelöscht oder revisionssicher archiviert? Auch Standortdaten sind kein Nebenthema. Bei Revierfahrten, NFC-Kontrollpunkten oder GPS-gestützter Fahrzeugdisposition kann nachvollziehbar werden, welche Person sich wann wo befunden hat. Das kann für den Leistungsnachweis und die Einsatzsteuerung erforderlich sein. Eine dauerhafte Verhaltens- oder Leistungskontrolle ist damit aber nicht automatisch erlaubt. Der Zweck, der Erfassungsumfang und die Zugriffsmöglichkeiten müssen zusammenpassen. DSGVO-Einsatzdaten schützen beginnt mit dem Zweck Nicht jede praktisch verfügbare Information darf auch erhoben oder beliebig weiterverwendet werden. Für Beschäftigtendaten ist im Regelfall die Durchführung des Arbeitsverhältnisses die zentrale Grundlage. Dazu zählen etwa Planung, Zeiterfassung, Entgeltabrechnung und der Nachweis der tatsächlich geleisteten Bewachung. Für Daten von Auftraggebern, Ansprechpartnern oder Besuchern kommen je nach Vorgang andere Rechtsgrundlagen hinzu. Die Einwilligung von Beschäftigten ist für gewöhnliche Einsatzprozesse selten die belastbarste Lösung. Sie ist im Arbeitsverhältnis oft nicht wirklich freiwillig und kann widerrufen werden. Besser ist ein sauber definierter Prozess: Welche Daten sind für die Aufgabe erforderlich, welche Pflicht folgt aus Vertrag oder Gesetz, und welche Angabe ist tatsächlich optional? Das reduziert Diskussionen und verhindert Datensammlungen auf Vorrat. Praktisch heißt das auch: Der Disponent braucht vielleicht Qualifikation, Einsatzfreigabe und Verfügbarkeit. Er braucht nicht automatisch Einsicht in vollständige Personalakten, Lohninformationen oder sensible Abwesenheitsgründe. Der Objektleiter muss den Dienstplan seines Objekts sehen können, aber nicht die Besetzung aller Kundenstandorte. Auftraggeber benötigen einen prüfbaren Leistungsnachweis, aber keine privaten Kontaktdaten des eingesetzten Personals. Rollen, Rechte und Geräte müssen dem Dienstbetrieb folgen Datenschutz scheitert häufig nicht an fehlenden Richtlinien, sondern an Sammelzugängen. Ein gemeinsames Leitstandkonto, ein Excel-Export im Netzlaufwerk oder ein Messenger-Verlauf mit Schichtdetails lassen sich kaum kontrollieren. Wenn eine Person ausscheidet oder die Rolle wechselt, bleibt unklar, welche Zugriffe noch bestehen. Ein belastbares Rechtekonzept orientiert sich an echten Funktionen im Betrieb. Geschäftsführung, Disposition, Leitstelle, Objektleitung, Personalverwaltung, Lohnvorbereitung und einzelne Sicherheitsmitarbeiter benötigen unterschiedliche Sichten. Rechte sollten objektbezogen, mandantenfähig und möglichst nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung vergeben werden. Wer nur einen Revierbereich disponiert, braucht keinen Zugriff auf andere Regionen oder auf Personalakten. Ebenso wichtig ist der Lebenszyklus der Zugänge. Neue Mitarbeitende erhalten ihren Zugriff erst nach eindeutiger Zuordnung. Bei Rollenwechseln werden Rechte angepasst, nicht bloß ergänzt. Beim Austritt wird der Zugang sofort gesperrt. Mehrfaktor-Authentifizierung ist besonders bei Fernzugriff und mobilen Anwendungen sinnvoll, weil verlorene Passwörter sonst direkt den Zugang zu Einsatz- und Kundendaten öffnen können. Bei Diensthandys und Tablets gehört die Geräteverwaltung dazu. Bildschirmsperre, Verschlüsselung, aktuelle Betriebssysteme, verwaltete Apps und die Möglichkeit zur Sperrung bei Verlust sind keine Luxusfunktionen. Private Geräte können im Einzelfall funktionieren, erhöhen aber die Anforderungen an Trennung, Verwaltung und Nachweisbarkeit deutlich. Für Kontrollgänge, digitale Wachbücher oder Leitstellenkommunikation sind zentral verwaltete Geräte meist die besser kontrollierbare Entscheidung. Dokumentation braucht Integrität, nicht nur Speicherplatz In Sicherheitsdiensten reicht es nicht, einen Bericht irgendwo abzulegen. Bei Reklamationen, Lohnfragen, Haftungsfällen oder behördlichen Prüfungen muss nachvollziehbar sein, was wann dokumentiert und später verändert wurde. Das gilt für Arbeitszeiten genauso wie für Übergaben, Kontrollgänge und besondere Vorkommnisse. Eine gute Lösung trennt daher operative Bearbeitung und nachträgliche Manipulation. Änderungen an freigegebenen Zeitdaten oder Einsatzberichten sollten nachvollziehbar protokolliert werden: wer hat geändert, wann, aus welchem Grund und was war der vorherige Stand? Je nach Vorgang kann eine Freigabe durch Objektleitung oder Disposition erforderlich sein. Das schützt nicht nur Daten, sondern auch die Organisation vor dem Vorwurf, Nachweise seien nachträglich angepasst worden. Dabei gibt es einen Zielkonflikt. Ein unveränderbarer Bericht ist beweisstark, aber fehlerhafte Angaben müssen korrigierbar bleiben. Die Lösung ist kein Schreibverbot, sondern ein sauberer Änderungsprozess mit Versionierung und Protokoll. Das ist im Arbeitsalltag schneller als die spätere Suche nach E-Mails, Papiernotizen und unterschiedlichen Excel-Ständen. Aufbewahren, löschen und exportieren mit klaren Regeln Einsatzdaten dürfen nicht unbegrenzt liegen bleiben, nur weil Speicher günstig ist. Gleichzeitig bestehen für bestimmte Unterlagen handels-, steuer- oder arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Sicherheitsunternehmen brauchen deshalb kein pauschales Löschdatum für alles, sondern ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept nach Datenkategorie. Zeiterfassungsdaten, abrechnungsrelevante Unterlagen und Rechnungsbelege folgen anderen Fristen als temporäre Verfügbarkeiten oder interne Entwürfe. Ereignisdokumentationen können wegen vertraglicher Ansprüche oder laufender Verfahren länger benötigt werden. Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Frist müssen Daten gelöscht oder, wenn zulässig und sinnvoll, so anonymisiert werden, dass kein Personenbezug mehr besteht. Kritisch sind auch Exporte. Ein PDF für den Auftraggeber, eine Excel-Liste für die Lohnvorbereitung oder ein Bericht für eine Versicherung darf nur die Informationen enthalten, die der Empfänger tatsächlich benötigt. Passwortschutz allein ersetzt keine Berechtigungsprüfung. Wer erhält die Datei? Über welchen Kanal? Darf sie weitergegeben werden? Und ist der Export später noch auffindbar und nachvollziehbar? Diese Fragen gehören in den Standardprozess, nicht in die Hektik nach einem Vorfall. Microsoft 365 und Fachsoftware richtig einordnen Viele Sicherheitsdienste arbeiten parallel mit Outlook, Teams, Excel, Smartphones und einer Fachanwendung. Das wird erst dann beherrschbar, wenn die Systeme klare Aufgaben haben. Der verbindliche Dienstplan, die Zeitfreigabe und das digitale Wachbuch sollten in einem System geführt werden, das Rollen, Protokolle und Aufbewahrung abbildet. Teams oder E-Mail können die Abstimmung unterstützen, sollten aber nicht zum inoffiziellen Archiv für Einsatzberichte werden. Wer Microsoft 365 einsetzt, muss Identitäten, Gruppen, Gastzugriffe, mobile Geräte und Freigaben mitdenken. Ein ehemaliger Objektleiter mit weiter aktivem Konto oder ein Team-Kanal mit zu vielen Mitgliedern ist kein theoretisches Risiko. Die technische Konfiguration muss die fachliche Berechtigung abbilden. Das gilt ebenso für Auftragsverarbeitungsverträge, EU-konforme Datenverarbeitung und die Auswahl von Unterauftragnehmern. Securo Hub verbindet diese operative Sicht mit einem gemeinsamen Datenbestand für Personal, Planung, Zeiterfassung und Einsatzdokumentation. Der Vorteil entsteht nicht durch ein weiteres Tool, sondern dadurch, dass Disposition, Nachweis und Abrechnung nicht mit unterschiedlichen Personenlisten und Dateikopien arbeiten. Berechtigungen und Änderungen lassen sich dort steuern, wo der Vorgang tatsächlich entsteht. Ein praxistauglicher Start ohne Großprojekt Beginnen Sie nicht mit einer abstrakten Datenschutzmappe, sondern mit einem echten Einsatzablauf. Nehmen Sie beispielsweise einen Revierdienst vom Schichtangebot bis zur Rechnungsfreigabe. Prüfen Sie, welche personenbezogenen Daten an welcher Stelle entstehen, wer sie benötigt, wo sie gespeichert werden und welche Medienbrüche vorkommen. Besonders aufschlussreich sind WhatsApp-Gruppen, lokale Excel-Dateien, private Geräte und Sammelpostfächer. Danach priorisieren Sie die größten Risiken: gemeinsame Zugänge abschaffen, Rollen sauber vergeben, Freitextfelder begrenzen, verbindliche Ablageorte definieren und kritische Änderungen protokollieren. Erst dann lohnt sich die Feinplanung von Löschfristen, Datenschutzinformationen und Schulungen. Schulung heißt hier nicht, Gesetzestexte vorzulesen. Beschäftigte müssen wissen, warum Fotos nicht in private Chats gehören, wie ein Verlust des Diensthandys gemeldet wird und welche Angaben in einem Wachbericht wirklich erforderlich sind. Wenn Datenschutz im Einsatzprozess sichtbar mitläuft, wird er nicht zur Bremse. Er sorgt dafür, dass Schichten verlässlich besetzt, Leistungen belegbar dokumentiert und sensible Informationen nur dort verfügbar sind, wo sie für den Auftrag gebraucht werden. ## Vorteile integrierter Einsatzverwaltung im Sicherheitsdienst URL: https://securo-net.com/de/blog/vorteile-integrierter-einsatzverwaltung-sicherheitsdienst Vorteile integrierter Einsatzverwaltung im Sicherheitsdienst: weniger Doppelarbeit, belastbare Nachweise und sichere Abläufe von Planung bis Abrechnung. Veröffentlicht: 27. September 2026 Eine kurzfristig krankgemeldete Einsatzkraft ist kein Sonderfall, sondern Betriebsalltag. Kritisch wird es, wenn die Änderung im Dienstplan steht, aber nicht bei der Disposition, im digitalen Wachbuch, in der Zeiterfassung und in der Abrechnung ankommt. Die Vorteile integrierter Einsatzverwaltung im Sicherheitsdienst zeigen sich genau in diesen Minuten: Eine Änderung wird einmal erfasst und wirkt dort weiter, wo sie operativ, rechtlich und kaufmännisch benötigt wird. Viele Sicherheitsunternehmen arbeiten mit einer Mischung aus Excel, Papier, Messenger-Gruppen, separaten Zeiterfassungsterminals und einzelnen Fachprogrammen. Jedes Werkzeug kann für sich funktionieren. Das Problem entsteht an den Übergaben: Daten werden abgeschrieben, Rückfragen häufen sich, und bei einer Prüfung fehlt der nachvollziehbare Zusammenhang zwischen Auftrag, Besetzung, Leistung und Rechnung. Wenn ein Auftrag nicht nur ein Kalendereintrag ist Ein Einsatz im Sicherheitsdienst besteht nicht einfach aus Datum, Uhrzeit und Namen. Er verbindet Objektvorgaben, Qualifikationen, Unterweisungen, Zutrittsinformationen, Dienstanweisungen, Schichtzulagen, Pausen, Fahrzeuge, Kontrollpunkte und den vereinbarten Leistungsumfang. Bei mobilen Diensten kommen Interventionswege, Schlüsseldaten oder Eskalationsketten hinzu. In einer Leitstelle zählen außerdem Übergaben, Alarmbearbeitung und eine lückenlose Ereignisdokumentation. Wer diese Informationen getrennt verwaltet, schafft zwangsläufig Brüche. Die Einsatzplanung kennt vielleicht die Sollbesetzung, die Personalakte enthält die Qualifikationen, das Wachbuch dokumentiert den Vorfall und die Buchhaltung rechnet Stunden ab. Ob alle Datensätze wirklich denselben Einsatz beschreiben, muss dann ein Mensch prüfen. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Eine integrierte Einsatzverwaltung arbeitet mit einem gemeinsamen Datensatz. Der Auftrag ist die verbindende Klammer: Daraus entstehen die Schichten, die Anforderungen an das Personal, die Zeiterfassung, die Leistungsnachweise und die Abrechnungsgrundlage. Das ersetzt keine fachliche Entscheidung der Disposition. Es sorgt aber dafür, dass diese Entscheidung nicht in fünf verschiedenen Systemen nachgezogen werden muss. Vorteile integrierter Einsatzverwaltung im Sicherheitsdienst Der erste messbare Vorteil ist weniger Doppelarbeit. Wird eine Schicht verlegt, ein Objekt zusätzlich besetzt oder eine Kraft ersetzt, aktualisiert die Disposition die Informationen an einer Stelle. Die neue Einsatzkraft erhält nur die Angaben, die sie für den Dienst braucht. Die Leitstelle sieht die geänderte Besetzung. Nach Dienstende kann die Ist-Zeit dem Auftrag zugeordnet und für Lohn sowie Faktura vorbereitet werden. Der zweite Vorteil ist bessere Steuerbarkeit. Einsatzleiter sehen nicht nur offene Dienste, sondern auch, welche Qualifikationen, Befristungen oder Unterlagen zur Besetzung passen. Gerade bei Bewachungsaufgaben mit besonderen Kundenvorgaben reicht es nicht, irgendeine verfügbare Person einzuplanen. Der Abgleich mit hinterlegten Anforderungen senkt das Risiko, ungeeignetes oder nicht freigegebenes Personal einzusetzen. Der dritte Vorteil betrifft die Nachweisführung. Auftraggeber fragen nach einem Vorfall häufig nicht nur nach einer kurzen Erklärung. Sie benötigen nachvollziehbare Angaben: Wer war wann vor Ort? Welche Meldung ging ein? Welche Maßnahme wurde ergriffen? Wurde eine Kontrollrunde durchgeführt und an wen wurde übergeben? Wenn Dienstplanung, digitales Wachbuch, Kontrollsystem und Zeitdaten zusammengeführt sind, lässt sich diese Kette ohne mühsames Zusammensuchen belegen. Das ist auch kaufmännisch relevant. Nicht bestätigte Stunden, fehlende Zuschläge oder falsch zugeordnete Zusatzleistungen werden schnell zu Rechnungskürzungen. Eine integrierte Kette vom Auftrag bis zur Faktura macht Abweichungen sichtbar, bevor die Rechnung versendet wird. Sie schafft keine automatische Zustimmung beim Kunden, liefert aber die Belege, mit denen sich berechtigte Leistungen prüfen und vertreten lassen. Planung, die Regeln bereits berücksichtigt Die Disposition trägt eine hohe Verantwortung. Sie muss Aufträge erfüllen, Personal wirtschaftlich einsetzen und gleichzeitig Arbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen und individuelle Einschränkungen beachten. Diese Prüfung mit Tabellen und Erfahrungswissen zu organisieren, wird mit wachsender Mitarbeiterzahl und wechselnden Schichtmodellen schnell unübersichtlich. Ein fachlich aufgebautes System kann Regeln des Arbeitszeitgesetzes in den Planungsprozess einbeziehen und auf Konflikte hinweisen, bevor ein Dienst veröffentlicht wird. Für Jugendliche gelten Anforderungen nach JArbSchG, für werdende oder stillende Mütter Schutzvorgaben nach MuSchG. Auch Qualifikationsnachweise, Unterweisungen und § 34a-bezogene Prozesse dürfen nicht nur in einem Ordner liegen, den im Stress niemand öffnet. Entscheidend ist die richtige Erwartung: Software trifft keine Personalentscheidung anstelle der verantwortlichen Führungskraft. Sie kann jedoch transparent zeigen, warum eine Besetzung problematisch ist. Das ist ein großer Unterschied zu einer Excel-Liste, die erst dann auffällt, wenn ein Mitarbeiter den Konflikt meldet, die Lohnabrechnung Rückfragen stellt oder eine Behörde Unterlagen anfordert. Von der geplanten zur tatsächlich erbrachten Leistung Ein veröffentlichter Dienstplan ist eine Soll-Vorgabe. Abrechnungsrelevant wird, was tatsächlich passiert ist. Beginnt der Dienst später, endet er nach einer Alarmbearbeitung später oder übernimmt eine andere Kraft, müssen diese Abweichungen sauber erfasst und freigegeben werden. Sonst entstehen Diskussionen zwischen Objektleitung, Personalverwaltung und Lohnbüro. Integrierte Zeiterfassung verbindet Soll- und Ist-Zeiten unmittelbar mit dem konkreten Auftrag. Zuschläge, Pausen und genehmigte Abweichungen sind damit nicht mehr bloß Zahlen in einer separaten Liste, sondern Teil des Einsatzverlaufs. Für die Lohnvorbereitung bedeutet das: Daten können geprüft übergeben werden, statt Stundenlisten jeden Monat erneut zu sortieren und nachzufassen. Auch die Abrechnung profitiert. Ein Auftrag mit vereinbarten Verrechnungssätzen, Zuschlägen und Zusatzpositionen bildet die Grundlage, auf der erbrachte Leistungen bewertet werden. Werden Mehrstunden oder Sonderleistungen dokumentiert, können sie einer Rechnung nachvollziehbar zugeordnet werden. Dabei gilt: Die Qualität der Rechnung hängt weiterhin von sauber gepflegten Vertragsdaten und verbindlichen Freigabeprozessen ab. Integration verhindert keine falsche Vertragsanlage, sie verhindert aber, dass korrekte Informationen auf dem Weg verloren gehen. Dokumentation, die einer Prüfung standhält Papierwachbücher und lose PDF-Dateien sind nicht grundsätzlich unzulässig. In der Praxis sind sie jedoch schwer auszuwerten, schwierig versionssicher abzulegen und bei Rückfragen langsam verfügbar. Wenn ein Kunde nach Monaten einen Bericht verlangt oder ein arbeitsrechtlicher Vorgang geprüft wird, zählt nicht nur, ob etwas dokumentiert wurde. Es zählt, ob die Dokumentation vollständig, zeitlich einordenbar und eindeutig dem Vorgang zuzuordnen ist. Digitale Dienst- und Ereignisberichte schaffen hier einen klaren Ablauf. Die Einsatzkraft erfasst den Eintrag im Kontext von Objekt und Schicht. Bilder, Anhänge oder Maßnahmen können ergänzt werden, sofern die betrieblichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben dies vorsehen. Verantwortliche prüfen offene Vorgänge zentral, statt sich durch Chatverläufe und E-Mail-Postfächer zu arbeiten. Für kaufmännische Unterlagen ist außerdem eine ordentliche, nachvollziehbare Ablage entscheidend. GoBD-Anforderungen betreffen nicht jedes Wachbuch in gleicher Weise, wohl aber die Verfahrenssicherheit rund um abrechnungsrelevante Daten und Belege. Eine Plattform mit geregelten Berechtigungen, nachvollziehbaren Änderungen und klaren Freigaben reduziert das Risiko, dass Informationen nachträglich unkontrolliert verändert oder unauffindbar werden. Datenschutz und IT-Betrieb gehören zum Einsatzprozess Sicherheitsdienste verarbeiten besonders sensible Informationen: Personalakten, Einsatzorte, Objektbesonderheiten, Schlüssel- und Fahrzeugdaten, manchmal auch Vorfall- oder Besucherdaten. Deshalb reicht es nicht, eine App für die Einsatzkräfte bereitzustellen. Entscheidend sind Rechtekonzepte, Geräteverwaltung, sichere Zugänge und die Frage, wo Daten verarbeitet werden. Eine Verbindung zur vorhandenen Microsoft-365-Umgebung kann Abläufe vereinfachen, etwa bei Benutzerverwaltung, Kommunikation und Geräteabsicherung über Entra und Intune. Sie muss aber sauber konfiguriert sein. Wer darf Einsatzberichte sehen? Was passiert bei einem verlorenen Smartphone? Welche Daten braucht eine Aushilfe wirklich? Diese Fragen gehören in das Berechtigungskonzept, nicht in eine Notiz für später. Für mittelständische Sicherheitsunternehmen ist ein modularer Ansatz oft sinnvoller als eine große Suite mit ungenutzten Funktionen. Ein Betrieb mit stationären Objekten hat andere Prioritäten als ein Interventionsdienst mit Leitstelle und Fahrzeugflotte. Wichtig ist, dass die gewählten Module auf denselben Stammdaten arbeiten. Sonst wächst mit jedem zusätzlichen Werkzeug wieder genau die Schnittstellenarbeit, die eigentlich reduziert werden sollte. Einführung: Nicht alles auf einmal umstellen Die Einführung einer integrierten Einsatzverwaltung ist kein reines IT-Projekt. Sie betrifft Disposition, Personal, Lohn, Objektleitung und teilweise den Kundenkontakt. Der häufigste Fehler ist, alle bisherigen Sonderwege ungeprüft digital nachzubauen. Besser ist es, zunächst die wiederkehrenden Kernabläufe festzulegen: Wie wird ein Auftrag angelegt? Wer gibt Schichten frei? Wie werden Ist-Zeiten korrigiert? Wann wird ein Vorfall eskaliert? Wer prüft Daten vor der Lohnübergabe? Ein sinnvoller Start kann bei der Dienstplanung und den Personalstammdaten liegen. Danach folgen Zeiterfassung, digitale Berichte und die Abrechnungsvorbereitung. Gerade bei gewachsenen Datenbeständen braucht es eine klare Entscheidung, welche Altdaten übernommen werden und welche archiviert bleiben. Nicht jede zehn Jahre alte Excel-Datei muss in das neue System migriert werden. Securo Hub ist auf diese durchgängigen Abläufe im Sicherheitsdienst ausgerichtet: von Personal und Einsatz über Nachweise bis zur vorbereiteten Abrechnung. Der relevante Maßstab ist dabei nicht die Anzahl der Bildschirmmasken, sondern ob eine Disponentin eine Änderung einmal vornimmt und die Folgen kontrolliert im gesamten Prozess ankommen. Beginnen Sie daher mit einem konkreten Schmerzpunkt aus Ihrem Betrieb, etwa den monatlichen Rückfragen zu Stundenlisten oder den offenen Nachweisen bei mobilen Kontrollen. Wenn ein gemeinsamer Datensatz diesen einen Ablauf spürbar verlässlicher macht, entsteht die Grundlage, weitere Prozesse ohne erneute Insellösungen anzubinden. ## Einsatzberichte rechtssicher digital archivieren URL: https://securo-net.com/de/blog/einsatzberichte-rechtssicher-digital-archivieren Wie Sicherheitsdienste Einsatzberichte rechtssicher digital archivieren: mit nachvollziehbaren Abläufen, Zugriffsschutz und vollständigen Nachweisen. Veröffentlicht: 25. September 2026 Wenn ein Auftraggeber sechs Monate nach einem Vorfall wissen will, wer wann am Objekt war, was festgestellt wurde und welche Maßnahmen erfolgten, darf die Antwort nicht in einem Papierordner, einem privaten Handy oder einem alten E-Mail-Postfach gesucht werden. Einsatzberichte rechtssicher digital archivieren heißt: Der Bericht ist vollständig, eindeutig einem Einsatz zugeordnet, gegen unbemerkte Änderungen geschützt und für Berechtigte schnell auffindbar. Genau daran entscheidet sich, ob Dokumentation im Streitfall ein Nachweis ist oder nur eine Erinnerung. Für Sicherheitsdienste geht es dabei nicht allein um die Ablage von Texten. Einsatzberichte verbinden Objekt, Auftrag, Schicht, eingesetzte Mitarbeitende, Kontrollpunkte, Ereignisse, Fotos, Mängelmeldungen und gegebenenfalls die Weiterleitung an Leitstelle oder Auftraggeber. Werden diese Informationen getrennt in Excel, Papierakten und Messenger-Verläufen geführt, entstehen Lücken genau dort, wo später Belege gebraucht werden. Was rechtssichere Archivierung bei Einsatzberichten verlangt Rechtssicherheit ist keine einzelne Schaltfläche und auch kein Stempel mit Datum. Sie entsteht aus einem nachvollziehbaren Verfahren. Ein Bericht muss erkennen lassen, wer ihn erstellt hat, auf welchen Einsatz er sich bezieht, wann die Eintragung erfolgte und ob nachträgliche Änderungen vorgenommen wurden. Ergänzungen können erforderlich sein, etwa wenn die Leitstelle später eine Vorgangsnummer nachträgt. Dann muss aber sichtbar bleiben, was ursprünglich dokumentiert wurde und wer die Ergänzung veranlasst hat. Ein bloßer PDF-Export am Monatsende reicht deshalb häufig nicht aus. Er sichert zwar einen Stand, beantwortet aber nicht automatisch die Fragen nach Herkunft, Bearbeitung und Vollständigkeit. Ebenso wenig ist eine qualifizierte elektronische Signatur für jeden Einsatzbericht zwingend der richtige Weg. Entscheidend ist, welches Beweisniveau der konkrete Prozess verlangt und ob Identität, Zeitpunkt und Änderungsverlauf nachvollziehbar nachgewiesen werden können. Für ein routinemäßiges Wachbuch gelten andere praktische Anforderungen als für einen Bericht nach einem schweren Schadensereignis oder einer behördlichen Maßnahme. Auch die GoBD werden oft zu pauschal auf jeden Dienstbericht angewendet. Nicht jeder Einsatzbericht ist unmittelbar ein steuerlich aufbewahrungspflichtiger Buchungsbeleg. Sobald Berichte jedoch als Grundlage für Leistungsnachweise, Abrechnung, Zuschläge oder Rechnungen dienen, können sie Teil einer steuerlich relevanten Dokumentationskette werden. Dann zählen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und die Möglichkeit, Informationen bei einer Prüfung verfügbar zu machen. Die betriebliche Aufbewahrungsregel sollte deshalb Berichtstypen sauber unterscheiden, statt für alles dieselbe Frist anzunehmen. Daneben gilt der Datenschutz. Berichte können Namen von Beschäftigten, Besuchern oder betroffenen Personen, Kennzeichen, Gesundheitsangaben oder Details zu sicherheitsrelevanten Objekten enthalten. Solche Daten dürfen nicht dauerhaft aus Bequemlichkeit gespeichert werden. Erforderlich sind ein dokumentiertes Berechtigungskonzept, definierte Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie ein Verfahren für Auskunfts- und Löschbegehren, soweit keine vorrangigen Aufbewahrungs- oder Beweisinteressen entgegenstehen. Einsatzberichte rechtssicher digital archivieren: der operative Ablauf Der sauberste Archivprozess beginnt nicht nach der Schicht im Backoffice, sondern beim Anlegen des Berichts. Mitarbeitende sollten den Bericht direkt dem richtigen Auftrag, Objekt, Dienst und Zeitfenster zuordnen. Idealerweise übernimmt das System diese Angaben aus der Dienstplanung oder dem digitalen Wachbuch. Das spart Rückfragen und verhindert, dass ein Bericht später unter einer unklaren Objektbezeichnung abgelegt wird. Die Erfassung braucht klare Pflichtfelder, aber keine unnötige Bürokratie. Für einen normalen Kontrollgang reichen andere Angaben als für eine Alarmverfolgung, eine Zutrittsverweigerung oder eine Sachbeschädigung. Gute Vorlagen führen durch die relevanten Fakten: Feststellung, Uhrzeit, Ort, Beteiligte, getroffene Maßnahme, Information an Dritte und gegebenenfalls Folgemaßnahme. Freitext bleibt notwendig, doch strukturierte Angaben machen Berichte vergleichbar und später durchsuchbar. Nach dem Absenden darf ein Bericht nicht stillschweigend überschrieben werden. In der Praxis bewährt sich ein Statusmodell: erstellt, geprüft, freigegeben und archiviert. Stellt sich nach der Freigabe ein Fehler heraus, wird eine begründete Korrektur oder Ergänzung angelegt. Das Original bleibt erhalten, die Änderung erhält Zeitstempel und Bearbeiterkennung. So kann die Einsatzleitung Qualität sichern, ohne den Nachweiswert durch unsichtbare Eingriffe zu gefährden. Wichtig ist die Verbindung zur Folgearbeit. Wird aus dem Bericht eine Mängelmeldung, eine Kundeninformation, ein Ersatzdienst oder eine Rechnungsklärung, sollte diese Beziehung sichtbar sein. Der Bericht wird dadurch nicht zu einer losgelösten Datei, sondern zum Ausgangspunkt eines dokumentierten Vorgangs. Bei Rückfragen lässt sich dann nicht nur der Text vorlegen, sondern auch zeigen, was das Unternehmen daraufhin getan hat. Fünf Kontrollen, die im Alltag tragen Ein Archiv ist nur so belastbar wie seine täglichen Regeln. Diese fünf Kontrollen sollten nicht in einer Verfahrensdokumentation verschwinden, sondern im System und im Arbeitsablauf erkennbar sein: - Eindeutige Zuordnung: Jeder Bericht enthält Auftrag, Objekt, Dienst, Ersteller und Erfassungszeitpunkt. - Rollenbasierter Zugriff: Revierleitung, Disposition, Personalverwaltung und Kunde sehen nur die Informationen, die sie für ihre Aufgabe benötigen. - Änderungsprotokoll: Korrekturen, Freigaben und Löschungen werden mit Nutzer, Zeitpunkt und Grund festgehalten. - Vollständigkeitsprüfung: Offene oder unvollständige Berichte werden vor Schichtabschluss oder Freigabe sichtbar gemacht. - Aufbewahrung und Löschung: Fristen richten sich nach Berichtstyp, Vertrag, Abrechnung, gesetzlichen Pflichten und möglichen Rechtsansprüchen. Besonders bei Fotos und Anhängen lohnt sich ein genauer Blick. Ein Bild vom beschädigten Tor kann entscheidend sein, enthält aber oft Metadaten und sensible Objektinformationen. Es sollte deshalb unmittelbar am Bericht gespeichert, berechtigt abrufbar und mit dem Vorgang verbunden werden - nicht über private Messenger weitergegeben oder auf persönlichen Geräten gesammelt werden. Für große Dateien und lange Aufbewahrung entstehen Speicher- und Kostenfragen. Diese sind planbar, wenn Berichtskategorien und Aufbewahrungsfristen von Anfang an festgelegt sind. Zugriffsschutz ist auch Objektschutz Sicherheitsberichte sind ein attraktives Ziel für unberechtigte Zugriffe, weil sie Schwachstellen, Streifenrouten, Schlüsselhinweise und Reaktionsabläufe enthalten können. Ein gemeinsames Netzlaufwerk mit breit vergebenen Zugriffsrechten ist dafür keine tragfähige Lösung. Ebenso problematisch sind Sammelpostfächer, bei denen nach einem Personalwechsel niemand mehr sagen kann, wer Berichte gelesen oder verschickt hat. Sinnvoll ist eine Rechtevergabe nach Aufgaben und Mandanten. Der Mitarbeitende dokumentiert seinen Einsatz. Die zuständige Führungskraft prüft und ergänzt, falls erforderlich. Die Verwaltung greift auf abrechnungsrelevante Angaben zu. Kunden erhalten nur die vereinbarten Berichte ihres Objekts, nicht interne Hinweise oder Daten anderer Auftraggeber. Mehrstufige Anmeldung, zentral verwaltete Benutzerkonten und ein geregelter Entzug von Berechtigungen bei Austritt gehören dabei zum Mindeststandard. Auch Verfügbarkeit ist Teil der Beweiskette. Ein Bericht hilft wenig, wenn er nach einem Serverausfall, einem verlorenen Tablet oder einem fehlgeschlagenen Export nicht mehr erreichbar ist. Regelmäßige Sicherungen, getestete Wiederherstellungen, EU-basierte Datenhaltung und klare Verantwortlichkeiten für das IT-Umfeld sind deshalb keine Nebenthemen. Sie entscheiden darüber, ob die Dokumentation im Ernstfall vorliegt. Vom Pflichtdokument zum abrechenbaren Leistungsnachweis Die größte Wirkung entsteht, wenn Einsatzberichte nicht als isoliertes Archiv behandelt werden. Sind Dienstplanung, Zeiterfassung, digitales Wachbuch, Ereignisdokumentation und Abrechnung auf denselben Datenbestand bezogen, müssen Objekt- und Einsatzdaten nicht mehrfach übertragen werden. Eine Abweichung im Bericht kann direkt bei der Leistungsprüfung auffallen. Eine bestätigte Sonderleistung kann nachvollziehbar in die Rechnungsprüfung einfließen. Und die Personalabteilung muss nicht erst Papierberichte abgleichen, um eine Schichtzuordnung zu klären. Genau dafür ist ein integriertes System wie Securo Hub ausgelegt: Der Bericht bleibt mit dem realen Einsatz verbunden, statt als PDF in einem separaten Ordner zu enden. Das reduziert Verwaltungsaufwand, ersetzt aber keine fachliche Entscheidung. Welche Berichtsvorlage gilt, wer freigibt, welche Frist greift und welche Informationen ein Kunde erhält, muss jedes Unternehmen passend zu seinen Verträgen und Risiken festlegen. Der richtige Start ist selten ein großes Digitalisierungsprojekt. Nehmen Sie einen Berichtstyp mit hohem Volumen oder hohem Streitpotenzial, legen Sie Felder, Freigabe und Frist verbindlich fest und prüfen Sie nach vier Wochen reale Fälle. Wenn ein Disponent einen Bericht in Sekunden findet und dessen Verlauf ohne Erklärungen nachvollziehen kann, ist die Archivierung nicht nur digital - sie trägt im Einsatzalltag. ## Teams-Schichtübergabe rechtssicher dokumentieren URL: https://securo-net.com/de/blog/teams-schichtuebergabe-rechtssicher-dokumentieren Teams-Schichtübergabe rechtssicher dokumentieren: So schaffen Sicherheitsdienste belastbare Nachweise für Auftraggeber, Prüfung und den nächsten Dienst. Veröffentlicht: 19. September 2026 Der Nachtdienst meldet eine defekte Zugangstür, ein Besucher verweigert die Ausweiskontrolle und um 05:42 Uhr kommt ein Anruf der Leitstelle. Stehen diese Informationen nur im Teams-Chat, beginnt die Frühschicht mit einer Suche statt mit einer Übergabe. Wer eine Schichtübergabe in Teams rechtssicher dokumentieren will, muss deshalb mehr organisieren als Nachrichten: Es geht um Zuständigkeiten, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und den Schutz sensibler Daten. Für Sicherheitsdienste ist die Übergabe kein informeller Austausch. Sie verbindet Bewachungsauftrag, Dienstanweisung, Vorkommnisse, offene Maßnahmen und tatsächliche Arbeitszeit. Fehlt ein belastbarer Nachweis, kann das bei einer Reklamation des Auftraggebers, einer internen Untersuchung oder einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung teuer werden. Teams kann ein sinnvoller Kommunikationskanal sein. Als alleinige, ungeordnet geführte Dokumentation ist es jedoch selten die richtige Antwort. Warum Chats keine rechtssichere Schichtübergabe ersetzen Ein Chatverlauf zeigt zunächst nur, dass jemand etwas geschrieben hat. Er beantwortet nicht zuverlässig, ob die zuständige Person die Information zur Kenntnis genommen, die Folgeaufgabe übernommen oder den Vorgang abgeschlossen hat. Gerade bei Objektwechseln, mobilen Kontrollen und Leitstellenbetrieb entstehen so Lücken zwischen Nachricht, Handlung und Nachweis. Dazu kommt die praktische Realität: Nachrichten werden ergänzt, gelöscht, weitergeleitet oder in einem privaten Chat statt im vorgesehenen Kanal geschrieben. Bei Personalwechseln gehen Kontext und Berechtigungen verloren. Eine Suche nach einem Vorfall liefert dann möglicherweise Dutzende Treffer, aber keine saubere Vorgangschronologie. Rechtssicherheit bedeutet dabei nicht, dass jede Übergabe zwingend qualifiziert elektronisch signiert werden müsste. Entscheidend ist, dass der Betrieb im Streitfall plausibel belegen kann, wer wann welche Information erfasst, geprüft, übernommen und gegebenenfalls geändert hat. Der konkrete Maßstab hängt vom Einsatz, vom Auftrag und von den eigenen Dienstanweisungen ab. Bei sicherheitsrelevanten Vorkommnissen ist die Messlatte höher als bei einer normalen Information zur Parkplatzsituation. Auch Arbeitszeit darf nicht im Übergabeschat verschwinden. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung erfüllen. Für Sicherheitsunternehmen heißt das: Dienstplan, Ist-Zeit, Pausen, Zuschläge und Übergabeprotokoll müssen fachlich zusammenpassen, aber nicht zwangsläufig im selben Teams-Beitrag stehen. Ein Text wie „bin noch 20 Minuten geblieben“ ist keine verlässliche Zeitbuchung und keine saubere Grundlage für die Lohnvorbereitung. Teams-Schichtübergabe rechtssicher dokumentieren: Die Mindeststruktur Der erste Schritt ist keine technische Einstellung, sondern eine klare Regel: Welche Informationen gehören in die Übergabe, wo werden sie erfasst und wer bestätigt die Übernahme? Ohne diese Vorgabe wird Teams zum Ablageort für alles und damit zum Nachweis für wenig. Ein Übergabeprotokoll sollte mindestens Objekt oder Einsatz, Schichtzeit, übergebende und übernehmende Person sowie den Bearbeitungsstatus enthalten. Hinzu kommen offene Punkte, besondere Ereignisse, getroffene Maßnahmen und Fristen. Bei einem Ereignis sollte erkennbar sein, wann es festgestellt wurde, welche Stelle informiert wurde und ob ein separater Bericht, etwa ein Wachbuch- oder Ereignisbericht, angelegt wurde. Für den Leitstellenalltag funktioniert eine einfache Statuslogik besser als lange Freitexte: offen, übernommen, in Bearbeitung, erledigt, eskaliert. Sie zwingt nicht zu Bürokratie, schafft aber eine prüfbare Kette. Die Frühschicht bestätigt nicht nur den Empfang einer Nachricht, sondern die Übernahme einer konkret benannten Aufgabe. Wichtig ist die Trennung von Übergabe und ausführlichem Vorfallsbericht. Die Übergabe darf auf den Vorgang verweisen und die unmittelbare Maßnahme nennen. Details, Zeugenaussagen, Fotos oder personenbezogene Angaben gehören - abhängig von der Lage und Berechtigung - in ein dafür vorgesehenes, geschütztes digitales Dienstbuch oder Fallmodul. Das hält den Übergabekanal handhabbar und reduziert unnötige Zugriffe auf sensible Daten. So wird Teams zum geregelten Kommunikationskanal Teams kann die Übergabe beschleunigen, wenn der Kanal verbindlich in einen kontrollierten Prozess eingebunden wird. Für jedes Objekt oder jede Leitstelle braucht es eine nachvollziehbare Kanalstruktur statt spontaner Gruppen. Private Chats sind für operative Übergaben tabu, weil sie weder transparent steuerbar noch für die nachfolgende Schicht zuverlässig auffindbar sind. Berechtigungen müssen zur Rolle passen. Der Objektleiter braucht einen anderen Überblick als die eingesetzte Sicherheitskraft, die Disposition andere Rechte als der Auftraggeber. Besonders bei Objekten mit erhöhtem Schutzbedarf ist strikt zu prüfen, welche Standort-, Schlüssel-, Alarm- oder Personendaten tatsächlich in Teams stehen dürfen. Datenschutz beginnt nicht beim Löschkonzept, sondern bei der Frage, ob eine Angabe für die Übergabe überhaupt erforderlich ist. Sinnvoll sind Vorlagen oder Formulare, die Pflichtfelder vorgeben. Dadurch wird aus „Alles ruhig, siehe oben“ eine verwertbare Dokumentation mit Objekt, Zeitraum und Status. Teams kann dann Benachrichtigungen auslösen, etwa wenn eine Übergabe bis Schichtbeginn nicht bestätigt ist. Die fachlich führende Dokumentation sollte dennoch in einem System liegen, das den Vorgang strukturiert, mit Dienstplan und Zeitdaten verknüpft und Änderungen protokolliert. Genau hier liegt der Unterschied zwischen Kommunikation und Betriebsnachweis. In Securo Hub kann eine Übergabe an Schicht, Objekt, Mitarbeitende und digitales Dienstbuch angebunden werden. Die Disposition sieht damit nicht fünf getrennte Informationsstände in Excel, Chat, Wachbuch, Zeiterfassung und E-Mail, sondern einen Vorgang mit klarer Quelle. Teams bleibt dort, wo es stark ist: für die schnelle Abstimmung und die gezielte Benachrichtigung. Änderbarkeit, Aufbewahrung und Audit-Trail richtig regeln Ein häufiges Missverständnis lautet: Wenn ein Eintrag einen Zeitstempel hat, ist er automatisch beweissicher. Das reicht nicht. Relevante Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Wer hat einen Inhalt wann ergänzt oder korrigiert? Was war die ursprüngliche Angabe? Warum wurde sie geändert? Bei kritischen Ereignissen sollte das System diese Informationen in einem Audit-Trail führen, statt den alten Stand still zu überschreiben. Eine pauschale Aufbewahrungsfrist für jede Schichtübergabe gibt es nicht. Maßgeblich sind unter anderem Vertragsvorgaben, die Art der Unterlage, mögliche Haftungsrisiken, steuerliche und handelsrechtliche Anforderungen sowie Datenschutzregeln. Für abrechnungsrelevante Dokumente können GoBD-Anforderungen eine Rolle spielen. Für operative Ereignisprotokolle können Kundenverträge oder Bewachungsvorgaben längere Fristen verlangen. Ein Löschkonzept muss deshalb zwischen Dokumentarten unterscheiden, statt sämtliche Teams-Nachrichten unbegrenzt aufzubewahren. Auch Microsoft-365-Aufbewahrungsrichtlinien sollten nicht als rein technisches Projekt behandelt werden. Werden Nachrichten nach 30 Tagen gelöscht, während der Dienstleister einen sechsmonatigen Nachweis verlangt, entsteht ein operatives Risiko. Werden dagegen alle Chatdaten ohne Zweck und Frist konserviert, steigt das Datenschutzrisiko. Fachbereich, Datenschutz, IT und Geschäftsführung müssen die Regeln gemeinsam festlegen. Der belastbare Ablauf beginnt vor Schichtende Eine gute Übergabe entsteht nicht erst fünf Minuten vor Dienstschluss. Die eingesetzte Kraft muss Ereignisse während der Schicht zeitnah erfassen können. Sonst wird am Ende aus einzelnen Feststellungen ein Gedächtnisprotokoll. Für mobile Dienste bedeutet das eine einfache mobile Erfassung, auch wenn die Verbindung am Objekt schlecht ist. Für Leitstellen bedeutet es, dass Telefonate, Alarmbearbeitung und Maßnahmen einer Schicht eindeutig zugeordnet werden. Vor der Übergabe prüft die abgebende Person offene Aufgaben und besondere Vorkommnisse. Die übernehmende Person bestätigt die Kenntnisnahme und kennzeichnet, was sie tatsächlich übernimmt. Bleibt eine Bestätigung aus, braucht die Einsatzleitung eine Eskalation - nicht erst nach einer Kundenbeschwerde. Diese Regel ist besonders relevant bei kurzfristigen Umbesetzungen, krankheitsbedingten Ablösungen und Doppelbesetzungen. Die beste Dokumentation ist die, die im Einsatz nicht umgangen wird. Halten Sie die Übergabe daher kurz genug für den Nachtdienst, verbindlich genug für die Einsatzleitung und strukturiert genug für eine Prüfung. Wenn Teams die Kommunikation beschleunigt und ein operatives System den vollständigen Nachweis trägt, wird aus der hektischen Ablösung am Objekt ein kontrollierter Prozess, auf den sich die nächste Schicht verlassen kann. ## Alleinarbeiterschutz für Sicherheitsdienste URL: https://securo-net.com/de/blog/alleinarbeiterschutz-sicherheitsdienst Alleinarbeiterschutz für Sicherheitsdienst: Risiken erkennen, Maßnahmen dokumentieren und Notfälle in Streife, Objekt- und Revierdienst sicher steuern. Klar handeln. Veröffentlicht: 17. September 2026 Eine Kontrollfahrt um 03:20 Uhr, ein stillgelegtes Außengelände, kein direkter Ansprechpartner vor Ort: Genau in solchen Situationen entscheidet sich, ob Alleinarbeiterschutz für Sicherheitsdienst nur als Vorgabe in der Gefährdungsbeurteilung steht oder im Ernstfall funktioniert. Für Sicherheitsunternehmen ist Alleinarbeit kein Ausnahmefall. Sie gehört zu Revierfahrten, Objektschutz, Empfangs- und Pfortendiensten, Baustellenbewachung sowie mobilen Alarmverfolgungen. Allein zu arbeiten ist nicht grundsätzlich unzulässig. Der Arbeitgeber muss jedoch die tatsächlichen Gefährdungen bewerten, geeignete Schutzmaßnahmen festlegen und nachweisen können, dass Beschäftigte im Notfall Hilfe erhalten. Bei gefährlicher Alleinarbeit steigen die Anforderungen deutlich. Ein Handy in der Jackentasche und ein Anruf zu Schichtbeginn reichen dann nicht. Alleinarbeit im Sicherheitsdienst richtig einordnen Alleinarbeit liegt vor, wenn eine Person arbeitet, ohne dass andere Personen in Sicht- oder Rufweite sind. Das trifft im Sicherheitsdienst häufig zu, selbst wenn ein Leitstellenmitarbeiter oder Disponent im Hintergrund verfügbar ist. Entscheidend ist nicht, ob jemand theoretisch erreichbar ist. Entscheidend ist, ob bei einem Unfall, Übergriff oder medizinischen Notfall wirksam und rechtzeitig geholfen werden kann. Die Gefährdungsbeurteilung nach Arbeitsschutzgesetz muss daher einsatzbezogen erfolgen. Eine allgemeine Bewertung für alle Mitarbeitenden oder alle Objekte ist zu grob. Eine Nachtstreife in einem leeren Industriepark bringt andere Risiken mit als ein einzelner Empfangsdienst mit Publikumsverkehr oder eine Alarmverfolgung in einem Konfliktobjekt. Auch die Einsatzdauer verändert die Lage. Wer zehn Minuten allein eine Schleuse kontrolliert, benötigt andere Maßnahmen als eine Wachkraft, die zwölf Stunden ein weitläufiges Gelände abläuft. Hinzu kommen Wetter, Dunkelheit, technische Zugänge, bekannte Konflikte, die Entfernung zum nächsten Ansprechpartner und die Qualität des Mobilfunknetzes. Die Gefährdungsbeurteilung muss den Einsatz abbilden Bei der Bewertung geht es nicht um einen Standardtext für die Arbeitsschutzakte. Sie muss zeigen, welche Gefahr an welchem Einsatzort besteht und wie Ihr Betrieb darauf reagiert. Das ist relevant für Führungskräfte, Auftraggeber, Berufsgenossenschaft und im Schadensfall auch für Gerichte. Typische Gefährdungen im Sicherheitsdienst sind Übergriffe durch Dritte, Stürze auf unbeleuchteten Wegen, Verkehrsunfälle bei Revierfahrten, medizinische Notfälle, eingeschlossene Personen, defekte Aufzüge, aggressive Besucher oder die Arbeit in abgelegenen Technikbereichen. Bei Alarmverfolgungen kommt hinzu, dass Lage und Täterverhalten vor dem Eintreffen oft unklar sind. Die richtige Frage lautet deshalb nicht: „Arbeitet die Person allein?“ Sondern: „Was passiert, wenn diese Person innerhalb weniger Minuten nicht mehr selbst handeln kann?“ Daraus ergeben sich konkrete Anforderungen an Meldewege, Eskalationen, Vertretungen und Rettungsketten. Vier Punkte, die pro Objekt geklärt sein müssen - Welche konkreten Gefahren bestehen während der jeweiligen Schicht und auf den tatsächlichen Kontrollwegen? - Wie wird festgestellt, dass die Wachkraft handlungsfähig ist und ihre Kontrollpunkte erreicht? - Wer reagiert bei ausbleibender Meldung, in welcher Frist und mit welchen Kontaktdaten? - Welche Hilfe kann realistisch eintreffen - Leitstelle, zweite Streife, Objektverantwortlicher, Rettungsdienst oder Polizei? Diese Punkte gehören nicht nur in die Gefährdungsbeurteilung. Sie müssen sich in Dienstanweisung, Einweisung, Einsatzplanung und täglicher Dokumentation wiederfinden. Sonst bleibt die Maßnahme theoretisch. Schutzmaßnahmen: Technik ist nur ein Teil der Lösung Ein Personen-Notsignal-System kann sinnvoll sein, besonders bei abgelegenen Kontrollgängen, erhöhtem Übergriffsrisiko oder fehlender Rufweite. Je nach Risikolage kommen manuelle Notruftasten, automatische Lage- oder Bewegungserkennung, zeitgesteuerte Check-ins und eine Leitstellenaufschaltung infrage. Aber Technik ersetzt keine belastbare Organisation. Wenn ein Alarm ausgelöst wird, muss klar sein, wer ihn entgegennimmt. Ein Alarm, der nachts auf einem unbeaufsichtigten Diensthandy landet, schützt niemanden. Die empfangende Stelle braucht die aktuelle Identität der Wachkraft, den Einsatzort, den Dienstplan, erreichbare Ansprechpartner und einen definierten Ablauf für Rückruf, Eskalation und Hilfeleistung. Auch regelmäßige Statusmeldungen können geeignet sein. Ihre Tauglichkeit hängt jedoch vom Einsatz ab. Bei einem ruhigen Pfortendienst kann ein Check-in in festen Abständen ausreichend sein. Bei einer allein durchgeführten Alarmverfolgung oder einem Objekt mit bekannten Gewaltrisiken kann die Maßnahme zu schwach sein. Dann müssen Sie prüfen, ob ein Zweierteam, eine zeitnahe Begleitung oder eine andere Einsatzorganisation erforderlich ist. Der entscheidende Maßstab ist nicht, welche App oder welches Gerät angeschafft wurde. Der Maßstab ist die Zeit zwischen einem Ereignis und wirksamer Hilfe. Vom Dienstplan bis zum Einsatzprotokoll: keine Medienbrüche Alleinarbeiterschutz scheitert in der Praxis oft an verstreuten Informationen. Der Disponent plant die Streife in Excel, die Wachkraft meldet sich per Messenger, Kontrollpunkte laufen über ein separates System und Vorfälle stehen später im handschriftlichen Wachbuch. Im Ernstfall fehlen dann genau die Daten, die für eine schnelle Entscheidung gebraucht werden. Ein durchgängiger Prozess verbindet Einsatzplanung, Qualifikation, Dienstanweisung, digitale Dienstprotokolle und Alarmbearbeitung. Bereits beim Einteilen muss sichtbar sein, ob die Person für den Einsatz qualifiziert und unterwiesen ist, ob besondere Objektvorgaben gelten und ob für die Schicht eine zweite Interventionskraft verfügbar ist. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben: Wer hat wann warum eine allein geplante Nachtstreife umgestellt oder abgesagt? Während des Dienstes braucht die Leitstelle einen aktuellen Blick auf Soll-Einsatz, tatsächlichen Dienstbeginn, Kontrollnachweise und offene Meldungen. Nach einem Ereignis müssen Alarm, Rückrufversuche, getroffene Maßnahmen, Übergabe und Abschluss in einem einheitlichen Vorgang dokumentiert werden. Das erleichtert nicht nur die interne Auswertung. Es schafft eine belastbare Grundlage gegenüber Auftraggebern und Behörden. Securo Hub kann diese Abläufe dort zusammenführen, wo sie im Sicherheitsdienst ohnehin entstehen: im Dienstplan, digitalen Wachbuch, Kontrollsystem, der Leitstelle und den Personalakten. Das Ziel ist ein System statt mehrerer getrennter Listen, Apps und Papierordner. Die Leitstelle braucht klare Eskalationszeiten Eine Leitstelle kann Alleinarbeit wirksam absichern, wenn sie nicht nur Meldungen empfängt, sondern verbindlich handelt. Dafür braucht es je Einsatzart abgestufte Fristen. Bleibt ein planmäßiger Kontrollnachweis aus, erfolgt zunächst ein Rückruf. Bleibt dieser erfolglos, wird der letzte bekannte Standort geprüft und eine geeignete Unterstützung entsandt. Bei konkretem Gefahrensignal wird nicht erst die nächste Routineprüfung abgewartet. Diese Eskalation muss zur Lage passen. Ein fehlender Check-in auf einem großen Werksgelände kann den Einsatz einer zweiten Streife erfordern. Bei möglicher akuter Gewaltlage muss die Polizei eingebunden werden. Bei medizinischem Notfall zählt wiederum, ob Rettungsdienst und Einweisung schnell organisiert werden können. Wichtig ist die Übung. Eine schriftliche Interventionskette, die kein Disponent unter Zeitdruck anwenden kann, hat wenig Wert. Führen Sie Testalarme durch, prüfen Sie reale Reaktionszeiten und erfassen Sie Abweichungen. Wenn ein Kontrollpunkt regelmäßig kein Netz hat oder eine hinterlegte Rufnummer nicht erreichbar ist, muss der Ablauf angepasst werden - nicht erst nach einem Schaden. Dokumentation schützt Mitarbeitende und Unternehmen Bei Alleinarbeit geht es zuerst um die Sicherheit der Beschäftigten. Gleichzeitig ist saubere Dokumentation ein betrieblicher Schutz. Sie belegt, dass Risiken bewertet, Mitarbeitende unterwiesen, Maßnahmen umgesetzt und Vorfälle bearbeitet wurden. Dokumentieren Sie daher nicht nur den Alarm selbst. Relevant sind auch Unterweisungen, Objektbesonderheiten, technische Prüfungen, Schichtbesetzungen, Abweichungen vom Plan und die Entscheidung, weshalb eine Person allein eingesetzt wurde. Gerade bei wechselnden Kundenobjekten und kurzfristigen Dienstplanänderungen entsteht sonst schnell eine Lücke zwischen Vorgabe und Realität. Datenschutz gehört dabei zur Einsatzqualität. Standort- und Alarmdaten sind sensible Beschäftigtendaten. Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und der Zweck der Verarbeitung müssen klar geregelt sein. Es ist weder nötig noch sinnvoll, jede Bewegung einer Wachkraft dauerhaft zu speichern. Erfasst werden sollte, was für Sicherheit, Leistungserbringung und Nachweis tatsächlich erforderlich ist. Alleinarbeiterschutz beginnt vor der Schicht Die beste Notruftechnik hilft nicht, wenn eine unerfahrene Wachkraft ohne objektspezifische Einweisung in eine konfliktbelastete Nachtschicht geschickt wird. Prüfen Sie deshalb vor Dienstbeginn Qualifikationen, Unterweisungsstände, Arbeitszeit, Ruhezeiten und bekannte Einschränkungen im Einsatzprofil. Auch die Übergabe vom vorherigen Dienst ist Teil des Schutzes: offene Störungen, Besucherlagen, defekte Türen oder ungewöhnliche Vorkommnisse müssen bei der nächsten Wachkraft ankommen. Alleinarbeiterschutz ist damit keine einzelne Funktion und kein Haken auf einer Checkliste. Er ist ein operativer Ablauf, der beim Planen beginnt, im Einsatz sichtbar bleibt und nach jedem Vorfall überprüfbar sein muss. Wenn Ihre Leitstelle bei einem ausbleibenden Lebenszeichen sofort weiß, wer wo eingeteilt ist, welche Risiken bestehen und welche Hilfe verfügbar ist, wird aus Dokumentation eine Maßnahme, die im entscheidenden Moment trägt. ## Rechnungsstellung im Sicherheitsdienst automatisieren URL: https://securo-net.com/de/blog/rechnungsstellung-sicherheitsdienst-automatisieren Rechnungsstellung im Sicherheitsdienst automatisieren: geprüfte Zeiten, Leistungen und Nachweise direkt abrechnen, Fehler senken und Liquidität sichern Veröffentlicht: 13. September 2026 Wenn die Rechnung erst Wochen nach dem Einsatz geschrieben wird, fehlt selten die Buchhaltungssoftware. Meist fehlen bestätigte Zeiten, klare Leistungsnachweise oder die Information, welche Zulage, Mindeststundenregel oder Sonderleistung beim Kunden tatsächlich vereinbart wurde. Die Rechnungsstellung im Sicherheitsdienst automatisieren heißt deshalb nicht, einen Rechnungsbutton schneller zu drücken. Es heißt, Einsatzplanung, Ist-Zeiten, Nachweise und Vertragskonditionen so zu verbinden, dass aus geleisteter Arbeit eine prüfbare Rechnung entsteht. Gerade bei Bewachungsdiensten ist die Abrechnung keine reine Verwaltungstätigkeit. Eine Objektbewachung mit Nachtzuschlag, eine kurzfristig verlängerte Veranstaltung, eine mobile Streife mit Zusatzfahrt oder ein ausgefallener Mitarbeiter können die Rechnung verändern. Wer diese Informationen in Excel, Stundenzetteln, WhatsApp-Nachrichten und mehreren Einzellösungen verteilt, muss sie später zusammensuchen. Das kostet Zeit, verzögert Zahlungseingänge und schafft Fehler, die beim Kunden unnötige Rückfragen auslösen. Warum manuelle Abrechnung im Sicherheitsdienst teuer wird Der typische Medienbruch beginnt bereits bei der Dienstplanung. Ein Auftrag wird angelegt, Schichten werden besetzt und Änderungen im Tagesgeschäft telefonisch oder per Nachricht weitergegeben. Nach dem Einsatz liegen digitale oder papierhafte Stundenmeldungen vor. Die Verwaltung vergleicht diese mit dem Plan, prüft Abweichungen und überträgt Stunden, Zuschläge und Zusatzleistungen in die Rechnung. Jeder Übertragungsweg ist eine Fehlerquelle. Wurde eine Schicht um 30 Minuten verlängert? Gilt für den Feiertag ein anderer Satz? War die Einsatzleitung zusätzlich vor Ort? Wurde eine Kontrollfahrt berechnet oder nur dokumentiert? Ohne einen gemeinsamen Datenbestand bleiben solche Fragen an einzelnen Personen hängen. Fällt jemand aus oder fehlt eine Freigabe, wartet die Rechnung. Das betrifft auch die wirtschaftliche Steuerung. Solange Planstunden, Ist-Stunden und abrechenbare Stunden getrennt geführt werden, sehen Geschäftsführung und Einsatzleitung zu spät, ob ein Objekt profitabel läuft. Die Differenz zwischen geplantem Personalaufwand und fakturierbarer Leistung wird dann erst sichtbar, wenn die Lohnvorbereitung oder die Rechnung bereits unter Druck steht. Rechnungsstellung im Sicherheitsdienst automatisieren: Der Datenweg zählt Eine belastbare Automatisierung beginnt beim Auftrag, nicht beim Rechnungslauf. Im Auftrag müssen die abrechenbaren Regeln hinterlegt sein: Leistungsart, Stundensätze, Pauschalen, Mindestabrechnung, Zuschläge, Abrechnungsintervall, Kostenstellen und gegebenenfalls getrennte Rechnungsadressen. Werden diese Konditionen erst beim Erstellen der Rechnung gesucht, bleibt der Prozess manuell. Darauf baut die Einsatzplanung auf. Jede Schicht gehört zu einem Objekt, einem Kundenauftrag und einer Leistung. Die Planung ist damit nicht nur ein Personalinstrument, sondern die erste Grundlage für die spätere Faktura. Bei Änderungen wird die Schicht angepasst, statt dieselbe Information in einer zweiten Liste nachzupflegen. Geplant ist nicht automatisch abrechenbar Entscheidend ist die Trennung zwischen Soll und Ist. Eine geplante Acht-Stunden-Schicht darf nicht ungeprüft als acht abrechenbare Stunden auf der Rechnung erscheinen. Mitarbeiter kommen später, Einsätze werden verlängert, Pausen verändern die Arbeitszeit oder der Kunde bestellt kurzfristig eine Zusatzkraft. Die tatsächliche Leistung muss deshalb aus verlässlichen Quellen stammen: erfassten Arbeitszeiten, digitalen Dienstberichten, Kontrolltouren, Objektmeldungen oder einer dokumentierten Freigabe durch die Einsatzleitung. Welche Quelle maßgeblich ist, hängt vom Auftrag ab. Bei einer Baustellenbewachung kann die bestätigte Zeit entscheidend sein. Bei mobilen Diensten können Touren, Zusatzfahrten und Alarmverfolgungen gesonderte Abrechnungspositionen auslösen. Freigabe verhindert automatisierte Fehlrechnungen Automatisierung ersetzt keine fachliche Prüfung. Sie verlagert sie an den richtigen Punkt im Prozess. Bevor Leistungen abgerechnet werden, sollten Abweichungen sichtbar sein: offene Zeiterfassungen, fehlende Pausenangaben, nicht bestätigte Berichte, Überschreitungen der geplanten Einsatzzeit oder Schichten ohne zugeordnete Leistungsart. Ein sinnvoller Freigabestatus verhindert, dass ungeklärte Daten unbemerkt fakturiert werden. Gleichzeitig müssen geprüfte Datensätze nicht jedes Mal neu kontrolliert werden. Das ist der praktische Unterschied zwischen einer Rechnungsvorlage und einem gesteuerten Abrechnungsprozess. So entsteht die Rechnung aus dem laufenden Betrieb Der Ablauf muss für Disposition, Verwaltung und Buchhaltung nachvollziehbar bleiben. In der Praxis bewährt sich eine Kette aus vier klaren Schritten: - Auftrag und Konditionen anlegen: Das Objekt, die Vertragspositionen, Preise, Zuschlagsregeln und Abrechnungstermine sind zentral hinterlegt. - Einsätze planen und Leistungen erfassen: Schichten, Zusatzleistungen und einsatzbezogene Nachweise werden dem richtigen Auftrag zugeordnet. - Ist-Daten prüfen und freigeben: Verantwortliche bearbeiten Ausnahmen, statt alle Datensätze manuell erneut einzugeben. - Abrechnungsfähige Positionen erzeugen: Das System bündelt freigegebene Leistungen nach Kunde, Zeitraum und Vertragsregel zu Rechnungsentwürfen. Die Rechnung sollte dabei nachvollziehbar zeigen, was berechnet wird. Je nach Vereinbarung können das Leistungszeitraum, Objekt, Anzahl der Stunden, Leistungsart, Zuschläge, Pauschalen oder Referenzen auf Leistungsnachweise sein. Kunden brauchen keine interne Schichtplanung. Sie brauchen eine Rechnung, die sich mit ihrem Auftrag und den vereinbarten Leistungen abgleichen lässt. Für die Verwaltung bedeutet das: Eine Rechnung wird nicht aus Erinnerungen und Excel-Zellen zusammengesetzt, sondern aus bereits geprüften Betriebsdaten. Korrekturen bleiben möglich. Wenn ein Kunde nachträglich eine andere Kostenstelle verlangt oder eine Leistung berechtigt reklamiert, muss die Änderung dokumentiert und als nachvollziehbare Korrektur verarbeitet werden. Automatisch bedeutet nicht unwiderruflich. Zuschläge, Mindeststunden und Sonderfälle richtig abbilden Im Sicherheitsdienst entscheidet die Detailtiefe darüber, ob Automatisierung wirklich entlastet. Ein einheitlicher Stundensatz genügt nur bei sehr einfachen Aufträgen. Häufig gelten unterschiedliche Preise für Tag, Nacht, Sonn- und Feiertag, für Empfangsdienste, Revierfahrten oder die Besetzung einer Notruf- und Serviceleitstelle. Hinzu kommen Mindeststunden, Anfahrten, Material, Fahrzeugpauschalen oder abrechenbare Mehrleistungen. Diese Regeln müssen als Vertragslogik hinterlegt werden, nicht als Wissen einzelner Sachbearbeiter. Dabei ist Vorsicht geboten: Lohnzuschlag und Kundenzuschlag sind nicht automatisch dasselbe. Was lohnseitig wegen Arbeitszeit oder Tarif zu berücksichtigen ist, muss kaufmännisch nur dann in die Rechnung einfließen, wenn es vertraglich vereinbart wurde. Ein integriertes System kann Daten verbinden, darf aber keine Preislogik erfinden. Auch die Abrechnung von Pausen verlangt eine klare Regel. Arbeitszeitrechtliche Vorgaben, insbesondere aus dem ArbZG, betreffen die Arbeitszeitgestaltung und Dokumentation. Ob und wie Pausen gegenüber dem Kunden berechnet werden, ergibt sich dagegen aus dem Vertrag. Diese Ebenen sauber zu trennen schützt vor falschen Rechnungen und falschen Auswertungen. Nachweise sind Teil der Rechnungsvorbereitung Bei vielen Sicherheitsaufträgen ist die Rechnung nur so belastbar wie der Leistungsnachweis dahinter. Der Kunde fragt bei Abweichungen nach Dienstberichten, Kontrollpunkten, Schichtbestätigungen oder Meldungen zu besonderen Vorkommnissen. Wer diese Unterlagen getrennt archiviert, sucht im Streitfall lange - und kann oft nicht zweifelsfrei belegen, welcher Datensatz zur berechneten Position gehört. Deshalb sollten Rechnung, Einsatz und Nachweis über eine gemeinsame Referenz verbunden sein. Das erleichtert auch interne Prüfungen und die revisionssichere Ablage. GoBD-konforme Prozesse verlangen Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Welche Dokumente im Einzelfall aufzubewahren sind und wie lange, sollte mit Steuerberatung und den eigenen Verfahrensregeln abgestimmt werden. Die Software kann die Belegkette stützen, ersetzt aber keine fachliche Steuer- oder Rechtsberatung. Für zertifizierte oder besonders dokumentationsintensive Leistungen, etwa in einem Umfeld mit Anforderungen aus DIN 77200, gewinnt diese Verbindung zusätzlich an Gewicht. Nicht jeder Dienstbericht wird Rechnungsanlage. Aber jeder abrechenbare Einsatz sollte bei Bedarf ohne Suchaktion bis zum Einsatznachweis zurückverfolgt werden können. Was ein System vor dem Rechnungslauf prüfen sollte Ein guter Rechnungslauf erzeugt nicht einfach Positionen, sondern meldet Unstimmigkeiten vorab. Dazu gehören fehlende Freigaben, Zeiterfassungen ohne Auftrag, nicht zugeordnete Zuschlagsarten, offene Korrekturen und Leistungen außerhalb des definierten Abrechnungszeitraums. Auch doppelt erfasste Einsätze oder Schichten mit ungewöhnlichen Abweichungen sollten auffallen. Die Qualität dieser Prüfungen entscheidet über die Akzeptanz im Team. Zu strenge Regeln blockieren berechtigte Sonderfälle, zu lockere Regeln lassen Fehler durch. Deshalb brauchen Verantwortliche nachvollziehbare Hinweise und geregelte Ausnahmen. Eine kurzfristige Zusatzbewachung nach einem Einbruch darf nicht scheitern, weil sie nicht wie ein Standardauftrag geplant wurde. Sie muss schnell angelegt, dokumentiert, freigegeben und korrekt abgerechnet werden können. Einführen, ohne den Betrieb auszubremsen Wer die Rechnungsstellung automatisieren will, sollte nicht gleichzeitig jede Arbeitsweise umstellen. Starten Sie mit einem wiederkehrenden Objekt oder einer klaren Leistungsgruppe. Prüfen Sie dort, ob Vertragsdaten, Einsatzarten, Preisregeln und Freigaben vollständig sind. Erst wenn der Weg von der Schicht bis zur Rechnung funktioniert, folgen komplexere Aufträge mit Sonderleistungen und individuellen Kundenregeln. Parallel lohnt sich ein Soll-Ist-Vergleich über zwei oder drei Abrechnungsperioden. Welche Stunden wurden bisher manuell korrigiert? Wie viele Rechnungen gingen verspätet heraus? Welche Rückfragen treten wiederholt auf? Daraus entsteht kein Versprechen, sondern eine Berechnung, die Sie überprüfen können. Mit Securo Hub lassen sich Planung, Zeiterfassung, Dienstnachweise, Lohnvorbereitung und Faktura auf einem gemeinsamen Datenbestand aufbauen. Der Nutzen liegt nicht darin, möglichst viele Funktionen zu kaufen. Er liegt darin, dass eine bestätigte Änderung am Einsatz nicht erneut in mehreren Werkzeugen nachgetragen werden muss. Die beste Automatisierung zeigt sich am Monatsende nicht durch mehr Technik auf dem Bildschirm. Sie zeigt sich daran, dass Ihr Team offene Fälle gezielt bearbeitet, Rechnungen schneller freigibt und bei jeder Position sagen kann: Diese Leistung wurde geplant, erbracht, nachgewiesen und nach Vertrag abgerechnet. ## Lohnvorbereitung im Sicherheitsdienst digitalisieren URL: https://securo-net.com/de/blog/lohnvorbereitung-sicherheitsdienst-digitalisieren Die Lohnvorbereitung im Sicherheitsdienst digitalisieren: Arbeitszeiten, Zuschläge und Nachweise zentral prüfen, abrechnen und revisionssicher übergeben. Veröffentlicht: 12. September 2026 Die Lohnvorbereitung im Sicherheitsdienst digitalisieren heißt nicht, eine Excel-Datei durch eine andere zu ersetzen. Es geht darum, dass die Stunden auf der Abrechnung genau den Dienstzeiten, Einsatzorten, Qualifikationen und Freigaben entsprechen, die tatsächlich erbracht wurden. Wenn ein Objekt um 22:00 Uhr beginnt, ein Wachmann nachts ablöst und die Einsatzleitung kurzfristig umplant, muss diese Änderung bis zur Lohnübergabe nachvollziehbar bleiben. Genau dort entsteht in vielen Sicherheitsunternehmen der größte Aufwand. Die Disposition plant in einem System oder in Excel, Mitarbeitende melden Verfügbarkeiten per Messenger, Arbeitszeiten kommen über Stundenzettel, Terminal oder App zurück. Zuschläge werden nachträglich geprüft, fehlende Nachweise telefonisch geklärt. Am Monatsende baut die Lohnsachbearbeitung aus mehreren Datenquellen einen abrechenbaren Stand. Das kostet Zeit und schafft Fehler, die erst auffallen, wenn Mitarbeitende, Kunden oder Steuerkanzlei Rückfragen stellen. Warum die Lohnvorbereitung im Sicherheitsdienst so fehleranfällig ist In der Bewachung ist eine Arbeitszeit selten nur eine Stundenzahl. Entscheidend sind Schichtbeginn und -ende, Pausen, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage, Objektzuordnung, Kostenstelle, Tätigkeitsart und gegebenenfalls die tarifliche oder individuelle Vergütungsregel. Bei mobilen Diensten kommen Anfahrten, Interventionszeiten und Objektwechsel hinzu. Im Veranstaltungsschutz können geplante und tatsächliche Einsatzdauer deutlich auseinanderliegen. Die Schwierigkeit liegt nicht allein in der Berechnung. Sie beginnt bei der Frage, welche Zeit überhaupt als verbindlich gilt. Der Dienstplan zeigt den Soll-Einsatz. Der digitale Dienstnachweis oder die Zeiterfassung belegt die tatsächliche Leistung. Eine nachträgliche Korrektur kann berechtigt sein, muss aber mit Grund, Bearbeiter und Zeitpunkt dokumentiert werden. Ohne diese Kette wird aus jeder Abweichung eine manuelle Recherche. Sollzeit, Istzeit und Freigabe müssen zusammengehören Ein häufiger Fehler ist, Soll- und Ist-Daten getrennt zu behandeln. Dann weiß die Disposition, dass eine Schicht verschoben wurde, während die Lohnvorbereitung noch mit dem ursprünglichen Plan arbeitet. Oder ein Mitarbeiter hat korrekt ausgestempelt, aber die Pause wurde nicht erfasst und muss geschätzt werden. Beides führt zu unnötigen Rückfragen und zu Abrechnungen, die sich später nur schwer erklären lassen. Ein durchgängiger Prozess verbindet deshalb den geplanten Dienst direkt mit der tatsächlich erfassten Zeit. Abweichungen werden sichtbar, nicht stillschweigend überschrieben. Die zuständige Führungskraft prüft sie, bevor die Daten in den Abrechnungsmonat fließen. So entsteht ein belastbarer Freigabestatus statt einer Liste mit offenen Annahmen. Welche Daten für eine abrechenbare Schicht vorliegen müssen Eine digitale Lohnvorbereitung braucht keine unnötig komplizierte Datensammlung. Sie braucht die Daten, die zur korrekten Bewertung und zum Nachweis der Schicht erforderlich sind. Dazu gehören die Person mit hinterlegtem Beschäftigungs- und Vergütungsprofil, der Einsatzauftrag, die geplanten und tatsächlichen Zeiten, Pausen, der Objekt- oder Kostenstellenbezug sowie die anwendbaren Zuschlagsregeln. Bei Sicherheitsdiensten kommt eine weitere Ebene hinzu: Nicht jede Person darf jeden Auftrag übernehmen. Unterrichtung oder Sachkunde nach § 34a, Bewachungsregister-relevante Angaben, Objektfreigaben, Führerschein, Ersthelferstatus oder besondere Kundenanforderungen beeinflussen die Disposition. Werden diese Informationen erst bei der Lohnprüfung sichtbar, wurde der Fehler zu spät erkannt. Sie gehören bereits in die Einsatzplanung. Auch Dokumentation ist kein Nebenprodukt. Ein digitaler Dienstbericht, eine Übergabemeldung oder ein dokumentierter Kontrollgang kann bei Kundenreklamationen belegen, dass der Dienst erbracht wurde. Für die Abrechnung ersetzt er nicht automatisch die Zeiterfassung. Zusammen mit der bestätigten Istzeit bildet er jedoch ein deutlich stärkeres Bild als ein handschriftlicher Stundenzettel ohne Kontext. Lohnvorbereitung im Sicherheitsdienst digitalisieren: der richtige Ablauf Der wirksamste Ansatz ist ein gemeinsamer Datenbestand vom Auftrag bis zur Lohnübergabe. Nicht jede Firma muss sofort alle Prozesse umstellen. Aber der Ablauf sollte klar sein: planen, erfassen, prüfen, freigeben, übergeben. Sobald dieselben Stammdaten mehrfach gepflegt oder dieselben Stunden mehrfach abgetippt werden, entsteht ein vermeidbarer Bruch. 1. Dienstplanung als Quelle für Soll-Daten nutzen Der Dienstplan sollte nicht nur zeigen, wer wann arbeitet. Er muss auch die Abrechnungslogik vorbereiten. Werden Objekt, Tätigkeit, Schichtart und Mitarbeitende korrekt zugeordnet, lassen sich Zuschlagsfenster und Auswertungen später auf einer sauberen Grundlage erzeugen. Bei einer Umplanung darf nicht einfach eine Zeile kopiert und verändert werden. Die Änderung muss am konkreten Dienst nachvollziehbar sein. Das ist besonders relevant, wenn ein kurzfristiger Ausfall durch einen Springer ersetzt wird oder sich ein Einsatz wegen einer Veranstaltung verlängert. Die Disposition braucht Geschwindigkeit, die Verwaltung braucht trotzdem einen prüfbaren Verlauf. 2. Istzeiten dort erfassen, wo der Dienst stattfindet Je nach Einsatzart kann die Erfassung über mobile App, Terminal, Leitstelle oder eine kontrollierte Nachmeldung erfolgen. Es gibt kein Verfahren, das für jedes Objekt gleich gut passt. An einem festen Werkschutzobjekt kann ein Terminal sinnvoll sein. Im Revierdienst ist eine mobile Erfassung näher am tatsächlichen Einsatz. In der Notruf- und Serviceleitstelle kann der Schichtwechsel direkt aus dem Leitstellenumfeld bestätigt werden. Entscheidend ist nicht das Gerät, sondern die Qualität der Daten. Die Erfassung muss eindeutig einer Person und einem Dienst zugeordnet sein. Nachträgliche Änderungen benötigen Berechtigungen und eine Protokollierung. Das schützt Mitarbeiter ebenso wie das Unternehmen, denn ungeklärte Korrekturen sind bei Lohnfragen und Arbeitszeitprüfungen schwer zu vertreten. 3. Abweichungen vor der Abrechnung bearbeiten Die Monatsfreigabe darf nicht der erste Moment sein, in dem fehlende Pausen, offene Zeiten oder falsche Objektzuordnungen sichtbar werden. Ein gutes System markiert Ausnahmen laufend: Schichten ohne Ausstempelung, Überschreitungen, fehlende Qualifikationen, nicht bestätigte Dienste oder Zeiten außerhalb der Planung. Die Führungskraft entscheidet dann mit dem nötigen Kontext. War die Mehrzeit angeordnet? Gab es eine Intervention? Wurde eine Pause wegen einer Lageverschärfung unterbrochen? Diese Begründung gehört an die Abweichung, nicht in eine E-Mail-Kette, die später niemand mehr findet. Die Anforderungen aus ArbZG, JArbSchG und MuSchG lassen sich nur zuverlässig prüfen, wenn Planungs- und Ist-Daten tatsächlich zusammengeführt werden. 4. Freigegebene Daten strukturiert an die Lohnabrechnung übergeben Am Ende benötigt die Lohnbuchhaltung keinen Ordner mit Stundenzetteln, sondern einen geprüften Datensatz: abrechenbare Stunden, Zuschlagsarten, Fehlzeiten, Korrekturen und die passende Mitarbeiterzuordnung. Ob die Übergabe an eine interne Lohnbuchhaltung, eine Steuerkanzlei oder eine externe Abrechnungsstelle erfolgt, hängt von der Organisation ab. Die Verantwortung für die fachliche Prüfung der Einsatzdaten bleibt jedoch im Sicherheitsunternehmen. Eine strukturierte Übergabe reduziert Rückfragen, ersetzt aber nicht die Kontrolle. Gerade bei neuen Tarifständen, individuellen Zulagen oder komplexen Schichtfolgen sollte ein fachlicher Plausibilitätscheck vorgesehen sein. Digitalisierung bedeutet nicht, jede Berechnung blind zu akzeptieren. Sie sorgt dafür, dass nachvollziehbar ist, auf welcher Regel und auf welchem Nachweis sie beruht. Zuschläge müssen berechenbar und erklärbar sein Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge gehören zum Alltag der Branche. Problematisch wird es, wenn sie in separaten Tabellen gepflegt werden und niemand mehr sicher sagen kann, welche Regelversion angewendet wurde. Tarifliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen, Kundenanforderungen und individuelle Arbeitsverträge können sich unterscheiden. Ein pauschaler Automatismus ist deshalb keine Lösung. Das System muss Regeln je Mitarbeitergruppe, Auftrag oder Abrechnungslogik abbilden können und Ausnahmen sichtbar machen. Für die Praxis zählt außerdem die Erklärung: Wenn ein Mitarbeiter nachfragt, warum für eine Schicht ein bestimmter Zuschlag angesetzt wurde, sollte die Antwort aus Zeitfenster, Dienst und Regel ableitbar sein. Nicht aus der Erinnerung einer einzelnen Sachbearbeiterin. Bei Feiertagen ist regionale Zuordnung besonders relevant. Bei Einsätzen über Mitternacht braucht es eine klare Regel, welchem Kalendertag und welchem Zuschlagsfenster die Stunden zugeordnet werden. Solche Details wirken klein, entscheiden aber über die Qualität der Abrechnung und über das Vertrauen der Belegschaft. Ein System statt fünf getrennter Werkzeuge Wer Dienstplanung, Personalakte, Zeiterfassung, digitale Wachbücher und Lohnexport getrennt betreibt, kann Prozesse dennoch organisieren. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl und Objektvielfalt steigt aber der Abstimmungsaufwand deutlich. Jede Schnittstelle braucht Pflege, jede Nachkorrektur muss mehrfach übertragen werden, und bei einer Prüfung beginnt die Suche nach dem richtigen Stand. Eine integrierte Plattform wie Securo Hub führt diese Informationen am selben Dienst zusammen. Die Personalakte liefert die zulässige Besetzung, die Planung schafft die Soll-Zeit, die Zeiterfassung liefert die Ist-Zeit und der Dienstnachweis dokumentiert den Einsatz. Für die Lohnvorbereitung bedeutet das: weniger Übertragungen, klare Zuständigkeiten und ein Prüfpfad, der auch Wochen später noch verständlich ist. Das ist nicht in jedem Betrieb sofort ein Argument für eine vollständige Systemablösung. Wer bereits eine spezialisierte Lohnsoftware oder ein funktionierendes Finanzsystem nutzt, sollte diese nicht vorschnell ersetzen. Häufig ist die bessere Entscheidung, die operative Datenerzeugung zu zentralisieren und freigegebene Daten sauber an die vorhandene Lohnabrechnung zu übergeben. Erfolg zeigt sich vor dem Monatsende Die richtige Kennzahl ist nicht nur die Dauer des Lohnexports. Beobachten Sie, wie viele Schichten ohne manuelle Nacharbeit durchlaufen, wie viele Korrekturen nach Freigabe entstehen und wie lange offene Abweichungen liegen bleiben. Ebenso aussagekräftig sind Rückfragen aus der Lohnbuchhaltung und Reklamationen von Mitarbeitenden zu Stunden oder Zuschlägen. Starten Sie mit einem überschaubaren Bereich, etwa einem Revier oder einigen festen Objekten. Definieren Sie dort verbindlich, wer Zeiten erfasst, wer Abweichungen freigibt und bis wann der Abrechnungsmonat geschlossen wird. Erst wenn dieser Ablauf im Alltag funktioniert, lohnt sich die Ausweitung. Eine gute digitale Lohnvorbereitung nimmt nicht nur Arbeit aus dem Monatsende. Sie schafft den Verantwortlichen bereits während des laufenden Betriebs die Sicherheit, dass jede geleistete Stunde am richtigen Platz ankommt. ## Zeiterfassung für Sicherheitsdienste richtig führen URL: https://securo-net.com/de/blog/zeiterfassung-fuer-sicherheitsdienste Zeiterfassung für Sicherheitsdienste verbindet Einsatznachweise, Zuschläge und Arbeitszeitregeln mit Lohnvorbereitung und Abrechnung für klare Abläufe. Veröffentlicht: 6. September 2026 Ein Nachtdienst am Objekt endet selten so, wie er im Dienstplan begonnen hat. Eine Ablösung verspätet sich, ein Alarm löst einen zusätzlichen Einsatz aus oder die Pause fällt wegen einer Lageunterbrechung anders aus als geplant. Genau an diesen Stellen entscheidet sich, ob Zeiterfassung für Sicherheitsdienste nur Stunden zählt oder ob sie eine belastbare Grundlage für Lohn, Kundenabrechnung und Prüfungen liefert. Eine handschriftliche Stundenzettelmappe kann für einen kleinen, stabilen Einsatz funktionieren. Bei wechselnden Objekten, mobilen Streifen, Zuschlägen und mehreren hundert Schichten pro Monat wird sie schnell zum Risiko. Nicht weil Mitarbeitende grundsätzlich falsch dokumentieren, sondern weil Plan, tatsächliche Arbeitszeit, Einsatznachweis und Lohnübergabe getrennt geführt werden. Jede Übergabe erzeugt Rückfragen, Korrekturen und im Zweifel fehlende Belege. Was Zeiterfassung im Sicherheitsdienst leisten muss Im Sicherheitsgewerbe reicht es nicht, die Schichtdauer zu erfassen. Entscheidend ist der Zusammenhang: Wer hat wann an welchem Objekt gearbeitet, welche Abweichung gab es zum geplanten Dienst und wer hat die Angaben geprüft? Nur dann lassen sich Arbeitszeit, Zulagen und fakturierbare Leistung nachvollziehbar auseinanderhalten und wieder zusammenführen. Ein praxistauglicher Prozess beginnt deshalb mit dem Dienstplan. Mitarbeitende sehen ihre geplanten Einsätze mit Objekt, Funktion und Zeiten. Beim Dienstbeginn wird die tatsächliche Anwesenheit erfasst, etwa über ein Terminal, eine mobile Anwendung oder eine kontrollierte Erfassung durch die Leitstelle. Dienstende, Pausen und besondere Vorkommnisse ergänzen den Datensatz. Die Disposition prüft Abweichungen, bevor freigegebene Zeiten an die Lohnvorbereitung und gegebenenfalls an die Rechnung weitergegeben werden. Das klingt nach einem kleinen Unterschied, ist operativ aber erheblich. Wenn die Disposition einen Dienst um zwei Stunden verlängert, darf diese Änderung nicht nur in einem Chat stehen. Sie muss den Arbeitszeitnachweis aktualisieren, mögliche Nacht- oder Feiertagszuschläge neu berechnen und sichtbar machen, ob die Kundenleistung ebenfalls angepasst werden muss. Arbeitszeitrecht: Dokumentation ist kein Nebenprozess Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit so dokumentieren, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollzogen werden können. Für Sicherheitsunternehmen kommen die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes besonders häufig zum Tragen, weil Nachtarbeit, lange Dienste, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie wechselnde Einsatzorte zum Alltag gehören. Für einzelne Beschäftigtengruppen und Konstellationen gelten zudem besondere Schutzvorschriften, etwa nach JArbSchG oder MuSchG. Die Zeiterfassung muss dabei nicht nur eine formale Pflicht erfüllen. Sie muss der Einsatzleitung helfen, Verstöße zu erkennen, bevor sie entstehen. Dazu gehören Überschreitungen der täglichen Arbeitszeit, fehlende Ruhezeiten, nicht dokumentierte Pausen und zu viele aufeinanderfolgende belastende Dienste. Welche Regeln im konkreten Betrieb greifen, hängt unter anderem von Tätigkeit, Tarifbindung, Betriebsvereinbarungen und zugelassenen Ausnahmen ab. Eine Software ersetzt daher keine arbeitsrechtliche Prüfung, sie sorgt aber dafür, dass die erforderlichen Daten vollständig und rechtzeitig vorliegen. Besonders kritisch ist die Pause. Eine automatisch abgezogene Pauschale kann in der Praxis falsch sein, wenn ein Wachposten während der vermeintlichen Pause erreichbar bleiben oder eingreifen muss. Umgekehrt führt eine nicht erfasste tatsächliche Pause zu einer verfälschten Arbeitszeit. Gute Prozesse unterscheiden deshalb zwischen geplanter Pause, bestätigter Pause und korrigierter Pause mit nachvollziehbarem Grund. Der Dienstplan ist nicht der Arbeitszeitnachweis Ein eingeplanter Dienst von 18:00 bis 06:00 Uhr beweist nicht, dass die Person zu diesen Zeiten gearbeitet hat. Er ist die Planung. Der Arbeitszeitnachweis bildet die Realität ab. Beide Werte dürfen übereinstimmen, müssen es aber nicht. Diese Trennung schützt alle Beteiligten. Der Mitarbeiter erhält eine korrekte Vergütung für Mehrarbeit oder Zuschläge. Die Einsatzleitung erkennt offene Ablösungen und ungeplante Verlängerungen. Die Verwaltung kann belegen, warum eine Rechnung mehr Stunden enthält als ursprünglich vorgesehen. Und bei einer Prüfung lassen sich Änderungen nicht erst aus E-Mails, Funkprotokollen und Erinnerungen zusammensuchen. Zuschläge und Einsatzarten müssen aus denselben Daten kommen Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge sind kein Rechenproblem erst am Monatsende. Sie entstehen aus Zeitfenstern, Einsatzarten, Tätigkeiten und betrieblichen beziehungsweise tariflichen Regeln. Werden diese Informationen in Excel, im Dienstplan und in der Lohnsoftware unterschiedlich gepflegt, sind Abweichungen fast vorprogrammiert. Ein Beispiel aus dem Revierdienst: Ein Mitarbeiter beginnt eine reguläre Nachtschicht, übernimmt nach einem Alarm aber zusätzlich eine Interventionsfahrt. Für die Lohnabrechnung kann die gesamte Arbeitszeit relevant sein. Für die Kundenabrechnung müssen dagegen Regelstreife, Alarmverfolgung, Anfahrt und eventuelle Wartezeit möglicherweise getrennt ausgewiesen werden. Werden Tätigkeiten und Zeitbuchungen sauber im selben Einsatzdatensatz geführt, bleibt diese Differenz nachvollziehbar, statt später manuell rekonstruiert zu werden. Dasselbe gilt für Objektzulagen, Funktionszulagen oder Qualifikationen. Wer als Empfangskraft, Interventionsfahrer oder NSL-Mitarbeiter eingesetzt wurde, kann unterschiedliche Abrechnungslogiken auslösen. Die Grundlage dafür sollte nicht eine nachträgliche Notiz der Personalverwaltung sein, sondern die tatsächlich zugewiesene und bestätigte Tätigkeit im Dienst. Einsatznachweis und Zeiterfassung gehören zusammen Kunden kaufen im Sicherheitsdienst nicht abstrakt Stunden. Sie erwarten einen nachweisbaren Dienst am vereinbarten Objekt. Je nach Auftrag kann dazu eine Dienstanweisung, ein digitales Wachbuch, ein Kontrollgang, eine Schlüsselübergabe oder ein dokumentiertes Ereignis gehören. Diese Nachweise sind wertvoll, wenn sie der richtigen Schicht, dem richtigen Standort und der richtigen Person zugeordnet sind. Eine isolierte Zeiterfassung kann belegen, dass jemand von 22:00 bis 06:00 Uhr eingestempelt war. Sie beantwortet aber nicht zwingend, welcher Auftrag erfüllt wurde oder ob ein Objektwechsel stattgefunden hat. Umgekehrt ersetzt ein detailliertes Wachbuch keine belastbare Arbeitszeitbuchung. Erst die Verbindung beider Informationen schafft eine prüfbare Kette vom Auftrag über die Einsatzplanung bis zur Rechnung. Das ist auch für Streitfälle relevant. Stellt ein Kunde eine Nachtzulage, eine Mehrstunde oder einen Sonderdienst infrage, braucht die Verwaltung nicht mehrere Systeme abzugleichen. Sie kann die Planänderung, die Zeitbuchung, den Einsatzgrund und die Freigabe im Zusammenhang prüfen. Das ist keine Marketingzusage, sondern eine Rechnung, die sich mit Daten belegen lässt. Freigaben verhindern stille Fehler vor der Lohnabrechnung In vielen Betrieben erfolgt die Fehlerkorrektur erst, wenn der Lohn bereits vorbereitet wird. Dann fehlen Rückmeldungen von Objektleitung oder Mitarbeiter, Schichtdetails sind nicht mehr präsent und die Abrechnung steht unter Zeitdruck. Sinnvoller ist ein klarer Freigabeprozess direkt nach dem Einsatz oder in einem festen täglichen Rhythmus. Mitarbeitende sollten ihre Buchungen sehen und begründete Korrekturen anstoßen können. Disposition oder Objektleitung prüft Abweichungen zum Plan. Die Lohnvorbereitung erhält anschließend nur den freigegebenen Stand. Jede Änderung danach braucht einen nachvollziehbaren Grund und eine Berechtigung. Das reduziert nicht nur Erfassungsfehler, sondern schafft auch ein belastbares Änderungsprotokoll. Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist die Rechtevergabe entscheidend. Ein Disponent darf seine Objekte bearbeiten, die Personalabteilung sieht abrechnungsrelevante Daten, und Kunden erhalten allenfalls die vereinbarten Leistungsnachweise. Sensible Mitarbeiter- und Standortdaten gehören nicht in frei weitergeleitete Tabellen oder private Messenger-Gruppen. Von fünf Einzellösungen zu einem prüfbaren Ablauf Die häufigste Schwachstelle ist nicht ein fehlendes Stempelterminal. Es sind getrennte Datenstände: Excel für den Dienstplan, Papier für die Zeiten, ein separates Wachbuch, Nachrichten für Änderungen und ein weiteres Programm für Lohn oder Rechnungen. Dann wird dieselbe Information mehrfach eingegeben und jede Abteilung arbeitet mit einer anderen Version. Eine integrierte Lösung wie Securo Hub führt Planung, Ist-Zeit, digitale Dienstberichte, Kontrollgänge und Freigaben in einem gemeinsamen Vorgang zusammen. Die Lohnvorbereitung erhält geprüfte Arbeitszeiten samt Zuschlagslogik, während die Faktura auf bestätigte Kundenleistungen zugreift. Dabei muss nicht jedes Unternehmen alle Module einsetzen. Ein Revierdienst braucht andere Abläufe als ein Veranstaltungsdienst oder eine Notruf- und Serviceleitstelle. Entscheidend ist, dass die eingesetzten Funktionen auf denselben Stammdaten und Einsatzinformationen aufbauen. Auch die technische Betriebsumgebung gehört dazu. Wenn Benutzerkonten, Endgeräte und Zugriffsrechte über Microsoft Entra und Intune verwaltet werden, lässt sich besser steuern, wer von welchem Gerät auf Dienst- und Personaldaten zugreifen darf. Das ist bei verlorenen Smartphones, wechselnden Mitarbeitenden und sensiblen Objektinformationen keine Nebensache. So starten Sie ohne den Betrieb auszubremsen Der beste Einstieg ist selten die vollständige Digitalisierung aller Altakten. Nehmen Sie einen klar abgrenzbaren Einsatzbereich, zum Beispiel einen Objektschutzauftrag mit wiederkehrenden Nachtschichten oder ein Reviergebiet. Vergleichen Sie für vier Wochen geplant, tatsächlich gearbeitet, abgerechnet und ausgezahlt. Jede Differenz zeigt, welche Angaben heute fehlen oder zu spät geprüft werden. Definieren Sie danach verbindlich, wer Zeiten erfasst, wer Abweichungen bestätigt und bis wann die Freigabe für die Lohnvorbereitung erfolgen muss. Regeln Sie auch Sonderfälle: verspätete Ablösung, Objektwechsel, Alarmverfolgung, Bereitschaft, Ausfall während der Schicht und nachträgliche Korrekturen. Erst wenn diese Entscheidungen im Prozess klar sind, lohnt sich die technische Abbildung. Beginnen Sie mit den Diensten, bei denen Fehler besonders teuer werden: Nachtarbeit, Wochenenden, Feiertage, lange Schichten und variable Einsatzorte. Wenn dort Plan, Ist-Zeit und Leistungsnachweis ohne Medienbruch zusammenlaufen, wird die Zeiterfassung vom monatlichen Korrekturthema zu einem Werkzeug, mit dem die Einsatzleitung ihre Schichten täglich sicher steuert. ## Dienstplan Software für den Sicherheitsdienst URL: https://securo-net.com/de/blog/dienstplan-software-sicherheitsdienst Dienstplan Software für den Sicherheitsdienst: Schichten rechtssicher planen, Zeiten prüfen, Zuschläge vorbereiten und Einsätze sauber belegen, abrechnen. Veröffentlicht: 5. September 2026 Wenn um 17:40 Uhr eine Krankmeldung für die Nachtschicht eingeht, entscheidet sich der Wert einer Dienstplan Software Sicherheitsdienst nicht an einer schönen Kalenderansicht. Entscheidend ist, ob die Einsatzleitung sofort sieht, wer qualifiziert, verfügbar und arbeitszeitrechtlich einsetzbar ist - und ob jede Änderung später nachvollziehbar bleibt. Im Sicherheitsdienst ist ein Dienstplan kein Wochenüberblick. Er ist die Grundlage für Leistungserbringung, Lohn, Abrechnung und belastbare Nachweise. Excel, Telefonketten und Messenger-Gruppen funktionieren oft, solange wenige Objekte mit festen Teams besetzt werden. Mit mobilen Streifen, kurzfristigen Sonderdiensten, mehreren Auftraggebern und unterschiedlichen Zuschlägen entsteht daraus jedoch ein Risiko. Informationen stehen dann in mehreren Dateien, Nachrichten oder Köpfen. Die Folge sind Doppelbelegungen, fehlende Qualifikationen am Objekt, falsche Zuschläge oder Diskussionen über tatsächlich geleistete Zeiten. Was eine Dienstplan Software im Sicherheitsdienst leisten muss Eine allgemeine Schichtplan-App verteilt Personen auf Uhrzeiten. Das reicht für Bewachungsunternehmen selten aus. Eine brauchbare Dienstplan Software für den Sicherheitsdienst muss die Regeln und Nachweise abbilden, die im operativen Alltag mitlaufen: Objektvorgaben, Qualifikationen, Beschäftigungsart, Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeiten, Sollstunden, Zuschläge, Vertretungen und Kundenanforderungen. Dabei geht es nicht darum, jede Planung vollständig zu automatisieren. Die Einsatzleitung kennt ihre Mitarbeitenden, die Anfahrtssituation und sensible Objekte besser als jede Regel-Engine. Gute Software schafft Transparenz vor der Entscheidung. Sie zeigt beispielsweise, dass ein Mitarbeiter zwar verfügbar erscheint, aber die tägliche Höchstarbeitszeit, eine Ruhezeit oder eine hinterlegte Qualifikationsvorgabe verletzt würde. Besonders relevant sind im Sicherheitsdienst der Arbeitszeitnachweis und die Verbindung zum tatsächlichen Einsatz. Der geplante Dienst, die bestätigte Arbeitszeit, die Einträge im Wachbuch und die später abgerechnete Leistung dürfen keine voneinander losgelösten Datensätze sein. Sonst wird aus jeder Abweichung eine manuelle Recherche. Von der Schichtplanung zur belastbaren Einsatzkette Ein Plan ist zunächst nur eine Absicht. Erst wenn Mitarbeitende informiert sind, am richtigen Objekt erscheinen, Zeiten erfassen und Abweichungen dokumentieren, wird daraus eine abrechenbare Leistung. Genau an dieser Stelle scheitern Einzellösungen häufig: Der Plan wird in Tool A erstellt, Zeiten kommen aus Tool B, Dienstberichte liegen als PDF oder Papier vor, und die Lohnvorbereitung arbeitet wieder mit einer Exportdatei. Für die Einsatzleitung bedeutet ein verbundenes System konkret: Wird ein Dienst verschoben, ändern sich nicht nur Kalenderfelder. Die zuständige Person, das Objekt, die Sollzeit, die Schichtzulagen und die Informationen für die Mitarbeitenden folgen derselben Datenbasis. Werden Ist-Zeiten später freigegeben, lassen sich Abweichungen gegen den geplanten Dienst prüfen. Die Lohnvorbereitung erhält geprüfte Werte statt einer Sammlung offener Fragen. Das reduziert Verwaltungsaufwand, aber der wichtigere Punkt ist die Belegkette. Bei Rückfragen eines Kunden muss nachvollziehbar sein, wer wann am Objekt eingesetzt war und welche Leistung dokumentiert wurde. Bei einer Prüfung oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung zählt nicht, dass der Plan einmal plausibel aussah. Es zählt, was tatsächlich geschah und wie sauber die Abweichung festgehalten wurde. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben Kurzfristige Änderungen gehören zum Geschäft. Ein zusätzlicher Empfangsdienst, ein Ausfall auf Streife oder ein verlängertes Event sind keine Ausnahmefälle. Problematisch wird es, wenn Änderungen ohne Version, Freigabe oder Information erfolgen. Die Software sollte daher Planänderungen protokollieren und klar erkennbar machen, welcher Stand verbindlich ist. Mitarbeitende brauchen ihre aktuellen Dienste, nicht mehrere widersprüchliche Screenshots. Disponenten benötigen zugleich den Überblick, welche Änderung welche Folgen für Besetzung, Arbeitszeit und Kosten hat. Nachvollziehbarkeit ist hier kein Kontrollzweck, sondern Schutz für Einsatzleitung und Unternehmen. Arbeitszeitrecht nicht erst bei der Lohnabrechnung prüfen Arbeitszeitrechtliche Fehler entstehen meist bei der Disposition, nicht in der Buchhaltung. Wenn eine Schicht zu lang geplant wird oder die Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen unterschritten ist, hilft ein Hinweis nach Monatsende nicht weiter. Die Korrektur muss erfolgen, bevor der Dienst besetzt und veröffentlicht wird. Eine branchentaugliche Lösung berücksichtigt die Vorgaben des ArbZG direkt bei der Planung und markiert Konflikte verständlich. Für minderjährige Beschäftigte kommen Regeln aus dem JArbSchG hinzu, bei besonderen Schutzvorschriften etwa Anforderungen aus dem MuSchG. Welche Prüfung im Einzelfall greift, hängt von Beschäftigungsverhältnis, Tätigkeit und hinterlegten Daten ab. Gerade deshalb sollten diese Informationen nicht in separaten Personalakten oder privaten Notizen der Disposition liegen. Auch Tarif- und kundenindividuelle Regeln brauchen einen festen Platz. Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Pausenregelungen, Objektzulagen oder abweichende Schichtmodelle sind nur dann zuverlässig, wenn sie einmal sauber hinterlegt und bei der Planung mitgeführt werden. Eine manuelle Excel-Formel kann funktionieren. Sie ist aber kein belastbares Verfahren, wenn mehrere Personen daran arbeiten und sich Vorgaben ändern. Qualifikationen und § 34a am Objekt prüfen Nicht jede verfügbare Kraft darf jede Position übernehmen. Je nach Auftrag können Unterrichtung oder Sachkunde nach § 34a, Waffensachkunde, Ersthelferstatus, Einweisungen, Führerschein oder objektspezifische Unterlagen erforderlich sein. In der Praxis werden diese Angaben oft in Listen gepflegt, die bei einer kurzfristigen Umbesetzung nicht zur Hand sind. Die bessere Vorgehensweise ist, Anforderungen am Objekt oder auf der Position zu hinterlegen und mit der Personalakte zu verknüpfen. Bei der Besetzung erkennt die Disposition dann früh, ob ein Nachweis fehlt, abgelaufen ist oder die Person für diese Aufgabe nicht freigegeben wurde. Das ersetzt keine fachliche Prüfung durch die Einsatzleitung. Es verhindert aber, dass relevante Informationen im Zeitdruck übersehen werden. Für Unternehmen mit Anforderungen nach DIN 77200 gewinnt dieser Zusammenhang zusätzlich an Gewicht. Qualifikationen, Besetzungen und Dienstnachweise müssen nicht nur vorhanden sein, sondern im Bedarfsfall auffindbar und plausibel zusammenpassen. Zeiterfassung, Zuschläge und Abrechnung dürfen nicht auseinanderlaufen Der wirtschaftliche Schaden schlechter Planung zeigt sich selten in einer einzelnen Schicht. Er entsteht durch viele kleine Differenzen: ein nicht übernommener Schichtwechsel, falsch bewertete Nachtstunden, ungeklärte Mehrarbeit oder eine Rechnung, die nicht mit den dokumentierten Einsatzzeiten übereinstimmt. Deshalb sollte die Dienstplanung mit Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Fakturierung verbunden sein. Die Ist-Zeit wird geprüft, Abweichungen werden begründet und freigegeben, Zuschläge werden auf Basis der korrekten Zeiträume vorbereitet. Für die Rechnungsstellung stehen Leistungen aus derselben Einsatzdatenbasis zur Verfügung. Das ist ein System statt fünf voneinander abhängiger Tabellen und Exporte. Wichtig ist die Trennung zwischen automatisch ermittelten Werten und freizugebenden Vorgängen. Nicht jede Zeitabweichung ist ein Fehler. Ein Einsatz kann wegen eines Vorfalls, einer Kundenanweisung oder einer verspäteten Ablösung berechtigt länger dauern. Die Software sollte solche Fälle sichtbar machen und dokumentierbar behandeln, statt sie still zu übernehmen oder pauschal zu verwerfen. Welche Funktionen bei der Auswahl wirklich zählen Bei der Auswahl sollte nicht die längste Funktionsliste entscheiden, sondern die Frage, ob ein Anbieter den Weg vom Auftrag bis zur Rechnung abbildet. Für einen kleinen Veranstaltungsdienst kann eine schlanke Planung mit mobiler Rückmeldung genügen. Ein Unternehmen mit Revierdienst, Leitstelle und vielen Dauerobjekten braucht zusätzlich digitale Wachbücher, Kontrollpunkte, Fahrzeugbezug oder eine Anbindung an die Leitstelle. Achten Sie darauf, ob Personalstammdaten, Qualifikationen, Objekte und Kundenaufträge zentral geführt werden. Prüfen Sie außerdem, wie Änderungen dokumentiert werden, wie die Übergabe an die Lohnabrechnung funktioniert und ob Daten nach deutschen Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrung verarbeitet werden. Bei GoBD-relevanten Prozessen reicht ein Export allein nicht aus. Entscheidend ist, ob Vorgänge nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar dokumentiert werden können, wo dies erforderlich ist. Auch die Einführung verdient eine realistische Bewertung. Eine umfangreiche Plattform bringt wenig, wenn sie nur mit hohem Sonderaufwand an den Alltag angepasst werden kann. Umgekehrt wird eine einfache App schnell teuer, wenn sie für jedes Anschlussproblem wieder manuelle Arbeit erzeugt. Ein modularer Ansatz wie Securo Hub ist sinnvoll, wenn Funktionen mit dem Betrieb wachsen sollen, aber Planung, Personal, Zeit und Leistung auf einer gemeinsamen Datenbasis bleiben. Der Praxistest: Eine Änderung bis zum fertigen Nachweis Bevor Sie sich entscheiden, testen Sie keinen Musterkalender. Spielen Sie einen echten Störfall durch: Ein Mitarbeiter fällt für eine Nachtstreife aus, eine Ersatzkraft übernimmt kurzfristig, der Dienst verlängert sich, und der Kunde fragt am nächsten Morgen nach dem Nachweis. Die richtige Lösung zeigt in diesem Ablauf verfügbare und geeignete Ersatzkräfte, warnt vor Regelverstößen, informiert Beteiligte, hält die Planänderung fest und übernimmt die bestätigte Ist-Zeit in Lohn- und Abrechnungsprozesse. Wenn dafür wieder Excel, E-Mail und Telefonnotizen nötig sind, wurde das Kernproblem nicht gelöst. Der beste nächste Schritt ist daher nicht die längste Demo, sondern ein Blick auf Ihre häufigste Ausnahme. Dort zeigt sich, ob die Dienstplan Software den Sicherheitsdienst wirklich entlastet - oder ob sie nur den bisherigen Plan digital nachzeichnet. ## Securo URL: https://securo-net.com/de/impressum ## Securo URL: https://securo-net.com/de/datenschutz # English (/en) ## Business software for people, operations & billing | Securo Net URL: https://securo-net.com/en Securo Hub: HR, scheduling, time tracking, CRM, payroll and invoicing in one system – for businesses in every industry, with a focus on security companies. Built in Germany, hosted in the EU. ### Recorded once. All the way to the invoice. Business software for companies in every industry: HR, scheduling, time tracking, CRM, payroll and invoicing on the same records – what is recorded once flows through to billing without retyping. Our focus industry is security, with the guard logbook, guard tours and the guard register. - Recorded once. - All the way - to the invoice. Animation: Securo Hub as a system map. The hub in the centre, every module around it. Six processes run from module to module in turn: from the schedule to the invoice, from enquiry to contract, a new employee starting, a customer request becoming a task, from alarm to improvement for our focus industry security, and the AI assistant recording a sick note and assigning cover. One login · shared data - One login - shared data Choose a process - From the schedule to the invoice - From enquiry to contract - A new employee starts - From customer request to task - Focus: security – from alarm to improvement - The AI does the paperwork - Shift planned - Assignment accepted via push - Clocked hours with premiums in the payroll run - Billing run: invoice to the client - Enquiry via the form on your website - Deal created, client linked - Quote with items from the catalogue - Contract signed electronically - Assignment planned - Personnel form filled in online, file created - Employment contract signed electronically - First shifts planned - Automatically in the team group - Request via the widget on your website - Linked to the client in the CRM - Created as a task and assigned - Owner informed via push - Dead-man alarm on the tour - Dispatch sees the position on the map - Incident chained in the logbook - Taken over as a QM incident, action created - “Frank is off sick until Friday.” - Sick note recorded – once confirmed - Open shifts covered - Cover informed via push ### What actually takes the load off your business Four places where most of the time gets lost today – and what they look like in the hub. Real screens, sample data of a demo company. - **Plan without retyping afterwards**: Create shifts in the schedule, request assignments via push, see rest periods and missing qualifications right away. What is planned gets clocked in the app and flows straight into the hours report. - **Records you can produce at any time**: Guard tours with NFC and GPS, dead-man and panic button in the app. Every logbook entry is chained to the previous one – with a verification link your client can check it themselves. - **From clock-in to gross pay and invoice**: The hub calculates night, Sunday and holiday premiums from the approved hours. The billing run turns them into invoices – at the rate that applied on the day of the shift. - **Say what needs doing – the assistant enters it**: A sick note, new employees from a spreadsheet, a quote: Securo AI prepares it, you confirm with one click. Finalising and sending stay with you. ### The app for the team in the field Whoever is on site doesn't need a desk: shifts, clocking in, guard tours, the logbook and the ID card live in the Securo Hub app – with the same login as in the browser. - Clock in with your location at the site – even without signal - Guard tour with NFC, dead-man and panic button - Digital ID card, verifiable via QR code - Assignment requests and notifications via push - Built in Paderborn - Hosted in the EU - GDPR-compliant - Founder-led since 2025 ### One system instead of five disconnected tools Personnel files, scheduling, time tracking, payroll preparation, invoicing, guard register and duty log sit behind one login in Securo Hub and share the same records. Move a shift in the schedule and you do not re-enter it in time tracking. German rules live in the product, not in a manual: rest periods and mandatory qualifications are checked as you assign a shift, breaks and maximum working hours under the ArbZG in the approvals – not when you close the month. Modules can be booked individually – some once per organisation, others as a seat per user. If you need several, take a bundle priced per employee. ### What customers say Two of them came from other scheduling tools. ### Common questions **What is Securo Hub?** Modular business software from Paderborn: HR, scheduling, time tracking, payroll preparation, invoicing and e-invoicing, guard register and a digital duty log – one login, shared records. **Which companies is it worth it for?** Any business that wants to run people, customers and billing in one system – service providers, trades, agencies, care, hospitality or mid-sized manufacturers. The modules are industry-neutral. Our focus industry is security: it gets its own modules such as the guard logbook, guard tours and the guard register. **Where is the data stored?** The Hub's data sits on servers in the EU; development, operations and support all come from Germany. We state two exceptions openly: AI features run through an external AI service, and voice transmission for radio runs through the radio provider's server. **You do Microsoft too?** Yes. As a CSP partner we sell Microsoft 365 licences and manage the environment behind them – Entra, Intune, Defender and Azure. **What is Securo ID?** Our identity and access management with single sign-on, MFA and role-based permissions. A GDPR-native alternative to Microsoft Entra – or a companion to it. **Can I book individual modules?** Yes. Single modules are billed per organisation or as a seat per user. If you need several modules, take a bundle priced per employee – it counts the active employees in HR, not the accounts, and includes a quota for external workers from subcontractors. Modules can be added at any time; whether a minimum term applies is shown in the summary before you order. **Is there an app?** Yes. The Securo Hub app is on the App Store for iPhone and iPad and on Google Play for Android – on the move with shifts, clocking in, patrols and the duty log. At your desk, the Hub runs in the browser. **What does Securo Hub cost?** That depends on the modules and on how many people work with them: individually per organisation or seat, in a bundle per employee. A company running scheduling and time tracking pays less than one that also invoices and signs. In a first call we put the price next to the calculation further up this page. **How does the switch work?** In three steps: a call, setup, handover. We migrate your master data – employees, sites, clients – and configure your premium rules before your team is trained. How long that takes depends on the number of modules and how clean your current data is; we give you an honest estimate in the first call. Switching on the first of a month works best, because payroll and invoicing then cut cleanly. **We already have scheduling software. Is switching worth it?** Usually yes – but not because of the scheduling alone. The difference shows where pure scheduling software stops: payroll prep, invoicing, duty log, guard register and proof of service all run on the same records here. Two of our customers switched for exactly that reason. ### Let's talk about your operation Bring your current schedule along. In half an hour you see it inside the Hub – and know what the switch would mean for your operation. You talk to us directly, not to a sales team. ## Securo Hub — scheduling, HR and invoicing in one system URL: https://securo-net.com/en/platform One platform, 23 modules: HR, scheduling, payroll, guard logbook, invoicing, e-signature and more. One login, EU hosting, German compliance built in. ### One platform, as many modules as you need Modular business software for staff, operations, invoicing and proof of service. One login, shared records, licensed per module or as a bundle – and further down, the open calculation of what the switch saves you each month. ### Start with one module, add the rest later Securo Hub brings every function together under one interface. Start with a single module — like HR or shift planning — and switch on more whenever you're ready. Each module works on its own, yet shares the same data seamlessly. Securo Hub replaces our earlier standalone apps with one modern, unified platform. ### Securo Hub × Microsoft Securo Hub works with Microsoft 365: your IT sets up the connection once, your organisation decides what it may be used for – and then each person connects their own account. - **Sign in with Microsoft**: Each person can link their Microsoft account for signing in to Securo. This is a separate step, independent of the Microsoft 365 connection – password and second sign-in step stay in place. - **Microsoft 365 & Outlook**: Consent once at Microsoft; the Hub detects the tenant itself. After that, your own shifts, absences (without the reason) and tasks land in your own Outlook calendar – moving a task there changes its due date in the Hub. Outlook events show in the task calendar, and online booking does not offer busy times. - **Email in the CRM & Teams telephony**: Write emails to customers right in the CRM – from your own or a shared mailbox, with replies showing up on the customer. Teams telephony is enabled at Microsoft with one click. ### Every module at a glance Every module is ready to use. Those marked “Beta” are being extended especially actively right now – your feedback goes straight in. #### People & operations From the personnel file through the schedule to gross pay — with no media break. #### Security & evidence For security providers: fully documented, tamper-evident records, aligned with German rules. #### Sales & billing From first contact through the quote to the paid invoice. #### Documents & correspondence Signing and writing — at the right signature level and in your own identity. #### Steering & quality What holds the operation together: the standard, the fleet, tasks, customer requests. #### Platform & automation Functions that sit above every module and tie them together. ### What every module comes with - **One login (SSO)**: Signed in via Securo ID — one access point for every module. - **Individually or as a bundle**: Single modules per organisation or as a seat per user – or as a bundle priced per employee. - **Light & dark mode**: Follows the system setting, easy on the eyes in any light. - **In the browser and as an app**: In the browser at your desk, on the move in the Securo Hub app for iPhone, iPad and Android. - **Command palette**: Everything reachable by keyboard (Ctrl/Cmd + K). - **GDPR-native & EU hosting**: Privacy by design, the Hub's data is hosted in the EU. AI features and voice transmission for radio run through external providers. - **German rules built in**: Working-time checks in the schedule, guard register, e-invoicing and DATEV hand-over — designed into the product. - Download on the App Store - Get it on Google Play ### Pay for what you use Modules can be booked individually – some once per organisation, others as a seat per user. If you need several modules, take a bundle priced per employee. We work out which route pays off in a call, using your numbers. ##### Start with one module Scheduling first, invoicing later – or the other way round. Every module works on its own and still uses the same records. ##### Individually or as a bundle Single modules are billed per organisation or as a seat per user. In a bundle, the active employees in HR count, not the accounts – and a quota for external workers from subcontractors is included. ##### Term stated up front Modules can be added at any time. Whether a minimum term applies is shown in the summary before you order – we would rather keep you through the product than through the contract. What it replaces Every line here is a separate contract, a separate login or a stack of paper today. - The schedule in a spreadsheet – plus the copy that is always out of date somewhere - A separate time-tracking tool with no link to the plan - The paper duty log, the copier and ten years of archive folders - An extra subscription for electronic signatures - A standalone tool for invoices and e-invoicing - Deadline lists for the fleet, qualifications and the guard register - The WhatsApp group that has to stand in for a schedule Personnel files, absences, qualifications, recruiting, payroll documents and social-insurance filings. - HR - HR work without spreadsheet chaos: master data, contracts, proof and documents in one place — with a change log, GDPR anonymisation and traceable for inspectors. - Built in: GDPR (anonymisation, retention period for applications), equal-treatment hints (AGG) on job postings, immediate reports (§ 28a SGB IV) and electronic sick notes (§ 109 SGB IV), ID cards under § 18 BewachV as an add-on. Shift planning, shift marketplace, time tracking and time accounts through to the hours statement for your client — with built-in checks under German working-time law. - Workforce - From the schedule to the approved hour in one system: who works where and when is planned once, clocked once and reused from then on. - Built in: ArbZG checks (mandatory breaks, 10-hour limit, 11 hours of rest, 24-week average under § 3), § 17 (2) BewachV (service instructions with acknowledgement), DIN 77200-1 service types in the security profile. - Workforce – successor to Securo-Planer · Securo Hub - Securo Hub is the successor to Securo-Planer. The scheduling, time tracking and timesheets you know from Securo Planer live here – further developed and connected to every other module. Master data such as customers, locations and employees can be imported from the Planer. Gross wage calculation with tariffs, premiums and site rates — through to handover to your payroll office. - Payroll - Calculating premiums, site rates and on-call by hand costs days every month and invites disputes. Here the gross figure comes out of hours that were already approved — with a visible calculation trail. - Handover to DATEV Lohn & Gehalt via adviser and client number; for any other payroll software, a software-independent CSV hours statement and your own Excel or CSV templates. Securo calculates gross — the net payslip stays with your payroll office. GPS and NFC patrols, lone-worker protection and unbroken proof of service. - Guard control - The client wants to know the rounds actually happened — and the lone worker wants to know someone notices if something goes wrong. This module delivers both, verifiably rather than by assertion. - Tamper-evident linking of scans and status changes with an integrity check at the press of a button, detection of suspicious patrols, configurable retention for the GPS trail and photos. A digital duty log: record occurrences in a tamper-evident log, still verifiable years later. - Guard logbook - A paper logbook convinces only as far as it is believed. Here every entry is chained to its predecessor — later changes show up immediately, and whoever receives a report verifies it themselves. - Chained evidence records with a verification page per report, crypto-shredding for GDPR Article 17, Article 15 access requests, legal holds against deletion, retention periods per organisation. Push-to-talk over cellular, dispatch in the browser, a situation map, recorded radio traffic with AI transcripts, and SOS. - Radio & dispatch - Radio, tracking and emergency calls usually run in three systems that know nothing of each other. Here dispatch sees talk groups, positions, locations and emergencies in one window — and intervenes directly. - SOS triggers are kept with time, sender, group and position, and every handling note is logged with person and time. Securo deletes recordings after the period you choose. View security staff and company data straight from the German guard register — and check third-party guard IDs. - Guard register - Anyone guarding under § 34a GewO must be registered and vetted. Instead of signing in to the register and looking things up, you see the status, qualification and reliability of your guards right in the hub. - Live retrieval from the Bewacherregister instead of a second file; credentials are stored encrypted. Every register lookup is logged. Customers, contacts, contracts, deals and pipeline — with e-mail from your Microsoft 365 mailbox and group structures. - CRM - Knowing the customer sells better: contacts, contracts, activities, e-mails and open deals sit in one place instead of in mailboxes and spreadsheets. - Custom fields, shared views and logged bulk operations — traceable even with many people editing. E-mails go out from your own mailbox; mass mailings are deliberately not possible. Quotes, invoices, dunning, e-invoicing and automated billing straight from the schedule. - Invoicing - Copying hours from the schedule into invoices by hand is the most expensive step of the month. Here approved shifts become invoice drafts per location — surcharges included. - ZUGFeRD and XRechnung to EN 16931, gapless number ranges per document type, VAT report and DATEV posting batch. Not a replacement for accounting or a statutory archive. Add-on to the CRM: public appointment booking with Outlook sync and website forms — consultations, site visits, callbacks. In the Hub under “Appointments” in the CRM menu. - Appointments - Finding a time by email takes three messages and still ends in a clash. Prospects pick from your free slots themselves — and then land straight in the CRM. - From Outlook, Securo only reads free/busy times, never the content of your other appointments. Form enquiries store the exact consent wording. Sign electronically with simple and advanced signatures — with identity verification and a public verification link. - E-signature - A contract that travels by post to be signed costs days. Here the recipient signs in the browser — at the level the document legally requires. - eIDAS levels SES and AES; the qualified signature (QES) is in preparation. The document type enforces the required legal form and minimum level. Sealed envelopes can be verified independently via a link. DIN 5008 business letters and mail merges — from draft to physical delivery. - Letters - Word templates drift apart until every letter looks different. Here the DIN sheet itself is the editor and the letterhead comes from a maintained profile. - DIN 5008 with the legally required footer. Deliberately not an audit-proof archive — that is what the evidence modules are for. ISO 9001 from gap analysis through audits to the certificate — including DIN 77200. - Quality - A quality system rarely fails because of the standard; it fails because the evidence is scattered. Here every record hangs on the requirement it satisfies — and readiness is a number. - ISO 9001:2015 mapped in full (clauses 4–10), industry profile DIN 77200-1 for security service providers with Securo QM Pro. Vehicles, trip log, taxable benefit, dispatch, costs and deadlines. - Fleet - The taxable benefit gets estimated, the trip log reconstructed afterwards, the inspection forgotten. Here both are created as you go — with a trail an inspector can follow. - The taxable base is calculated on save and carried forward; deadlines such as roadworthiness and safety inspections run alongside. Nothing is deleted from the trip log — cancellations and corrections carry a reason. From a fast notepad to projects with board, sprints and timeline — with a calendar and Outlook sync. - Tasks - What gets agreed in passing gets lost. Here it lands in your inbox in two seconds — typed or dictated — and is still there in the evening. - A task is either private or visible to the team; other people's private tasks never appear on the team board — not even as a number. A helpdesk for email, widget, live chat and callbacks — with macros, deadlines in business hours, a knowledge base and reporting. - Support - Customer requests in a shared mailbox mean duplicate replies, lost cases and no numbers. Here every email becomes a ticket with history, ownership and a deadline. - AI reply drafts rely solely on your own material and flag gaps rather than inventing content. The AI never sends anything to your customers by itself. Recurring processes as workflows — triggered by module events, a schedule, a button or from outside. - Automations - The same handful of steps after every new hire, every incident, every new customer. Here they run by themselves, triggered by what happens in the hub anyway. - Permitted actions, execution limits and retention can be capped per organisation; runs are pseudonymised and secured by an evidence chain. Answers questions about the hub — and with Securo AI proposes shifts, master data, quotes and invoices that you confirm with one click. - AI assistant - Software goes unused because nobody knows where things are — and orders from Excel get retyped by hand. The assistant answers the question where it arises and turns the spreadsheet into proposals you only need to check. - It can only do what the signed-in person may do; nothing is entered without their click, and every change is logged with their name. Securo bears the AI costs — a quota per person instead of an open-ended bill. Connect external services — Stripe, Microsoft 365 and data migration from the planner. - Integrations - Every integration is otherwise a project. Here it is a tile with a connection status that an administrator sets up themselves — for Microsoft 365, every person then connects their own account. - Credentials are stored encrypted and never displayed; your organisation decides which Microsoft 365 uses are allowed. No additional licence required. Microsoft Teams inside the hub: recognise callers, keep a call list — and with Securo Telefonie · Pro, take calls right in the browser. - Telephony - You only learn who is calling after picking up — and what it is about only after looking it up. Connected to your existing Teams line, the name and the current shift are there before you answer. - Display and call list are voluntary and can be switched off per person; only key data is stored, never call content, with the retention period you set. Job applicants are never matched. Internal direct messages and groups with file attachments — no separate licence needed. - Messages - Work conversations otherwise run through private messengers. Here they stay inside the organisation, separate from email and from notifications. - Included in every organisation without an additional licence. Recipients only from your own organisation; attachments are kept in your organisation’s file storage and can only be retrieved by participants of the conversation. Shift reminders, approvals and alarms — via push, in-app and email, configurable per notification. - Notifications - Important things get missed, unimportant ones annoy. Every user decides for each notification whether and where it arrives — and 200 identical notices are read with one click. - Included in every organisation without an additional licence. Emergency messages such as SOS alarms cannot be switched off. Industry-wide exchange between companies — with a marketplace for staff, jobs, subcontractors and equipment. - Forum - Questions about certifications or pay agreements otherwise end up in private groups, and staff or subcontractors are found by phoning around. Here companies talk to each other right in the hub — without their company name if they prefer. - Free of charge, no separate licence. Your company decides through roles who may read and write; the Securo team moderates under published forum rules. ### See Securo Hub in a demo We walk through the modules that fit your operation — and show them exactly as they are. ## HR URL: https://securo-net.com/en/platform/hr HR work without spreadsheet chaos: master data, contracts, proof and documents in one place — with a change log, GDPR anonymisation and traceable for inspectors. Personnel files, absences, qualifications, recruiting, payroll documents and social-insurance filings. Built in: GDPR (anonymisation, retention period for applications), equal-treatment hints (AGG) on job postings, immediate reports (§ 28a SGB IV) and electronic sick notes (§ 109 SGB IV), ID cards under § 18 BewachV as an add-on. ### Employee records - **Employee directory**: Everyone in your organisation in one list — with quick filters such as “No Securo account” or “Contract ending”. Your filters stay put, even when you open a profile in between. - **Export to Excel or CSV**: Exactly the filtered list as an Excel workbook or CSV, with columns — your own custom fields included — arranged by drag and drop. Every export is recorded in the change log; bank details, tax ID and social-security number are never offered. - **Bulk actions**: Create Securo accounts, reset passwords, set department or cost centre, put people on hold or end employment — for many at once. You see beforehand how many will really be processed; then it runs with a progress bar. - **Digital personnel file**: Overview, master data, employment, Securo account, documents, qualifications, working time and change log of one person — in tabs instead of folders. Your own custom fields live in the “Custom” tab. - **On hold, off-boarded, rehired**: “Set inactive” for parental leave, “Off-board” on the leaving date, “Rehire” with a new start date — the earlier employment stays in the change log. “Anonymize” removes personal data irreversibly, Securo account included. - **Securo account from the personnel file**: The list shows employment and hub access side by side — “Active / Deactivated” for someone who is back at work but locked out. You restore the access right there in the file. - **Employee package at a glance**: Only active employees count — inactive and off-boarded ones do not. When the package runs low, a notice appears above the list, two seats of buffer remain, and “Increase employee package” takes you straight to the subscription. - **Master-data requests**: Employees request changes to address, phone, name and bank details themselves. You see current versus requested and approve. - **Org chart**: Your structure at a glance: departments with their lead, cost centre and headcount. - **Org structure, holidays & custom fields**: Departments up to ten levels deep, cost centres and holidays in one place — country and state determine the public holidays. Custom fields such as text, date or choice appear in every personnel file. ### Absence & leave - **Leave, sickness & special leave**: All absences for your team in calendar, list and approvals: request, filter, edit. When you enter one for someone else with approval rights, “Approve right away” sets it to approved immediately. - **Absence calendar**: Month, quarter or year as a bar chart, with remaining leave next to each name. Days someone does not work anyway are hatched; the row underneath counts how many are away at once and changes colour at your limit. - **Requests with a live preview**: While you fill it in, the request shows the working days with the reasoning (weekend, holidays by name), the leave balance afterwards and who else in the department is away. Half days via “From midday” and “Until midday”. - **Capacity & blackout periods**: Decide how many people may be off at the same time — for the whole organisation or per department, as a warning or a block. No leave can be taken in blackout periods; sick notes are never affected by either. - **Part-time patterns & weekly hours**: A share per weekday — 1, 0.5 or 0. On Mon/Wed/Fri a week off costs three days instead of five, and 30 days of full-time entitlement become 18. Contractual weekly hours set the target for the time account. - **Leave balances**: Entitlement, carry-over, reserved and used days per employee — plus corrections with a mandatory reason. “Prepare the year” sets up next year’s balances, and anyone who falls sick during approved leave gets the days back. - **Approvals in one list**: Absence and master-data requests land in one inbox. Managers decide without clicking through three pages. - **Self-service for employees**: Request leave, see the balance, track requests — on the phone, without paper and without asking the office. If a sick note needs proof, the certificate is photographed right in the request. - **Absences in your own calendar**: Via calendar subscription in Outlook, Apple or Google — or through the Microsoft 365 connection straight into Outlook as a separate “Securo – Absences” calendar. It shows the type, never the reason. ### Qualifications & proof - **Qualification catalogue**: Prepared types such as first aid or a driving licence plus your own, each with mandatory fields, default validity and check cycle. The categories “Security & guarding” and “Government clearances” come with the licence “Branche · Sicherheitsdienst (Deutschland)”. - **Qualifications per employee**: Tick several qualifications at once and enter the same issue date with “Apply to all” — each one calculates its expiry from its own validity. The status reads “Valid”, “Expiring soon” or “Expired”. - **Due checks**: Proof that has to be re-presented at intervals — a driving licence, for example — shows up with its date; anything never checked sits in red at the top. A due check stops nobody; blocking is a deliberate decision with a reason. - **Request proof**: Ask one person or many for their driving licence or residence permit — they get a message on their phone. You approve or reject with a reason; the “Undeliverable” tab shows whom the hub could not reach. - **My proofs on the phone**: Employees photograph the requested proof straight from the camera and enter number and expiry date. Only your approval writes the details into the personnel file. - **ID cards under § 18 BewachV**: Design, issue, block and reissue credit-card format ID cards — the preview matches the print exactly. Add-on “ID cards”, requires Securo HR. - **ID card on the phone**: Your own badge full screen, with a QR code for inspections. Whoever scans it lands on a verification page served by Securo — not by the employee’s device — showing validity, issuer and the company’s guard register number. ### Recruiting & onboarding - **Job postings**: Drafts, published roles and the archive, with descriptions written in Markdown. On saving, the hub flags equal-treatment pitfalls under German law (AGG), such as a missing (m/f/d) marker in the title. - **Applications with a pipeline**: Every application carries a unique reference and moves through received → screening → interview → offer → hired or rejected. A rejection requires a reason. - **Your own careers portal**: A public careers page in your colours, with your acknowledgement, your privacy notice and your retention period of 1 to 24 months. The job list can be embedded in your own website with a widget. - **Recruiting metrics**: Active roles, applications in the last seven days, ongoing processes and the average time to hire. - **Personnel form by link**: New hires enter their own master data and upload documents through a personal link, valid for 1 to 90 days, without an account of their own. “Check details and create” carries everything pre-filled into the personnel file. - **Templates, SMS delivery & archive**: Per template you decide which fields are required, optional or hidden and which documents are requested. It goes out by email or SMS; “Deactivate and archive” instantly invalidates a link sent to the wrong address. ### Payroll documents & social insurance - **Distribute payslips digitally**: Upload the finished payslips from your payroll office as a ZIP or many PDFs at once. Securo matches them by file name and marks each suggestion “Confident”, “Review” or “Ambiguous” — you confirm before uploading. - **My payslips**: Every employee sees their payslips in chronological order and downloads them — months later too. - **Immediate report & eAU**: German social-insurance filings straight from the hub: the immediate report before employment starts and electronic sick-note requests, pre-filled from master data, with the health insurer’s response. The type selection shows how many your quota still allows. - **Employer numbers & mandates**: Register the employer number once and confirm the mandate with the activation code from the letter — after that, filings run. ### External workforce - **Subcontractors as a staffing source**: Manage supplier companies with contracts and documents — kept apart from customers, because they supply people rather than buy services. Certificates such as liability insurance carry a “Valid until” date. - **External workers**: People from subcontractors with qualifications and documents — schedulable into shifts, but without an employment relationship with you. Only active ones count, against an allowance that grows with your employee package. - **Partner sync with subcontractors**: If your subcontractor runs Securo too, they share their people from their own personnel files — per person and per field, up to qualifications and proof files. On your side those fields show “Maintained by …” and are locked. ### Reporting & self-service - **My team**: The manager's view of directly assigned staff, with key figures and upcoming events. - **HR reports**: Team-health metrics, upcoming birthdays and expiring contracts — filterable and exportable as CSV. - **Log export with checksum**: The HR change log as CSV or JSON Lines, filtered by period, area or employee — for privacy audits and external auditors. Every file carries a SHA-256 checksum that proves later it has not been altered. - **My documents**: Contracts, certificates and letters released by HR — viewable and downloadable at any time. ## Workforce URL: https://securo-net.com/en/platform/workforce From the schedule to the approved hour in one system: who works where and when is planned once, clocked once and reused from then on. Shift planning, shift marketplace, time tracking and time accounts through to the hours statement for your client — with built-in checks under German working-time law. Built in: ArbZG checks (mandatory breaks, 10-hour limit, 11 hours of rest, 24-week average under § 3), § 17 (2) BewachV (service instructions with acknowledgement), DIN 77200-1 service types in the security profile. ### Shift planning - **Drag-and-drop schedule**: Create shifts, assign people by dragging or from the suggestion list — several at once —, copy weeks and publish the plan. Five views, from “By employee” to “Calendar”. - **A plan that reads at a glance**: Weekends and public holidays shaded by federal state, each employee's confirmation as a badge on the card, your own colours and a size from 70 to 200 % — your settings apply only to you. - **Shift in detail**: Key data, demand, assignments, briefing, applications and offers, plus the full change history. Punched times are corrected right on the assignment, without leaving the page. - **Shift templates & series**: Define recurring patterns once and generate up to a year of shifts in one go — skipping the location's public holidays if you like. A whole run can be taken back later. - **Own times within a shift**: Shifts carry a name like “Early shift”, a demand can have its own time (“2 stewards, 18:00–22:00”) and each person a different one. That time then counts for the time account, paperwork and billing. - **Print and send schedules**: Up to 150 employees at once: one combined PDF for the notice board, by email per person with a calendar file, or for signature via e-signature — with a live preview, running as a background job. - **AI plan proposal**: The AI proposes who takes which shift for a full week — with a goal such as “Fair distribution” or “Save costs”. A deterministic rule check flags conflicts; you adjust and accept. Requires Workforce Pro and a seat in the AI assistant. - **On-call duty in the plan**: On-call duty sits in the plan as a bar of its own, not as a shift — because it is not working time. A filter hides every shift and leaves only the standby bars. - **Teams within a shift**: Large deployments are broken down: "Gate A", "Gate B", with the shift lead above them. The team hangs on the demand, not on the person — whoever fills the line belongs to it. An org chart shows who reports to whom, phone numbers included. - **Situation board of the day**: A map across every site: who is on duty, where someone is missing, what is open and how the last hour went — looking back up to seven days. For security companies; the page shows and leads you to where things are changed. ### Staffing & self-service - **Shift marketplace**: Open shifts are posted — to everyone, only to suitable staff or to an invited group. Staff apply with a short note, and you decide with the suitability badge in view. - **Ask directly instead of posting**: You ask individual people with a deadline and a message; reminders go out manually or automatically. “Maybe” and a decline reason are configurable — and instead of scheduling straight away you can first only collect commitments. - **Partner assignments**: If you work as a subcontractor for a client who also uses Securo, you take over their assignments of your people into your own plan with one click, see what changed and fetch the times punched there. - **My shifts**: On their phone, staff see when and where they are on next — with a route to the right address —, confirm new assignments and start or end the shift. With a look back over the last 30 days. - **Own schedule as PDF and in Outlook**: Staff download their own schedule as a weekly list or monthly calendar — without internal notes and without sickness reasons. With Microsoft 365 the shifts also appear in their own Outlook calendar. - **Availability**: Staff record when they can work, want to work or are unavailable. Planning works with that rather than against it. ### Sites & master data - **Sites in a hierarchy**: Branches, guarded properties, event venues and internal units — nestable, so large contracts map cleanly. - **Location file**: Customer, contract term, billing mode and the state that governs holidays, documents with an expiry traffic light, contacts with an escalation chain and the history of every change — in one file, saved once. - **Several addresses, own clock-in fence**: Main entrance, Gate 3, Warehouse South — each address with its own clock-in fence. The hub works out the map position from the address by itself; a site without an address simply gets a point. - **Required staffing per site**: What the site needs, regardless of the plan: per role the number of people, the time window and the weekdays — plus required certificates such as the expert examination and demands such as language, each as mandatory or preferred. - **Security profile for guarded sites**: Service types under DIN 77200-1, risk rating, response time and protection goals — plus what the site calls for: firearm, guard dog, first aider, fire safety watch, alarm and intervention instructions. - **Location leads**: Who is responsible for which location — as Location management, Assistant or with View access, time-limited if needed. A branch covers every location below it; what someone may do comes from their role. - **Service instructions with acknowledgement**: The hub writes the first draft from the site data, a second person approves, and the security officer confirms receipt on their phone — as § 17 (2) BewachV requires. With e-signature, also as a signature. - **Keys & equipment**: Keys, transponders, access cards, radios and codes per person and site — with a return date. Overdue items are reported to the location lead, and staff see under “My keys” what they still have to hand back. - **Colour-coded roles**: Security officer, carer, service — the roles in your business, colour-coded in the plan so gaps stand out. - **Post templates**: Reusable post names like “Fence A” or “Reception” — valid across sites or bound to one property, then assigned with a click. ### Time tracking & accounts - **Clock in on the phone**: Clock in and out, record breaks — one big button, built for the field. Without a signal the page remembers the punch and books the time you tapped, not the time it arrived. - **Punch correction & rounding**: Snap early or late punches to the planned time — only within a tolerance window if you prefer — or round to 5, 10 or 15 minutes. The rules only trim, never add time, and the real punch stays visible. - **Manage time entries**: Filter, check, correct and approve all time entries — including times that were never submitted, in one go. Every correction shows its reason with old and new value on the entry; export as CSV. - **Catch up on missed punches**: Scheduled shifts without a punch show as “Not clocked” and can be confirmed as worked — several at once. For people who don't clock in themselves, you record the time for them. - **My hours**: Recorded working time week by week with the week's plus or minus. Depending on your settings, the time goes to approval automatically on clock-out — or staff submit their week themselves. - **Time accounts**: Flexitime and overtime per employee with balance and history — per day with target, actual and credited hours, so a disputed minus hour explains itself. Manual adjustments with Workforce Pro. - **My time account**: Plus and minus hours against target, split into flexitime and overtime. End-of-month arguments disappear. ### Working-time law & approvals - **Working-time checks in real time**: Mandatory breaks, the 10-hour limit and 11 hours of rest are checked as soon as you assign someone, the 24-week average under § 3 ArbZG continuously. The breach shows up before it happens — without blocking clock-ins. - **Approvals inbox**: Time corrections, weekly approvals, applications, offers that need you again and working-time notices in one view — notices can be confirmed in bulk. A location lead sees only their own locations. - **Company defaults**: Break rules, weekly hours, what happens to a time after clock-out, whether clocking in is limited to assigned shifts, how offers can be answered, and custom fields — set once, valid everywhere. ### Paperwork for the client - **Hours statement per site**: Every shift, every assignment and every employee with planned, actual and premium hours — as PDF, Excel or CSV, for several sites with subtotals. Names in full, as initials, as personnel number or left out. - **Site report for the client**: A PDF built like a kit: cover page with key figures, shifts with target/actual per person, premium-hours statistics, logbook entries, service instructions — sections of your choice, names optional. Locking can be undone. - **Sheets straight from the roster**: Staffing lists, proof of service, attendance sheets — generated from the plan instead of retyped, as Excel, PDF or CSV. Every sheet you hand out stays in the archive until its retention period ends. - **Rebuild your client’s own form**: Rebuild columns, header block and print layout without ever typing a cell reference. Qualifications appear as a cross, yes/no, number, expiry date or short code such as “SKP”, and the post comes straight from planning. - **Fill in the client's Excel file**: If the client sends their own form, upload it under “Own file” and just say from which row the names start and which column is what. Colours, borders and logo stay exactly as they were. - **Send sheets and get them countersigned**: A generated sheet goes by email to the site's contacts, for countersignature via e-signature or as an attachment to a letter. Below the dialog you see where it has already gone — failed attempts included. ### Billing & reporting - **Hours report**: Per employee target, actual and credited hours, per site demand, staffed and actual — split into base, night, Saturday, Sunday and public-holiday hours. Export for the payroll office, as Excel or PDF, even without Payroll. - **Period closure with countersignature**: A closure freezes a period's figures with a checksum and later shows every row that has changed since. Your customer sees it in the customer portal and countersigns for their own sites. - **Customer sales rates with surcharges**: Hourly rates per customer, location and role, plus night, Saturday, Sunday and public-holiday surcharges as a percentage or a fixed amount. “Change price from …” sets an increase from a given date, and the preview works through an example. - **Spot gaps in your price list**: The “Without sales rate” tab and a badge in the location list, the location file and the CRM customer file show where no rate applies today. Every shift is billed at the rate that was valid on its day. - **Paid breaks per location**: Per location you choose “Unpaid – deducted”, “Paid – the client pays for it” or “Paid – for the employee only”. Pay, invoice and the hours report follow that choice; the mandatory break is still recorded. - **Handover to invoicing & payroll**: Approved times feed into the billing run and the wage calculation without a second entry — per location by actual hours, flat by planned hours or with a guaranteed minimum. ## Payroll URL: https://securo-net.com/en/platform/payroll Calculating premiums, site rates and on-call by hand costs days every month and invites disputes. Here the gross figure comes out of hours that were already approved — with a visible calculation trail. Gross wage calculation with tariffs, premiums and site rates — through to handover to your payroll office. Handover to DATEV Lohn & Gehalt via adviser and client number; for any other payroll software, a software-independent CSV hours statement and your own Excel or CSV templates. Securo calculates gross — the net payslip stays with your payroll office. ### Pay model - **Salary or hourly pay**: Set per employee how they are paid. That single fact is the basis of every calculation that follows. - **Pay grades**: The base hourly rate per grade — property security, cash transport, aviation. Kept separate from the premium scheme. - **Tariffs for premiums**: Night with its own night window, Sunday, Saturday and public holiday in one scheme. Several pay grades share a tariff — a pay round is changed in exactly one place. - **Premium combination**: What applies when night meets Sunday or a holiday — only the day type, the higher one or both — and whether the holiday takes precedence over Sunday. Plus a Saturday window and a fallback holiday region, Austria and Switzerland included. - **Site rates**: The hourly rate depends on the site and/or the position, not on the person — the usual model in contract security. Per rate you choose “Wages for your own employees” or “Cost rate for subcontractors and external workers”. - **Premium rules without code**: A team-lead allowance only at events, a higher night premium at one specific property — assembled through a guided form. - **On-call rates**: On-call is not working time and is not clocked; it is paid at its own rate — as a flat amount or per hour, with separate amounts for Saturday, Sunday and public holidays. - **Minimum-wage warning threshold**: You set the hourly rate below which the payroll run shows a warning. It warns, it does not block — and the figure is yours, not a statutory value we maintain. ### Payroll run - **Payroll runs per period**: Open a period, calculate gross per employee, review, correct and hand over to your payroll office. A run is never locked: “Open”, “Calculated” or “Exported” — recalculating works at any time, after an export with a confirmation. - **Visible calculation trail**: Every shift with date, location, break, hours and premiums; expanded, the split by time of day and the source of every figure. If a location pays the break, it counts in the hours — premiums included. - **Gross pay statement as PDF**: One statement per employee at the level “Compact”, “Per shift” or “Per time segment”. “All pay statements” runs in the background and ends with a combined PDF ready to print. - **Pay out overtime**: Pay out hours and minutes, or the whole overtime balance with “All” — the amount appears in gross pay, on the pay statement and in the export, and a reversal returns the hours. With Securo Payroll Pro. - **Company car & mileage**: Fleet calculates the company car benefit and the mileage reimbursement; the payroll run carries both into gross pay. If the month has not been calculated yet, the run tells you. ### Handover to the payroll office - **Wage types**: The numbered categories your payroll office uses — base pay, night, Sunday. The export maps every amount to the right one. - **Handover to DATEV Lohn & Gehalt**: With adviser and client numbers on file, your payroll office sets up the format in DATEV once and then reads every file directly. Hour-based wage types go across as hours, premiums and fixed pay as amounts. - **Hours statement (CSV)**: One row per employee and wage type with personnel number, name, hours, amount and cost centre — independent of any software, for any payroll office to import or type in. - **Your own export templates**: For payroll offices without DATEV: build Excel or CSV lists yourself, such as “Hours per rate” for typing in, with your own column headings. The total row equals the run’s gross exactly. - **Export archive with change notice**: Every generated export stays available as a copy. If the current figures differ from the last export, a notice shows the difference — so you know whether to export again. - **Subcontractor costs**: Cost rates per site or position for external staff, and a cost report built from them — purchase costs, not wages, and not part of the DATEV export. The report is part of Securo Payroll Pro. ## Guard control URL: https://securo-net.com/en/platform/owks The client wants to know the rounds actually happened — and the lone worker wants to know someone notices if something goes wrong. This module delivers both, verifiably rather than by assertion. GPS and NFC patrols, lone-worker protection and unbroken proof of service. Tamper-evident linking of scans and status changes with an integrity check at the press of a button, detection of suspicious patrols, configurable retention for the GPS trail and photos. ### Patrols - **Patrol on the phone**: Start assigned and open patrols, scan points by tag, and in an emergency hold the panic button for two seconds. Without a signal, scans are stored and go out by themselves — because basements have no signal. - **Checkpoints via NFC & GPS**: Create stations as NFC tags or GPS points per property — set the position by address search or a tap on the map, no coordinates needed. The evidence is created where the officer actually stands. - **Assign tags on site**: The page lists exactly those checkpoints still missing a tag and walks you through assigning them in one pass. Where the phone provides it, the chip's serial number is stored too — a copied tag stands out. - **Tasks at the checkpoint**: A checklist per point — confirm, yes/no, reading, photo or free text — worked through while scanning. Mandatory tasks cannot be skipped, so the round becomes verifiable rather than vague. - **Patrol route templates**: A set of checkpoints as a reusable patrol, in fixed or any order. Pick points one by one, or use “Add all” to take every point of a site at once. - **Unpredictable routes**: The order is drawn anew at every start, and optionally only some of the points are asked for — mandatory points are always included. Nobody can predict the round. The subset is part of Guard Control Pro. - **Tours at a glance**: Planned, running and past patrols in one place — including ad-hoc tours when something comes up. - **Recurrence schedules**: “Every week Mon, Wed, Fri between 10 pm and 4 am” — even several times per window: hourly from 6 pm to 6 am, or twelve patrols a day at any time. Assigned to a fixed person, an open pool or whoever is on shift at the site. ### Lone-worker protection - **Dead-man & panic alarm**: If no sign of life comes, the officer first gets a pre-alarm with “I'm OK”, then the main alarm goes out. If a panic alert does not get through, the app keeps trying and offers the emergency call. - **Location even in the pocket**: In the Securo Hub app, location is recorded during a patrol even with the screen off — only then, never before or after. Optionally, patrols require background location to start. - **Alarms with escalation**: Tour missed, dead-man, panic, suspected faked patrol — with acknowledgement and an escalation chain. If a stage reaches nobody, the alarm goes to Owner and Administrator, and the officer sees whether it arrived. - **Your own alarm rules**: Set thresholds, channels and escalation stages per alarm type yourself — recipients as fixed people, site management or a role. Alerts are part of Guard Control Pro. ### Dispatch & incidents - **Live dispatch view**: Every active tour on a map, with officer position, target versus actual and open alarms — refreshed every 15 seconds. - **Document incidents**: Category, severity, description, position, photos and signature — attached to a tour or standing alone. - **Check integrity**: Every scan and status change is linked to the one before; “Check now” recalculates everything. Suspected faked patrols — impossible speed, a copied tag, a probably faked location — are flagged. Guard Control Pro. ### Evidence & analytics - **Audit-proof reports**: Target versus actual, deviations, incidents and the activity report as PDF, Excel or CSV — with a name of your choice in the report header. Each point shows whether it was captured by tag, by GPS or without a tag. - **Analytics**: Completed, missed, checkpoints fulfilled, incidents and coverage per site, plus staffing and hints such as “Often missed” or “Site without an active patrol”. Part of Guard Control Pro. - **Organisation-wide settings**: When the pre-alarm and main alarm trigger, whether patrols need background location, whether NFC tags get write-protected, and how long the GPS trail and photos are kept. Tours, scans and incidents are never deleted automatically. ## Guard logbook URL: https://securo-net.com/en/platform/wachbuch A paper logbook convinces only as far as it is believed. Here every entry is chained to its predecessor — later changes show up immediately, and whoever receives a report verifies it themselves. A digital duty log: record occurrences in a tamper-evident log, still verifiable years later. Chained evidence records with a verification page per report, crypto-shredding for GDPR Article 17, Article 15 access requests, legal holds against deletion, retention periods per organisation. ### Recording on duty - **Entries per property and shift**: Every event, observation and special occurrence — recorded and kept in a tamper-evident log. If a shift is running, its site is already filled in; security officers can record for it even without a permission of their own. - **Entry templates**: Templates define, per site or for the whole organisation, what is asked when recording — severity, for instance. Fields can depend on conditions and mandatory fields cannot be skipped, which keeps the data analysable. - **Photos & signatures**: Images and signatures belong to the entry and run through the same evidence chain as the text. The server strips location data from photos before storing them. - **Record offline**: Entries and photos captured without a connection stay on the device and go out automatically once you are back online — visible in their own list. - **Shift handover with receipt**: Open items, notes and the outgoing officer's signature; the incoming officer acknowledges. Open items from the previous shift are taken over with a tap, and an unacknowledged handover is reported after a period you set. - **Linked to Guard control**: An entry can be linked to an incident or patrol at the same site — the cross-reference shows on both sides. Part of Logbook Pro. ### Proof & verification - **Unbroken evidence chain**: Every entry carries the fingerprint of its predecessor. Change something afterwards and the chain visibly breaks at exactly that point. - **Corrections stay visible**: An entry is never overwritten. A correction creates a new version and the old one remains readable — the forensic view shows both. - **Verify the chains**: At the press of a button the system recalculates whether the logbook is unchanged since recording — across three separate chains for entries, daily reports and handovers. - **Define what counts as unusual**: When an entry counts as filed late, from what gap at a site it stands out and how far a device clock may run ahead. None of these thresholds blocks recording — whoever observes something on duty must be able to write it down. - **Verification link for third parties**: A court, insurer or client verifies the integrity of the evidence chain themselves — via a time-limited, revocable link, without a Securo account and without seeing any content. ### Reports for third parties - **Daily activity reports**: All entries of one day at one property as a single report — with its own summary and its own evidence chain. The day follows your organisation's time zone, so a night shift lands in the right report. - **The logbook as a full record**: A site's book with cover page and every duty day, plus log, daily report and handover record as PDF, CSV or Excel — in English too. Archived reports remain downloadable. Part of Logbook Pro. - **Tailored to the recipient**: Anonymise security officers, leave out photos or print only the latest version of corrected entries — the book lists every omission on its notes page, so it is clear what is missing. - **Verification page per report**: The QR code on the last page leads, without login, to a verification page: it checks that every entry in the report is unchanged and compares the PDF with the original in the browser. Anomalies appear only if you release them. - **Entries in the customer portal**: Events, patrol notes and special occurrences appear in the client's customer portal straight away — only for their sites and only the types you release. The release shows how many entries arrive there. - **Logbook in the site report**: In the Workforce site report, a section of its own puts the site's entries on the page — events and special occurrences by default, and only the latest version of corrected entries. ### Privacy & retention - **Access requests & deletion**: An Article 15 request bundles all entries, photos and processes concerning a person into a file you can hand over; deletion follows the same path. - **Crypto-shredding**: Delete without breaking the chain: instead of overwriting the file, its key is destroyed. The content is gone, the chain stays intact. - **Legal holds**: During litigation, an insurance claim or an inspection by the employers' liability insurance, a hold keeps the automatic deletion run away from the content — for the whole organisation, one site or one person. - **Retention periods**: How long media, entries and the evidence trail are kept, whether handovers must be acknowledged and what makes an entry suspicious — set per organisation. - **Everyone sees their own sites**: Optionally, a security officer reads only the logbooks of sites they worked at — scheduled there or recorded there themselves —, with an adjustable look-back. Useful as soon as you work for several clients. ## Radio & dispatch URL: https://securo-net.com/en/platform/ptt Radio, tracking and emergency calls usually run in three systems that know nothing of each other. Here dispatch sees talk groups, positions, locations and emergencies in one window — and intervenes directly. Push-to-talk over cellular, dispatch in the browser, a situation map, recorded radio traffic with AI transcripts, and SOS. SOS triggers are kept with time, sender, group and position, and every handling note is logged with person and time. Securo deletes recordings after the period you choose. ### Dispatch - **Dispatch in the browser**: Sign in with a radio account, talk, listen in and intervene — right in the browser, no extra software. Group tree on the left, situation map in the middle, emergencies and calls on the right. With Securo PTT · Pro. - **Talk and listen in**: Pick one group as the talk group and listen to others; talk with the button, latching mode or the space bar. Next to the button you see who is talking and for how long. - **Individual and group calls**: Call a radio directly — full duplex like a phone, or announced first with “Ring”. A “Group call” reaches selected radios, or all of a group, that are online at the moment. - **Group tree with live status**: Every group with every radio, online and offline: who is talking, who is in the group, who is muted or suspended. Drag and drop radios into another group — right now or permanently. - **Intervene on the radio**: Revoke the floor, mute, pull into a group — even without prior access — or set GPS reporting to 10, 30 or 60 seconds. For one radio, a selection or all of them, always with a confirmation. - **Search, shortcuts, own window**: Find radios, groups and locations with / or Ctrl+K and jump between map, members and log with shortcuts. “Own window” moves dispatch onto a second screen. ### Situation & emergency - **Situation map with layers**: Radios, open emergencies, locations with a target/actual traffic light (“Fully staffed”, “Below target”, “No-show”), “Guards live” on patrol and patrol alarms — layers switch on and off depending on your modules. - **Live positions**: Where each radio is right now — on the situation map, with the age of the position. “Follow” keeps the map on one device, so dispatch can send the nearest person. - **Emergency with nearest radios**: An emergency call arrives in dispatch immediately, with an alarm tone. The map lists the nearest radios by straight-line distance, online first — call any of them directly or pull them into the talk group. - **SOS alarms**: Every emergency trigger with time, sender, group, position and status. “Record handling” notes who is taking care of it; a red banner shows how many alarms are still open. ### Radio traffic - **Record radio traffic**: With “Record”, dispatch stores the talk group, monitored groups and its own transmissions — plus group changes, calls, emergencies and interventions as events. With Securo PTT · Pro. - **AI transcript included**: Every stored transmission is transcribed a few seconds later. Listen back, search by word, request missing transcripts or correct them by hand. - **Radio traffic report as PDF**: Transmissions, emergencies, interventions and your own entries such as “Police informed” in one timeline — as a PDF with key figures and, if you like, a clearly labelled AI summary. - **Set your own retention**: Choose how long recordings are kept, between 1 and 365 days (default 30); after that Securo deletes them along with the transcript. The AI transcript for new transmissions can be switched off. ### Groups & devices - **Radio groups**: Bundle devices into talk groups: whoever shares a group hears and speaks with the others. Create and rename groups and cap talk time at 30 to 180 seconds. - **Manage members**: Tick devices to add them to a group or untick to remove them, then save all changes in one go — master data and membership in one place. - **Radio devices**: Every device in your organisation with display name, IMEI, radio status, GPS status and group count — in the radio overview right next to the radio groups, searchable. - **Device in detail**: Display name, note and radio account active or suspended. If a device is lost or stolen, “Muted (remote kill)” cuts it off — it can then neither send nor receive. - **Several radio networks**: If your organisation runs more than one radio tenant, dispatch switches between them — devices, groups and recordings then always match the selected network. ## Guard register URL: https://securo-net.com/en/platform/bwr Anyone guarding under § 34a GewO must be registered and vetted. Instead of signing in to the register and looking things up, you see the status, qualification and reliability of your guards right in the hub. View security staff and company data straight from the German guard register — and check third-party guard IDs. Live retrieval from the Bewacherregister instead of a second file; credentials are stored encrypted. Every register lookup is logged. ### Register connection - **Connect your BWR tenant**: Store your access to the German guard register once — after that you work with register data without logging in there separately. The password is stored encrypted and never shown again. - **The connection is verified**: A tenant is only created once signing in to the register works. The list shows “Sign-in successful”, “Sign-in rejected” or “Registry unreachable” and when it was last checked. ### Register data - **Registered guards**: Who is recorded in the guard register for your tenant — with guard ID, status, registered address and branch. Five tabs per person: core data, ID document, qualification, reliability, business. - **Status and status changes**: The register status is colour-coded in the list — green approved, yellow under review, red rejected — together with the last status change. The data comes fresh from the register on every visit. - **Company overview**: What the register holds about your company: identification number, branches and how many procedures sit with the business, with the authority or are closed — including whether something was rejected and is stuck. - **External guard lookup**: Check a third-party guard live in the register — a subcontractor’s staff member before deployment, for instance. With guard ID, date of birth and ID number; a hit also shows the types of assignment. ## CRM URL: https://securo-net.com/en/platform/crm Knowing the customer sells better: contacts, contracts, activities, e-mails and open deals sit in one place instead of in mailboxes and spreadsheets. Customers, contacts, contracts, deals and pipeline — with e-mail from your Microsoft 365 mailbox and group structures. Custom fields, shared views and logged bulk operations — traceable even with many people editing. E-mails go out from your own mailbox; mass mailings are deliberately not possible. ### Customers & contacts - **Customer directory**: Every company and account in one list — search, create, open. The entry point to all sales work. - **Customer record**: One customer with everything attached: contacts, deals, contracts, activities, e-mails, attachments and history — in tabs instead of dialogs. The overview shows how to reach them and logs a call, note or follow-up right under “Record”. - **Documents straight from the record**: Under “More actions” you write the customer an e-mail or create a letter, an invoice or a quote — with the customer already filled in. Invoices and quotes require the Invoicing module. - **Sales rates in the record**: The “Sales rates” tab shows, per location of the customer, whether a sales rate applies today, followed by every rate with surcharges and validity. Where none applies, “Add sales rate” takes you there. With Workforce. - **Customer payment methods**: Once Stripe is connected, the customer record gains a “Payment methods” tab: store and remove the customer's card or SEPA mandate — for collecting open invoices later. - **Cross-customer contact search**: Search every contact person in your organisation regardless of which customer they belong to — when only the name is known. One main contact can be flagged per customer. - **Group structures**: Parent-subsidiary relationships as a tree, plus figures aggregated across the whole group: customers in the group, weighted pipeline value, open deals and active contracts. - **Spot duplicates**: A nightly scan proposes possible duplicates; you pick the right value per field and merge or dismiss. Contacts, deals and activities move along. Part of CRM Pro. ### Sales & contracts - **Deals with stages**: Deals from first enquiry to close — with value, stage and win probability, from lead to won or lost. Part of CRM Pro. - **Own deals and the pool**: Sales reps see their own deals plus those not yet assigned to anyone. “Take over” claims a new enquiry, “Back to the pool” releases it; the team is notified of new enquiries. The “Sales” role template includes this. - **Line items on a deal**: What a deal is made of: one line per service with quantity, unit price and discount. The value follows from the net total; lines marked optional don't count. Part of CRM Pro. - **Sales pipeline**: A board where deals move to the next stage by mouse or keyboard — each column with count and total. The state of the quarter at a glance. Part of CRM Pro. - **Record lost reasons**: Your own list of reasons, one of which must be picked when a deal is lost — so every lost deal carries its reason. Retired reasons stay on older deals. - **Contracts in one place**: Subscriptions, maintenance, consulting and security services with term, value, billing cycle and status — filterable across customers, with notice period and automatic renewal. ### Day-to-day sales - **Work through**: Get deals or customers matching a filter presented one after another — call or write, log the outcome, a note or a follow-up in one click, on to the next. Made for call rounds and follow-ups. - **Activity timeline**: Notes, calls, meetings, emails and tasks across all customers in one place — sales history without digging through mailboxes. - **Mentions and reminders**: Type @ to bring a colleague into an activity — they are notified with the sentence that names them. Tasks with a due date and an assignee remind them on the morning of the day before. - **My tasks**: Every open task assigned to you across all customers, grouped by due date. On a phone the most urgent sits on top and “Done” is a single tap. - **Call from the CRM**: Next to every phone number — on contacts, in the customer record and while working through — “Call” starts the call right in the Hub. With the Telephony module; without it a click opens your phone. ### E-mail in the CRM - **E-mail from your Outlook mailbox**: Write to customers straight from the CRM — sent from your own Microsoft 365 mailbox. Customer replies attach themselves to the same thread in the customer record. - **Send later and undo**: “Send later …” schedules an e-mail up to 30 days ahead; after sending, “Undo” pulls it back for up to 20 seconds, depending on your setting. You decide whether Outlook keeps a copy under “Sent Items”. - **Templates, signatures, placeholders**: Your own templates and signatures — pasted straight from Outlook if you like. Placeholders such as “Salutation with name” or the organisation logo are filled in on sending; a signature template can be made binding for everyone. - **Shared mailboxes**: Shared addresses such as sales@ with members and a sending mode of “Send as” or “Send on behalf”. “Check access” shows a traffic light per member telling you whether the Microsoft 365 permissions fit. ### Organisation & data - **Custom fields per record type**: Extra fields for customer, contact, contract, activity and deal — beyond the standard set, without development. Part of CRM Pro. - **Shared views**: Share saved list views organisation-wide — everyone sees the same selection instead of building their own filters. Part of CRM Pro. - **Bulk operations with history**: Bulk edits, tags, owner changes, archiving and deletion — traceably logged. Part of CRM Pro. - **CRM overview**: The sales start page: open deals, weighted pipeline value, open tasks — and a notice as soon as new deals without an owner are waiting, with “Work through” right next to it. - **CRM in automations**: A new or changed customer, a won deal or a new contract can start a workflow; in turn, workflows create customers, activities and contract drafts. With the Automations module. ## Invoicing URL: https://securo-net.com/en/platform/invoice Copying hours from the schedule into invoices by hand is the most expensive step of the month. Here approved shifts become invoice drafts per location — surcharges included. Quotes, invoices, dunning, e-invoicing and automated billing straight from the schedule. ZUGFeRD and XRechnung to EN 16931, gapless number ranges per document type, VAT report and DATEV posting batch. Not a replacement for accounting or a statutory archive. ### Writing invoices - **Write invoices**: Create outgoing invoices as drafts, review and finalise them — from then on the document is immutable. Invoice date and service period are prefilled, “Previous month” sets the billing month in one click, and “Copy” turns October's invoice into November's. - **Line items & tax**: Items with title, description, quantity, discount and tax per document. The tax treatment — domestic, reverse charge, export or small business — is derived from the customer's country and VAT ID rather than asked for. - **Service catalogue with quick entry**: Store what you bill regularly once, with price, unit and tax rate. When writing, the name is enough — the entry fills in the line; “Security service 40 x 45.00” adds quantity and price in one go. - **Advance and final invoices**: Bill advances before the work and deduct them in the final invoice with a tick. The document shows “Less advances” and the amount due; a final invoice fully covered by advances never becomes overdue. - **Texts per document with preview**: Subject, introduction, closing text and payment note per invoice or quote: “Standard” from the document design, “Own text” or “None”. The “Preview” tab shows the PDF right in the Hub. ### Quotes - **Quotes**: Create and finalise quotes: the quote gets its number and the PDF goes to the archive — nothing is sent, you pass it on yourself. “Revise” reopens it under the same number, “Withdraw” takes it back. - **From quote to invoice**: Record the acceptance and convert the quote into an invoice draft — automatically on acceptance if you like. The history keeps every finalised version together with its PDF. - **Optional lines**: Mark add-on services as “Optional”: they appear on the quote but are shown separately and not counted in the total. When converting to an invoice you decide whether they come along. - **Patrol-shift calculator**: “Calculate proposal” works out the planned hours per location and role from the schedule and fills in ready quote lines at the customer's sales rate — night or holiday surcharges as lines of their own. With Securo Invoice Pro. - **Quote defaults**: Validity period, number prefix, automatic conversion into an invoice and expiry behaviour for all new quotes. ### Sending, payment & dunning - **Sending by email**: Send the invoice as PDF, XRechnung or ZUGFeRD — the customer's e-invoice format is preselected. If mandatory e-invoice details are missing, the Hub says so beforehand; “Send PDF only” helps in a pinch. - **Finalise & send in bulk**: Tick up to 200 drafts and bill them with “Finalise & send”. It runs on in the background; failures are listed with their reason, and no invoice goes out twice. - **Record payments**: Book incoming payments with amount, date, method and reference — partial ones too. The status switches to “Partially paid” or “Paid” by itself; a wrong entry is corrected with “Counter-book” without erasing the trail. - **Online payment via Stripe**: With a connected Stripe account customers pay open invoices by card or SEPA direct debit — in the Hub or via a payment link without login. Incoming payments are matched to the document automatically. - **Early payment discount & GiroCode**: An early payment discount with percentage and period per invoice or as a default for all; the document shows the date and deduction. With a valid IBAN the invoice carries a GiroCode for the bank transfer. - **Dunning**: After the payment term, three reminder levels as PDF — with fee, late payment interest and your own texts per level — sent to the customer by email. Only what is truly outstanding is chased. With Securo Invoice Pro. - **Cancellation & credit note**: Finalised invoices are cancelled or corrected with a credit note — both refer to the original. A partial credit note reduces the outstanding amount; the rest stays due. ### Automated billing - **Billing from the schedule**: Approved shifts become invoice drafts per location, one customer at a time — each shift at the sales rate of its day. A service list without employee names can be attached. With Securo Invoice Pro. - **Actual, planned or guaranteed hours**: Per location you choose what gets billed: the hours clocked, the hours planned — or the higher of the two. With a guarantee the difference appears automatically as its own line; planned and guaranteed need a sales rate. - **Surcharges in billing**: If the sales rate carries surcharges for night, Saturday, Sunday or public holidays, each location and type gets its own line — such as “Nachtzuschlag 25 %” with the surcharge hours from the schedule. - **Special prices & flat rates**: Special rates, discounts and flat fees per customer or location — travel, special deployments, materials. - **Recurring invoices**: Monthly, quarterly, yearly or on your own rhythm the invoice is created by itself — with “Create as draft only” for review, otherwise finalised straight away. With Securo Invoice Pro. ### E-invoicing & accounting - **ZUGFeRD & XRechnung**: Invoices in the EN 16931 e-invoicing format — machine-readable for the recipient, readable for humans. “Validate e-invoice” lists every error one by one before the document goes out. - **Reports for your tax adviser**: VAT report per tax rate and a DATEV posting batch for SKR03 or SKR04 — what your accounting actually asks for. - **Number ranges & tax rates**: A separate sequential number range per document type — gapless, the way a tax audit expects it. The number is only assigned on finalising. - **Outstanding items at a glance**: The start page shows outstanding and overdue invoices with the open amount, plus the drafts — one click opens the matching filtered list. ### Document design & defaults - **Document design**: Eight layouts, twelve typefaces, colours, logo and touches such as a colour band or a watermark on drafts — one design for invoice, quote, credit note, cancellation and reminder, with a preview before saving. - **Custom footer**: Up to four columns with placeholders for bank details, tax and register data — on every page in the same spot, with “Page 1 of 2” if you like. - **Multiple brands**: Subsidiaries or brands under one legal roof — each design with its own logo and colours, chosen per document. New designs start as a copy of the default design. - **Issuer & defaults**: Your company as the invoice issuer with a validated IBAN, plus payment term, invoice language, e-invoice format and small-business rule as defaults for new documents — set up once. ## Appointments URL: https://securo-net.com/en/platform/booking Finding a time by email takes three messages and still ends in a clash. Prospects pick from your free slots themselves — and then land straight in the CRM. Add-on to the CRM: public appointment booking with Outlook sync and website forms — consultations, site visits, callbacks. In the Hub under “Appointments” in the CRM menu. From Outlook, Securo only reads free/busy times, never the content of your other appointments. Form enquiries store the exact consent wording. ### Bookable offering - **Appointment types**: Your bookable offerings — “30-minute consultation”, a site walk-through, a callback. Each type sets duration, location and conditions. - **Rules per type**: Duration, buffers and lead time, the questions on the booking form and the team behind it — set across four tabs. - **Team appointments**: Several people offer the same type: “Round robin” gives the appointment to exactly one free member, “Together” only offers times when every member is free and then blocks every calendar. - **Public booking page**: Prospects pick a free slot themselves. No email ping-pong, no double bookings — and with the link in their confirmation, guests cancel or reschedule on their own. ### Availability - **Weekly plan & exceptions**: Time windows per weekday, date exceptions for holidays and the governing time zone — the slots follow from that. - **Outlook sync**: Through your personal Microsoft 365 connection, times blocked in Outlook are not offered and confirmed appointments block the time there. Move or delete the entry in Outlook and the appointment follows. ### Managing appointments - **Manage appointments**: Confirm or decline requests, reschedule or cancel confirmed appointments and record when someone did not show up. - **Enter an appointment yourself**: Agreed on the phone? Enter it directly — from the customer record, too. The guest gets the invitation with a calendar file and the slot is confirmed at once. - **Automatic reminders**: The guest gets an email 24 hours and one hour before the appointment, you get a notification. If the appointment is rescheduled, the reminders move with it. - **Every appointment in the CRM**: A confirmed appointment lands in the CRM by itself: new guests become a customer with a contact and a deal, known ones get the appointment and their form answers in their history — without a second record. ### Forms & enquiries - **Forms for your website**: “Request a quote”, “Book a callback”, a contact form — built in the hub, embedded on your site. What a visitor submits becomes a deal in the CRM. - **Decide fields and appearance yourself**: Add fields and map their meaning to the matching CRM field, then align colours, font, field style and spacing with your website — with a live preview. The privacy-policy link and the list of allowed websites live here too. - **Inbox with CRM handover**: Every enquiry sits in the inbox in full, along with a note on whether it reached the CRM. Anything that got stuck you push through with one click; spam you sort out and can release again. ## E-signature URL: https://securo-net.com/en/platform/sign A contract that travels by post to be signed costs days. Here the recipient signs in the browser — at the level the document legally requires. Sign electronically with simple and advanced signatures — with identity verification and a public verification link. eIDAS levels SES and AES; the qualified signature (QES) is in preparation. The document type enforces the required legal form and minimum level. Sealed envelopes can be verified independently via a link. ### Signature envelopes - **Signature envelopes**: An envelope bundles the PDFs to be signed. Every envelope in your organisation with its status on one page. - **Envelope in detail**: Documents, recipients, history and — once sealed — the integrity check. Still traceable months later. - **Recipients & order**: Who signs, who approves, who gets a copy — with routing stages when A must sign before B. - **Place fields**: Drag signature fields, date, name, text boxes, checkboxes and drop-downs onto the page — per recipient. - **Withdraw an envelope**: Sent it to the wrong address? “Withdraw envelope” invalidates open signing links at once and notifies anyone still waiting — signatures already given remain on record. ### Signature levels & legal form - **Simple signature (SES)**: For everything without a formal requirement — fast, with evidence of time, consent and document state. - **Advanced signature (AES)**: The signature is bound to the person — through identity verification with ID scan, liveness detection and name match, or through an SMS code sent to the stored phone number. With Securo Sign Pro. - **Qualified signature (QES) — in preparation**: The highest eIDAS level, via a trust service provider, is prepared but not yet selectable. Envelopes that require it can already be created — they are never silently downgraded. - **Legal form is enforced**: You pick the document type; the system assigns the required form and minimum level and refuses anything weaker. Terminations are blocked; documents requiring written form wait for QES. ### Identity & evidence - **Recipient authentication**: An access code or an SMS code (with Securo Sign Pro) before viewing — so only the right person opens and signs. After five wrong attempts the input is locked for a while. - **Sealed and verifiable**: On completion the envelope is sealed; document hashes and the history make any later change visible. - **Independent verification by link**: A court or counterparty uses the QR code in the PDF or a shared verification link to check whether an envelope is validly sealed and at which level — without content or personal data. ### Templates & volume - **Templates**: Set up documents, roles and placed fields once and apply them as a new envelope with one click — for NDAs, employment contracts, forms. - **Template editor**: Metadata, documents, roles and fields of a template across four tabs — whatever sits here is copied on use. - **Bulk send & self-service forms**: Send the same template to many recipients in one step — or publish it as a public link people fill in themselves. With Securo Sign Pro. - **Branding, sender & legal texts**: How your signing page and emails look, which legal texts appear there, and which expiry and reminders new envelopes start with — set organisation-wide. ## Letters URL: https://securo-net.com/en/platform/letter Word templates drift apart until every letter looks different. Here the DIN sheet itself is the editor and the letterhead comes from a maintained profile. DIN 5008 business letters and mail merges — from draft to physical delivery. DIN 5008 with the legally required footer. Deliberately not an audit-proof archive — that is what the evidence modules are for. ### Writing - **Business letters**: Drafts and finalised letters in one place — searchable by recipient or subject. - **The DIN sheet is the editor**: Address, subject, body and signature are typed directly on the sheet — in the same dimensions as the PDF, compliant with DIN 5008. “Print view” shows the sheet without empty fields, as it arrives. - **Recipients from CRM or HR**: One click into the address field: free text, a customer from the CRM or an employee from HR — the address is copied in and stays editable. - **Formatting as you know it**: Bold, italic, font size, bulleted and numbered lists in the body; subject, salutation, closing, name and position are each formatted as a whole line. - **Draft with AI**: The AI drafts or revises the body text and suggests a subject — every suggestion is shown before you accept it. With Securo Letter Pro and an AI licence. ### Templates, signatures & enclosures - **Templates & catalogue**: Your own templates in the same editor as the letter, with “Insert placeholder” for recipient, sender or appointment — plus a catalogue of ready-made, DIN-compliant standard letters to adopt. - **Stored signatures**: Set up a signature per person, handwritten or typed (“p.p. …”), with name and position — picked in the letter with one click and printed, including for postal mail. - **PDF enclosures & invoices**: Upload PDFs or search for invoices and attach them — their real pages appear behind the letter in the print view and count towards postage. With Securo Letter Pro. ### Sending - **Mail merge**: One template plus recipients from CRM, HR or CSV produces many personalised letters; our reference, contact, phone and email are entered once for all. With Securo Letter Pro. - **Two ways to deliver**: A single letter as a PDF download or by post, a mail merge bundled as a ZIP or as postal mail — you decide per letter or per run. - **Postal mail with a real print preview**: See the envelope check, the recognised address and the final cost before anything is printed — only “Release for print” sends the letter, as registered mail if you like. With the Securo Letter postal add-on. - **Quota & monthly budget**: Every organisation has a quota of postal dispatches; the “Postal mail” tab shows what is left. An optional monthly budget adds protection against unintended costs. - **Sent & re-download**: What went out stays findable: download exactly the PDF that was sent, or keep an archive copy. ### Letterhead & defaults - **Letterhead profiles**: Logo, accent colour and typeface as a profile — the default profile is applied to every new letter automatically. - **The logo in the right place**: Set alignment, distance from the top and height of the logo per letterhead — the height is capped so the logo never reaches into the window envelope’s address field. - **Custom footer**: Up to four columns with placeholders such as contact or letter number, your own font size, colours and page number — in the same place on every page. - **Sender & mandatory footer**: Sender, the legally required footer, the default DIN form and your organisation’s signatures — maintained once, applied to every new letter. ## Quality URL: https://securo-net.com/en/platform/qm A quality system rarely fails because of the standard; it fails because the evidence is scattered. Here every record hangs on the requirement it satisfies — and readiness is a number. ISO 9001 from gap analysis through audits to the certificate — including DIN 77200. ISO 9001:2015 mapped in full (clauses 4–10), industry profile DIN 77200-1 for security service providers with Securo QM Pro. ### Standard & readiness - **ISO 9001 in plain language**: The standard's requirements, clauses 4 to 10, in understandable words — with a status per requirement: open, covered or justifiably excluded. - **Guided gap analysis**: 32 plain-language questions, four answers each — that produces your starting picture without anyone having read the standard first. - **Certification readiness as a percentage**: How many requirements are backed by evidence and which are still missing — a number that actually steers the project. - **Roadmap to certification**: The milestones from gap analysis to certificate. Enter a target audit date and the system works the due dates out backwards and flags anything overdue. - **Evidence builds up as you work**: Approved documents, events, audits, reviews, risks and objectives count automatically towards the matching requirement — existing records can be linked as well. - **DIN 77200 industry profile**: A second view of the standard for security service providers: DIN 77200-1 status is derived from your ISO evidence, plus a service instruction type and a site audit template. With Securo QM Pro. ### Document control - **Controlled documents**: From the quality policy to the work instruction — with status draft, under review, valid or archived, a review date and a template catalogue for a quick start. - **Versions, release & read receipts**: Who reviewed, who released, who confirmed the valid version — the evidence an auditor asks for first. - **My reading list**: Anyone on a document's distribution list finds the valid version under “My reading list” and confirms it with one click — again after every new release. ### Events & improvement - **Complaints, non-conformities & ideas**: One inbox for everything that goes wrong or could be better — complaint, non-conformity, improvement idea, incident. The complaint trend shows categories per month; the customer can be picked from the CRM. - **Public complaint link**: Your customers report an issue through a link without signing in; it lands in the inbox as a complaint. Generating a new link invalidates the old one. - **Import from the guard logbook**: Events and special incidents from the guard logbook become a QM incident with one click — without duplicates. With Securo QM Pro, an active DIN 77200 profile and the guard logbook. - **Causes & corrective actions**: Guided 5-why analysis, immediate and corrective actions with an owner and a deadline — and the later effectiveness check. ### Risks, objectives & changes - **Risks & opportunities**: Kept separate and each rated by likelihood and impact. The matrix shows as a heatmap where things get tight. - **Planned changes**: In the “Changes” tab you plan changes to the quality system with purpose, possible consequences and required resources — from draft to implemented, as evidence for clause 6.3. - **Objectives & metrics**: Measurable quality objectives with an action plan and the progress derived from it — plus the metrics you track anyway. - **All QM due dates in one list**: Corrective actions, effectiveness checks, document reviews, risk reviews and objective deadlines — instead of hunting across five pages. ### Audit & review - **Internal audit**: From planning, auditor and independence through to findings and the report as a PDF — the mandatory record under clause 9.2. - **Audit programme**: A target frequency and the next due date per area — after each completed audit it moves on automatically and shows up under “Tasks”. - **Fill in checklists on the move**: Yes/no at the touch of a button, a scale, free text and a photo per question. A finding becomes an action straight away, the result comes as a PDF — with your own templates for walk-throughs. - **Management review**: The management review under clause 9.3 — the mandatory inputs are filled in automatically, you assess and decide. Minutes as a PDF. ### Certification - **Certification cycle**: Stage 1 gate check, every date of the three-year cycle and the external audits — your cockpit on the way to the certificate. - **Non-conformities from the external audit**: Record the certification body's major and minor non-conformities — each gets a 90-day deadline from the audit date automatically, with actions and effectiveness check. - **Evidence package for the auditor**: A ZIP with the audit readiness report as a PDF and every uploaded piece of evidence, sorted by clause — your case packed for the audit. - **Weekly digest by email**: Once a week, everything that is overdue or due in the next 14 days — with nothing due, deliberately no email is sent. ### Organisation & context - **Context, stakeholders & processes**: Internal and external issues — including climate-relevant ones with a justification — interested parties with their requirements, and the process map with a turtle description per process. - **Competence matrix & training plan**: Required qualifications per role, actual evidence per person with expiry warnings, and planned training including effectiveness assessment. - **Suppliers & measuring equipment**: Suppliers with an approval status (approved, conditionally approved, blocked), evaluated against your own criteria (8.4) — plus the measuring-equipment register with calibration under 7.1.5. ## Fleet URL: https://securo-net.com/en/platform/fleet The taxable benefit gets estimated, the trip log reconstructed afterwards, the inspection forgotten. Here both are created as you go — with a trail an inspector can follow. Vehicles, trip log, taxable benefit, dispatch, costs and deadlines. The taxable base is calculated on save and carried forward; deadlines such as roadworthiness and safety inspections run alongside. Nothing is deleted from the trip log — cancellations and corrections carry a reason. ### Vehicles - **Vehicle list**: Every vehicle with the figure used to calculate the taxable benefit — and a column showing where a record is missing. - **Vehicle record**: Master data, who may drive and who may use it privately, plus the documents — in one place instead of three folders. - **Vehicle pools**: Group vehicles together with the people allowed to drive them — “Response vehicles North”, for example. - **Deadlines in view**: Roadworthiness test, safety inspection, service, tyre change, end of lease, insurance — always the next due date. A deadline that takes the vehicle off the road blocks it in the utilisation plan. - **Damage & insurance**: What happened, where the vehicle currently is and how far the insurer has got — an ongoing case rather than a one-off entry. - **Handover records**: Hand-out and take-back with odometer reading, fuel level, condition and photos — both sides confirm separately, after which the record can no longer be changed. ### On the road - **Start and end a trip**: Big buttons instead of a form: captured on the move with one tap, the “Return trip” with another. Destinations are suggested from nearby places or your most frequent ones. - **Works without a signal**: Trips started in a dead zone keep running on the device and go out from “Not sent yet” as soon as there is a signal again — a trip that already arrived is never created twice. - **Refuelling with a receipt photo**: “Record refuelling” opens the phone camera straight away for the receipt; add amount, litres and odometer reading — prefilled with the last known value. - **Report damage on the road**: Pick the type from tiles, describe what happened, take the place from your current position and add up to four photos — the report is attached to the vehicle of the current or last trip. ### Trip log - **Trip log**: The week's trips — captured on the move or added at the desk. Both routes produce the same entry. - **Seven-day deadline with countdown**: A trip without a trip type shows its remaining time, with a reminder on the phone beforehand. After seven calendar days it counts as private — the rule for a trip log kept up to date. - **Shared destinations**: Set up head office, workshop or the usual filling station once, optionally with a position on the map — they are suggested to every driver when ending a trip. - **Month-end close**: What is still open, where kilometres are missing and how much time is left. After that the month is write-protected; a close can be undone with a reason, and corrections stay visibly counted. ### Tax & cost - **Taxable benefit with calculation trail**: What providing a vehicle is worth per employee and month — fully recalculated, so the figure holds up in payroll. - **Confirm commute days**: 0.002% per actual trip instead of the 0.03% flat rate: drivers confirm their commute days once a month, and the annual counter runs up to the limit of 180 trips. - **Private-use ban & valuation method**: Record a private-use ban with supporting document for operational vehicles — and set and lock per calendar year whether the 1% rule or the trip log applies. - **Reimbursement for private vehicles**: Business trips in an employee's own car are reimbursed rather than taxed — cleanly separated from the company-car benefit. - **Costs & fuel cards**: Fuel receipts, charging, lease instalments, insurance and garage bills — with fuel cards, so every receipt lands on the right vehicle. ### Dispatch & analysis - **Utilisation plan**: Bookings, shifts, workshop time and permanent assignments as a timeline with one lane per vehicle. Two overlapping bookings simply cannot be saved. - **Request & confirm**: Drivers request a vehicle for themselves — the request already holds the period, dispatch confirms it. A blocked driving licence stops the booking. - **A vehicle for the shift**: A booking is tied to the shift from workforce planning; “Record trip” prefills destination, purpose and times from the booking — only the odometer readings are left to confirm. - **Do we still need this vehicle?**: Two analyses: vehicles permanently below your usage threshold — and days on which everything was booked out. - **Figures & export**: Kilometres per destination location, home location and cost centre, cost per kilometre and consumption — trips and costs as CSV that Excel opens correctly. ## Tasks URL: https://securo-net.com/en/platform/tasks What gets agreed in passing gets lost. Here it lands in your inbox in two seconds — typed or dictated — and is still there in the evening. From a fast notepad to projects with board, sprints and timeline — with a calendar and Outlook sync. A task is either private or visible to the team; other people's private tasks never appear on the team board — not even as a number. ### Capture - **Fast inbox**: Type what is on your mind at the top and it lands as a task in your inbox. No form, no project, no excuse. - **Shortcuts while typing**: “tomorrow 9am !high @Name” sets date, priority and assignee right in the first line — with Securo Tasks Pro, #KEY files the task straight into a project. Recognised shortcuts show up as chips below. - **Dictate instead of typing**: Tasks can be spoken — handy in the car, on site and anywhere your hands are full. - **AI structures notes**: With Securo AI, the AI splits a scribbled note into separate tasks shortly after you capture it. An AI report explains the result, and the switch can be turned off at any time. - **Templates for tasks and projects**: Describe recurring work once — with checklist, estimate, recurrence and a due date in days. “Save as template …” turns an existing task into a template; with Securo Tasks Pro, whole projects too. ### Organise & find - **Seven views for the day**: Today, Inbox, Open, Overdue, Upcoming, Done and All — plus the scope: my tasks, watched tasks, tasks visible to the team or everything visible. - **List or table**: In the table you change status, priority, assignee and due date right in the row and show or hide columns. The list groups by due date, status, priority, assignee or project. - **Search, filter, sort**: Search titles and descriptions, filter by status, priority, assignee, project and due date. Your choice is remembered until you click “Reset” — even after a look into a task. - **Many tasks at once**: Change, assign, push back by a day or a week, or move to the trash up to 200 selected tasks in one go. Keyboard shortcuts such as J/K, X and E do it without a mouse. - **CSV export and import**: Download the current view, filters included, as a file for Excel. On import a preview names the reason for every faulty row before the valid tasks are created. - **Trash with undo**: Deleted tasks stay in the trash for 30 days and can be restored, several at once if needed. Right after deleting, a click on “Undo” is enough. ### The individual task - **Detail page per task**: Due date (all-day too), start, reminder, estimated time and visibility in one place. Every field saves by itself — there is no save button. - **Checklists**: Up to 200 items per task: added with Enter, ticked off instantly, renamed with a click and dragged into order by the handle. - **Dependencies**: Record what a task is waiting for and what it is blocking. Open predecessors appear as a notice above it; a loop — even a roundabout one — is rejected. - **Recurring tasks**: Completing a task creates exactly the next one in the series. “By schedule” keeps a fixed rhythm, “After completion” counts from the day it was checked off. - **Attachments with preview**: Simply drag files onto the task; images show up as a preview straight away. Up to 50 attachments per task and 25 MB per file — images, PDFs, Office documents or emails. - **Time against estimate**: Log duration, day and a note per entry; the total sits right next to the estimated time. Only your own entries can be changed. - **History of every change**: Who changed what and when is listed in the task's history — including changes by the AI and dates that were moved in Outlook. ### Calendar & Outlook - **Drag-and-drop calendar**: Month or week: dragging a task to another day moves its due date, and undated tasks are dragged in from the “Without due date” tray. On the phone it becomes an agenda. - **Tasks in your Outlook calendar**: Open tasks assigned to you appear in your Outlook calendar “Securo – Tasks”. Move an event there and the task takes the new date. Requires a Microsoft 365 connection. - **Outlook events alongside**: If you wish, your Outlook events appear in the task calendar above the day's tasks. Private and confidential events show only as “Busy”. ### Team & overview - **Team board with workload**: Per person: open, in progress, overdue, due this week and the estimated time; one click narrows the list. Other people's private tasks never appear here, not even as a number. - **Comments, mentions & watchers**: Questions right on the task; anyone mentioned with @ is notified and watches the task from then on. On comments and status changes, author, assignees and watchers are told. - **AI preparation**: Prepare a letter draft from a task (with Securo Letter and Securo CRM) or get a cover suggested for a shift (with Securo Workforce). Nothing is sent or assigned on its own. - **Custom fields**: Create fields such as “risk level” or “cost centre” — text, number, date, selection, yes/no or person, with Securo CRM also customer and contact. Optionally required and shown on the board card. - **Daily digest, time zone & AI**: Whether and at what hour the daily digest arrives, which time zone “Today” uses and whether the AI lends a hand. Notifications are set centrally in your personal settings. ### Projects & planning (Securo Tasks Pro) - **Projects with ticket keys**: Related tasks under a short key such as SEC — every task gets a number like SEC-142 automatically. With Securo Tasks Pro. - **Kanban board**: Tasks as cards in columns; moving a card changes the status. New tasks are created right in the column, and filters can be saved — for the whole organisation if you like. - **Backlog with hierarchy**: An epic bundles tasks, a task has sub-tasks — expandable, so large efforts stay readable. - **Sprints**: Plan work in fixed time boxes, with a story-point estimate per task. - **Timeline**: Every task of a project as a bar from start to due date, by week, month or quarter — with a line for today and a red edge for anything overdue. - **Labels & components**: Coloured markers across status and sprint — a theme such as “urgent”, an area such as “technical”. - **Burndown, velocity & workload**: Three reports per project: the burndown of a sprint, the output across completed sprints and the open tasks per team member. - **Lead, members & columns**: Set the project lead and members, arrange board columns with a WIP limit and archive a project — its tasks are kept in full. ## Support URL: https://securo-net.com/en/platform/support Customer requests in a shared mailbox mean duplicate replies, lost cases and no numbers. Here every email becomes a ticket with history, ownership and a deadline. A helpdesk for email, widget, live chat and callbacks — with macros, deadlines in business hours, a knowledge base and reporting. AI reply drafts rely solely on your own material and flag gaps rather than inventing content. The AI never sends anything to your customers by itself. ### Handling requests - **Every email becomes a ticket**: Requests to your support mailbox land in the inbox automatically — with subject, sender, priority and status. - **Work a ticket**: Read the history, reply by email, leave internal notes for the team, change status, assign — all in one view. - **Images and files in the thread**: Screenshots and documents sent by the contact sit under the message they came with — images as an instant preview, other files as a line to download. - **Macros with placeholders**: One click inserts a ready-made reply with first name, ticket number and more, and sets status, priority or “Assign to me” along with it. If a value is missing, the hub says so before sending — or a stored fallback text steps in. - **Custom ticket fields**: Extra details such as a contract number or system type on every ticket, required if you like. With Securo CRM you pick customer and contact directly by name. - **Turn a ticket into a task**: “Create task” turns the request into a linked task with title and text pre-filled; with Securo AI, the AI suggests matching open tasks. With Securo Support Pro and Securo Tasks Pro. ### Channels & availability - **Email, widget & chat**: Requests arrive by email, through the widget, via live chat or as a callback request — and still converge in one inbox. - **Real-time live chat**: For a chat request your reply appears instantly in the visitor's chat window — no email involved. Internal notes stay within the team. - **Callback & hotline**: In the widget, people leave their phone number and when they can be reached; this becomes a ticket marked “Callback”. Alternatively the widget only shows your hotline number with its availability. ### Customer self-service - **Knowledge base**: Short guides and answers to common questions — maintained in one place, published in several. - **Widget for your website**: Published articles appear in the widget on your site — many customers help themselves before a ticket exists. You set greeting, accent colour and allowed websites; requests can be followed without a customer account. ### AI assistance - **AI reply drafts**: The AI proposes an answer from your own material. If the answer is not in that material it invents nothing and marks the gap instead. With Securo Support Pro and Securo AI. - **AI triage of new requests**: The AI suggests topic, priority, sentiment and a suitable team and sums up the request briefly. Nothing is changed automatically — you adopt what fits. - **AI summary**: A long thread boiled down to a few sentences — for instance when handing over to a colleague who has not seen the case before. - **Knowledge article from a ticket**: A resolved request becomes the draft of a knowledge base article that you refine and publish. A good answer turns into self-service for everyone. ### Quality & steering - **Deadlines in business hours**: First response and resolution only count during your business hours — per profile with time zone, a window per weekday and holidays. Deadline rules with Securo Support Pro. - **Satisfaction survey**: Once a ticket is resolved, the contact receives a short survey and rates with one click straight from the email. Reporting shows the average, the distribution and the latest comments. - **Reporting & CSV export**: New and resolved tickets, time to first reply and to resolution and how often deadlines were met — plus the period's tickets as a CSV file. With Securo Support Pro. - **Mailbox, signature & AI switch**: Connect the mailbox via IMAP/SMTP or Microsoft 365 and check it with “Test connection”, store a signature, switch the AI on or off. A reply that could not be delivered is marked in the thread. ## Automations URL: https://securo-net.com/en/platform/automation The same handful of steps after every new hire, every incident, every new customer. Here they run by themselves, triggered by what happens in the hub anyway. Recurring processes as workflows — triggered by module events, a schedule, a button or from outside. Permitted actions, execution limits and retention can be capped per organisation; runs are pseudonymised and secured by an evidence chain. ### Building flows - **Workflow list**: Every automation in your organisation, with a clear view of which are active and which recently failed. Up to five active workflows with the Starter licence, as many as you like with Securo Automation Pro. - **Workflow editor**: One trigger and one action per workflow: pick, fill in, test, activate. Recipients are found by name, module actions are filled in as a form — assembled by clicking rather than programming. - **Module events as triggers**: A new employee, a deal won, a contract created, a working-time breach — the hub itself gives the starting signal. Workflows can also be started at the push of a button. - **Schedule**: Every few minutes, hourly, daily, weekly or monthly — at the chosen time in your time zone, across daylight saving changes too. “Next runs” shows in advance when it will run. - **Actions across modules**: Notify one person, several people or the whole organisation, run a module action such as “Create customer” or “Create letter from template”, wait up to seven days or start another workflow. - **Loop for each element**: Run an action for every element of a list from the event — up to 1,000 runs, up to ten at the same time. With “Continue on errors” the loop finishes despite individual failures. - **AI request as a step**: An instruction to a model your organisation has approved — optionally with the answer as structured data; if it cannot be read, the step fails visibly. With Securo AI. - **Values from the trigger**: With “Insert variable” you take values from the event — such as a new employee's first name — into title, text or details. During the run the real value appears there. - **Ready-made templates**: HR onboarding, new CRM customer, critical incident, working-time breach — adopt, adjust in the editor, activate. ### Connecting - **Start from outside**: Trigger workflows from a third-party system — secured by signature or token, with a secret you can renew at any time, and pausable when needed. With Securo Automation Pro. - **Request to another system**: Inside a loop, a workflow calls an external system — with address, credentials, additional headers, values sent and a time limit. Secrets are masked in the run. - **Encrypted credentials**: Tokens for external systems are stored encrypted; the plain text is never shown again. Renewing swaps only the secret, and workflows keep running unchanged. With Securo Automation Pro. ### Operating - **Runs**: Every execution, newest first — you see immediately what worked and what did not. - **Step-by-step inspector**: Each step with status, duration, input and result. A run can be repeated with the same workflow version; if that could, say, send a message twice, the hub asks first. - **Compare runs**: Two runs side by side — ideal for checking a repeat run against the original. - **Fixed versions**: Every save stores a new, unchangeable version of the workflow. Running executions keep their version — steps never change in the middle of a run. ### Control - **Governance**: When run details are pseudonymised, whether the evidence chain is intact and which anomalies were flagged. - **Set the limits**: Which module actions are allowed, how many runs per hour are permitted and how long history is kept. ## AI assistant URL: https://securo-net.com/en/platform/ai Software goes unused because nobody knows where things are — and orders from Excel get retyped by hand. The assistant answers the question where it arises and turns the spreadsheet into proposals you only need to check. Answers questions about the hub — and with Securo AI proposes shifts, master data, quotes and invoices that you confirm with one click. It can only do what the signed-in person may do; nothing is entered without their click, and every change is logged with their name. Securo bears the AI costs — a quota per person instead of an open-ended bill. ### Questions & guidance - **Assistant in the header**: Ask a question about the hub and get an answer — without leaving the page you are working on. The assistant knows which page is open and prefers the help that fits it. - **Asking questions or Securo AI**: “Asking questions” is included for everyone: the assistant explains how things work and sees none of your organisation’s data. With the Securo AI licence it works with your data — for example “Who is on night shift tomorrow?”. - **Answers with a source**: The assistant draws on the built-in help and links the relevant page rather than improvising. It only cites help pages that actually exist. - **Takes you to the right place**: Ask where something is and it gives you the menu path plus a button that takes you straight there. If you lack a permission, it tells you which one; for a bug or a wish it opens the way to Securo support. - **A quota per person**: Every person has their own monthly quota — heavy users take nothing away from their colleagues. The chat shows the remaining share as a percentage; with Securo AI it is considerably larger. ### Working with Securo AI - **Nothing is written until you confirm**: If the assistant wants to create or change something, it puts every item to you as a separate card — showing the values that will actually be stored. Until you press “Run it”, nothing has happened. - **Asks instead of guessing**: If a name matches two records or a date is missing, the assistant stops and asks — with suggested answers as buttons. Until you reply, it does not continue and enters nothing. - **Proposes shifts, locations and customers**: From an order it proposes shifts — as drafts that employees cannot see yet — plus missing locations, roles, customers and tasks, and it assigns employees. Every item waits for your click. - **Personnel data from a spreadsheet**: When you move over from another program, it takes employees, absences, qualifications and weekly hours from a spreadsheet — many people in one proposal. No Securo accounts or invitations are created. - **Drafts quotes and invoices**: Invoice, down-payment, pro forma and credit note drafts as well as quotes: create, change, clone, record acceptance, convert into an invoice. Prices come from the service catalogue; finalising and sending stay with you. ### Tables & larger tasks - **Attach a table instead of retyping**: With Securo AI, hand over an order or duty list as a CSV or Excel file. If a workbook has several sheets, you tick which ones it may read; fill colours in a duty roster are read too. - **Tables in the answer**: When the assistant sums something up as a table, the chat shows the first rows. “Open table” brings all rows into a wide view that you can sort by clicking a column header. - **Larger tasks in the background**: Evaluating an Excel file with several sheets can take minutes. The chat shows what is happening (“Step 4 · 1:12”); you can close it — the answer is then waiting under “Recent conversations”. ### Quota & control - **Usage as a percentage**: With the matching permission you see active users, average usage and exhausted quotas — as percentages rather than amounts, because Securo bears the cost of the AI. - **Model choice per person**: With Securo AI, every person picks their own model in the chat. Next to it they see how much faster it uses up the quota than the default — a factor such as “~3× usage”, not an amount. - **Can do exactly what you can**: Every access runs under your sign-in: if you lack a permission, so does the assistant, and it tells you which one. Modules without a licence do not appear in its answers at all. - **Log & transparency**: Every change it carries out is logged under your name, just like a manual entry; the AI log is deleted after 90 days. A notice in the chat states openly that Securo-Net analyses the chat for support and improvements. ## Integrations URL: https://securo-net.com/en/platform/integrations Every integration is otherwise a project. Here it is a tile with a connection status that an administrator sets up themselves — for Microsoft 365, every person then connects their own account. Connect external services — Stripe, Microsoft 365 and data migration from the planner. Credentials are stored encrypted and never displayed; your organisation decides which Microsoft 365 uses are allowed. No additional licence required. ### For the organisation - **Services as tiles**: Every external service with its connection status — you see at a glance what is connected and what is stuck. - **Set up Stripe in the hub**: Company, bank details and evidence step by step — without a detour to another website and without an existing account. Afterwards you accept card payments for your invoices. - **Microsoft 365 for the organisation**: An administrator consents once with “Consent at Microsoft” — it takes about a minute, and Securo detects your Microsoft tenant on its own. After that, every person connects their own account. - **Allow or block uses**: For every use — Outlook calendars, telephony, e-mail in the CRM — you decide whether it is allowed in your organisation. If you withdraw one, Securo removes the calendars it created in Outlook for it. - **Connected people at a glance**: How many people are connected and how many show “Reconnect needed”, plus the list with person, Microsoft account and status. If an account is attached to the wrong person, release it with “Disconnect”. ### For each person - **Your own Microsoft 365 account**: Every person connects their work account once in their personal settings and switches each use on or off there. Whatever Securo created in Outlook is removed again by “Disconnect”. - **Tasks, shifts, absences in Outlook**: Tasks with a due date, your own published shifts and absences — without the reason — appear in separate Outlook calendars “Securo – …”. Move a task there and its due date changes in the hub. - **Outlook events taken into account**: Outlook events show up in the task calendar, and appointment booking does not offer times that are busy in your calendar; booked appointments block the time in Outlook. Securo only reads the events. - **Telephony and e-mail in the CRM**: The same connection carries telephony and “E-mail in the CRM”: e-mails to customers go out from your own mailbox, and replies appear with the customer in the CRM. Securo does not read other e-mails. - **Sign in with Microsoft**: Separately from the 365 connection, you link your Microsoft account for signing in to Securo — its own step on its own card. Password and second sign-in step stay active. ### Data migration - **Data migration from the planner**: Bring customers, sites, employees, qualifications and subcontractors over from Securo Protect Planer — with a dry run that shows what will happen. The documents of the personnel files follow afterwards. ## Telephony URL: https://securo-net.com/en/platform/phone You only learn who is calling after picking up — and what it is about only after looking it up. Connected to your existing Teams line, the name and the current shift are there before you answer. Microsoft Teams inside the hub: recognise callers, keep a call list — and with Securo Telefonie · Pro, take calls right in the browser. Display and call list are voluntary and can be switched off per person; only key data is stored, never call content, with the retention period you set. Job applicants are never matched. ### Setup - **Microsoft Teams connection**: Telephony builds on your existing Teams calling plan — no second phone system. Seeing calls, recognising callers and the call list are included without an extra licence. - **Consent once, done**: Your IT consents once under Integrations › Microsoft 365 with “Consent at Microsoft”; Securo detects your Microsoft tenant on its own. Telephony is then enabled at Microsoft there with a single click. ### Day to day - **Calls in the hub**: Incoming calls appear as a card in the hub — you know who is calling before you pick up. Whether the card appears is each person’s own choice, with a switch of their own. - **Caller recognition**: Known numbers are shown with a name: customers, contacts, employees, subcontractors and the contacts of a location — including its escalation chain. You decide which sources count. - **What the call is likely about**: When an employee calls, the card shows their current or next shift and location — for example “On duty 18:00–06:00 · Werk Nord”. “I’m sick” can be handled without opening the schedule. - **Straight from the call card**: From the card you open the caller’s profile, create a callback as a task, create an unknown number as a customer or record an employee’s sick leave — depending on your modules and permissions. - **Personal call log**: Incoming, outgoing and missed calls — optional and visible only to you. Only key data is stored, never call content; missed calls can be followed up directly. - **A call as a CRM activity**: Save a call with a recognised customer or contact to the customer record with “Save as activity” — after hanging up, with the call duration already filled in. With Securo CRM. ### Calling in the hub - **Take calls in the browser**: With a seat of the Securo Telefonie · Pro licence you call right in the hub: answer, decline, hold, mute; a second call puts the current one on hold. Every call still rings in Teams as well. - **Dial pad and call buttons**: Use “Make a call” to dial any number or call back from your call list; call buttons also sit next to the numbers of customers, contacts and employees. Outgoing calls need a Teams phone licence on the Microsoft account. - **Transfer and call notes**: During a call you transfer it to another number or jot down a call note — on hanging up it is carried over into the task or the CRM activity. - **Device check and diagnosis**: Choose microphone and speaker, test the microphone, switch on the ringtone, test the connection. If something is off, the connection diagnosis names the likely cause — such as an ad blocker — and the next step. ## Messages URL: https://securo-net.com/en/platform/messages Work conversations otherwise run through private messengers. Here they stay inside the organisation, separate from email and from notifications. Internal direct messages and groups with file attachments — no separate licence needed. Included in every organisation without an additional licence. Recipients only from your own organisation; attachments are kept in your organisation’s file storage and can only be retrieved by participants of the conversation. ### Internal communication - **Internal inbox**: Direct messages to individuals in your organisation — separate from email and from notifications. A new message also shows up as a push and in the bell. - **Replying always works**: Whoever is written to can always reply in the direct conversation — even without a permission to write of their own. Only those your organisation allows can start a new conversation. - **Attach files**: Send PDFs, photos, Office files or emails along: up to 10 files per message, up to 25 MB each. Images appear as a preview; on a phone, the share sheet opens for saving. - **Formatted text**: Messages support simple formatting — bold, italics, links and lists from a toolbar, without writing code. “Preview” shows the result before you send. - **Archive and delete for me**: “Archive” tidies up the inbox; if someone writes again, the conversation comes back on its own. “Delete for me” removes the history only for you — the others keep theirs. - **Included at no extra cost**: Messages need no separate licence and are available to every organisation. ### Groups - **Groups**: Several members in one conversation — you create them yourself, for instance for a team, a shift or a location. Whoever creates the group becomes its owner. - **Who can write?**: Chosen per group: “All members can write” or “Only group admins can write” — for announcement groups where everyone reads along but not everyone replies. - **Organisation-wide groups**: A group with every member of the organisation — whoever joins later is in automatically and sees the history so far. Important conversations go to the top for everyone with “Pin for everyone”. - **Roles within a group**: Owner, admin, member: admins rename the group and add or remove members. Every member except the owner can leave a group again — organisation-wide groups excepted. ## Notifications URL: https://securo-net.com/en/platform/notifications Important things get missed, unimportant ones annoy. Every user decides for each notification whether and where it arrives — and 200 identical notices are read with one click. Shift reminders, approvals and alarms — via push, in-app and email, configurable per notification. Included in every organisation without an additional licence. Emergency messages such as SOS alarms cannot be switched off. ### Reachability - **Everything in one place**: Shift reminders, approvals, alarms and module notices — in the bell at the top and in a complete list. - **Push, in-app and email**: Three channels, so urgent things arrive and minor things do not interrupt. - **Tap to get there**: Tapping the push message opens the matching place in the app — the assigned shift, for instance — and marks the notification as read, even if the app was closed before. - **Emergencies always arrive**: Emergency messages such as SOS alarms are marked as critical: they can be neither switched off nor made quieter, and they reach you even if you have turned push off. ### Working through - **Unread by type**: 200 times “qualification check due”? One tile per type shows how many are unread and marks exactly that type as read — every other notification stays open. - **Search, filter, read selectively**: The complete list filters by text, type and period. With a filter set, “Mark matches as read” only reads what matches; single rows can be selected with checkboxes. ### Settings - **Configurable per notification**: Every user decides for each individual notification whether and on which channel they receive it. - **Signal per notification**: How noticeably a push message announces itself is chosen per notification: “Important” with sound and right away, “Normal” with sound, or “Silent” without sound or vibration. - **Define who gets notified**: Who receives a message is the organisation’s call — by role, to the location management or to named people: invoice alerts to accounting, a deadline at a location to the local management. The channel stays each person’s choice. - **No message goes nowhere**: If a message would reach nobody — no role assigned, no location management set — it goes to the Owner and Administrator. Personal messages such as a payslip are exempt. ## Forum URL: https://securo-net.com/en/platform/forum Questions about certifications or pay agreements otherwise end up in private groups, and staff or subcontractors are found by phoning around. Here companies talk to each other right in the hub — without their company name if they prefer. Industry-wide exchange between companies — with a marketplace for staff, jobs, subcontractors and equipment. Free of charge, no separate licence. Your company decides through roles who may read and write; the Securo team moderates under published forum rules. ### Exchange between companies - **Forums by section**: The “Overview” lists the sections with their forums and, on the right, the “Latest topics”. A “New” label on a forum and topics in bold show what you have not read yet — also available as the “Forum — what's new” tile on your start page. - **Start a discussion or question**: A topic gets a title, formatted text, up to eight tags and up to ten attachments — images and PDF. When uploading, the forum strips image data such as the location where a photo was taken. - **Reply, react, mark solved**: Reply, quote and react with “Like”, “Thanks” or “Helpful”. On a question, the person who asked marks the best reply with “Mark as solution” — the topic then shows “Solved”. - **Search across all forums**: Search covers titles and posts in every forum your company may read, with results as you type — narrowed by forum and type. Clicking a tag such as “#objektschutz” lists every topic carrying it. - **Follow & weekly summary**: Follow single topics or whole forums and hear about new replies and topics by push, in-app or email. You follow your own topics automatically; on Mondays an optional weekly summary lists what is new. ### Marketplace & contacts - **Marketplace for staff & jobs**: In the “Marktplatz” forum, companies offer and look for staff, jobs, subcontractors and equipment. Topics and replies there always show the company name — so you know who you are dealing with. - **Messages to other companies**: “Send message” on a post starts a private conversation with the person behind it, with subject and topic reference filled in. Whoever is contacted can always reply — attachments included. - **Company directory**: Find companies by name, service and federal state, verified ones only if you like. Only companies that listed themselves appear — the switch “Show in the company directory” starts out off. - **Your company profile**: You maintain description, website, contact, regions and services yourself; name and logo come from your organisation's master data. The profile also lists the topics your company wrote under its name. ### Visibility & rules - **With or without company name**: Your company decides whether posts show its name: “Always show”, “Decide per post” or “Never show”. Without it, posts read “Member of a verified company” — and such posts never appear on the company profile. - **Access per forum**: Which forums your company may read and where it may write is set per forum — for instance all companies or verified ones only. Where your company may only read, a lock shows “Read only” and the reason appears when you open it. - **Forum rules & moderation**: Before first use, each person accepts the forum rules. Posts, messages and company profiles can be reported; the Securo team reviews them, decides with a stated reason, and the person reported never learns by whom. ## Every Securo Hub feature | Complete feature list URL: https://securo-net.com/en/features Every feature of every module: scheduling, time tracking, payroll, guard logbook, invoicing, e-signature and more — searchable, with maturity level. ### Every feature. No small print. What Securo Hub does is listed here in full — module by module, with maturity level. Search for what your operation actually needs instead of clicking through marketing tiles. ### How to read this list Every feature listed here exists in the product — the descriptions come from the same source as the in-app help. Anything that does not exist yet is not on this list. ### Included in every module These features do not come from a single module but from the platform — they apply everywhere, at no extra cost. ### Features by module Grouped by area of work. Each module name leads to its detailed page. - 1 feature - Module page - Included without a separate licence ### Missing something? Tell us what your operation needs. We will tell you honestly whether it exists, whether it is coming — or whether we are the wrong vendor for it. - Access & licences - Daily work - On the move - Working across company lines - Trust & evidence - Employee records - Absence & leave - Qualifications & proof - Recruiting & onboarding - Payroll documents & social insurance - External workforce - Reporting & self-service - Shift planning - Staffing & self-service - Sites & master data - Time tracking & accounts - Working-time law & approvals - Paperwork for the client - Billing & reporting - Pay model - Payroll run - Handover to the payroll office - Patrols - Lone-worker protection - Dispatch & incidents - Evidence & analytics - Recording on duty - Proof & verification - Reports for third parties - Privacy & retention - Dispatch - Situation & emergency - Radio traffic - Groups & devices - Register connection - Register data - Customers & contacts - Sales & contracts - Day-to-day sales - E-mail in the CRM - Organisation & data - Writing invoices - Quotes - Sending, payment & dunning - Automated billing - E-invoicing & accounting - Document design & defaults - Bookable offering - Availability - Managing appointments - Forms & enquiries - Signature envelopes - Signature levels & legal form - Identity & evidence - Templates & volume - Writing - Templates, signatures & enclosures - Sending - Letterhead & defaults - Standard & readiness - Document control - Events & improvement - Risks, objectives & changes - Audit & review - Certification - Organisation & context - Vehicles - On the road - Trip log - Tax & cost - Dispatch & analysis - Capture - Organise & find - Calendar & Outlook - Team & overview - Projects & planning (Securo Tasks Pro) - Handling requests - Channels & availability - Customer self-service - AI assistance - Quality & steering - Building flows - Connecting - Operating - Control - Questions & guidance - Working with Securo AI - Tables & larger tasks - Quota & control - For the organisation - For each person - Data migration - Setup - Day to day - Calling in the hub - Internal communication - Groups - Reachability - Working through - Settings - Exchange between companies - Marketplace & contacts - Visibility & rules ##### One login for everything Securo ID signs your people in once — for every module you have licensed. Anyone who wants to can also link their Microsoft account under “Sign in with Microsoft”; password and second sign-in step stay in place. ##### Several accounts, one click Anyone with several Securo accounts switches via “Switch account” without typing the password again — provided “Remember account on this device” was ticked at sign-in. On shared computers, “Sign out of all accounts” ends everything at once. ##### Two-factor & device control Every user secures their account with a second factor and sees which devices are signed in — unknown sessions can be ended individually. ##### Roles & permissions per module Permissions are fine-grained: approving hours does not require seeing wages, and a location manager only sees their own locations. Employees need no role at all for their own work — shifts, clocking in, patrols. ##### Role templates & simple editor Templates such as location management, dispatcher, guard, sales, HR administration, payroll accounting, accounting and site management. In simple mode you pick view, edit or manage per area plus who it applies to; one person can hold several roles. ##### Revoking access takes effect at once When access is withdrawn it is blocked across all modules within about half a minute — not whenever a token happens to expire. That matters on termination and lost devices. ##### Licensed per module or per employee You pay only for the modules you use — per user, or as a bundle priced per employee. Bundles count active employees in personnel records, not accounts, and include a share of external subcontractor staff at no extra cost. ##### Storage & quota How much space your files take up, which module accounts for what share and where your quota sits. From 80 per cent the display warns you — nothing is blocked. ##### Command palette Ctrl/Cmd + K opens search across every page and action. Daily users rarely touch the menu. ##### Dashboard with widgets Every user assembles their start page from tiles — module shortcuts, key figures, open tasks. Only licensed modules are offered. ##### Several areas at once Anyone moving between roster, personnel file and invoice keeps them open as tabs side by side instead of reopening each page. ##### Filters that stay put Filter a list, open a record, go back — and your filter is still there, even in a new tab or the next day. “Reset” on the filter bar puts everything back to the start. ##### Long operations in the background Printing or sending shift schedules for many people, creating all pay statements of a payroll run, finalising invoices in bulk: it keeps running while you work. The header bar shows progress; results come singly or as a ZIP. ##### Adaptable navigation Everyone hides what they don't need in the sidebar, drags modules into their own order and pins favourites to the top with the star. On the phone those favourites move into the bottom bar. ##### Light and dark mode Follows the system setting automatically and can be switched by hand — easy on the eyes at night and in the office. ##### Your own fields Where the standard fields fall short, define extra fields per record type — no development, no special version. ##### Microsoft 365 connected Set up once for the organisation, then each person connects themselves: shifts, absences and tasks appear in their own Outlook, appointment booking checks busy times, and emails go out from the CRM — shared mailboxes included. ##### One design for every document Logo, colours, font, layout and footer are set once under “Document design” — for invoice, quote, credit note, cancellation and reminder alike. Eight layouts to choose from; the footer sits in the same place on every page. ##### Full scope on mobile The hub runs on phone and tablet — in the browser or as an app — with its own bottom bar for the pages that matter in the field: clock in, patrol, logbook, my shifts. ##### App for iOS and Android Securo Hub is on the App Store and Google Play. Tapping a push notification opens the right page, each notification can be set to important, normal or silent, files go out via the share menu — and the app fetches updates itself. ##### Connect other companies Link customers and subcontractors as organisations of their own — by their ID or an invitation to an email address. What the other side may see is ticked off item by item and can be withdrawn at any time. ##### Customer portal for clients Your client gets an access of their own: roster, incidents and patrols, invoices showing the open remainder after part payment, contracts, and hours worked per location with premium times — ready to countersign. They see only what you released. ##### Subcontractors work alongside you A subcontractor switches into your organisation and works there: they name people for the places you ordered, maintain their own staff and see the hours recorded. A coloured banner always tells them whose context they are in. ##### Assignments into their own plan If your subcontractor runs Securo with an organisation of their own, they take over your assignments into their shift schedule in one click and pull the times recorded with you into their time tracking — approved times are never overwritten. ##### Partner sync for staff The other way round, the subcontractor passes their people on to you from their own personnel files — per person and per detail, such as security register ID or qualifications. Certificates travel along as a copy; one click syncs changes. ##### Hosted in the EU The hub's servers and file storage sit in data centres in the EU, and development happens in Germany. AI features and voice transmission in Radio & dispatch use specialised providers outside this commitment. ##### GDPR from the ground up Access requests, deletion and retention periods are built-in functions rather than afterthoughts — including crypto-shredding and legal hold in the evidence modules. ##### Traceable changes Who changed what and when — logged and exportable. In HR the export is signed and therefore holds up with auditors. ##### Help right on the page Every page has help in plain language — German and English, without jargon, one F1 away. New staff get going without a training session. ##### Securo Support in the hub “Open Securo Support” lets you write to the Securo team straight from the hub — with files attached or as a callback request. Your requests and our replies stay collected there. ##### German & English The entire interface is maintained in both languages. Each user picks their own — and whether names read “Anna Berger” or “Berger, Anna”. ##### Employee directory Everyone in your organisation in one list — with quick filters such as “No Securo account” or “Contract ending”. Your filters stay put, even when you open a profile in between. ##### Export to Excel or CSV Exactly the filtered list as an Excel workbook or CSV, with columns — your own custom fields included — arranged by drag and drop. Every export is recorded in the change log; bank details, tax ID and social-security number are never offered. ##### Bulk actions Create Securo accounts, reset passwords, set department or cost centre, put people on hold or end employment — for many at once. You see beforehand how many will really be processed; then it runs with a progress bar. ##### Digital personnel file Overview, master data, employment, Securo account, documents, qualifications, working time and change log of one person — in tabs instead of folders. Your own custom fields live in the “Custom” tab. ##### On hold, off-boarded, rehired “Set inactive” for parental leave, “Off-board” on the leaving date, “Rehire” with a new start date — the earlier employment stays in the change log. “Anonymize” removes personal data irreversibly, Securo account included. ##### Securo account from the personnel file The list shows employment and hub access side by side — “Active / Deactivated” for someone who is back at work but locked out. You restore the access right there in the file. ##### Employee package at a glance Only active employees count — inactive and off-boarded ones do not. When the package runs low, a notice appears above the list, two seats of buffer remain, and “Increase employee package” takes you straight to the subscription. ##### Master-data requests Employees request changes to address, phone, name and bank details themselves. You see current versus requested and approve. ##### Org chart Your structure at a glance: departments with their lead, cost centre and headcount. ##### Org structure, holidays & custom fields Departments up to ten levels deep, cost centres and holidays in one place — country and state determine the public holidays. Custom fields such as text, date or choice appear in every personnel file. ##### Leave, sickness & special leave All absences for your team in calendar, list and approvals: request, filter, edit. When you enter one for someone else with approval rights, “Approve right away” sets it to approved immediately. ##### Absence calendar Month, quarter or year as a bar chart, with remaining leave next to each name. Days someone does not work anyway are hatched; the row underneath counts how many are away at once and changes colour at your limit. ##### Requests with a live preview While you fill it in, the request shows the working days with the reasoning (weekend, holidays by name), the leave balance afterwards and who else in the department is away. Half days via “From midday” and “Until midday”. ##### Capacity & blackout periods Decide how many people may be off at the same time — for the whole organisation or per department, as a warning or a block. No leave can be taken in blackout periods; sick notes are never affected by either. ##### Part-time patterns & weekly hours A share per weekday — 1, 0.5 or 0. On Mon/Wed/Fri a week off costs three days instead of five, and 30 days of full-time entitlement become 18. Contractual weekly hours set the target for the time account. ##### Leave balances Entitlement, carry-over, reserved and used days per employee — plus corrections with a mandatory reason. “Prepare the year” sets up next year’s balances, and anyone who falls sick during approved leave gets the days back. ##### Approvals in one list Absence and master-data requests land in one inbox. Managers decide without clicking through three pages. ##### Self-service for employees Request leave, see the balance, track requests — on the phone, without paper and without asking the office. If a sick note needs proof, the certificate is photographed right in the request. ##### Absences in your own calendar Via calendar subscription in Outlook, Apple or Google — or through the Microsoft 365 connection straight into Outlook as a separate “Securo – Absences” calendar. It shows the type, never the reason. ##### Qualification catalogue Prepared types such as first aid or a driving licence plus your own, each with mandatory fields, default validity and check cycle. The categories “Security & guarding” and “Government clearances” come with the licence “Branche · Sicherheitsdienst (Deutschland)”. ##### Qualifications per employee Tick several qualifications at once and enter the same issue date with “Apply to all” — each one calculates its expiry from its own validity. The status reads “Valid”, “Expiring soon” or “Expired”. ##### Due checks Proof that has to be re-presented at intervals — a driving licence, for example — shows up with its date; anything never checked sits in red at the top. A due check stops nobody; blocking is a deliberate decision with a reason. ##### Request proof Ask one person or many for their driving licence or residence permit — they get a message on their phone. You approve or reject with a reason; the “Undeliverable” tab shows whom the hub could not reach. ##### My proofs on the phone Employees photograph the requested proof straight from the camera and enter number and expiry date. Only your approval writes the details into the personnel file. ##### ID cards under § 18 BewachV Design, issue, block and reissue credit-card format ID cards — the preview matches the print exactly. Add-on “ID cards”, requires Securo HR. ##### ID card on the phone Your own badge full screen, with a QR code for inspections. Whoever scans it lands on a verification page served by Securo — not by the employee’s device — showing validity, issuer and the company’s guard register number. ##### Job postings Drafts, published roles and the archive, with descriptions written in Markdown. On saving, the hub flags equal-treatment pitfalls under German law (AGG), such as a missing (m/f/d) marker in the title. ##### Applications with a pipeline Every application carries a unique reference and moves through received → screening → interview → offer → hired or rejected. A rejection requires a reason. ##### Your own careers portal A public careers page in your colours, with your acknowledgement, your privacy notice and your retention period of 1 to 24 months. The job list can be embedded in your own website with a widget. ##### Recruiting metrics Active roles, applications in the last seven days, ongoing processes and the average time to hire. ##### Personnel form by link New hires enter their own master data and upload documents through a personal link, valid for 1 to 90 days, without an account of their own. “Check details and create” carries everything pre-filled into the personnel file. ##### Templates, SMS delivery & archive Per template you decide which fields are required, optional or hidden and which documents are requested. It goes out by email or SMS; “Deactivate and archive” instantly invalidates a link sent to the wrong address. ##### Distribute payslips digitally Upload the finished payslips from your payroll office as a ZIP or many PDFs at once. Securo matches them by file name and marks each suggestion “Confident”, “Review” or “Ambiguous” — you confirm before uploading. ##### My payslips Every employee sees their payslips in chronological order and downloads them — months later too. ##### Immediate report & eAU German social-insurance filings straight from the hub: the immediate report before employment starts and electronic sick-note requests, pre-filled from master data, with the health insurer’s response. The type selection shows how many your quota still allows. ##### Employer numbers & mandates Register the employer number once and confirm the mandate with the activation code from the letter — after that, filings run. ##### Subcontractors as a staffing source Manage supplier companies with contracts and documents — kept apart from customers, because they supply people rather than buy services. Certificates such as liability insurance carry a “Valid until” date. ##### External workers People from subcontractors with qualifications and documents — schedulable into shifts, but without an employment relationship with you. Only active ones count, against an allowance that grows with your employee package. ##### Partner sync with subcontractors If your subcontractor runs Securo too, they share their people from their own personnel files — per person and per field, up to qualifications and proof files. On your side those fields show “Maintained by …” and are locked. ##### My team The manager's view of directly assigned staff, with key figures and upcoming events. ##### HR reports Team-health metrics, upcoming birthdays and expiring contracts — filterable and exportable as CSV. ##### Log export with checksum The HR change log as CSV or JSON Lines, filtered by period, area or employee — for privacy audits and external auditors. Every file carries a SHA-256 checksum that proves later it has not been altered. ##### My documents Contracts, certificates and letters released by HR — viewable and downloadable at any time. ##### Drag-and-drop schedule Create shifts, assign people by dragging or from the suggestion list — several at once —, copy weeks and publish the plan. Five views, from “By employee” to “Calendar”. ##### A plan that reads at a glance Weekends and public holidays shaded by federal state, each employee's confirmation as a badge on the card, your own colours and a size from 70 to 200 % — your settings apply only to you. ##### Shift in detail Key data, demand, assignments, briefing, applications and offers, plus the full change history. Punched times are corrected right on the assignment, without leaving the page. ##### Shift templates & series Define recurring patterns once and generate up to a year of shifts in one go — skipping the location's public holidays if you like. A whole run can be taken back later. ##### Own times within a shift Shifts carry a name like “Early shift”, a demand can have its own time (“2 stewards, 18:00–22:00”) and each person a different one. That time then counts for the time account, paperwork and billing. ##### Print and send schedules Up to 150 employees at once: one combined PDF for the notice board, by email per person with a calendar file, or for signature via e-signature — with a live preview, running as a background job. ##### AI plan proposal The AI proposes who takes which shift for a full week — with a goal such as “Fair distribution” or “Save costs”. A deterministic rule check flags conflicts; you adjust and accept. Requires Workforce Pro and a seat in the AI assistant. ##### On-call duty in the plan On-call duty sits in the plan as a bar of its own, not as a shift — because it is not working time. A filter hides every shift and leaves only the standby bars. ##### Teams within a shift Large deployments are broken down: "Gate A", "Gate B", with the shift lead above them. The team hangs on the demand, not on the person — whoever fills the line belongs to it. An org chart shows who reports to whom, phone numbers included. ##### Situation board of the day A map across every site: who is on duty, where someone is missing, what is open and how the last hour went — looking back up to seven days. For security companies; the page shows and leads you to where things are changed. ##### Shift marketplace Open shifts are posted — to everyone, only to suitable staff or to an invited group. Staff apply with a short note, and you decide with the suitability badge in view. ##### Ask directly instead of posting You ask individual people with a deadline and a message; reminders go out manually or automatically. “Maybe” and a decline reason are configurable — and instead of scheduling straight away you can first only collect commitments. ##### Partner assignments If you work as a subcontractor for a client who also uses Securo, you take over their assignments of your people into your own plan with one click, see what changed and fetch the times punched there. ##### My shifts On their phone, staff see when and where they are on next — with a route to the right address —, confirm new assignments and start or end the shift. With a look back over the last 30 days. ##### Own schedule as PDF and in Outlook Staff download their own schedule as a weekly list or monthly calendar — without internal notes and without sickness reasons. With Microsoft 365 the shifts also appear in their own Outlook calendar. ##### Availability Staff record when they can work, want to work or are unavailable. Planning works with that rather than against it. ##### Sites in a hierarchy Branches, guarded properties, event venues and internal units — nestable, so large contracts map cleanly. ##### Location file Customer, contract term, billing mode and the state that governs holidays, documents with an expiry traffic light, contacts with an escalation chain and the history of every change — in one file, saved once. ##### Several addresses, own clock-in fence Main entrance, Gate 3, Warehouse South — each address with its own clock-in fence. The hub works out the map position from the address by itself; a site without an address simply gets a point. ##### Required staffing per site What the site needs, regardless of the plan: per role the number of people, the time window and the weekdays — plus required certificates such as the expert examination and demands such as language, each as mandatory or preferred. ##### Security profile for guarded sites Service types under DIN 77200-1, risk rating, response time and protection goals — plus what the site calls for: firearm, guard dog, first aider, fire safety watch, alarm and intervention instructions. ##### Location leads Who is responsible for which location — as Location management, Assistant or with View access, time-limited if needed. A branch covers every location below it; what someone may do comes from their role. ##### Service instructions with acknowledgement The hub writes the first draft from the site data, a second person approves, and the security officer confirms receipt on their phone — as § 17 (2) BewachV requires. With e-signature, also as a signature. ##### Keys & equipment Keys, transponders, access cards, radios and codes per person and site — with a return date. Overdue items are reported to the location lead, and staff see under “My keys” what they still have to hand back. ##### Colour-coded roles Security officer, carer, service — the roles in your business, colour-coded in the plan so gaps stand out. ##### Post templates Reusable post names like “Fence A” or “Reception” — valid across sites or bound to one property, then assigned with a click. ##### Clock in on the phone Clock in and out, record breaks — one big button, built for the field. Without a signal the page remembers the punch and books the time you tapped, not the time it arrived. ##### Punch correction & rounding Snap early or late punches to the planned time — only within a tolerance window if you prefer — or round to 5, 10 or 15 minutes. The rules only trim, never add time, and the real punch stays visible. ##### Manage time entries Filter, check, correct and approve all time entries — including times that were never submitted, in one go. Every correction shows its reason with old and new value on the entry; export as CSV. ##### Catch up on missed punches Scheduled shifts without a punch show as “Not clocked” and can be confirmed as worked — several at once. For people who don't clock in themselves, you record the time for them. ##### My hours Recorded working time week by week with the week's plus or minus. Depending on your settings, the time goes to approval automatically on clock-out — or staff submit their week themselves. ##### Time accounts Flexitime and overtime per employee with balance and history — per day with target, actual and credited hours, so a disputed minus hour explains itself. Manual adjustments with Workforce Pro. ##### My time account Plus and minus hours against target, split into flexitime and overtime. End-of-month arguments disappear. ##### Working-time checks in real time Mandatory breaks, the 10-hour limit and 11 hours of rest are checked as soon as you assign someone, the 24-week average under § 3 ArbZG continuously. The breach shows up before it happens — without blocking clock-ins. ##### Approvals inbox Time corrections, weekly approvals, applications, offers that need you again and working-time notices in one view — notices can be confirmed in bulk. A location lead sees only their own locations. ##### Company defaults Break rules, weekly hours, what happens to a time after clock-out, whether clocking in is limited to assigned shifts, how offers can be answered, and custom fields — set once, valid everywhere. ##### Hours statement per site Every shift, every assignment and every employee with planned, actual and premium hours — as PDF, Excel or CSV, for several sites with subtotals. Names in full, as initials, as personnel number or left out. ##### Site report for the client A PDF built like a kit: cover page with key figures, shifts with target/actual per person, premium-hours statistics, logbook entries, service instructions — sections of your choice, names optional. Locking can be undone. ##### Sheets straight from the roster Staffing lists, proof of service, attendance sheets — generated from the plan instead of retyped, as Excel, PDF or CSV. Every sheet you hand out stays in the archive until its retention period ends. ##### Rebuild your client’s own form Rebuild columns, header block and print layout without ever typing a cell reference. Qualifications appear as a cross, yes/no, number, expiry date or short code such as “SKP”, and the post comes straight from planning. ##### Fill in the client's Excel file If the client sends their own form, upload it under “Own file” and just say from which row the names start and which column is what. Colours, borders and logo stay exactly as they were. ##### Send sheets and get them countersigned A generated sheet goes by email to the site's contacts, for countersignature via e-signature or as an attachment to a letter. Below the dialog you see where it has already gone — failed attempts included. ##### Hours report Per employee target, actual and credited hours, per site demand, staffed and actual — split into base, night, Saturday, Sunday and public-holiday hours. Export for the payroll office, as Excel or PDF, even without Payroll. ##### Period closure with countersignature A closure freezes a period's figures with a checksum and later shows every row that has changed since. Your customer sees it in the customer portal and countersigns for their own sites. ##### Customer sales rates with surcharges Hourly rates per customer, location and role, plus night, Saturday, Sunday and public-holiday surcharges as a percentage or a fixed amount. “Change price from …” sets an increase from a given date, and the preview works through an example. ##### Spot gaps in your price list The “Without sales rate” tab and a badge in the location list, the location file and the CRM customer file show where no rate applies today. Every shift is billed at the rate that was valid on its day. ##### Paid breaks per location Per location you choose “Unpaid – deducted”, “Paid – the client pays for it” or “Paid – for the employee only”. Pay, invoice and the hours report follow that choice; the mandatory break is still recorded. ##### Handover to invoicing & payroll Approved times feed into the billing run and the wage calculation without a second entry — per location by actual hours, flat by planned hours or with a guaranteed minimum. ##### Salary or hourly pay Set per employee how they are paid. That single fact is the basis of every calculation that follows. ##### Pay grades The base hourly rate per grade — property security, cash transport, aviation. Kept separate from the premium scheme. ##### Tariffs for premiums Night with its own night window, Sunday, Saturday and public holiday in one scheme. Several pay grades share a tariff — a pay round is changed in exactly one place. ##### Premium combination What applies when night meets Sunday or a holiday — only the day type, the higher one or both — and whether the holiday takes precedence over Sunday. Plus a Saturday window and a fallback holiday region, Austria and Switzerland included. ##### Site rates The hourly rate depends on the site and/or the position, not on the person — the usual model in contract security. Per rate you choose “Wages for your own employees” or “Cost rate for subcontractors and external workers”. ##### Premium rules without code A team-lead allowance only at events, a higher night premium at one specific property — assembled through a guided form. ##### On-call rates On-call is not working time and is not clocked; it is paid at its own rate — as a flat amount or per hour, with separate amounts for Saturday, Sunday and public holidays. ##### Minimum-wage warning threshold You set the hourly rate below which the payroll run shows a warning. It warns, it does not block — and the figure is yours, not a statutory value we maintain. ##### Payroll runs per period Open a period, calculate gross per employee, review, correct and hand over to your payroll office. A run is never locked: “Open”, “Calculated” or “Exported” — recalculating works at any time, after an export with a confirmation. ##### Visible calculation trail Every shift with date, location, break, hours and premiums; expanded, the split by time of day and the source of every figure. If a location pays the break, it counts in the hours — premiums included. ##### Gross pay statement as PDF One statement per employee at the level “Compact”, “Per shift” or “Per time segment”. “All pay statements” runs in the background and ends with a combined PDF ready to print. ##### Pay out overtime Pay out hours and minutes, or the whole overtime balance with “All” — the amount appears in gross pay, on the pay statement and in the export, and a reversal returns the hours. With Securo Payroll Pro. ##### Company car & mileage Fleet calculates the company car benefit and the mileage reimbursement; the payroll run carries both into gross pay. If the month has not been calculated yet, the run tells you. ##### Wage types The numbered categories your payroll office uses — base pay, night, Sunday. The export maps every amount to the right one. ##### Handover to DATEV Lohn & Gehalt With adviser and client numbers on file, your payroll office sets up the format in DATEV once and then reads every file directly. Hour-based wage types go across as hours, premiums and fixed pay as amounts. ##### Hours statement (CSV) One row per employee and wage type with personnel number, name, hours, amount and cost centre — independent of any software, for any payroll office to import or type in. ##### Your own export templates For payroll offices without DATEV: build Excel or CSV lists yourself, such as “Hours per rate” for typing in, with your own column headings. The total row equals the run’s gross exactly. ##### Export archive with change notice Every generated export stays available as a copy. If the current figures differ from the last export, a notice shows the difference — so you know whether to export again. ##### Subcontractor costs Cost rates per site or position for external staff, and a cost report built from them — purchase costs, not wages, and not part of the DATEV export. The report is part of Securo Payroll Pro. ##### Patrol on the phone Start assigned and open patrols, scan points by tag, and in an emergency hold the panic button for two seconds. Without a signal, scans are stored and go out by themselves — because basements have no signal. ##### Checkpoints via NFC & GPS Create stations as NFC tags or GPS points per property — set the position by address search or a tap on the map, no coordinates needed. The evidence is created where the officer actually stands. ##### Assign tags on site The page lists exactly those checkpoints still missing a tag and walks you through assigning them in one pass. Where the phone provides it, the chip's serial number is stored too — a copied tag stands out. ##### Tasks at the checkpoint A checklist per point — confirm, yes/no, reading, photo or free text — worked through while scanning. Mandatory tasks cannot be skipped, so the round becomes verifiable rather than vague. ##### Patrol route templates A set of checkpoints as a reusable patrol, in fixed or any order. Pick points one by one, or use “Add all” to take every point of a site at once. ##### Unpredictable routes The order is drawn anew at every start, and optionally only some of the points are asked for — mandatory points are always included. Nobody can predict the round. The subset is part of Guard Control Pro. ##### Tours at a glance Planned, running and past patrols in one place — including ad-hoc tours when something comes up. ##### Recurrence schedules “Every week Mon, Wed, Fri between 10 pm and 4 am” — even several times per window: hourly from 6 pm to 6 am, or twelve patrols a day at any time. Assigned to a fixed person, an open pool or whoever is on shift at the site. ##### Dead-man & panic alarm If no sign of life comes, the officer first gets a pre-alarm with “I'm OK”, then the main alarm goes out. If a panic alert does not get through, the app keeps trying and offers the emergency call. ##### Location even in the pocket In the Securo Hub app, location is recorded during a patrol even with the screen off — only then, never before or after. Optionally, patrols require background location to start. ##### Alarms with escalation Tour missed, dead-man, panic, suspected faked patrol — with acknowledgement and an escalation chain. If a stage reaches nobody, the alarm goes to Owner and Administrator, and the officer sees whether it arrived. ##### Your own alarm rules Set thresholds, channels and escalation stages per alarm type yourself — recipients as fixed people, site management or a role. Alerts are part of Guard Control Pro. ##### Live dispatch view Every active tour on a map, with officer position, target versus actual and open alarms — refreshed every 15 seconds. ##### Document incidents Category, severity, description, position, photos and signature — attached to a tour or standing alone. ##### Check integrity Every scan and status change is linked to the one before; “Check now” recalculates everything. Suspected faked patrols — impossible speed, a copied tag, a probably faked location — are flagged. Guard Control Pro. ##### Audit-proof reports Target versus actual, deviations, incidents and the activity report as PDF, Excel or CSV — with a name of your choice in the report header. Each point shows whether it was captured by tag, by GPS or without a tag. ##### Analytics Completed, missed, checkpoints fulfilled, incidents and coverage per site, plus staffing and hints such as “Often missed” or “Site without an active patrol”. Part of Guard Control Pro. ##### Organisation-wide settings When the pre-alarm and main alarm trigger, whether patrols need background location, whether NFC tags get write-protected, and how long the GPS trail and photos are kept. Tours, scans and incidents are never deleted automatically. ##### Entries per property and shift Every event, observation and special occurrence — recorded and kept in a tamper-evident log. If a shift is running, its site is already filled in; security officers can record for it even without a permission of their own. ##### Entry templates Templates define, per site or for the whole organisation, what is asked when recording — severity, for instance. Fields can depend on conditions and mandatory fields cannot be skipped, which keeps the data analysable. ##### Photos & signatures Images and signatures belong to the entry and run through the same evidence chain as the text. The server strips location data from photos before storing them. ##### Record offline Entries and photos captured without a connection stay on the device and go out automatically once you are back online — visible in their own list. ##### Shift handover with receipt Open items, notes and the outgoing officer's signature; the incoming officer acknowledges. Open items from the previous shift are taken over with a tap, and an unacknowledged handover is reported after a period you set. ##### Linked to Guard control An entry can be linked to an incident or patrol at the same site — the cross-reference shows on both sides. Part of Logbook Pro. ##### Unbroken evidence chain Every entry carries the fingerprint of its predecessor. Change something afterwards and the chain visibly breaks at exactly that point. ##### Corrections stay visible An entry is never overwritten. A correction creates a new version and the old one remains readable — the forensic view shows both. ##### Verify the chains At the press of a button the system recalculates whether the logbook is unchanged since recording — across three separate chains for entries, daily reports and handovers. ##### Define what counts as unusual When an entry counts as filed late, from what gap at a site it stands out and how far a device clock may run ahead. None of these thresholds blocks recording — whoever observes something on duty must be able to write it down. ##### Verification link for third parties A court, insurer or client verifies the integrity of the evidence chain themselves — via a time-limited, revocable link, without a Securo account and without seeing any content. ##### Daily activity reports All entries of one day at one property as a single report — with its own summary and its own evidence chain. The day follows your organisation's time zone, so a night shift lands in the right report. ##### The logbook as a full record A site's book with cover page and every duty day, plus log, daily report and handover record as PDF, CSV or Excel — in English too. Archived reports remain downloadable. Part of Logbook Pro. ##### Tailored to the recipient Anonymise security officers, leave out photos or print only the latest version of corrected entries — the book lists every omission on its notes page, so it is clear what is missing. ##### Verification page per report The QR code on the last page leads, without login, to a verification page: it checks that every entry in the report is unchanged and compares the PDF with the original in the browser. Anomalies appear only if you release them. ##### Entries in the customer portal Events, patrol notes and special occurrences appear in the client's customer portal straight away — only for their sites and only the types you release. The release shows how many entries arrive there. ##### Logbook in the site report In the Workforce site report, a section of its own puts the site's entries on the page — events and special occurrences by default, and only the latest version of corrected entries. ##### Access requests & deletion An Article 15 request bundles all entries, photos and processes concerning a person into a file you can hand over; deletion follows the same path. ##### Crypto-shredding Delete without breaking the chain: instead of overwriting the file, its key is destroyed. The content is gone, the chain stays intact. ##### Legal holds During litigation, an insurance claim or an inspection by the employers' liability insurance, a hold keeps the automatic deletion run away from the content — for the whole organisation, one site or one person. ##### Retention periods How long media, entries and the evidence trail are kept, whether handovers must be acknowledged and what makes an entry suspicious — set per organisation. ##### Everyone sees their own sites Optionally, a security officer reads only the logbooks of sites they worked at — scheduled there or recorded there themselves —, with an adjustable look-back. Useful as soon as you work for several clients. ##### Dispatch in the browser Sign in with a radio account, talk, listen in and intervene — right in the browser, no extra software. Group tree on the left, situation map in the middle, emergencies and calls on the right. With Securo PTT · Pro. ##### Talk and listen in Pick one group as the talk group and listen to others; talk with the button, latching mode or the space bar. Next to the button you see who is talking and for how long. ##### Individual and group calls Call a radio directly — full duplex like a phone, or announced first with “Ring”. A “Group call” reaches selected radios, or all of a group, that are online at the moment. ##### Group tree with live status Every group with every radio, online and offline: who is talking, who is in the group, who is muted or suspended. Drag and drop radios into another group — right now or permanently. ##### Intervene on the radio Revoke the floor, mute, pull into a group — even without prior access — or set GPS reporting to 10, 30 or 60 seconds. For one radio, a selection or all of them, always with a confirmation. ##### Search, shortcuts, own window Find radios, groups and locations with / or Ctrl+K and jump between map, members and log with shortcuts. “Own window” moves dispatch onto a second screen. ##### Situation map with layers Radios, open emergencies, locations with a target/actual traffic light (“Fully staffed”, “Below target”, “No-show”), “Guards live” on patrol and patrol alarms — layers switch on and off depending on your modules. ##### Live positions Where each radio is right now — on the situation map, with the age of the position. “Follow” keeps the map on one device, so dispatch can send the nearest person. ##### Emergency with nearest radios An emergency call arrives in dispatch immediately, with an alarm tone. The map lists the nearest radios by straight-line distance, online first — call any of them directly or pull them into the talk group. ##### SOS alarms Every emergency trigger with time, sender, group, position and status. “Record handling” notes who is taking care of it; a red banner shows how many alarms are still open. ##### Record radio traffic With “Record”, dispatch stores the talk group, monitored groups and its own transmissions — plus group changes, calls, emergencies and interventions as events. With Securo PTT · Pro. ##### AI transcript included Every stored transmission is transcribed a few seconds later. Listen back, search by word, request missing transcripts or correct them by hand. ##### Radio traffic report as PDF Transmissions, emergencies, interventions and your own entries such as “Police informed” in one timeline — as a PDF with key figures and, if you like, a clearly labelled AI summary. ##### Set your own retention Choose how long recordings are kept, between 1 and 365 days (default 30); after that Securo deletes them along with the transcript. The AI transcript for new transmissions can be switched off. ##### Radio groups Bundle devices into talk groups: whoever shares a group hears and speaks with the others. Create and rename groups and cap talk time at 30 to 180 seconds. ##### Manage members Tick devices to add them to a group or untick to remove them, then save all changes in one go — master data and membership in one place. ##### Radio devices Every device in your organisation with display name, IMEI, radio status, GPS status and group count — in the radio overview right next to the radio groups, searchable. ##### Device in detail Display name, note and radio account active or suspended. If a device is lost or stolen, “Muted (remote kill)” cuts it off — it can then neither send nor receive. ##### Several radio networks If your organisation runs more than one radio tenant, dispatch switches between them — devices, groups and recordings then always match the selected network. ##### Connect your BWR tenant Store your access to the German guard register once — after that you work with register data without logging in there separately. The password is stored encrypted and never shown again. ##### The connection is verified A tenant is only created once signing in to the register works. The list shows “Sign-in successful”, “Sign-in rejected” or “Registry unreachable” and when it was last checked. ##### Registered guards Who is recorded in the guard register for your tenant — with guard ID, status, registered address and branch. Five tabs per person: core data, ID document, qualification, reliability, business. ##### Status and status changes The register status is colour-coded in the list — green approved, yellow under review, red rejected — together with the last status change. The data comes fresh from the register on every visit. ##### Company overview What the register holds about your company: identification number, branches and how many procedures sit with the business, with the authority or are closed — including whether something was rejected and is stuck. ##### External guard lookup Check a third-party guard live in the register — a subcontractor’s staff member before deployment, for instance. With guard ID, date of birth and ID number; a hit also shows the types of assignment. ##### Customer directory Every company and account in one list — search, create, open. The entry point to all sales work. ##### Customer record One customer with everything attached: contacts, deals, contracts, activities, e-mails, attachments and history — in tabs instead of dialogs. The overview shows how to reach them and logs a call, note or follow-up right under “Record”. ##### Documents straight from the record Under “More actions” you write the customer an e-mail or create a letter, an invoice or a quote — with the customer already filled in. Invoices and quotes require the Invoicing module. ##### Sales rates in the record The “Sales rates” tab shows, per location of the customer, whether a sales rate applies today, followed by every rate with surcharges and validity. Where none applies, “Add sales rate” takes you there. With Workforce. ##### Customer payment methods Once Stripe is connected, the customer record gains a “Payment methods” tab: store and remove the customer's card or SEPA mandate — for collecting open invoices later. ##### Cross-customer contact search Search every contact person in your organisation regardless of which customer they belong to — when only the name is known. One main contact can be flagged per customer. ##### Group structures Parent-subsidiary relationships as a tree, plus figures aggregated across the whole group: customers in the group, weighted pipeline value, open deals and active contracts. ##### Spot duplicates A nightly scan proposes possible duplicates; you pick the right value per field and merge or dismiss. Contacts, deals and activities move along. Part of CRM Pro. ##### Deals with stages Deals from first enquiry to close — with value, stage and win probability, from lead to won or lost. Part of CRM Pro. ##### Own deals and the pool Sales reps see their own deals plus those not yet assigned to anyone. “Take over” claims a new enquiry, “Back to the pool” releases it; the team is notified of new enquiries. The “Sales” role template includes this. ##### Line items on a deal What a deal is made of: one line per service with quantity, unit price and discount. The value follows from the net total; lines marked optional don't count. Part of CRM Pro. ##### Sales pipeline A board where deals move to the next stage by mouse or keyboard — each column with count and total. The state of the quarter at a glance. Part of CRM Pro. ##### Record lost reasons Your own list of reasons, one of which must be picked when a deal is lost — so every lost deal carries its reason. Retired reasons stay on older deals. ##### Contracts in one place Subscriptions, maintenance, consulting and security services with term, value, billing cycle and status — filterable across customers, with notice period and automatic renewal. ##### Work through Get deals or customers matching a filter presented one after another — call or write, log the outcome, a note or a follow-up in one click, on to the next. Made for call rounds and follow-ups. ##### Activity timeline Notes, calls, meetings, emails and tasks across all customers in one place — sales history without digging through mailboxes. ##### Mentions and reminders Type @ to bring a colleague into an activity — they are notified with the sentence that names them. Tasks with a due date and an assignee remind them on the morning of the day before. ##### My tasks Every open task assigned to you across all customers, grouped by due date. On a phone the most urgent sits on top and “Done” is a single tap. ##### Call from the CRM Next to every phone number — on contacts, in the customer record and while working through — “Call” starts the call right in the Hub. With the Telephony module; without it a click opens your phone. ##### E-mail from your Outlook mailbox Write to customers straight from the CRM — sent from your own Microsoft 365 mailbox. Customer replies attach themselves to the same thread in the customer record. ##### Send later and undo “Send later …” schedules an e-mail up to 30 days ahead; after sending, “Undo” pulls it back for up to 20 seconds, depending on your setting. You decide whether Outlook keeps a copy under “Sent Items”. ##### Templates, signatures, placeholders Your own templates and signatures — pasted straight from Outlook if you like. Placeholders such as “Salutation with name” or the organisation logo are filled in on sending; a signature template can be made binding for everyone. ##### Shared mailboxes Shared addresses such as sales@ with members and a sending mode of “Send as” or “Send on behalf”. “Check access” shows a traffic light per member telling you whether the Microsoft 365 permissions fit. ##### Custom fields per record type Extra fields for customer, contact, contract, activity and deal — beyond the standard set, without development. Part of CRM Pro. ##### Shared views Share saved list views organisation-wide — everyone sees the same selection instead of building their own filters. Part of CRM Pro. ##### Bulk operations with history Bulk edits, tags, owner changes, archiving and deletion — traceably logged. Part of CRM Pro. ##### CRM overview The sales start page: open deals, weighted pipeline value, open tasks — and a notice as soon as new deals without an owner are waiting, with “Work through” right next to it. ##### CRM in automations A new or changed customer, a won deal or a new contract can start a workflow; in turn, workflows create customers, activities and contract drafts. With the Automations module. ##### Write invoices Create outgoing invoices as drafts, review and finalise them — from then on the document is immutable. Invoice date and service period are prefilled, “Previous month” sets the billing month in one click, and “Copy” turns October's invoice into November's. ##### Line items & tax Items with title, description, quantity, discount and tax per document. The tax treatment — domestic, reverse charge, export or small business — is derived from the customer's country and VAT ID rather than asked for. ##### Service catalogue with quick entry Store what you bill regularly once, with price, unit and tax rate. When writing, the name is enough — the entry fills in the line; “Security service 40 x 45.00” adds quantity and price in one go. ##### Advance and final invoices Bill advances before the work and deduct them in the final invoice with a tick. The document shows “Less advances” and the amount due; a final invoice fully covered by advances never becomes overdue. ##### Texts per document with preview Subject, introduction, closing text and payment note per invoice or quote: “Standard” from the document design, “Own text” or “None”. The “Preview” tab shows the PDF right in the Hub. ##### Quotes Create and finalise quotes: the quote gets its number and the PDF goes to the archive — nothing is sent, you pass it on yourself. “Revise” reopens it under the same number, “Withdraw” takes it back. ##### From quote to invoice Record the acceptance and convert the quote into an invoice draft — automatically on acceptance if you like. The history keeps every finalised version together with its PDF. ##### Optional lines Mark add-on services as “Optional”: they appear on the quote but are shown separately and not counted in the total. When converting to an invoice you decide whether they come along. ##### Patrol-shift calculator “Calculate proposal” works out the planned hours per location and role from the schedule and fills in ready quote lines at the customer's sales rate — night or holiday surcharges as lines of their own. With Securo Invoice Pro. ##### Quote defaults Validity period, number prefix, automatic conversion into an invoice and expiry behaviour for all new quotes. ##### Sending by email Send the invoice as PDF, XRechnung or ZUGFeRD — the customer's e-invoice format is preselected. If mandatory e-invoice details are missing, the Hub says so beforehand; “Send PDF only” helps in a pinch. ##### Finalise & send in bulk Tick up to 200 drafts and bill them with “Finalise & send”. It runs on in the background; failures are listed with their reason, and no invoice goes out twice. ##### Record payments Book incoming payments with amount, date, method and reference — partial ones too. The status switches to “Partially paid” or “Paid” by itself; a wrong entry is corrected with “Counter-book” without erasing the trail. ##### Online payment via Stripe With a connected Stripe account customers pay open invoices by card or SEPA direct debit — in the Hub or via a payment link without login. Incoming payments are matched to the document automatically. ##### Early payment discount & GiroCode An early payment discount with percentage and period per invoice or as a default for all; the document shows the date and deduction. With a valid IBAN the invoice carries a GiroCode for the bank transfer. ##### Dunning After the payment term, three reminder levels as PDF — with fee, late payment interest and your own texts per level — sent to the customer by email. Only what is truly outstanding is chased. With Securo Invoice Pro. ##### Cancellation & credit note Finalised invoices are cancelled or corrected with a credit note — both refer to the original. A partial credit note reduces the outstanding amount; the rest stays due. ##### Billing from the schedule Approved shifts become invoice drafts per location, one customer at a time — each shift at the sales rate of its day. A service list without employee names can be attached. With Securo Invoice Pro. ##### Actual, planned or guaranteed hours Per location you choose what gets billed: the hours clocked, the hours planned — or the higher of the two. With a guarantee the difference appears automatically as its own line; planned and guaranteed need a sales rate. ##### Surcharges in billing If the sales rate carries surcharges for night, Saturday, Sunday or public holidays, each location and type gets its own line — such as “Nachtzuschlag 25 %” with the surcharge hours from the schedule. ##### Special prices & flat rates Special rates, discounts and flat fees per customer or location — travel, special deployments, materials. ##### Recurring invoices Monthly, quarterly, yearly or on your own rhythm the invoice is created by itself — with “Create as draft only” for review, otherwise finalised straight away. With Securo Invoice Pro. ##### ZUGFeRD & XRechnung Invoices in the EN 16931 e-invoicing format — machine-readable for the recipient, readable for humans. “Validate e-invoice” lists every error one by one before the document goes out. ##### Reports for your tax adviser VAT report per tax rate and a DATEV posting batch for SKR03 or SKR04 — what your accounting actually asks for. ##### Number ranges & tax rates A separate sequential number range per document type — gapless, the way a tax audit expects it. The number is only assigned on finalising. ##### Outstanding items at a glance The start page shows outstanding and overdue invoices with the open amount, plus the drafts — one click opens the matching filtered list. ##### Document design Eight layouts, twelve typefaces, colours, logo and touches such as a colour band or a watermark on drafts — one design for invoice, quote, credit note, cancellation and reminder, with a preview before saving. ##### Custom footer Up to four columns with placeholders for bank details, tax and register data — on every page in the same spot, with “Page 1 of 2” if you like. ##### Multiple brands Subsidiaries or brands under one legal roof — each design with its own logo and colours, chosen per document. New designs start as a copy of the default design. ##### Issuer & defaults Your company as the invoice issuer with a validated IBAN, plus payment term, invoice language, e-invoice format and small-business rule as defaults for new documents — set up once. ##### Appointment types Your bookable offerings — “30-minute consultation”, a site walk-through, a callback. Each type sets duration, location and conditions. ##### Rules per type Duration, buffers and lead time, the questions on the booking form and the team behind it — set across four tabs. ##### Team appointments Several people offer the same type: “Round robin” gives the appointment to exactly one free member, “Together” only offers times when every member is free and then blocks every calendar. ##### Public booking page Prospects pick a free slot themselves. No email ping-pong, no double bookings — and with the link in their confirmation, guests cancel or reschedule on their own. ##### Weekly plan & exceptions Time windows per weekday, date exceptions for holidays and the governing time zone — the slots follow from that. ##### Outlook sync Through your personal Microsoft 365 connection, times blocked in Outlook are not offered and confirmed appointments block the time there. Move or delete the entry in Outlook and the appointment follows. ##### Manage appointments Confirm or decline requests, reschedule or cancel confirmed appointments and record when someone did not show up. ##### Enter an appointment yourself Agreed on the phone? Enter it directly — from the customer record, too. The guest gets the invitation with a calendar file and the slot is confirmed at once. ##### Automatic reminders The guest gets an email 24 hours and one hour before the appointment, you get a notification. If the appointment is rescheduled, the reminders move with it. ##### Every appointment in the CRM A confirmed appointment lands in the CRM by itself: new guests become a customer with a contact and a deal, known ones get the appointment and their form answers in their history — without a second record. ##### Forms for your website “Request a quote”, “Book a callback”, a contact form — built in the hub, embedded on your site. What a visitor submits becomes a deal in the CRM. ##### Decide fields and appearance yourself Add fields and map their meaning to the matching CRM field, then align colours, font, field style and spacing with your website — with a live preview. The privacy-policy link and the list of allowed websites live here too. ##### Inbox with CRM handover Every enquiry sits in the inbox in full, along with a note on whether it reached the CRM. Anything that got stuck you push through with one click; spam you sort out and can release again. ##### Signature envelopes An envelope bundles the PDFs to be signed. Every envelope in your organisation with its status on one page. ##### Envelope in detail Documents, recipients, history and — once sealed — the integrity check. Still traceable months later. ##### Recipients & order Who signs, who approves, who gets a copy — with routing stages when A must sign before B. ##### Place fields Drag signature fields, date, name, text boxes, checkboxes and drop-downs onto the page — per recipient. ##### Withdraw an envelope Sent it to the wrong address? “Withdraw envelope” invalidates open signing links at once and notifies anyone still waiting — signatures already given remain on record. ##### Simple signature (SES) For everything without a formal requirement — fast, with evidence of time, consent and document state. ##### Advanced signature (AES) The signature is bound to the person — through identity verification with ID scan, liveness detection and name match, or through an SMS code sent to the stored phone number. With Securo Sign Pro. ##### Qualified signature (QES) — in preparation The highest eIDAS level, via a trust service provider, is prepared but not yet selectable. Envelopes that require it can already be created — they are never silently downgraded. ##### Legal form is enforced You pick the document type; the system assigns the required form and minimum level and refuses anything weaker. Terminations are blocked; documents requiring written form wait for QES. ##### Recipient authentication An access code or an SMS code (with Securo Sign Pro) before viewing — so only the right person opens and signs. After five wrong attempts the input is locked for a while. ##### Sealed and verifiable On completion the envelope is sealed; document hashes and the history make any later change visible. ##### Independent verification by link A court or counterparty uses the QR code in the PDF or a shared verification link to check whether an envelope is validly sealed and at which level — without content or personal data. ##### Templates Set up documents, roles and placed fields once and apply them as a new envelope with one click — for NDAs, employment contracts, forms. ##### Template editor Metadata, documents, roles and fields of a template across four tabs — whatever sits here is copied on use. ##### Bulk send & self-service forms Send the same template to many recipients in one step — or publish it as a public link people fill in themselves. With Securo Sign Pro. ##### Branding, sender & legal texts How your signing page and emails look, which legal texts appear there, and which expiry and reminders new envelopes start with — set organisation-wide. ##### Business letters Drafts and finalised letters in one place — searchable by recipient or subject. ##### The DIN sheet is the editor Address, subject, body and signature are typed directly on the sheet — in the same dimensions as the PDF, compliant with DIN 5008. “Print view” shows the sheet without empty fields, as it arrives. ##### Recipients from CRM or HR One click into the address field: free text, a customer from the CRM or an employee from HR — the address is copied in and stays editable. ##### Formatting as you know it Bold, italic, font size, bulleted and numbered lists in the body; subject, salutation, closing, name and position are each formatted as a whole line. ##### Draft with AI The AI drafts or revises the body text and suggests a subject — every suggestion is shown before you accept it. With Securo Letter Pro and an AI licence. ##### Templates & catalogue Your own templates in the same editor as the letter, with “Insert placeholder” for recipient, sender or appointment — plus a catalogue of ready-made, DIN-compliant standard letters to adopt. ##### Stored signatures Set up a signature per person, handwritten or typed (“p.p. …”), with name and position — picked in the letter with one click and printed, including for postal mail. ##### PDF enclosures & invoices Upload PDFs or search for invoices and attach them — their real pages appear behind the letter in the print view and count towards postage. With Securo Letter Pro. ##### Mail merge One template plus recipients from CRM, HR or CSV produces many personalised letters; our reference, contact, phone and email are entered once for all. With Securo Letter Pro. ##### Two ways to deliver A single letter as a PDF download or by post, a mail merge bundled as a ZIP or as postal mail — you decide per letter or per run. ##### Postal mail with a real print preview See the envelope check, the recognised address and the final cost before anything is printed — only “Release for print” sends the letter, as registered mail if you like. With the Securo Letter postal add-on. ##### Quota & monthly budget Every organisation has a quota of postal dispatches; the “Postal mail” tab shows what is left. An optional monthly budget adds protection against unintended costs. ##### Sent & re-download What went out stays findable: download exactly the PDF that was sent, or keep an archive copy. ##### Letterhead profiles Logo, accent colour and typeface as a profile — the default profile is applied to every new letter automatically. ##### The logo in the right place Set alignment, distance from the top and height of the logo per letterhead — the height is capped so the logo never reaches into the window envelope’s address field. ##### Custom footer Up to four columns with placeholders such as contact or letter number, your own font size, colours and page number — in the same place on every page. ##### Sender & mandatory footer Sender, the legally required footer, the default DIN form and your organisation’s signatures — maintained once, applied to every new letter. ##### ISO 9001 in plain language The standard's requirements, clauses 4 to 10, in understandable words — with a status per requirement: open, covered or justifiably excluded. ##### Guided gap analysis 32 plain-language questions, four answers each — that produces your starting picture without anyone having read the standard first. ##### Certification readiness as a percentage How many requirements are backed by evidence and which are still missing — a number that actually steers the project. ##### Roadmap to certification The milestones from gap analysis to certificate. Enter a target audit date and the system works the due dates out backwards and flags anything overdue. ##### Evidence builds up as you work Approved documents, events, audits, reviews, risks and objectives count automatically towards the matching requirement — existing records can be linked as well. ##### DIN 77200 industry profile A second view of the standard for security service providers: DIN 77200-1 status is derived from your ISO evidence, plus a service instruction type and a site audit template. With Securo QM Pro. ##### Controlled documents From the quality policy to the work instruction — with status draft, under review, valid or archived, a review date and a template catalogue for a quick start. ##### Versions, release & read receipts Who reviewed, who released, who confirmed the valid version — the evidence an auditor asks for first. ##### My reading list Anyone on a document's distribution list finds the valid version under “My reading list” and confirms it with one click — again after every new release. ##### Complaints, non-conformities & ideas One inbox for everything that goes wrong or could be better — complaint, non-conformity, improvement idea, incident. The complaint trend shows categories per month; the customer can be picked from the CRM. ##### Public complaint link Your customers report an issue through a link without signing in; it lands in the inbox as a complaint. Generating a new link invalidates the old one. ##### Import from the guard logbook Events and special incidents from the guard logbook become a QM incident with one click — without duplicates. With Securo QM Pro, an active DIN 77200 profile and the guard logbook. ##### Causes & corrective actions Guided 5-why analysis, immediate and corrective actions with an owner and a deadline — and the later effectiveness check. ##### Risks & opportunities Kept separate and each rated by likelihood and impact. The matrix shows as a heatmap where things get tight. ##### Planned changes In the “Changes” tab you plan changes to the quality system with purpose, possible consequences and required resources — from draft to implemented, as evidence for clause 6.3. ##### Objectives & metrics Measurable quality objectives with an action plan and the progress derived from it — plus the metrics you track anyway. ##### All QM due dates in one list Corrective actions, effectiveness checks, document reviews, risk reviews and objective deadlines — instead of hunting across five pages. ##### Internal audit From planning, auditor and independence through to findings and the report as a PDF — the mandatory record under clause 9.2. ##### Audit programme A target frequency and the next due date per area — after each completed audit it moves on automatically and shows up under “Tasks”. ##### Fill in checklists on the move Yes/no at the touch of a button, a scale, free text and a photo per question. A finding becomes an action straight away, the result comes as a PDF — with your own templates for walk-throughs. ##### Management review The management review under clause 9.3 — the mandatory inputs are filled in automatically, you assess and decide. Minutes as a PDF. ##### Certification cycle Stage 1 gate check, every date of the three-year cycle and the external audits — your cockpit on the way to the certificate. ##### Non-conformities from the external audit Record the certification body's major and minor non-conformities — each gets a 90-day deadline from the audit date automatically, with actions and effectiveness check. ##### Evidence package for the auditor A ZIP with the audit readiness report as a PDF and every uploaded piece of evidence, sorted by clause — your case packed for the audit. ##### Weekly digest by email Once a week, everything that is overdue or due in the next 14 days — with nothing due, deliberately no email is sent. ##### Context, stakeholders & processes Internal and external issues — including climate-relevant ones with a justification — interested parties with their requirements, and the process map with a turtle description per process. ##### Competence matrix & training plan Required qualifications per role, actual evidence per person with expiry warnings, and planned training including effectiveness assessment. ##### Suppliers & measuring equipment Suppliers with an approval status (approved, conditionally approved, blocked), evaluated against your own criteria (8.4) — plus the measuring-equipment register with calibration under 7.1.5. ##### Vehicle list Every vehicle with the figure used to calculate the taxable benefit — and a column showing where a record is missing. ##### Vehicle record Master data, who may drive and who may use it privately, plus the documents — in one place instead of three folders. ##### Vehicle pools Group vehicles together with the people allowed to drive them — “Response vehicles North”, for example. ##### Deadlines in view Roadworthiness test, safety inspection, service, tyre change, end of lease, insurance — always the next due date. A deadline that takes the vehicle off the road blocks it in the utilisation plan. ##### Damage & insurance What happened, where the vehicle currently is and how far the insurer has got — an ongoing case rather than a one-off entry. ##### Handover records Hand-out and take-back with odometer reading, fuel level, condition and photos — both sides confirm separately, after which the record can no longer be changed. ##### Start and end a trip Big buttons instead of a form: captured on the move with one tap, the “Return trip” with another. Destinations are suggested from nearby places or your most frequent ones. ##### Works without a signal Trips started in a dead zone keep running on the device and go out from “Not sent yet” as soon as there is a signal again — a trip that already arrived is never created twice. ##### Refuelling with a receipt photo “Record refuelling” opens the phone camera straight away for the receipt; add amount, litres and odometer reading — prefilled with the last known value. ##### Report damage on the road Pick the type from tiles, describe what happened, take the place from your current position and add up to four photos — the report is attached to the vehicle of the current or last trip. ##### Trip log The week's trips — captured on the move or added at the desk. Both routes produce the same entry. ##### Seven-day deadline with countdown A trip without a trip type shows its remaining time, with a reminder on the phone beforehand. After seven calendar days it counts as private — the rule for a trip log kept up to date. ##### Shared destinations Set up head office, workshop or the usual filling station once, optionally with a position on the map — they are suggested to every driver when ending a trip. ##### Month-end close What is still open, where kilometres are missing and how much time is left. After that the month is write-protected; a close can be undone with a reason, and corrections stay visibly counted. ##### Taxable benefit with calculation trail What providing a vehicle is worth per employee and month — fully recalculated, so the figure holds up in payroll. ##### Confirm commute days 0.002% per actual trip instead of the 0.03% flat rate: drivers confirm their commute days once a month, and the annual counter runs up to the limit of 180 trips. ##### Private-use ban & valuation method Record a private-use ban with supporting document for operational vehicles — and set and lock per calendar year whether the 1% rule or the trip log applies. ##### Reimbursement for private vehicles Business trips in an employee's own car are reimbursed rather than taxed — cleanly separated from the company-car benefit. ##### Costs & fuel cards Fuel receipts, charging, lease instalments, insurance and garage bills — with fuel cards, so every receipt lands on the right vehicle. ##### Utilisation plan Bookings, shifts, workshop time and permanent assignments as a timeline with one lane per vehicle. Two overlapping bookings simply cannot be saved. ##### Request & confirm Drivers request a vehicle for themselves — the request already holds the period, dispatch confirms it. A blocked driving licence stops the booking. ##### A vehicle for the shift A booking is tied to the shift from workforce planning; “Record trip” prefills destination, purpose and times from the booking — only the odometer readings are left to confirm. ##### Do we still need this vehicle? Two analyses: vehicles permanently below your usage threshold — and days on which everything was booked out. ##### Figures & export Kilometres per destination location, home location and cost centre, cost per kilometre and consumption — trips and costs as CSV that Excel opens correctly. ##### Fast inbox Type what is on your mind at the top and it lands as a task in your inbox. No form, no project, no excuse. ##### Shortcuts while typing “tomorrow 9am !high @Name” sets date, priority and assignee right in the first line — with Securo Tasks Pro, #KEY files the task straight into a project. Recognised shortcuts show up as chips below. ##### Dictate instead of typing Tasks can be spoken — handy in the car, on site and anywhere your hands are full. ##### AI structures notes With Securo AI, the AI splits a scribbled note into separate tasks shortly after you capture it. An AI report explains the result, and the switch can be turned off at any time. ##### Templates for tasks and projects Describe recurring work once — with checklist, estimate, recurrence and a due date in days. “Save as template …” turns an existing task into a template; with Securo Tasks Pro, whole projects too. ##### Seven views for the day Today, Inbox, Open, Overdue, Upcoming, Done and All — plus the scope: my tasks, watched tasks, tasks visible to the team or everything visible. ##### List or table In the table you change status, priority, assignee and due date right in the row and show or hide columns. The list groups by due date, status, priority, assignee or project. ##### Search, filter, sort Search titles and descriptions, filter by status, priority, assignee, project and due date. Your choice is remembered until you click “Reset” — even after a look into a task. ##### Many tasks at once Change, assign, push back by a day or a week, or move to the trash up to 200 selected tasks in one go. Keyboard shortcuts such as J/K, X and E do it without a mouse. ##### CSV export and import Download the current view, filters included, as a file for Excel. On import a preview names the reason for every faulty row before the valid tasks are created. ##### Trash with undo Deleted tasks stay in the trash for 30 days and can be restored, several at once if needed. Right after deleting, a click on “Undo” is enough. ##### Detail page per task Due date (all-day too), start, reminder, estimated time and visibility in one place. Every field saves by itself — there is no save button. ##### Checklists Up to 200 items per task: added with Enter, ticked off instantly, renamed with a click and dragged into order by the handle. ##### Dependencies Record what a task is waiting for and what it is blocking. Open predecessors appear as a notice above it; a loop — even a roundabout one — is rejected. ##### Recurring tasks Completing a task creates exactly the next one in the series. “By schedule” keeps a fixed rhythm, “After completion” counts from the day it was checked off. ##### Attachments with preview Simply drag files onto the task; images show up as a preview straight away. Up to 50 attachments per task and 25 MB per file — images, PDFs, Office documents or emails. ##### Time against estimate Log duration, day and a note per entry; the total sits right next to the estimated time. Only your own entries can be changed. ##### History of every change Who changed what and when is listed in the task's history — including changes by the AI and dates that were moved in Outlook. ##### Drag-and-drop calendar Month or week: dragging a task to another day moves its due date, and undated tasks are dragged in from the “Without due date” tray. On the phone it becomes an agenda. ##### Tasks in your Outlook calendar Open tasks assigned to you appear in your Outlook calendar “Securo – Tasks”. Move an event there and the task takes the new date. Requires a Microsoft 365 connection. ##### Outlook events alongside If you wish, your Outlook events appear in the task calendar above the day's tasks. Private and confidential events show only as “Busy”. ##### Team board with workload Per person: open, in progress, overdue, due this week and the estimated time; one click narrows the list. Other people's private tasks never appear here, not even as a number. ##### Comments, mentions & watchers Questions right on the task; anyone mentioned with @ is notified and watches the task from then on. On comments and status changes, author, assignees and watchers are told. ##### AI preparation Prepare a letter draft from a task (with Securo Letter and Securo CRM) or get a cover suggested for a shift (with Securo Workforce). Nothing is sent or assigned on its own. ##### Custom fields Create fields such as “risk level” or “cost centre” — text, number, date, selection, yes/no or person, with Securo CRM also customer and contact. Optionally required and shown on the board card. ##### Daily digest, time zone & AI Whether and at what hour the daily digest arrives, which time zone “Today” uses and whether the AI lends a hand. Notifications are set centrally in your personal settings. ##### Projects with ticket keys Related tasks under a short key such as SEC — every task gets a number like SEC-142 automatically. With Securo Tasks Pro. ##### Kanban board Tasks as cards in columns; moving a card changes the status. New tasks are created right in the column, and filters can be saved — for the whole organisation if you like. ##### Backlog with hierarchy An epic bundles tasks, a task has sub-tasks — expandable, so large efforts stay readable. ##### Sprints Plan work in fixed time boxes, with a story-point estimate per task. ##### Timeline Every task of a project as a bar from start to due date, by week, month or quarter — with a line for today and a red edge for anything overdue. ##### Burndown, velocity & workload Three reports per project: the burndown of a sprint, the output across completed sprints and the open tasks per team member. ##### Lead, members & columns Set the project lead and members, arrange board columns with a WIP limit and archive a project — its tasks are kept in full. ##### Every email becomes a ticket Requests to your support mailbox land in the inbox automatically — with subject, sender, priority and status. ##### Work a ticket Read the history, reply by email, leave internal notes for the team, change status, assign — all in one view. ##### Images and files in the thread Screenshots and documents sent by the contact sit under the message they came with — images as an instant preview, other files as a line to download. ##### Macros with placeholders One click inserts a ready-made reply with first name, ticket number and more, and sets status, priority or “Assign to me” along with it. If a value is missing, the hub says so before sending — or a stored fallback text steps in. ##### Custom ticket fields Extra details such as a contract number or system type on every ticket, required if you like. With Securo CRM you pick customer and contact directly by name. ##### Turn a ticket into a task “Create task” turns the request into a linked task with title and text pre-filled; with Securo AI, the AI suggests matching open tasks. With Securo Support Pro and Securo Tasks Pro. ##### Email, widget & chat Requests arrive by email, through the widget, via live chat or as a callback request — and still converge in one inbox. ##### Real-time live chat For a chat request your reply appears instantly in the visitor's chat window — no email involved. Internal notes stay within the team. ##### Callback & hotline In the widget, people leave their phone number and when they can be reached; this becomes a ticket marked “Callback”. Alternatively the widget only shows your hotline number with its availability. ##### Knowledge base Short guides and answers to common questions — maintained in one place, published in several. ##### Widget for your website Published articles appear in the widget on your site — many customers help themselves before a ticket exists. You set greeting, accent colour and allowed websites; requests can be followed without a customer account. ##### AI reply drafts The AI proposes an answer from your own material. If the answer is not in that material it invents nothing and marks the gap instead. With Securo Support Pro and Securo AI. ##### AI triage of new requests The AI suggests topic, priority, sentiment and a suitable team and sums up the request briefly. Nothing is changed automatically — you adopt what fits. ##### AI summary A long thread boiled down to a few sentences — for instance when handing over to a colleague who has not seen the case before. ##### Knowledge article from a ticket A resolved request becomes the draft of a knowledge base article that you refine and publish. A good answer turns into self-service for everyone. ##### Deadlines in business hours First response and resolution only count during your business hours — per profile with time zone, a window per weekday and holidays. Deadline rules with Securo Support Pro. ##### Satisfaction survey Once a ticket is resolved, the contact receives a short survey and rates with one click straight from the email. Reporting shows the average, the distribution and the latest comments. ##### Reporting & CSV export New and resolved tickets, time to first reply and to resolution and how often deadlines were met — plus the period's tickets as a CSV file. With Securo Support Pro. ##### Mailbox, signature & AI switch Connect the mailbox via IMAP/SMTP or Microsoft 365 and check it with “Test connection”, store a signature, switch the AI on or off. A reply that could not be delivered is marked in the thread. ##### Workflow list Every automation in your organisation, with a clear view of which are active and which recently failed. Up to five active workflows with the Starter licence, as many as you like with Securo Automation Pro. ##### Workflow editor One trigger and one action per workflow: pick, fill in, test, activate. Recipients are found by name, module actions are filled in as a form — assembled by clicking rather than programming. ##### Module events as triggers A new employee, a deal won, a contract created, a working-time breach — the hub itself gives the starting signal. Workflows can also be started at the push of a button. ##### Schedule Every few minutes, hourly, daily, weekly or monthly — at the chosen time in your time zone, across daylight saving changes too. “Next runs” shows in advance when it will run. ##### Actions across modules Notify one person, several people or the whole organisation, run a module action such as “Create customer” or “Create letter from template”, wait up to seven days or start another workflow. ##### Loop for each element Run an action for every element of a list from the event — up to 1,000 runs, up to ten at the same time. With “Continue on errors” the loop finishes despite individual failures. ##### AI request as a step An instruction to a model your organisation has approved — optionally with the answer as structured data; if it cannot be read, the step fails visibly. With Securo AI. ##### Values from the trigger With “Insert variable” you take values from the event — such as a new employee's first name — into title, text or details. During the run the real value appears there. ##### Ready-made templates HR onboarding, new CRM customer, critical incident, working-time breach — adopt, adjust in the editor, activate. ##### Start from outside Trigger workflows from a third-party system — secured by signature or token, with a secret you can renew at any time, and pausable when needed. With Securo Automation Pro. ##### Request to another system Inside a loop, a workflow calls an external system — with address, credentials, additional headers, values sent and a time limit. Secrets are masked in the run. ##### Encrypted credentials Tokens for external systems are stored encrypted; the plain text is never shown again. Renewing swaps only the secret, and workflows keep running unchanged. With Securo Automation Pro. ##### Runs Every execution, newest first — you see immediately what worked and what did not. ##### Step-by-step inspector Each step with status, duration, input and result. A run can be repeated with the same workflow version; if that could, say, send a message twice, the hub asks first. ##### Compare runs Two runs side by side — ideal for checking a repeat run against the original. ##### Fixed versions Every save stores a new, unchangeable version of the workflow. Running executions keep their version — steps never change in the middle of a run. ##### Governance When run details are pseudonymised, whether the evidence chain is intact and which anomalies were flagged. ##### Set the limits Which module actions are allowed, how many runs per hour are permitted and how long history is kept. ##### Assistant in the header Ask a question about the hub and get an answer — without leaving the page you are working on. The assistant knows which page is open and prefers the help that fits it. ##### Asking questions or Securo AI “Asking questions” is included for everyone: the assistant explains how things work and sees none of your organisation’s data. With the Securo AI licence it works with your data — for example “Who is on night shift tomorrow?”. ##### Answers with a source The assistant draws on the built-in help and links the relevant page rather than improvising. It only cites help pages that actually exist. ##### Takes you to the right place Ask where something is and it gives you the menu path plus a button that takes you straight there. If you lack a permission, it tells you which one; for a bug or a wish it opens the way to Securo support. ##### A quota per person Every person has their own monthly quota — heavy users take nothing away from their colleagues. The chat shows the remaining share as a percentage; with Securo AI it is considerably larger. ##### Nothing is written until you confirm If the assistant wants to create or change something, it puts every item to you as a separate card — showing the values that will actually be stored. Until you press “Run it”, nothing has happened. ##### Asks instead of guessing If a name matches two records or a date is missing, the assistant stops and asks — with suggested answers as buttons. Until you reply, it does not continue and enters nothing. ##### Proposes shifts, locations and customers From an order it proposes shifts — as drafts that employees cannot see yet — plus missing locations, roles, customers and tasks, and it assigns employees. Every item waits for your click. ##### Personnel data from a spreadsheet When you move over from another program, it takes employees, absences, qualifications and weekly hours from a spreadsheet — many people in one proposal. No Securo accounts or invitations are created. ##### Drafts quotes and invoices Invoice, down-payment, pro forma and credit note drafts as well as quotes: create, change, clone, record acceptance, convert into an invoice. Prices come from the service catalogue; finalising and sending stay with you. ##### Attach a table instead of retyping With Securo AI, hand over an order or duty list as a CSV or Excel file. If a workbook has several sheets, you tick which ones it may read; fill colours in a duty roster are read too. ##### Tables in the answer When the assistant sums something up as a table, the chat shows the first rows. “Open table” brings all rows into a wide view that you can sort by clicking a column header. ##### Larger tasks in the background Evaluating an Excel file with several sheets can take minutes. The chat shows what is happening (“Step 4 · 1:12”); you can close it — the answer is then waiting under “Recent conversations”. ##### Usage as a percentage With the matching permission you see active users, average usage and exhausted quotas — as percentages rather than amounts, because Securo bears the cost of the AI. ##### Model choice per person With Securo AI, every person picks their own model in the chat. Next to it they see how much faster it uses up the quota than the default — a factor such as “~3× usage”, not an amount. ##### Can do exactly what you can Every access runs under your sign-in: if you lack a permission, so does the assistant, and it tells you which one. Modules without a licence do not appear in its answers at all. ##### Log & transparency Every change it carries out is logged under your name, just like a manual entry; the AI log is deleted after 90 days. A notice in the chat states openly that Securo-Net analyses the chat for support and improvements. ##### Services as tiles Every external service with its connection status — you see at a glance what is connected and what is stuck. ##### Set up Stripe in the hub Company, bank details and evidence step by step — without a detour to another website and without an existing account. Afterwards you accept card payments for your invoices. ##### Microsoft 365 for the organisation An administrator consents once with “Consent at Microsoft” — it takes about a minute, and Securo detects your Microsoft tenant on its own. After that, every person connects their own account. ##### Allow or block uses For every use — Outlook calendars, telephony, e-mail in the CRM — you decide whether it is allowed in your organisation. If you withdraw one, Securo removes the calendars it created in Outlook for it. ##### Connected people at a glance How many people are connected and how many show “Reconnect needed”, plus the list with person, Microsoft account and status. If an account is attached to the wrong person, release it with “Disconnect”. ##### Your own Microsoft 365 account Every person connects their work account once in their personal settings and switches each use on or off there. Whatever Securo created in Outlook is removed again by “Disconnect”. ##### Tasks, shifts, absences in Outlook Tasks with a due date, your own published shifts and absences — without the reason — appear in separate Outlook calendars “Securo – …”. Move a task there and its due date changes in the hub. ##### Outlook events taken into account Outlook events show up in the task calendar, and appointment booking does not offer times that are busy in your calendar; booked appointments block the time in Outlook. Securo only reads the events. ##### Telephony and e-mail in the CRM The same connection carries telephony and “E-mail in the CRM”: e-mails to customers go out from your own mailbox, and replies appear with the customer in the CRM. Securo does not read other e-mails. ##### Sign in with Microsoft Separately from the 365 connection, you link your Microsoft account for signing in to Securo — its own step on its own card. Password and second sign-in step stay active. ##### Data migration from the planner Bring customers, sites, employees, qualifications and subcontractors over from Securo Protect Planer — with a dry run that shows what will happen. The documents of the personnel files follow afterwards. ##### Microsoft Teams connection Telephony builds on your existing Teams calling plan — no second phone system. Seeing calls, recognising callers and the call list are included without an extra licence. ##### Consent once, done Your IT consents once under Integrations › Microsoft 365 with “Consent at Microsoft”; Securo detects your Microsoft tenant on its own. Telephony is then enabled at Microsoft there with a single click. ##### Calls in the hub Incoming calls appear as a card in the hub — you know who is calling before you pick up. Whether the card appears is each person’s own choice, with a switch of their own. ##### Caller recognition Known numbers are shown with a name: customers, contacts, employees, subcontractors and the contacts of a location — including its escalation chain. You decide which sources count. ##### What the call is likely about When an employee calls, the card shows their current or next shift and location — for example “On duty 18:00–06:00 · Werk Nord”. “I’m sick” can be handled without opening the schedule. ##### Straight from the call card From the card you open the caller’s profile, create a callback as a task, create an unknown number as a customer or record an employee’s sick leave — depending on your modules and permissions. ##### Personal call log Incoming, outgoing and missed calls — optional and visible only to you. Only key data is stored, never call content; missed calls can be followed up directly. ##### A call as a CRM activity Save a call with a recognised customer or contact to the customer record with “Save as activity” — after hanging up, with the call duration already filled in. With Securo CRM. ##### Take calls in the browser With a seat of the Securo Telefonie · Pro licence you call right in the hub: answer, decline, hold, mute; a second call puts the current one on hold. Every call still rings in Teams as well. ##### Dial pad and call buttons Use “Make a call” to dial any number or call back from your call list; call buttons also sit next to the numbers of customers, contacts and employees. Outgoing calls need a Teams phone licence on the Microsoft account. ##### Transfer and call notes During a call you transfer it to another number or jot down a call note — on hanging up it is carried over into the task or the CRM activity. ##### Device check and diagnosis Choose microphone and speaker, test the microphone, switch on the ringtone, test the connection. If something is off, the connection diagnosis names the likely cause — such as an ad blocker — and the next step. ##### Internal inbox Direct messages to individuals in your organisation — separate from email and from notifications. A new message also shows up as a push and in the bell. ##### Replying always works Whoever is written to can always reply in the direct conversation — even without a permission to write of their own. Only those your organisation allows can start a new conversation. ##### Attach files Send PDFs, photos, Office files or emails along: up to 10 files per message, up to 25 MB each. Images appear as a preview; on a phone, the share sheet opens for saving. ##### Formatted text Messages support simple formatting — bold, italics, links and lists from a toolbar, without writing code. “Preview” shows the result before you send. ##### Archive and delete for me “Archive” tidies up the inbox; if someone writes again, the conversation comes back on its own. “Delete for me” removes the history only for you — the others keep theirs. ##### Included at no extra cost Messages need no separate licence and are available to every organisation. ##### Groups Several members in one conversation — you create them yourself, for instance for a team, a shift or a location. Whoever creates the group becomes its owner. ##### Who can write? Chosen per group: “All members can write” or “Only group admins can write” — for announcement groups where everyone reads along but not everyone replies. ##### Organisation-wide groups A group with every member of the organisation — whoever joins later is in automatically and sees the history so far. Important conversations go to the top for everyone with “Pin for everyone”. ##### Roles within a group Owner, admin, member: admins rename the group and add or remove members. Every member except the owner can leave a group again — organisation-wide groups excepted. ##### Everything in one place Shift reminders, approvals, alarms and module notices — in the bell at the top and in a complete list. ##### Push, in-app and email Three channels, so urgent things arrive and minor things do not interrupt. ##### Tap to get there Tapping the push message opens the matching place in the app — the assigned shift, for instance — and marks the notification as read, even if the app was closed before. ##### Emergencies always arrive Emergency messages such as SOS alarms are marked as critical: they can be neither switched off nor made quieter, and they reach you even if you have turned push off. ##### Unread by type 200 times “qualification check due”? One tile per type shows how many are unread and marks exactly that type as read — every other notification stays open. ##### Search, filter, read selectively The complete list filters by text, type and period. With a filter set, “Mark matches as read” only reads what matches; single rows can be selected with checkboxes. ##### Configurable per notification Every user decides for each individual notification whether and on which channel they receive it. ##### Signal per notification How noticeably a push message announces itself is chosen per notification: “Important” with sound and right away, “Normal” with sound, or “Silent” without sound or vibration. ##### Define who gets notified Who receives a message is the organisation’s call — by role, to the location management or to named people: invoice alerts to accounting, a deadline at a location to the local management. The channel stays each person’s choice. ##### No message goes nowhere If a message would reach nobody — no role assigned, no location management set — it goes to the Owner and Administrator. Personal messages such as a payslip are exempt. ##### Forums by section The “Overview” lists the sections with their forums and, on the right, the “Latest topics”. A “New” label on a forum and topics in bold show what you have not read yet — also available as the “Forum — what's new” tile on your start page. ##### Start a discussion or question A topic gets a title, formatted text, up to eight tags and up to ten attachments — images and PDF. When uploading, the forum strips image data such as the location where a photo was taken. ##### Reply, react, mark solved Reply, quote and react with “Like”, “Thanks” or “Helpful”. On a question, the person who asked marks the best reply with “Mark as solution” — the topic then shows “Solved”. ##### Search across all forums Search covers titles and posts in every forum your company may read, with results as you type — narrowed by forum and type. Clicking a tag such as “#objektschutz” lists every topic carrying it. ##### Follow & weekly summary Follow single topics or whole forums and hear about new replies and topics by push, in-app or email. You follow your own topics automatically; on Mondays an optional weekly summary lists what is new. ##### Marketplace for staff & jobs In the “Marktplatz” forum, companies offer and look for staff, jobs, subcontractors and equipment. Topics and replies there always show the company name — so you know who you are dealing with. ##### Messages to other companies “Send message” on a post starts a private conversation with the person behind it, with subject and topic reference filled in. Whoever is contacted can always reply — attachments included. ##### Company directory Find companies by name, service and federal state, verified ones only if you like. Only companies that listed themselves appear — the switch “Show in the company directory” starts out off. ##### Your company profile You maintain description, website, contact, regions and services yourself; name and logo come from your organisation's master data. The profile also lists the topics your company wrote under its name. ##### With or without company name Your company decides whether posts show its name: “Always show”, “Decide per post” or “Never show”. Without it, posts read “Member of a verified company” — and such posts never appear on the company profile. ##### Access per forum Which forums your company may read and where it may write is set per forum — for instance all companies or verified ones only. Where your company may only read, a lock shows “Read only” and the reason appears when you open it. ##### Forum rules & moderation Before first use, each person accepts the forum rules. Posts, messages and company profiles can be reported; the Securo team reviews them, decides with a stated reason, and the person reported never learns by whom. ## Securo ID — GDPR-native IAM & Entra alternative URL: https://securo-net.com/en/securo-id SSO, MFA (FIDO2), RBAC, audit logging and GDPR features — your central identity platform, hosted in the EU. ### Your central identity and access management A GDPR-native alternative to Microsoft Entra. One login for every application, full control over users, permissions and data. ### Same capabilities, different jurisdiction You know how a central identity service like Microsoft Entra works. Securo ID delivers the same core capabilities — single sign-on, MFA, role-based access — with one clear difference: your identity data stays in the EU and under your control. Microsoft and Microsoft Entra are trademarks of the Microsoft group of companies. Securo is not affiliated with Microsoft. ### Single sign-on, MFA, roles, audit Modern standards, one login, full control. - **Single sign-on**: OIDC / OAuth2: one login for all Securo and third-party apps. - **Multi-factor authentication**: TOTP, email and WebAuthn / FIDO2 — passwordless and secure. - **Sign in with Microsoft**: Anyone who wants to can link their Microsoft account for signing in – only after confirming it in their own account, with no automatic creation of new users. - **Org & user management**: Create and manage organizations, teams and users centrally. - **Role-based access (RBAC)**: Everyone sees exactly what they should — fine-grained control. - **License management**: Assign and monitor licenses across every module. - **Audit logging**: Complete audit logging of every security-relevant event. - **GDPR features**: Data export, account deletion and right of withdrawal — built in. ### Open standards, not homegrown crypto Modern standards (OIDC, OAuth2, FIDO2), EU hosting and GDPR-native processes. Securo ID is the security foundation every Securo module is built on. ### Walk through Securo ID with us SSO, MFA and roles against your actual use case — including whether Entra remains the better fit for you. ## Microsoft Services & CSP Licensing from Germany | Securo Net URL: https://securo-net.com/en/microsoft Microsoft 365, Entra, Intune, Azure: licensing, management and security from one partner. Flexible, monthly, German-speaking support. ### Your outsourced Microsoft team Licensing, administration and security for your Microsoft environment — from one partner, with German-speaking support and flexible billing. ### Six building blocks for your Microsoft world From licensing to day-to-day operations — all from one partner. - **Microsoft licensing & CSP**: Get Microsoft 365 and other licenses directly through us — as a CSP partner with flexible monthly billing. No rigid annual contracts, one point of contact for ordering and invoicing. - **Microsoft 365 management**: We set up and continuously run your Microsoft 365 environment: Exchange, Teams, SharePoint and more. You use the tools — we handle the rest. - **Identity & security**: Protect your business with Microsoft Entra ID, MFA and Microsoft Defender. We configure policies, monitor threats and keep your access secure. - **Device management (Intune)**: With Microsoft Intune we manage laptops, phones and tablets centrally — consistent policies, secure devices and easy onboarding for new staff. - **Cloud, Azure & migrations**: Migration to the Microsoft cloud, properly planned and executed — from mailboxes to complete Azure environments, with no disruption to your operations. - **Managed IT & support**: Ongoing administration and proactive support for your entire Microsoft world. We monitor, update and assist — so your IT simply works. ### Securo Hub and Microsoft 365 Your IT consents once at Microsoft, and the Hub detects your tenant itself; your organisation decides what the connection may be used for. After that, each person connects their own account: shifts, absences and tasks appear in their own Outlook calendar, online booking checks busy times, emails to customers go out from the CRM via their own or a shared mailbox, and Teams telephony is enabled with one click. Signing in with Microsoft is a separate step that each person links themselves. Explore Securo Hub ### How we work together Four steps to worry-free Microsoft IT. #### Audit your current IT We analyse your current environment, licenses and requirements. #### Plan & quote You receive a clear roadmap and a transparent quote. #### Takeover & setup We handle configuration, migration and hardening — with no downtime. #### Ongoing management & support We monitor, update and are there whenever you need us. ### Cancel monthly, one invoice As a Cloud Solution Provider (CSP) we source Microsoft licenses directly and pass them on to you — cancellable monthly, scalable to actual usage, on a single invoice. You keep the overview, we take the workload. ### One contact, not a hotline As a growing Microsoft partner, we give every client the attention large providers can't. - One dedicated contact instead of a hotline queue. - Flexible monthly licensing with no long-term lock-in. - German-speaking support from Paderborn. - Proactive security — we don't wait for something to break. ### Frequently asked questions **Are you a certified Microsoft partner?** We're a Microsoft partner and source licenses through the official CSP program. We're happy to explain our current partner status in a call. **Can we bring existing licenses?** Usually yes. We review your existing contracts and find the best transition. **Can you take over just part of our IT?** Of course. You decide what to outsource — from a single area to your complete Microsoft environment. **What happens to our data?** Your data stays in your Microsoft 365 / Azure environment. We manage it on your behalf — GDPR-compliant and traceable. **How fast is migration?** It depends on size and complexity. After the audit we give you a realistic timeframe. ### An audit of your Microsoft environment We review licences, users and security settings, then tell you what is worth changing. ## Industry solutions for shift-based businesses | Securo URL: https://securo-net.com/en/loesungen Securo Hub for security services, facility services, care, hospitality, logistics and staffing: scheduling, time tracking, payroll and compliance in one system. ### For businesses that plan shifts and have to prove them Securo Hub is built for service businesses — wherever staff work in shifts, are deployed at customer sites and the company has to show who was where, and for how long. It goes furthest in the security industry: that is where it brings modules no standard HR system has. ### Less a question of industry than of how you work What it says on your sign tells you little about whether a piece of software fits. These four points do. If three of them describe your business, a conversation is worth it — even if your industry is not on the list below. - **Work runs in shifts**: Early, late, night, weekend, public holiday. Plans change at short notice, and every change has consequences all the way into payroll. - **Deployment at other people's sites**: Your people work at the site, at the customer or on the road — not at a desk in your back office. - **Proof owed to third parties**: Customers, authorities, auditors or insurers ask: who was on duty, for how long, with which qualification? The answer has to be verifiable. - **Administration without an IT department**: Scheduling, HR and invoicing sit with a handful of people, often on the side. What eats time is re-entering the same data across tools. ### Security services: the whole operation, not just the roster Securo grew up in the security industry, and it shows. Alongside scheduling, time tracking and payroll preparation, the Hub carries the modules standard HR software does not know: the Bewacherregister, a digital duty log, GPS lone-worker protection and dispatch radio — on the same master data as everything else. - **Bewacherregister and § 34a**: Guard IDs, proof of qualification and expiry dates live in the employee record, and you see your guards' register status in the Hub. Expiring certificates stand out before they become a problem. - **A duty log written on the job**: Incidents, patrols and handovers are captured on mobile — instead of being reconstructed at month's end when someone asks. - **Patrol, dispatch, lone workers**: OWKS checkpoints, GPS and PTT radio hang off the same roster. Dispatch sees who is where, without a second system. - **Site managers see their site**: Permissions follow the location. A site manager plans and checks the shifts of their own sites — and sees nothing else. - Workforce - OWKS - PTT - Bewacherregister - Duty log - HR ### Other industries the Hub fits The same pattern everywhere: many people, changing locations, hard documentation duties. What differs are the rules behind them — and those sit in the modules, not in a checklist. - **Facility & building services**: Schedule cleaning and building-technology teams across many sites, evidence the work done per site and bill by actual hours instead of a flat rate. - **Care & healthcare**: Three-shift operation with qualifications and training deadlines, rest periods under the German Working Hours Act, and employee data in a system built for GDPR from the ground up. - **Hotels & restaurants**: Short-notice changes, casual staff and mini-jobs, night, Sunday and holiday premiums — calculated the moment the hours are recorded. - **Logistics & warehousing**: Plan driver and warehouse shifts, record time on mobile, keep working-time limits in view and bill per tour, job or customer. - **Staffing & temporary work**: Plan people across several client assignments, record hours per site, and produce client billing and payroll preparation in one pass. - **Events & stewarding**: Large teams for a few days, last-minute confirmations and drop-outs, admission and steward duties with name lists and proof — instead of spreadsheets and group chats. - **Trades & technical service**: Schedule fitters and service technicians, record working time against the job, and carry those hours straight into billing. - **SMEs in general**: Shift work or not: personnel files, contracts, leave, time tracking and invoicing in one system instead of five tools that know nothing about each other. ### Compliance is not an industry topic The duties differ less than people expect: working time must be recorded, rest periods observed, employee data protected and records kept traceable — in guarding just as in care. In the Hub the system checks while you plan, instead of someone recalculating while they bill. - **Working time & rest periods**: The roster checks rest periods and mandatory qualifications as you assign; breaks, the daily limit and the 24-week average under the ArbZG surface in the approvals. Breaches show up before billing, not afterwards. - **Duty to record hours**: Every hour is recorded, breaks included. Later corrections stay traceable, with a reason attached. - **GDPR & EU hosting**: Employee data stays in the EU, access follows roles, and access or deletion requests can be answered without a database export. - **Invoicing & DATEV**: Gap-free number ranges, e-invoicing and DATEV posting batches for your accountant. Payroll export directly for DATEV Lohn & Gehalt, for other programs such as LODAS as CSV or your own template. In the security industry, § 34a GewO and the Bewacherregister come on top — both in the product, not in the manual. ### Your industry not on the list? Then tell us in half an hour how you plan, record and bill. We will tell you whether the Hub fits — and where it does not. ## Securo Funk – push-to-talk radios over mobile & Wi-Fi with a browser dispatch | Securo URL: https://securo-net.com/en/funkgeraete Securo Funk: push-to-talk radios over mobile networks and Wi-Fi, with talk groups, priority emergency calls, location and a dispatch console in the browser – no repeaters, no frequency licence. For companies, municipalities and teams in every industry. ### Your own radio network. No masts, no frequencies. Radios that talk over mobile networks and Wi-Fi – with talk groups, priority emergency calls, location and a dispatch console in the browser. Nationwide, as far as the network reaches. No repeaters, no frequency application, no programming cable. - Your own radio network. - No masts, no frequencies. Compare with analogue and digital radio Securo radio with antenna, channel and volume knob, colour display and numeric keypad. - Channel on the rotary knob - Group, status and network at a glance - Status by key AI-enhanced image Ready to talk in three steps - Register radios by IMEI - Open enrolment – the radios fetch their access - Push groups and profiles over the air ### More than radio - On the radio - Dispatch - Administration - Network & security - Collaboration ### Analogue, digital, Securo Funk What makes the difference in a business's daily work. - Analogue business radio - Digital business radio (e.g. DMR) - Securo Funk ### Made for everyone who works out there - **Security companies**: Site security, patrols and events on one network – with emergency priority and a live map. - **Public order offices & municipalities**: Talk city-wide without repeaters – field service, municipal works, events. - **Police & authorities**: Alongside BOS radio: administration, event situations and coordination with private services. - **Warehousing & logistics**: Warehouse Wi-Fi instead of dead spots, location per hall, groups per shift. - **Events**: Groups per area, partners with an end date, noise filter against stage noise. - **Industry & facility**: Plant security, building services and cleaning separately – broadcast to all when it counts. - **Clubs & small teams**: Your own radio network without a frequency application or hardware in the basement. #### Your industry isn't listed? Tell us where your people are on the move – we'll show you what your radio network looks like. ### The radio in action A display that shows the right thing in every situation: who is speaking, what needs doing, whether the message got through. Pick a situation – the images are real captures of the Securo Funk interface. Device AI-enhanced · Display: real captures of the app Designed to your specification Every setting can be preset or locked centrally – it then stays the same on all radios and appears greyed out on the device. Color scheme - Standard - LCD - Standard or LCD color scheme - German or English - Brightness 20–100 % - Display size 80–150 % - Standby screen after 5 s to never - Display off after 30 s to 30 min - Four tone sets - Tones and tone volume - Volume 0–10 - Noise filter off, light, strong - Voice processing - Monitoring other groups - Groups and status texts from your organization ##### Main screen Talk group, your status, who spoke last, the current order – plus network, battery and time. ##### Transmitting Push-to-talk pressed: group, talk time and level. Releasing ends the transmission. ##### Receiving See immediately who is speaking and for how long. ##### Emergency The radio confirms: dispatch informed, position sent. ##### Status acknowledged A status at the press of a key – and confirmation that it arrived. ##### Order An order from dispatch with sender and time, ready to acknowledge. ##### Private call The caller in large type – accept or decline. ##### Group selection Groups with number and member count; select or monitor. ##### Contacts Speed dial per contact; the green dot shows who is reachable. ##### Startup check When switched on, the radio checks mobile network, Wi-Fi, radio and data. ##### Settings Language, brightness, display size and color scheme right on the radio. ##### English interface The interface is available in German and English. ##### Standby screen Group, large clock and status – readable at a glance. ### Frequently asked questions **Do I need a frequency or a licence?** No. Securo Funk uses mobile networks and Wi-Fi – no frequency assignment, no repeaters, no radio installation in the building. **What happens if the network drops for a moment?** The radio shows right away what's wrong – SIM, network, Wi-Fi or internet – and is back on air as soon as the network returns. Where company Wi-Fi is available, it talks over Wi-Fi too. **How secure is it?** Speech travels TLS-encrypted between radio, radio network and dispatch instead of over open frequencies. Each radio identifies itself with its own key on every connection and only connects to an approved radio network. You can block a lost radio within seconds. **Is Securo Funk suitable for public authorities?** Yes – for everything alongside operational radio. Securo Funk does not replace BOS digital radio; it connects administration, public order services and event situations, and brings authorities and private services together through shared talk groups. **How is it billed?** Securo Funk is one licence for the whole organisation, not per seat – permissions decide who sits at dispatch or gets a radio. We put together radios and SIM cards to fit your fleet. **Can I test the radios?** Yes. We provide test radios, fully set up – the radio app is the home screen, updates arrive over the air. ### Test the radios Tell us how many radios you need and where your people are on the move. We quote price and delivery time – and provide test radios. ## About Securo Net — founder-led software from Paderborn URL: https://securo-net.com/en/ueber-uns Securo Net was founded in 2025 by Dennis Bialik in Paderborn. We build Securo Hub ourselves, host it in the EU and support our customers directly. ### Small enough to call you back Securo Net was founded in 2025 by Dennis Bialik in Paderborn. We build Securo Hub ourselves, run it ourselves and support our customers ourselves — with no call centre in between. ### Why we built it ourselves The software available to security companies was either made for other industries or so old that any change took months. So we started building — together with the companies that use it. Features a customer actually needs ship in days here, not in release cycles. ### The bar we set The bar we set: whoever calls talks to someone who knows the code. ### What we hold ourselves to - **Data-minimal by design**: We collect what the process needs, not what is technically possible. Processing agreements and deletion rules exist before the first line of code. - **Status stated openly**: Modules we are extending especially actively right now carry a “Beta” label on the platform page. We do not sell a roadmap as a product. - **A short line**: Your contact helped build the software. Requests do not end up in a vendor's ticket queue. - **Later rather than half-done**: We delay a release when a detail is off. It costs us deadlines and saves you bad data. ### Developed and supported in Germany, hosted in the EU Arminiusstraße 3, 33100 Paderborn. Development and support sit here, the Hub's servers sit in the EU. Where a service runs outside it – such as AI features or voice transmission for radio – we tell you up front. ## Contact — Securo Net Paderborn URL: https://securo-net.com/en/kontakt Talk to us about Securo Hub, Securo ID or Microsoft services. We usually reply within one business day. ### How getting started works Three steps from the first call to running operations. - Conversation - Setup - Handover - We look at how you plan and bill today — and where it hurts. After that you know whether we fit. - We set up the modules, import your records and map your premium and allowance rules. - Training for your team, then ongoing support. Same contact throughout. ### Reach us directly - Address - Email - Phone - We usually reply within one business day. ## Securo URL: https://securo-net.com/en/impressum ## Securo URL: https://securo-net.com/en/datenschutz # Rechtliches Impressum: https://securo-net.com/de/impressum Datenschutz: https://securo-net.com/de/datenschutz